Автоматизація обліку операцій на поточному рахунку

Во время расчета на ЭВМ могут печататься сведения и формироваться массивы информации. Массивы информации могут быть скопированы на съемные машинные носители, если их нужно передать на другие ЭВМ или если они содержат сведения, которые накапливаются с начала года или какого-то другого периода. Например, во время расчетов, связанных с учетом наличия и движения материалов на складе, формируется массив остатков материалов на конец месяца. Этот массив будет использоваться для расчетов в следующем месяце, поэтому его надо скопировать. Случайная потеря такого массива, если не будет страховой копии, требует больших затрат рабочего времени для его обновления. Такое восстановление возможно только за счет набора потерянной информации на клавиатуре ЭВМ. 
Печатание сведений может выполняться во время расчета, если печатается небольшое количество листов.

Если листов много, печатание выделяется в отдельную операцию. Отпечатанные сведения обязательно контролируются на качество печати. Отдельные листы могут перепечатываться. Проверенные сведения передаются пользователю. Передаваться могут также машинные носители или информация по каналам связи. 
В конкретных условиях рассмотрен типовой технологический процесс обработки информации в пакетном режиме может дополняться и другими операциями.

 

Например, операцией объединения массивов, если они формируются отдельно, а далее должны использоваться или передаваться вместе, операцией размножения исходных сведений, если необходимо иметь несколько экземпляров, и т.д. 
При применении пакетного режима кроме решения конкретных задач как отдельная технология рассматривается технология ведения массивов нормативной справочной информации. Для такой работы назначаются отдельные специалисты, которые должны вносить необходимые изменения в массивы НИИ. Поскольку изменения к массивам могут возникать в разных подразделениях и не все изменения могут регистрироваться в программах расчета конкретных показателей могут быть предусмотрены фрагменты, которые формируют сообщение о некорректности нормативно-справочных массивов. Эти сообщения распечатываются и анализируются лицами, которые отвечают за ведение массивов. На основании этого материала упомянутые лица вместе с работниками других служб выясняют все необходимые изменения к массивам. Технологические операции по ведению массивов могут совпадать с перечнем операций, выполняемых при решении обычной задачи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организация диалогового режима обработки информации

 
Диалоговый режим обработки информации в основном используется тогда, когда ЭВМ или терминальное устройство установленный на рабочем месте пользователя информации.

Обработка информации в диалоговом режиме характерна тем, что операции или группы операций выполняются в произвольной последовательности. В технологии обработки можно четко выделить операции, которые связаны с работой на ЭВМ, и операции, которые выполняются без ЭВМ. Без ЭВМ выполняются работы с первичными документами и результатами обработки. На ЭВМ выполняются расчеты и могут также печататься первичные документы, если ЭВМ установлено там, где информация собирается и регистрируется. 
Работа с первичными документами, если они получены из других подразделений, выполняется так же, как и в пакетном режиме. Документы принимаются, регистрируются и контролируются. Если те самые документы, которые должны обрабатываться на ЭВМ, поступали в соответствующее подразделение и в ручном варианте обработки информации, то операции по регистрации документов в специальных журналах не выполняются. Технология приема документов остается такая же, как в ручном варианте обработки информации. Документы обязательно должны быть тщательно пересмотрены с точки зрения четкости их заполнения.

Рис. 8.1. Схема типовой технологии обработки информации  
в пакетном режиме

 

 

Окончание рис. 8.1.

