Учет денежных средств в кассе

Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

Индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.

1.Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо учитывает объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо - ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

L= V / P * Nc ,где:

L - лимит остатка наличных денег  в рублях;

V - объем поступлений наличных  денег за проданные товары, выполненные  работы, оказанные услуги за расчетный  период в рублях (юридическое  лицо, в состав которого входят  обособленные подразделения, определяет  объем поступлений наличных денег  за проданные товары, выполненные  работы, оказанные услуги, с учетом  наличных денег, принятых за проданные  товары, выполненные работы, оказанные  услуги, обособленными подразделениями, за исключением случая, предусмотренного  в абзаце четвертом пункта 2 настоящего Указания);

P - расчетный период, определяемый  юридическим лицом, за который  учитывается объем поступлений  наличных денег за проданные  товары, выполненные работы, оказанные  услуги, в рабочих днях (при его  определении могут учитываться  периоды пиковых объемов поступлений  наличных денег, а также динамика  объемов поступлений наличных  денег за аналогичные периоды  прошлых лет; расчетный период  составляет не более 92 рабочих  дней юридического лица);

Nc - период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы  определяется после прекращения действия непреодолимой силы. Например, при сдаче наличных денег в банк один раз в три дня  равен трем рабочим дням. При определении  могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица (например, сезонность работы, режим рабочего времени).

2. Для определения лимита остатка  наличных денег юридическое лицо  учитывает объем выдач наличных  денег (вновь созданное юридическое  лицо - ожидаемый объем выдач наличных  денег), за исключением сумм наличных  денег, предназначенных для выплат  заработной платы, стипендий и  других выплат работникам.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

L= V / P * Nn, где:

L - лимит остатка наличных денег  в рублях;

R - объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных  денег, предназначенных для выплат  заработной платы, стипендий и  других выплат работникам, за  расчетный период в рублях (юридическим  лицом, в состав которого входят  обособленные подразделения, при  определении объема выдач наличных  денег учитываются наличные деньги, хранящиеся в этих обособленных  подразделениях, за исключением  случая, предусмотренного в абзаце  четвертом пункта 2 настоящего Указания);

P - расчетный период, определяемый  юридическим лицом, за который  учитывается объем выдач наличных  денег в рабочих днях (при его  определении могут учитываться  периоды пиковых объемов выдач  наличных денег, а также динамика  объемов выдач наличных денег  за аналогичные периоды прошлых  лет; расчетный период составляет  не более 92 рабочих дней юридического  лица);

Nn - период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы  определяется после прекращения действия непреодолимой силы. Все денежные средства сверх лимита кассы должны быть сданы организацией в банк в порядке и в сроки, предусмотренные договором на банковское обслуживание. Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние часы в кассы банков, инкассаторам.

Кто такой инкассатор? Инкассатор — это кассир, производящий приём излишних денег от организаций (согласно договору на инкассовое обслуживание) и выдачу денег по заказу организаций вне учреждения банка.

Что понимается под инкассированием? Инкассировать(от итальянского - «класть в ящик») — значит, предъявлять документы к платежу и получать по ним деньги. При инкассировании представитель кредитного учреждения получает у организации наличные деньги и доставляет в банк для зачисления их на расчётный счёт.

Работая с наличными деньгами необходимо соблюдать следующие правила:

1. Соблюдение лимита остатка кассы. За не соблюдение лимита кассового остатка установлена  административная ответственность статьями 2.4 и 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Дела, связанные с нарушением лимита кассового остатка, рассматривают налоговые инспекции (ст.23.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Размер штрафа при этом составляет от 40 000 до 50 000 рублей для юридических лиц , а для должностных лиц предприятия от 4000 до 5000рублей.
2. Использование наличной выручки

Расходование наличной выручки разрешается на выплату зарплаты, пособий, премий. Внесение наличных денег из кассы организации на банковские счета других организаций и физических лиц не допускается.

