Автоматизация документооборота

 
 

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 

Курсовая  работа 
 

                                                                                                                        Руководитель

. 
 
 

 

 

 

Введение 

      Создание  в нашей стране правового государства  с эффективно работающими институтами  представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования  обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

      Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

      Выбор темы курсовой работы обоснован её актуальностью, так как непрерывный рост объемов документации во всем мире, широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.

     Практическая  значимость работы очевидна, поскольку  во всех организациях осуществляется документооборот, который в скором времени полностью станет автоматизированным. Так же данная работа поможет студентам  ознакомиться с основными понятиями и алгоритмом работы в электронной почте, полученные знания они смогут применять как для личного общения, обмена сообщениями с друзьями, так и для деловой переписки на практике и на будущем месте работы.

     На  основании вышеизложенного считаем, что выбор данной темы курсовой работы, а также ее практическая значимость очевидны, в том числе и для закрепления качественных знаний по дисциплине «Использование документальных систем и баз данных в управлении».

     Цель  курсовой работы – исследовать возможности автоматизации документооборота для оптимизации работы с документами.

     Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

1. Определить понятие и сущность документооборота;
2. Рассмотреть основные понятия, классификацию и принципы технологии электронного документооборота;
3. Раскрыть понятие и функции электронной почты;
4. Изучить информационную технологию работы в почтовой программе MS OUTLOOK EXPRESS.

     Объект  исследования – автоматизация документооборота. Предмет – использование программы MS OUTLOOK EXPRESS для организации электронного документооборота.

     В процессе выполнения работы использованы различные методы исследования: аналитический, логический, системный.

     При написании курсовой работы были использованы учебники и практикумы по дисциплине, а также ресурсы глобальной сети Internet.

     Обоснованная  актуальность темы, объект и предмет  исследования, поставленные цель и  задачи обусловили следующую структуру  работы:

     Введение. Во введении мы обосновали актуальность и практическую значимость выбранной  темы, сформулировали цель курсовой работы и задачи исследования.

1. Документооборот. Первый вопрос посвящен раскрытию основных понятий и сущности документооборота.
2. Электронный документооборот. В рамках второго вопроса рассмотрены основные понятия, классификация и принципы технологии электронного документооборота, а также - понятие и функции электронной почты.
3. Организация работы в почтовой программе MS OUTLOOK EXPRESS. Третий вопрос содержит практическое описание и поэтапный алгоритм работы в почтовой программе MS OUTLOOK EXPRESS.

     Заключение. В заключении работы излагаются краткие выводы и полученные результаты.

     Список  источников. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

1 Документооборот 

      Документооборот —  это движение документов  с  момента  их  получения  или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают  три основных потока документации:

•    документы, поступающие из других организаций (входящие);

•    документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

•    документы,  создаваемые  в  организации  и  используемые   работниками

организации в управленческом процессе (внутренние).

     Документы, поступающие в организацию, проходят:

•    первичную обработку;

•    предварительное рассмотрение;

•    регистрацию;

•    рассмотрение руководством;

•    передачу на исполнение.

      Служба  документационного обеспечения  управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как  самостоятельным  структурным  подразделением (канцелярия,  общий отдел,  секретариат),  так и отдельным   сотрудником, (секретарь-референт)  должна  принимать   к   обработке   только   правильно оформленные документы,  имеющие  юридическую  силу  и  присланные  в  полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные  документы возвращаются  автору  с  соответствующим   сопроводительным   письмом,   где указываются причины возврата.¹

      Конверты  от поступающих документов оставляют  в тех случаях,  когда  только по конверту можно  определить  адрес  отправителя,  время  отправки  и  дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы  с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

      Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

• направляемые на рассмотрение руководителю организации;
• направляемые непосредственно в структурные подразделения или  конкретным исполнителям.

     Без  рассмотрения  руководителем  передаются  по   назначению   документы, содержащие текущую оперативную  информацию  или  адресованные  в  конкретные подразделения.  Это  позволяет  освободить   руководителя   организации   от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения  по  которым  могут  принимать ответственные исполнители.

      На   рассмотрение   руководства   передаются    документы,    адресованные руководителю организации, и документы,  содержащие  информацию  по  наиболее важным вопросам деятельности организации.

      Все подлежащие исполнению документы регистрируются и  затем  передаются  в соответствии с предварительным  распределением  либо  руководителю,  либо  в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

      Рассмотренные руководителем документы возвращаются в  службу  ДОУ,  где  в регистрационную  форму  переносится   резолюция   руководителя,   выражающая принятое руководителем управленческое решение по  данному  документу.  После заполнения регистрационной формы эти документы передаются  на  исполнение  в структурные  подразделения  (ответственным  исполнителям).  Ход   исполнения контролируется службой ДОУ.²

      Обработка и передача документов  исполнителям  осуществляются  в  день  их поступления в службу  ДОУ.  Если  документ  должен  исполняться  несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном  количестве экземпляров.

      Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

      Работа  с исходящими документами  начинается  с  подготовки  ответственным исполнителем проекта  текста  документа,  который  затем  согласовывается  с заинтересованными должностными лицами и  дорабатывается  по  их  замечаниям.

      Окончательный   вариант    документа    после    распечатки    подписывается руководителем, регистрируется  и  отправляется  адресату.  Заверенная  копия исходящего документа подшивается в дело.

      Документы,  подлежащие  отправке   в   другую   организацию,   сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в  отделение  связи. Перед  упаковкой  документов  служба  ДОУ  обязана  проверить   правильность оформления документов,  наличие  всех  приложений,  соответствие  количества экземпляров количеству адресатов и т.д.  Неправильно  оформленные  документы полежат возврату исполнителю  на  доработку.  На  заказную  корреспонденцию оставляется опись рассылки, которая подписывается работником службы  ДОУ  и датируется.

      Исходящие  документы  должны обрабатываться  и   отправляться   в   день регистрации.³

     Внутренние  документы  организации  создаются  по  той  же  схеме,  что  и исходящие:   составляется   проект   текста   документа,   проводится    его согласование  с  заинтересованными  должностными  лицами  и   доработка   по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и  подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в  нужном  количестве экземпляров  (по  числу  исполнителей).   Копии   документа   заверяются   и передаются  на  исполнение  в   структурные   подразделения   (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

     Документы  внутри  организации  должны  передаваться   исполнителям   под расписку.

     Служба  ДОУ должна систематически  вести  учет  количества  обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т.  е.  учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов  удобно  вносить  в соответствующую  учетную   форму,   разработанную   самой   организацией   и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и  ежегодно  в  структурных подразделениях и службах ДОУ.

     Результаты  учета документооборота  обобщаются  и  доводятся  до  сведения руководителя организации для выработки мер  по  совершенствованию  работы  с документами и определения штатной численности службы ДОУ.⁴

     Таким образом,  каждая организация имеет  службу ДОУ или иное структурное  подразделение, которое осуществляет деятельность по работе с документами, а именно входящей, исходящей и внутренней документацией.

 

      2 Электронный документооборот 

     Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия  до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное  управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота.⁵

     Отсутствие  действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в  произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами  работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

     К объектам системы  управления документооборотом относятся  структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную карточку заносятся реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки. Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых связей между документами.

     Картотеки – это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения  организации. Собственно документ может существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии одного или нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие файлы документа и программы их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.