 

В отличие от технологии в пакетном режиме, когда ЭВМ включается и загружается дежурным персоналом в начале рабочей смены, в диалоговом режиме присутствует операция загрузки системы для работы. Такая операция предусматривает подключение ЭВМ к электрической сети и загрузки операционной системы и программ обработки информации. Если ЭВМ работает в сети ЭВМ и не имеет своих накопителей для хранения программного обеспечения (ЭВМ - рабочая станция), то операция загрузки системы может предусматривать и команды для подключения ЭВМ к ресурсам сети. Если ЭВМ имеет накопители, но должна пользоваться ресурсами сети, может выполняться отдельная операция подключения к последней. 
Размещение ЭВМ или терминальных устройств на рабочих местах пользователей приводит к тому, что информация, которая хранится на ЭВМ, может стать доступной посторонним лицам или лицам, неквалифицированные действия которых могут привести к потерям информации. Поэтому в диалоговом режиме начало работы на ЭВМ может быть связана с операцией доступа к информационной системе. Это операция, которая позволяет ЭВМ идентифицировать пользователя, определить его права пользоваться информацией. 
Такая операция может выполняться с помощью специальных технических устройств или программ. Например, для получения денег со своего счета в банке клиент может воспользоваться специальной магнитной карточкой, которая идентифицирует его счет. Эта карточка вставляется в считывающее устройство, которое и определяет, к какой информации пользователь имеет доступ. 
Если для доступа в систему используется пароль, то согласно с паролем система может определить не только объем информации, доступной пользователю, но и перечень действий над информацией, которые он может выполнить. Например, согласно пароля пользователю предоставляется право просматривать информацию, но запрещается вносить туда изменения. В диалоговом режиме могут выполняться операции приема машинных носителей и информации по каналам связи. Они могут выполняться так же, как в пакетном режиме, или с помощью ЭВМ после загрузки системы и доступа к ней.

 
Кроме операций загрузки и доступа к системе в диалоговом режиме выполняются следующие операции: 
1) выбор режима работы; 
2) формирование машинных носителей; 
3) корректировка информации; 
4) расчеты на ЭВМ; 
5) копирование информации; 
6) отображение информации; 
7) завершение работы с ЭВМ.

 
Операция выбора режима работы позволяет выполнять все технологические операции на ЭВМ в произвольной последовательности (последовательность операций не регламентируется). Могут быть связаны между собой действия, которые необходимо выполнить одну за другой. Например, нельзя исчислить налог с заработной платы, если не выполнены начисления по ней. В таком случае для контроля последовательности действий пользователю могут выдаваться на экран предупреждающие сообщения о невозможности или некорректности выполнения тех или момент. За пользователем остается право выполнить или не выполнить выбранные действия. Например, во время попытки рассчитать налог по заработной плате может быть выдано сообщение о том, что не были рассчитаны отпускные. Пользователь может проигнорировать это сообщение и начать расчет налога, если ни один из работающих не ушел в отпуск. 
Эта особенность работы в диалоговом режиме вызывается до того, что после доступа к системе любая из перечисленных только операций будет выполняться только после выбора соответствующего режима работы. 
Формирование машинных носителей предусматривает, что должны быть выполнены несколько технологических операций: ввод информации с клавиатуры ЭВМ, контроль введенной информации, корректировки информации, хранящейся на машинном носителе. 
Операции ввода и контроля информации в диалоговом режиме могут выполняться так же, как это происходит в пакетном режиме, но такие операции могут иметь свои особенности, связанные с квалификацией пользователя и его должностными обязанностями. 
Если информация вводится пользователем на АРМ, то ввод информации в ЭВМ для него необходимо организовывать в удобной и привычной форме, а контроль осуществлять довольно просто и в то же время полно. 
Опыт функционирования АРМ дает возможность выделить несколько удобных для пользователя вариантов введения значений отдельных атрибутов.