С 1 июня 2014 года запрещено расходовать выручку на цели:  
- по операциям с ценными бумагами; 
- по договорам аренды недвижимого имущества; 
- по выдаче (возврату) займов (процентов по займам); 
- по деятельности по организации и проведению азартных игр.

На эти цели денежные средства могут расходоваться за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (пункт 4 Указания ЦБ РФ N 3073-У от 07.10.2013).

3. Соблюдение предельного размера расчетов наличными между юридическими лицами.

Согласно указанию ЦБ РФ "Об установлении предельного размера расчетов между юридическими лицами" от 07 октября 2013г. №3073-У данный предел составляет 100 000 рублей по одной сделке. Т.е. по договорам, стоимость которых больше указанной суммы, расчеты наличными деньгами запрещены. К расчетам с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями данное ограничение не применяется.

4. Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. При этом необходимо руководствоваться Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт", а так же Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными письмом Минфина России от 30.08.93 N 104.

Кроме того, Порядком ведения кассовых операций предусмотрены внезапные ревизии кассы. Они проводятся в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Результаты инвентаризации оформляется актом (форма инв.-15). При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения (для этого кассир представляет комиссии письменное объяснение).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Документальное оформление

 

Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами по форме №КО-1, расходными кассовыми ордерами по форме №КО-1 (далее - кассовые документы).

Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.

Что такое кассовые ордера Кассовые ордера — это документы, удостоверяющие законность поступления денег в кассу предприятия и их расходования по целевому назначению. Кассовые ордера выписываются только чернилами в бухгалтерии и передаются кассиру на исполнение. В ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы. В ордерах не допускается никаких исправлений и подчисток. Поступление денег в кассу оформляется приход кассовым ордером, в котором указывается сумма, от кого (за что) они поступили и другие необходимые данные. Расходование денег из кассы предприятия оформляется расходным кассовым ордером. При приеме или выдаче денег кассовым ордером подписываются кассиром, а документы, приложенные к ним, погашаются штампами «Оплачено» или «Получено». Приходные и отдельно расходные кассовые ордера нумеруются в хронологической последовательности, с начала и до конца года.

Кассовые документы оформляются:

главным бухгалтером;

бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее - бухгалтер);

руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

 Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции (далее - печать (штамп), а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (далее - работник), проводится по приходным кассовым ордерам.

Приходный кассовый (ПКО) и квитанцию к нему заполняет бухгалтер в одном экземпляре. В первой строке пишется наименование организации далее по порядку в установленных местах: порядковый номер ордера (нумерация ПКО производятся по порядку, начиная с первого января до конца года), дата поступления денежных средств. В графе “Корреспондирующий счет, субсчет” указывается кредитуемый в операции счет, т.е. фиксируется бухгалтерская проводка. При необходимости проставляется шифр аналитического учета и шифр целевого назначения поступивших средств. Далее заносится сумма числом. Ниже в строке “Принято от” указывается ФИО физического лица (наличии - и наименование юридического лица)

В строке “Основание” указывается источник поступления наличных денег, приходуемых в кассу, т.е. отражается содержание финансово-хозяйственной операции. Это может быть: вклад в уставный капитал; выручка от реализации услуг, продукции, товаров; заем от физического лица; остаток неиспользованного подотчета; спонсорский взнос; наличные из банка, оплата за коммунальных услуги; погашение ссуд, недостач, хищений и т. д. Далее указывается сумма прописью. В строке «Приложение» указываются первичные документы, оформляющие хозяйственную операцию. Это может быть: заказ-наряд; накладная; счёт-фактура; договор на заём; выписка из решения собрания учредителей; бухгалтерская справка с расчетом; письмо клиента; выписка из решения профкома или распоряжение руководителя; банковский чек; личное заявление рабо После полного заполнения ПКО и квитанции к нему бухгалтер регистрирует его в “Журнале регистрации приходных, расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей”.

При получении приходного кассового ордера  кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.

Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира. После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере , с суммой фактически принятых наличных денег.