Контроль расчетов с покупателями и заказчиками

Дт 62 «Расчеты с покупателями» Кт 91.1 «Прочие доходы»

Дт 91.2 «Прочие расходы» Кт 62 «Расчеты с покупателями»

Важным источником списания просроченной дебиторской задолженности является резерв по сомнительным долгам.

Резерв по сомнительным долгам создается по результатам инвентаризации дебиторской задолженности организации. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично. Резерв должен образовываться в конце года на основании данных проведенной инвентаризации, конкретный порядок и сроки предусматриваются в распорядительном документе организации по учетной политике. Аналитический учет по счету 63 «Резервы по сомнительным долгам» ведется в ведомости по каждому созданному резерву.

Порядок отражения резерва на счетах бухгалтерского учета показан в таблице 2.

 

Таблица 2

Бухгалтерские записи по счету 63 «Резервы по сомнительным долгам»

Содержание хозяйственной операции	Корреспондирующие счета
	Дебет	Кредит
1	2	3
1. Отражается создание резерва  по сомнительным долгам	91-2	63
2. Отражается сумма списанной  дебиторской задолженности, по которой  истек срок исковой давности, за счет созданного резерва по сомнительным долгам	63	62,76
3. Отражается сумма неиспользованного  резерва по сомнительным долгам в составе прочих доходов следующего отчетного периода	63	91-1

расчет покупатель заказчик учет

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведется в хронологическом порядке, по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при расчетах плановыми платежами – по каждому покупателю и заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по

- покупателям и заказчикам по  расчетным документам, срок оплаты  которых не наступил;

- покупателям и заказчикам по  не оплаченным в срок расчетным  документам; авансам полученным;

- векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;

- векселям, дисконтированным (учтенным) в банках;

- векселям, по которым денежные  средства не поступили в срок.

Учет расчетов с покупателями и заказчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» обособленно.

В приложении к бухгалтерскому балансу № 5 по расчетам с покупателями и заказчиками отражается следующая информация. В разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность» приводят сведения о величине краткосрочной и долгосрочной дебиторской и кредиторской задолженности на начало и конец отчетного года. Напомним, что краткосрочной является задолженность, погашение которой ожидается в течение 12 месяцев. Если срок погашения свыше 12 месяцев, задолженность считается долгосрочной.

Величину задолженности покупателей и заказчиков определяют как дебетовое сальдо счета 62 на начало и конец года.

 

1.3 Контроль расчетов с покупателями и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги

 

Дебиторская задолженность за покупателями и заказчиками возникает при расчетах за переданные им товарно-материальные ценности, выполненные и принятые работы, оказанные услуги.

Контроль за движением дебиторской задолженности — существенный элемент системы бухгалтерского учета. Специфический характер задач контролирования дебиторской задолженности находит соответствующее отражение в организационном устройстве системы внутреннего контроля.

Следующие задачи можно назвать основными при осуществлении функций контроля за расчетами с покупателями и заказчиками:

1) снижение уровня дебиторской  задолженности до размера, не  превышающего уровень кредиторской  задолженности, так как кредиторская  задолженность является бесплатным кредитом для организации;

2) усиление контроля за движением дебиторской задолженности. Именно этот вид задолженности приводит к иммобилизации денежных средств, ведущей к дальнейшей неплатежеспособности организации;

3) своевременное погашение долгов, не допуская просрочек и штрафных санкций. Важную роль в этом может сыграть правильно выбранная форма расчетов;

4) разумное использование такой  формы привлечения клиентов, как  коммерческий кредит. С помощью  такой формы кредитования можно не только привлечь дополнительных покупателей, но и значительно увеличить объем продаж, а следовательно, и прибыли;

5) при предоставлении коммерческого кредита необходима предварительная работа с потенциальными дебиторами на предмет их платежеспособности, а в дальнейшем четко отслеживать своевременность погашения ими своих обязательств;

6) выявление степени риска появления  недобросовестных покупателей путем  расчета резерва по сомнительным  долгам.

Средства внутреннего контроля за расчетами с покупателями и заказчиками - составные части системы внутреннего контроля, установленные руководством организации на отдельных направлениях и участках хозяйственной деятельности для обеспечения эффективного и надежного управления ею.