 
1. Явное введение  значение атрибута. На экране  дисплея могут быть названия  атрибутов и место для их  введения. Последовательность размещения  атрибутов на экране должна  совпадать с последовательностью их размещения в первичных документах. Для удобства пользователя на экране может быть изображена форма первичного документа. 
2. Выбор нужного значения атрибута во время диалога с пользователем. Диалог ведется так: на экране указываются название атрибута, его первое возможное значение и предложение ответить, нужно ли такое значение. Если пользователь ответил, что приведенное значение ему не нужно, то на экране появляется следующее значение и так до тех пор, пока пользователь не выберет нужное ему значение. Такой вариант иных действий в конкретный  ввода атрибута применяется тогда, когда перечень возможных значений атрибутов небольшой или значение атрибута определяет последовательность занесения в ЭВМ документов. Например, во время занесения информации из табелей отработанного времени название и код подразделения, для которого составлен табель, можно вводить в диалоге. 
3. Выбор нужного значения атрибута во время просмотра на экране возможных значений атрибутов. На экране появляется перечень возможных значений атрибутов и подсказка, как выбрать нужный атрибут или просмотреть часть значений, которые не уместились на экране. Выбор атрибута чаще всего происходит нажатием конкретного клавиша, или группы клавиш. Такой вариант применяли тогда, когда возможных значений атрибута очень много. Например, во время ввода кодов пользователь может не помнить значение конкретного кода, но он может, нажав специальный клавиш, просмотреть перечень кодов и выбрать нужный. 
Может применяться такой вариант ввода информации: на экране изображается форма первичного документа с некоторыми дополнениями, которые связаны с особенностями обработки информации на ЭВМ. Среди дополнений чаще всего присутствуют места для ввода кодов или выбора наименований. Если пользователь знает код, то он набирает его на клавиатуре. Сразу в месте для выбора наименований появляется соответствующее наименование кода, если код найден в специальном справочнике, или остается пробел в противном случае. 
Почти никогда при вводе информации с первичных документов на клавиатуре не вводятся наименования. Они либо заменяются кодами (вводится только код) или выбираются из справочников, которые хранятся на машинных носителях. Наименования могут явно вводиться только тогда, когда на их основе не будут группироваться данные или когда они вводятся для пополнения справочников. 
Все атрибуты документа, которые можно достать на ЭВМ, автоматически заносятся в экранную форму документа. Пользователь при желании может заменить значение атрибута, внесенного автоматически. Например, дата документа может автоматически заноситься из системной даты ЭВМ, номер документа может быть вычислен из предыдущего номера документа, если на ЭВМ ведется учет номеров документов. 
Контроль введенной информации в диалоговом режиме чаще всего выполняется визуально и программно. Пользователь во время набора информации на клавиатуре или после окончания ввода просматривает данные, которые были набраны, на экране дисплея. Визуальный контроль, который связан с печатанием содержания массива, используется только тогда, когда первичные документы формируются и печатаются на ЭВМ или когда на ЭВМ составляются разнообразные реестры, предназначенные для контроля полноты введенной информации. 
Программный контроль осуществляется во время ввода каждого атрибута, если такой контроль предусмотрен. В основном контролируется наличие отдельных кодов в справочниках и шаблон атрибута. Во время некорректного ввода пользователь сразу получает предупредительное сообщение. Такое сообщение может быть надписью на экране или звуковым сигналом. Контроль введенной информации можно организовать жестко или произвольно. Жесткий контроль предусматривает, что после ввода каждой строки документа или атрибута следующий нельзя вводить, пока не будет выполнен контроль предыдущего. Для этого в программах ввода информации предусмотрено приостановление работы программ до получения ответов на вопросы о корректности ввода или невозможности перехода на введение следующей порции данных до тех пор, пока не будет введено правильную информацию. 
Произвольный контроль предполагает, что пользователь контролирует информацию, просматривая ее на экране по своему желанию. Программы ввода не проверяют корректности введенной информации. Пользователь может вовсе не проверять информацию, и программа ввода запишет ее на магнитный диск, тогда как при жестком контроле информация записывается на диск только после обязательной его проверки. 
