Правовое и документационное обеспечение деятельности кадровой службы предприятия

Личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, отдельно от личных дел.

Личные карточки заполняются  на сотрудников, принятых на работу, на основании приказа о приеме. Для  этого используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также  дополнительной информации, которую  сообщает о себе работник.

Кроме того, требуются такие  сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень  владения иностранными языками –  эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при  оформлении личной карточки (а не сам  заполнял ее). Личная карточка является документом строгой отчетности, и  ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.

 

Личная карточка состоит  из 11 разделов:

I. Общие сведения;

II. Сведения о воинском  учете;

III. Прием на работу  и переводы на другую работу;

IV. Аттестация;

V. Повышение квалификации;

VI. Профессиональная переподготовка;

VII. Награды (поощрения), почетные  звания;

VIII. Отпуск;

IX. Социальные льготы, на  которые работник имеет право  в соответствии с законодательством;

X. Дополнительные сведения;

XI. Основание прекращения  трудового договора (увольнения).

 

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике.

В правом верхнем углу унифицированной  формы № Т-2 указан код формы  документа по ОКУД. Ниже указывается  код организации по ОКПО, он присваивается  организации в процессе ее регистрации  органами статистики и вносится во все унифицированные формы по учету кадров.

Также вверху указывается  наименование организации в строгом  соответствии с уставом и другими  учредительными документами без  произвольных сокращений.

Далее по всей ширине всей формы  № Т-2 идет таблица. В нее вносятся следующие сведения:

• Дата составления;

• Табельный номер;

• Идентификационный номер  налогоплательщика;

• Номер страхового свидетельства  государственного пенсионного страхования;

• Алфавит;

• Характер работы;

• Вид работы;

• Пол.

 

Раздел I «Общие сведения»  включает в себя ниже перечисленные  пункты.

Реквизиты трудового договора, которые указываются в личной карточке на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу либо самого договора.

• Фамилия, имя, отчество;

• Дата рождения;

• Место рождения;

• Гражданство;

• Знание иностранного языка;

• Образование;

• Профессия;

• Стаж работы;

• Состояние в браке;

• Состав семьи;

• Паспорт;

• Место жительства.

 

Раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки заполняется  на основании: военного билета (на граждан, пребывающих в запасе) или удостоверения  гражданина, подлежащего призыву  на военную службу, (на граждан, подлежащих призыву).

На граждан, пребывающих  в запасе:

• п.1 «Категория запаса»  на офицеров запаса не заполняется;

• п.3 «Состав (профиль)» заполняется  без сокращения (например, «командный», «медицинский», «солдаты», «матросы»);

• п.4 «Полное кодовое  обозначение ВУС» – записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный  знак, например 113194А);

• п.5 «Категория годности к  военной службе» записывается буквами:

– А (годные к военной  службе);

– Б (годные к военной  службе с незначительными ограничениями);

– В (ограниченно годные к военной службе);

– Г (временно не годные к  военной службе);

– (не годные к военной  службе) согласно записи в военном  билете;

• п.7 «Состоит на воинском учете» заполняется простым карандашом:

– строка «а» – в случаях  наличия мобилизационного предписания  и (или) штампа о выдаче и изъятии  мобилизационных предписаний;

– строка «б» – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное  время.

 

На граждан, подлежащих призыву  на военную службу:

• п.п.1 «Категория запаса», 3 «Состав (профиль)», 4 «Полное кодовое  обозначение ВУС» и п.7 «Состоит на воинском учете» – не заполняются;

• п.2 «Воинское звание»  – делается запись «подлежит призыву»;

• п.5 «Категория годности к  военной службе» заполняется  так же, как для пребывающих  в запасе. При отсутствии записей  в соответствующих пунктах удостоверения  гражданина, подлежащего призыву  на военную службу, проставляется  категория А;

• в п.8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного  возраста пребывания в запасе, или  гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию  здоровья, в свободной строке делается отметка «Снят с воинского  учета по возрасту» или «Снят  с воинского учета по состоянию  здоровья».

В конце второй страницы личной карточки работник и сотрудник  кадровой службы проверяют правильность внесенной информации и заверяют эту информацию своими подписями.

Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу» предназначен для регистрации приема и соответствующих  кадровых перемещений внутри предприятия.

Сведения о приеме на работу вносятся в этот раздел на этапе  первичного заполнения личной карточки на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, составленного  по форме № Т-1 или Т-1а, после  внесения записи в трудовую книжку работника.

Основанием для осуществления  последующих записей являются приказы (распоряжения) о переводе работника  на другую работу, составленные по унифицированным  формам № Т-5 и Т-5а.

 

Для заверения информации внесенной в III раздел личной карточки, предназначена графа 6 таблицы –  в ней работник должен проставлять  свою подпись по каждой записи.

Раздел IV «Аттестация». Решение  по итогам аттестации заносится в  графу 2 на основании протокола заседания  аттестационной комиссии или иного  документа, оформляющего результаты аттестации, например:

– соответствует занимаемой должности;

– соответствует занимаемой должности при условии улучшения  работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через  год;

– не соответствует занимаемой должности.

