Отчет по практике в «ОАО» Сбербанк России

 

 

Документопотоки

Все документы организации делятся на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.

Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами.

Обработка входящих документов

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

прием и первичную обработку документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрацию;

рассмотрение документов руководством;

передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

• проверка правильности доставки документов;
• проверка целостности вложений и физического состояния

полученных документов;

• фиксация факта получения документов;
• подготовка их к исполнению;
• передача документов исполнителям.

Обработка исходящих документов

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

• составление чернового документа;
• подготовку проекта документа;
• его согласование (визирование);
• удостоверение документа;
• отправку документа.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:

• проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;
• проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
• проставление исходящего регистрационного индекса;
• обработка документа для отправки.

 

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

• сортировку;
• вложение в конверты;
• адресование;
• сдачу в отделение связи.

 

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);

наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Обработка внутренних документов

 

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

 

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;

протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

фельдъегерской или курьерской связью;

секретарями;

с помощью технических средств.

3. Расчётные операции

 

Расчётные операции банков — операции в рамках системы организации безналичных платежей юридических и физических лиц по денежным требованиям и обязательствам. Под расчётными операциями банка понимается:

исполнение приказов (поручений) клиентов банка:

• об оплате работ, товаров, услуг поставщикам,
• о погашении задолженности бюджету по налогам,
• о погашении других задолженностей;
• зачисление на счета клиентов поступающих денежных средств;
• операции по ведению хозяйственной деятельности самого банка;
• межбанковские расчёты как внутри страны, так и с зарубежными странами.

Обслуживание расчётного счёта клиента банка

Между банком и клиентом, открывающим расчётный счёт, заключается договор банковского счёта, предусматривающий:

• хранение денежных средств клиента,
• получение денежных средств со счёта наличными,
• организацию безналичных перечислений и поступлений.

Банк не вправе определять и контролировать направления использования денежных средств клиентом и устанавливать какие-либо не предусмотренные законом ограничения его права распоряжаться средствами по своему усмотрению. При этом банк может использовать имеющиеся на счёте денежные средства, гарантируя возможность клиента беспрепятственно расходовать эти средства в любое время. Договор банковского счёта как правило является возмездным. При этом клиент может оплачивать:

• ведение банковского счёта (комиссия),
• перечисление денежных средств на счета контрагентов (кроме налогов),
• снятие денежных средств наличными в кассу клиента,
• приём наличных в кассу банка из кассы клиента с пересчётом и зачислением на банковский счёт,
• приём наличных в адрес клиента от физических лиц.

 

Проценты по расчётному счёту могут не начисляться или начисляются как правило символические.

 

Расчётные документы о переводе средств со счёта клиента на счёт другого лица действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течение 10 календарных дней, не считая дня выписки. Кредитные организации обязаны осуществить перечисление средств клиента либо зачисление средств на его счёт не позже следующего операционного дня после получения соответствующего документа. Расчётные документы предъявляются в банк в количестве идентичных экземпляров, необходимом для всех участников расчётов, при этом первый экземпляр заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера клиента и скрепляется оттиском печати.

Виды безналичных расчётных операций

Безналичные расчётные операции между юридическими лицами могут осуществляться:

• платёжными поручениями,
• платёжными требованиями,
• аккредитивами,
• чеками,
• инкассовыми поручениями.

 

Платёжное поручение — распоряжение владельца счёта банку перевести денежную сумму на счёт получателя средств в этом же или другом банке. Это наиболее распространённая форма осуществления расчётных операций.

 

Платёжное требование — расчётный документ, содержащий требование получателя средств плательщику об уплате денежной суммы через банк. Платёжное требование обычно применяется при расчётах за поставленные товары, оказанные услуги. Платёжное требование выписывается получателем и направляется им напрямую в банк плательщика (минуя свой банк). Банк плательщика передаёт платёжное требование плательщику для акцепта (выражения согласия оплатить платёжное требование). В течение установленного срока плательщик принимает решение об оплате, денежные средства перечисляются получателю. В случае отказа от акцепта платёжное требование возвращается получателю без исполнения.

На основании инкассового поручения производится безусловное списание средств со счёта плательщика. Инкассовые поручения могут выставлять государственные органы в случаях, установленных законом, и по решению суда.

 

Аккредитив — условное обязательство банка произвести платежи в пользу получателя средств при предъявлении последним определённых документов, соответствующих условиям аккредитива (например, документов о поставке). Аккредитив предназначен для расчётов с одним получателем средств. Таким образом, аккредитив является гарантией получателя в получении средств по выполнении определённых условий.

 

Чек — документ (ценная бумага), содержащий ничем не обусловленное распоряжение чекодателя своему банку произвести платёж указанной в чеке суммы чекодержателю. Для расчётов чеками клиенту выдаётся лимитированная чековая книжка.

 

Расчётно-кассовое обслуживание.

 

В настоящее время вопрос сохранности денежных средств и своевременности проведения платежей ориентирует предприятия и организации, а также и население  на выбор надежного, стабильно работающего финансового партнера.

Расчетно-кассовое обслуживание коммерческим банком клиентов включает в себя открытие и ведение счетов юридических и физических лиц в валюте РФ и иностранной валюте, операций на проведение платежей, зачислению средств на счета, приему денежных средств без ограничения суммы и выдаче наличных денежных средств в пределах остатка на счете клиента, а также размен денежных средств.

Клиент, обратившийся с предложением открыть счет на объявленных банком условиях, соответствующих действующему законодательству и требованиям Банка России, заключает с банком договор банковского счета. Открытие счетов клиенту производится после предоставления полного пакета необходимых документов, предусмотренных для каждого вида счета.

Счета открываются в валюте Российской Федерации, а также во всех видах конвертируемой иностранной валюты.

Все операции по расчетно-кассовому обслуживанию клиентов производятся в соответствии с инструкциями и правилами Центрального Банка России.

Банк осуществляет выдачу наличных денег со счетов юридических лиц на заработную плату и выплаты социального характера, стипендии, пенсии, пособия, закупку сельскохозяйственной продукции у населения, на страховые возмещения, а также на другие расчеты с физическими лицами, текущие хозяйственные нужды. Также банк может  заключать  договоры с предприятиями и организациями на прием в их пользу платежей от физических лиц.

Расчетно-кассовое обслуживание банком своих клиентов может осуществляться как наличными деньгами, так и в виде безналичных расчетов.   Также коммерческий банк осуществляет не только расчетное, но и кассовое обслуживание клиентов.

 

В коммерческом банке существуют следующие виды счетов для расчетов с клиентами - договор банковского счета,  и между банками - договор о корреспондентских отношениях или корреспондентских соглашениях.

Открытие счетов клиента.

 

Клиент имеет право открывать любое количество счетов.

Открытие Клиенту банковского счета производится Банком при условии наличия у Клиента правоспособности и только в том случае, если Банком получены все предусмотренные настоящим Порядком документы, а также иные документы, в случаях, когда законодательством Российской Федерации открытие счета обусловлено наличием документов, не указанных в Порядке, и проведена идентификация Клиента в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Клиенту может быть отказано в открытии банковского счета, если не представлены документы, подтверждающие сведения, необходимые для идентификации Клиента, либо представлены недостоверные сведения, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Закрытие банковских счетов.

 

 В соответствии со ст. 859 ГК  РФ договор банковского счета  расторгается по заявлению Клиента  в любое время. Клиент вправе  досрочно в одностороннем порядке расторгнуть договор банковского счета без объяснения причин.