Если контроль был организован жестко, то после ввода всей информации желательно предоставить пользователю возможность еще раз пересмотреть и скорректировать информацию. Это происходит потому, что во время жесткого контроля возможны случайные ошибки, которые пользователь сразу не заметил. Пусть, например, введен код, который есть в справочнике, но это не тот код, что нужен (контроль проверяет только наличие кода, а не его соответствие документа). В случае произвольного контроля случайных ошибок может быть еще больше из-за невнимательности пользователя. Поэтому в диалоговом режиме может выполняться такая операция, как корректировка информации. 
Операция корректировки информации может выполняться над входящей и исходящей информацией. Входная информация подлежит корректировке, чаще всего после ее набора на клавиатуре, но может корректироваться и в другие промежутки времени. Например, на ЭВМ выписывается накладная на отгрузку продукции. Через некоторое время (в течение загрузки машины, которая пришла за грузом) возникает необходимость внести в нее изменения (добавить расходы на транспорт или какие-то другие расходы, которые не были учтены сразу при выписке накладной). Пользователь не выписывает накладную заново, а только вызывает ее форму на экран и вносит в нее необходимые изменения. 
Входная информация может корректироваться и после вычислительной обработки, но это бывает лишь тогда, когда информация не связана с хранением материальных ценностей. Например, был проведен расчет оптимального плана выпуска продукции. Необходимо выяснить, какие изменения возможны в работе организации в случае изменения каких-либо входных параметров. Тогда корректируется входная информация и выполняется новый расчет. Очень редко может корректироваться входная информация, связанная с хранением материальных ценностей. Такая корректировка происходит только в случаях, когда на основе отпечатанных исходных сведений выявлены ошибки во входных документах. Для корректировки в такой ситуации разрабатывается специальная технология, которая может предусматривать ввод новых записей, исправлений или внесения изменений лицом, которое не имеет непосредственного доступа к ценностям. 
Исходная информация корректируется в первую очередь во время плановых или нормативных расчетов. Изменения в исходных данных вносятся согласно представлениям специалиста о состоянии какого-либо процесса. Такие изменения необходимы для выдачи управленческих решений на рабочие места конкретных исполнителей. Например, был проведен расчет заданий производственным бригадам в соответствии с планом отгрузки продукции покупателям. Такой расчет базируется на нормативах и может абстрагироваться от реального состояния производства. Когда рабочий, который выполняет расчет, имеет сведения о наличие большого количества отдельных деталей на складах предприятия, то он по своему усмотрению может внести изменения в задания бригадам (уменьшить задание по выпуску деталей конкретного наименования). 
Расчет на ЭВМ - это автоматическая операция. Она в основном реализуется по предметному принципу, то есть в главном «меню» программ для расчета предусмотрена вычислительная обработка отдельно для каждого вида расчета. Например, на автоматизированном рабочем месте бухгалтера с заработной платы могут быть такие расчеты, которые выделены в отдельный пункт меню: начисления по должностному окладу, начисление отпускных, начисление премии и т.д. 
Операция копирования информации в диалоговом режиме связана с хранением информации и выполняется так, как это делается во время создания и введения информационных массивов. Очень часто операция копирования выполняется, чтобы передать информацию на другое рабочее место. Она может выполняться как средствами операционной системы, так и программно (отдельный режим работы). Много рабочих мест, где обработка информации ведется в диалоговом режиме, обрабатывают информацию, которая используется в других подразделениях. В таких случаях операция копирования предназначена для передачи информации на другие рабочие места, если это невозможно сделать средствами сети ЭВМ. 
Отображение информации в диалоговом режиме также имеет свои особенности. Непосредственный доступ пользователя к ресурсам ЭВМ вызывается до того, что часть информации отображается на экране ЭВМ, а не печатается. В зависимости от его назначения и объема информация может только распечатываться, выводится только на экран или выводиться на печать или экран по желанию пользователя. В отличие от пакетного режима здесь не обязательна передача распечатанной информации. Такая операция выполняется только тогда, когда информацией пользуются в нескольких подразделениях, где нет своих ЭВМ.

