Автоматизация документооборота

     При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного сообщения/ резолюции. Для контроля исполнения документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться для всего контролируемого документа или для его разделов.

     Папки документов предназначены для группирования  регистрационных карточек документов по какому-либо признаку, например технологическому, тематическому и т. д.

     Таким образом, информационная модель предусматривает возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота, который осуществляется посредством любой системы электронной почты. 

     2.1 Основные понятия  электронного документооборота 

     Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.⁶

     Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

     Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

     Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. 

     2.2 Классификация средств электронного документооборота 

     Когда говорят об автоматизации делопроизводства или  документооборота, то  обычно  подразумевают  любые  информационные  технологии,  связанные   с обработкой документов – от использования  текстовых  процессоров  до  систем управления потоком работ и управления базами  данных.  В  результате  в  эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов, позволяющих готовить текстовые,  табличные,  графические,  мультимедийные  и другие типы документов. По сути,  системы  управления  документами  являются системами  управления  базами  данных  для  неструктурированной  информации.

     Системы, основанные на архитектуре "клиент-сервер", состоят  из  4  основных элементов:

• центрального приложения, расположенного на сервере;
• клиентских приложений, расположенных  на рабочих станциях;
• программного обеспечения по индексированию и поиску,  расположенного на сервере данных;
• собственно документов, представленных в виде файлов различных  типов

(текст,  изображение), хранящихся на сервере или рабочей станции.

     Управление  документами.  Предполагается,  что  каждый  документ  может характеризоваться  сложной совокупностью  структурированных  данных.  Системы управления документами  обеспечивают эффективное хранение  и  обработку  этих данных.  Примером  такой  системы  являются  системы  правовой   информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов.⁷

     Пересылка документов. Это почтовые  системы,  обеспечивающие  пересылку документов  и  сопроводительной  информации  для  работы   с   ними   других пользователей компьютерной сети. Они могут быть более или менее мощными:  от простейших систем  электронной  почты  до  развитых  учрежденческих  систем, позволяющих,  например,  связывать  с   документами   специфические   наборы реквизитов и маршруты движения.

     Групповая  работа  над  документами.  Эти  системы   позволяют   группе пользователей   компьютерной   сети   параллельно   работать   над    общими документами. При  этом может  обеспечиваться  оперативное  отслеживание  всех изменений и версий.

     Управление  потоком   работ.   Эти   системы   автоматизируют   сложные многошаговые алгоритмы  работы  с  документами  в  организации.  Каждый  тип документа  может  иметь  специфические  алгоритмы   обработки   и   маршруты движения, причем на каждом  шаге  функции  обработки  и  дальнейший  маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий.

     Из  выше сказанного,  можно  сделать  вывод,  что  разнообразны  системы  электронного документооборота, и каждая  из  них  решает  определенный  круг вопросов. 

2.3 Принципы технологии электронного документооборота 

     Документооборот  организации охватывает движение документов  с  момента  их  получения  или  создания  до завершения исполнения, отправки или  сдачи  в  дело.  Технология  управления документооборотом предполагает  ведение  регистрационно-контрольных  форм  в виде  журналов  и  картотек.  Главная   проблема   традиционной   технологии управления документооборотом –  практическая  невозможность  централизованно отслеживать движение документов организации  в  реальном  масштабе  времени.⁸

     Ведь  это  требует  огромных  трудозатрат  не  только  на  ведение  подробных  журналов  и  картотек  в  каждом  подразделении,   но   и   на   оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

     Отсутствие   действенной   технологии   управления    документооборотом  приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный  момент времени  невозможно  точно  сказать,   над   какими   документами   работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного  вопроса,  чем конкретно заняты исполнители.⁹

       В  современном  учреждении  основными  технологическими   инструментами работы с документами  являются компьютеры, установленные  на  рабочих  местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть  охватывает  хотя бы  все  рабочие  места  делопроизводственного   персонала   в   структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть  для перемещения     документов     и     централизованно     отслеживать     ход процесса документооборота  – вплоть  до   работы   исполнителей   над документами на их рабочих местах.

     К объектам системы  управления  документооборотом  относятся  структуры данных, над которыми  производятся  операции.  К  ним  относятся  картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов,  сообщения  и  папки.        

     Каждый  документ  должен  быть  зарегистрирован  в   системе.   В   процессе регистрации  в  регистрационную  карточку  заносятся  реквизиты   документа, характеризующие   собственно   документ   и   состояние    его    обработки.

     Предусматривается возможность иерархических  двунаправленных  гипертекстовых связей между документами.

     Картотеки – это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным  аналогом  картотеки/журнала  подразделения  организации.  Собственно документ может существовать  вне  автоматизированной  системы,  например  на бумаге. При  наличии  одного  или  нескольких  машинных  файлов,  содержащих электронную версию  документа,  система  хранит  ссылку  на  соответствующие файлы  документа  и  программы  их  чтения/редактирования.  Таким   образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.¹⁰

     При пересылке документа  от  пользователя  к  пользователю  формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и  собственно текст  сопроводительного  сообщения/резолюции.   Для   контроля   исполнения документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться  для всего контролируемого документа или для его разделов.