 

В графе «Основание» указываются  реквизиты документа, на основании  которого проводилась аттестация (приказа  о проведении аттестации работников организации).

Раздел V «Повышение квалификации». Повышение квалификации представляет собой дополнительное профессиональное образование, получаемое рабочим, служащим, специалистом в пределах каждого  уровня профессионального образования  в образовательном учреждении, имеющем  соответствующую лицензию.

В качестве отдельного раздела  учебного плана при повышении  квалификации может предусматриваться  стажировка. По окончании обучения государственные образовательные  учреждения повышения квалификации, прошедшие аккредитацию негосударственные  образовательные учреждения повышения  квалификации выдают слушателям, успешно  завершившим курс обучения, следующие  документы государственного образца, в которых указывается вид  повышения квалификации:

• удостоверение о повышении  квалификации;

• свидетельство о повышении  квалификации;

• диплом о профессиональной переподготовке;

• диплом о присвоении квалификации.

Основанием для повышения  работником квалификации может быть приказ (распоряжение) работодателя о  направлении работника на повышение  квалификации, реквизиты которого указываются  в графе 8.

Раздел VI «Профессиональная  переподготовка» отражает самостоятельный  вид дополнительного профессионального  образования. Она осуществляется образовательными учреждениями, имеющими соответствующую  лицензию, по соответствующим дополнительным профессиональным образовательным  программам, предусматривающим объем  учебного времени свыше 500 часов  аудиторных занятий. Выполнившему все  требования учебного плана и прошедшему государственную итоговую аттестацию, выдается диплом о профессиональной подготовке, на основании которого и заполняется раздел VI личной карточки.

Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания». В данном разделе  учитываются как поощрения, предусмотренные  ч. 1 ст. 191 ТК РФ, коллективным договором  или правилами внутреннего трудового  распорядка организации, а также  уставами и положениями о дисциплине, так и государственные награды, которыми работники награждены за особые трудовые заслуги перед обществом  и государством (ч. 2 ст. 191 ТК РФ). На практике в разделе фиксируются только те поощрения и награды, сведения о которых подлежат занесению  в трудовые книжки работника.

В разделе VIII «Отпуск» ведется  учет всех видов отпусков, предоставляемых  работнику в период работы в организации, включая отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом  возраста, краткосрочные отпуска  без сохранения заработной платы. В  него заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который  предоставляется отпуск, продолжительности  отпуска и об основании его  предоставления.

Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право  в соответствии с законодательством». В личной карточке работника подлежат учету только те льготы, которые  работнику обязан предоставить работодатель, а также льготы, в реализации которых  косвенно задействован работодатель. Приводить в данном разделе льготы, которые предоставляются работнику  органами государственной власти или  местного самоуправления, не следует.

Необходимо после номера и даты выдачи документа указать  также его наименование для обоснования  правомерности предоставления работнику  определенных льгот.

В графе «Основание» дается наименование нормативного правового  акта (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику  должны предоставляться льготы.

Раздел Х «Дополнительные  сведения» заполняется для полноты  учета сведений о сотрудниках:

• об обучении в учреждениях  профессионального образования  по очно-заочной (вечерней), заочной  формам, на экстернатных отделениях;

• об особенностях социально-правового  статуса работника, например, о том, что работник является инвалидом, что  работник является родителем ребенка—инвалида и т. д.;

• об изменении фамилии, имени, отчества работника, изменении  паспорта и иных изменениях правового  статуса;

• о наличии у работника  документов, дающих ему специальное  право, например, водительского удостоверения, заграничного паспорта и т. д.;

• другие.

Последний раздел личной карточки сотрудника – «Увольнение». При  увольнении работника его личная карточка «закрывается» путем указания сведений об основаниях прекращения  трудового договора и заверения  этих сведений подписями сотрудника кадровой службы и работника.

В строке «Основание …» приводится полная формулировку основания увольнения (из приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с  работником (увольнении) по форме №  Т-8) со ссылкой на норму ТК РФ.

Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия  в закрытом на ключ шкафу, исключающем  свободный доступ работников предприятия  и сторонних лиц. Этот документ содержит значительный объем персональных данных работника, т. е. в соответствии со ст. 85 ТК РФ «информации, необходимой работодателю в связи с трудовыми отношениями  и касающейся конкретного работника».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Задачи

• Гражданин Василевский, увидев, объявление о приеме в магазин продавцом пришел в отдел кадров, трудоустраиваться  от него потребовали  следующие документы: паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, ИНН,  медицинскую справку из поликлиники о состоянии здоровья, справки от психиатра и нарколога,  справку о регистрации с места жительства. Характеристику с последнего места работы.  В качестве прокурора района определить законность  требования отдела кадров?

 

 

При приеме на работу гражданина Василевского отдел кадров  должен был руководствоваться   Трудовым кодексом РФ. А именно ст. 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора.

 

 При заключении трудового  договора лицо, поступающее на  работу, предъявляет работодателю:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

 

• справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.