Для большинства информационных систем, где в диалоговом режиме нет жесткой последовательности действий, предполагается операция завершения работы. Она может быть выполнена в любой момент 
времени, когда возможен выбор режима работы. Никаких действий при этом не выполняется. Режим нужен для прекращения доступа к системе. В дополнение такая операция может предусматривать принудительное копирование информационных массивов или отключение ЭВМ от сети электрического тока. 
Если обработка информации ведется в сети ЭВМ, то среди технологических операций могут быть и такие, которые связаны с особенностями работы в сети. Например, это может быть операция установления связи с другими ЭВМ, пересылка сообщений, ожидание ответа и т.д.

 
Типовую технологию обработки информации в диалоговом режиме иллюстрирует рис. 8.2. 
Учитывая то, что в условиях диалоговой обработки информации облегчается доступ к машинным ресурсам, особое внимание необходимо уделить защите информации. Информация требует защиты от хищения, умышленного и неумышленного повреждения. 
Под хищением информации понимают использование ее лицом, не имеющим на это права, либо лицом, имеющим на это право, но с непредсказуемой целью. Например, информация о наличии денег на счете клиента в банке является коммерческой тайной. Разглашение такой информации может навредить клиенту, поэтому эту информацию следует защищать. 
Намеренное повреждение информации возможно тогда, когда нужно скрыть факты хищения материальных ценностей или нанести экономической вреда человеку или организации. Например, на складе можно заменить приходные или расходные ордера, за счет чего часть материалов похитить. Информационная система, которая работает на складе, на основании информации, что в ней хранится, может восстановить утраченные документы или показать их в первоначальном виде. Поэтому при хищении ценностей возможные попытки внести изменения не только в документы, но и в массивы на машинных носителя

 

 

 

 
 
Рис. 8.2. Схема типовой технологии обработки информации  
в диалоговом режиме

Продолжение рис. 8.2

 

Продолжение рис. 8.2

 

Продолжение рис. 8.2

 

 

Окончание рис. 8.2.

 
Пример преднамеренного повреждения информации можно найти, ознакомившись с опытом работы различных организаций. Известны случаи, когда программисты высокой квалификации запускали в сети ЭВМ компьютерные вирусы, которые или полностью истребляли информацию, или значительно ей вредили. Уничтожение отдельных массивов на машинных носителях известно и тогда, когда человека увольняют с работы. Уничтожение массивов становится актом мести организации, которая не оценила рабочего. 
Непреднамеренное повреждение информации возможно через неквалифицированные действия пользователя, или разнообразные выходы из строя и отключения технических средств. Например, случайное отключение электрического тока может привести к потере информации. 
Все средства защиты информации предназначены свести к минимуму возможность повреждения или хищения информации и обеспечить возможность восстановления информации с минимальными затратами. Среди средств защиты информации можно назвать юридические, организационные, технические, программные и технологические. 
Юридические средства защиты - это соответствующее государственное законодательство, которое предусматривает ответственность за хранение информации. В большинстве стран мира в уголовном или административном кодексе законов есть отдельные статьи, предусматривающие различные меры ответственности за уничтожение, хищение информации или за необеспечение соответствующим образом ее хранения. 
Организационные средства - это различные мероприятия, которые должны свести к минимуму случайное уничтожение или хищение информации. Например, для того чтобы посторонние лица не имели доступа к информации, используются специальные помещения с охранной сигнализацией, на смену к ЭВМ выходят минимум по два оператора и т.д. 
Технические средства - это специальное оборудование, которое предназначено для защиты информации или организации доступа к системе. Например, для хранения информации во время отключения электрического тока можно применить специальные блоки бесперебойного питания. Для защиты информации от посторонних лиц можно использовать ключи блокировки клавиатуры, специальные карточки для идентификации пользователя и т.д. 
Программные средства - это применение на программном уровне отдельных механизмов доступа к системе или хранения информации. Среди программных средств самыми известными является применение паролей для входа в систему и методов криптографии для шифрованного хранения информации. 
Технологические средства - это специально разработанные технологии внесения изменений в информационный массив, хранения страховых копий для восстановления информации и специальные технологические операции, связанные с другими средствами защиты информации. 
Хранение страховых копий (ему предшествует технологическая