     Папки  документов  предназначены  для   группирования   регистрационных карточек документов  по  какому-либо  признаку,  например технологическому, тематическому и т. д.

     Информационная     модель     предусматривает     также     возможность взаимосвязанного   функционирования    нескольких    систем    автоматизации документооборота.  В  этом  случае   обмен   документами   между  системами осуществляется посредством любой системы электронной почты.

     Следовательно использование автоматизированных систем облегчает  работу с документами. И если компьютерная  сеть  охватывает  хотя  бы  все  рабочие места   делопроизводственного   персонала   в   структурных   подразделениях организации, то появляется возможность  использовать  сеть  для  перемещения документов   и   централизованно   отслеживать   ход   делопроизводственного процесса.¹¹ 

     2.4 Использование электронной почты 

     Электронная почта или e-mail - самый популярный вид использования Интернета. С помощью электронной почты в Интернете вы можете послать письмо миллионам людей по всей планете. Существуют шлюзы частных почтовых систем в интернетовский e-mail, что занчительно расширяет ее возможности.

     E-mail очень похож на обычную бумажную  почту, обладая теми же достоинствами  и недостатками. Обычное письмо  состоит из конверта, на котором  написан адрес получателя и стоят штампы почтовых отделений пути следования, и содержимого – собственно письма. Электронное письмо также состоит из заголовка сообщения, содержащего служебную информацию (об авторе письма, получателе, пути прохождения по сети и т.д.), играющего роль конверта, и тела сообщения, являющегося собственно содержимым письма.

     Вы  можете вложить в обычное письмо что-нибудь, например, фотографию, аналогично, вы можете послать файл с данными  электронным письмом. Вы можете подписать  обычное письмо – можно подписать и электронное письмо. Обычное письмо может не дойти до адресата или дойти слишком поздно, как и электронное письмо. Обычное письмо весьма дешево, и электронная почта самый дешевый вид связи в Интернет.

     Электронная почта повторяет достоинства (простота, дешевизна, возможность пересылки нетекстовой информации, возможность подписать и зашифровать письмо) и недостатки (негарантированное время пересылки, теоретическая возможность доступа третьих лиц во время пересылки, не интерактивность) обычной почты. Однако у них есть и существенные отличия. Стоимость пересылки обычной почты очень сильно зависит от того, куда, в сколь удаленную точку планеты она должна быть доставлена, и ее размера и типа. Для электронной почты такой зависимости, вообще говоря, нет. Электронное письмо можно шифровать и подписывать гораздо более надежно и удобно, нежели бумажное - для последнего, строго говоря, вообще нет общепринятых средств шифрования. Скорость доставки электронных писем гораздо выше, чем бумажных.

     Помимо взаимодействия один-один, e-mail может поддерживать списки электронных адресов для рассылки, поэтому человек или организация может послать e-mail всему этому списку адресов людей или организаций. Иногда списки рассылки e-mail имеют элементы, являющиеся указателями на другие списки рассылки, поэтому одно письмо может быть в конце концов доставлено тысячам людей.

     Итак, электронная почта выполняет  следующие функции:

•    обмен сообщениями между пользователями;

•    обмен документами между пользователями;

•    обмен данными между приложениями;

•    оповещение пользователей о наступлении  определенных событий.

     Электронная почта становится все более важным условием ведения повседневной деятельности. Организациям нужны политики для  электронной почты, чтобы помочь сотрудникам правильно ее использовать, уменьшить риск умышленного или неумышленного неправильного ее использования, и чтобы гарантировать, что официальные документы, передаваемые с помощью электронной почты, правильно обрабатываются. Аналогично политике использования телефона, организациям нужно разработать политику для правильного использования электронной почты. ¹²

     Политика  должна давать общие рекомендации в  таких областях:

• использование электронной почты для ведения деловой деятельности;
• использование электронной почты для ведения личных дел;
• управление доступом и сохранение конфиденциальности сообщений;
• администрирование и хранение электронных писем;
• основы e-mail .

     Основными почтовыми протоколами в Интернете (не считая частных протоколов, шлюзуемых  или туннелируемых через Интернет) являются SMTP (Simple Mail Transport Protocol), POP (Post Office Protocol) и IMAP (Internet Mail Access Protocol).

     SMTP-сервер  принимает письма от других  систем и сохраняет их в  почтовых ящиках пользователей.  Сохраненные письма могут быть прочитаны несколькими способами. Пользователи с интерактивным доступом на почтовом сервере могут читать почту с помощью локальных почтовых приложений. Пользователи на других системах могут загрузить свои письма с помощью программ-почтовых клиентов по протоколам POP3 и IMAP.

     UNIX-хосты  сделали самым популярным SMTP. Широко  используемыми SMTP-серверами являются Sendmail, Smail, MMDF и PP. Самым популярным SMTP-сервером в Unixе является Sendmail, написанный Брайаном Эллманом. Он  поддерживает создание очередей сообщений, переписывание заголовков писем, списки рассылки и т.д. Обычно он конфигурируется так, что должен работать как привилегированный процесс. Это означает, что если его защиту можно будет обойти каким-нибудь способом, атакующий сможет нанести вред, далеко превышающий удаление электронных писем.