операция страхового копирования) позволяет в случае потери информации или ее повреждения восстановить ее на основе страховых копий, которые хранятся отдельно в таких охраняемых помещениях или специальных сейфах или шкафах. Отсутствие страховых копий может привести к полной невозможности восстановить информацию или больших затрат труда для такого восстановления. 
Применение методов криптографии может привести к выделению отдельных операций для шифрования и расшифровки информации. Для этого могут использоваться специальные программы, которые имеют свои особенности и должны отработать после окончания основной работы на АРМ. В таком случае для операции шифрования (расшифровки) составляется отдельная инструкция, где описываются правила и условия выполнения операции. Есть случаи, когда алгоритмы шифрования применяются в обычных программах обработки информации, тогда процедуры шифрования будут для пользователя незаметны. 
Чтобы проконтролировать доступ к системе, можно выполнить отдельные технологические операции. Такие операции основываются на специальных программах слежения за работой информационных систем и предусматривают печать и анализ специальных журналов и ведомостей. Эти операции выполняют специалисты, которые сопровождают систему. Например, администратор системы или администратор базы данных. Контрольные операции дают возможность если не воспрепятствовать несанкционированному доступу, то хотя бы заметить его и применить меры к прекращению таких действий. 
Специальные технологии ввода массивов предусматривают не только жесткую последовательность внесения изменений к массивам, но и обусловливают срок такого внесения и перечень лиц, которые имеют на это право. Например, кладовщик на своем рабочем месте имеет право формировать документы и вносить информацию с них в массивы, хранящиеся. При выписке документа на ЭВМ кладовщик имеет право вносить любые изменения к нему. После печати документа ему может быть разрешено внести в документ изменения, но в ограниченный срок (чаще всего в срок, не превышающий рабочей смены). Все ошибки в документе, обнаруженные позже, может исправлять только бухгалтер или другое лицо, которое отвечает за корректность заполнения документов. Изменения в массивы могут вноситься исправления неправильных записей или добавлением к массиву специальных записей исправлений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература 

 
1. Бутынец  Ф.Ф. Информационные системы бухгалтерского учета. Учебник-Житомир: ПП ”Рута”, 2002. - 544с. 
2. Завгородний В.П. Автоматизация бухгалтерского учета, контроля, анализа и аудита-К.:АСК,1998. 
3. Івахненков С.В. Информационные технологии в организации бухгалтерского учета и аудита: Учеб. пособие. 2-е изд., испр. - К.: Знание, 2004. - 348с. 
4. Терещенко Л.А. Информационные системы и технологии в учете: Учеб. пособие.- К.:КНЭУ, 2004. - 187 с. 
5. Дубий О. 12 уроков по 1С:Бухгалтерии - Львов: Бак, 2001. 
6. Рязанцева Н.А., Рязанцев Д.Н. 1С:Предприятие. Бухгалтерский учет. Секреты работы. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002. 
7. Уткин Ю.А. Курс бухгалтерского учета с помощью программы 1С: Бухгалтерия 7.7 для Украины. - Харьков: Tora-Kagi, 2003. 
8. Кузьминский Ю.А. Автоматизация оперативного учета и контроля международных экономических операций. - К.: КНЭУ, 2001. 
9. Васковская М.С. Информационные системы учета. Учебное пособие для студентов специальности „Учет и аудит”. - Хмельницкий: ТУП, 2003 г. 
10. Информационные системы и технологии в экономике: Пособие. Под редакцией проф. В.С.Пономаренка. - К.: „Академия”, 2002 г. 
11. Основы информационных систем: учебное пособие. Под редакцией В.Ф.Ситника. - К.: КНЭУ, 2003 г. 
12. Страхарчук А.А. Информационные технологии.- К.: КНЭУ, 2001 г. 
13. Шуремов Е.Л. Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа. - М.: ООО «1С-Паблишинг», 2003 г. 
14. Шквир В.Д., Загородний А.Г., Высочан А.С. Информационные системы и технологии в учете. - Львов, УНИВЕРСИТЕТА „Львовская политехника”, 2003 г. 
15. Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета. Учебник. - СПб:, Питер, 2002 г.