Основными контрольными процедурами в процессе контроля за расчетами с покупателями и заказчиками являются:

• контроль за движением заказов, полученных от покупателя;
• контроль за содержанием и заключением договоров с покупателями;
• контроль за самой поставкой (отгрузкой, отпуском), выполнением работ и оказанием услуг, правильностью документального оформления;
• контроль за отражением данных в учетных регистрах;
• контроль за погашением дебиторской задолженности.

Рассмотрим подробнее содержание каждой контрольной процедуры.

Объектом контроля выступает показатели отгруженной продукции, выполненных работ и оказанных услуг, которые отражаются в аналитических регистрах и на счетах синтетического учета организации.

Поскольку выполнению работ и оказанию услуг покупателям и заказчикам предшествует заключение договора, система внутреннего контроля должна обеспечить законность данного документа, его правильное оформление, подпись уполномоченными лицами. Как правило, функция контроля за содержанием договоров с покупателями возлагается на юридический отдел или отдел сбыта.

В ходе контроля за выполнением работ и оказанием услуг система внутреннего контроля должна обеспечить сопоставимость фактически выполненного объема работ и услуг данным, отраженным в расчетных документах (актах приема-передачи выполненных работ или оказанных услуг, счетах на оплату). Для этого используются выборочные проверки актов приема-сдачи выполненных работ или оказанных услуг, журналы регистрации выполненных работ или оказанных услуг, сопоставляются данные актов, накладных, счетов-фактур, смет на выполненные работы или услуги и пр.

Выполнение работ или оказание услуг заказчикам должны быть соответствующим образом санкционированы. Для этого по организации издается приказ, устанавливающий перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов по выполнению работ, оказанию услуг. Отпуск материалов со склада для выполнения работ или оказания услуг должен осуществляться только по первичным документам, которые подписаны лицами, утвержденными этим приказом. Для этого у материально-ответственных лиц должны иметься соответствующие образцы подписей.

Контроль за правильностью отражения данных о выполнении работ, оказании услуг в учетных регистрах возлагается на работников бухгалтерии и заключается в систематических сверках показателей ведомостей учета выполненных работ, оказанных услуг с журналами-ордерами по счету 90 «Продажи», записями книги продаж, регистров налогового учета доходов от продаж и пр.

Как было отмечено выше, доход от оказания услуг должен быть признан организацией в момент приема - передачи выполненных работ, оказанных услуг, что должно подтверждаться подписанием акта сторонами.

Поэтому система внутреннего контроля должна обеспечивать полноту показателя выполненных работ, его сопоставимость с аналитическими и синтетическими регистрами.

Если работы, услуги оказаны заказчику на условиях коммерческого кредита, то в результате образуется дебиторская задолженность, которая подлежит погашению в сроки, указанные в договоре. Контроль за соблюдением этих сроков осуществляют работники отдела сбыта (или отдела маркетинга) на основании данных бухгалтерии.

В случае если сроки, предусмотренные для оплаты договором, будут нарушены, работниками отдела сбыта пишется предупреждение о возможных мерах со стороны продавца в случае несвоевременной оплаты.

Если оплата потребителем не будет произведена в сроки, указанные в предупреждении, то данные по покупателю, не выполняющему договорные обязательства, передаются в юридический отдел для составления предарбитражного напоминания и дальнейшей передачи дел в арбитражный суд для взыскания задолженности.

Кроме обеспечения полноты показателя доходов от продаж, система внутреннего контроля должна быть направлена:

- на обеспечение правильной оценки выполненных работ, оказанных услуг. Для этого в организации должен быть разработан и утвержден прейскурант цен (прайс - лист), отклонение от которого может производиться только в случаях, разрешенных руководителем организации. Если в организации используются скидки с основной цены, порядок их предоставления должен быть строго регламентирован. Следует также разделять функциональные обязанности работников, заключающих договора с покупателями, и работников, дающих разрешение на скидку с основной цены;

- на обеспечение существенности  проведенных операций. Доходы не  должны отражаться в учете до тех пор, пока не произойдет подписании е акта приема-передачи выполненных работ или услуг;

- особое внимание служб внутреннего контроля должно быть направлено на своевременность и полноту погашения задолженности, на регулярность сверок по взаимным расчетам с покупателями, на полноту отражения этих данных в бухгалтерском учете.

При ведении внутреннего контроля следует обратить внимание на возможность возникновения двух видов ошибок:

• данные по реально совершенным операциям не отражены в учете;
• на счетах отражены фиктивные операции.

Поэтому значительное внимание работников службы внутреннего контроля должно быть уделено выборочным сверкам, исключающим как возможность проведения фиктивных операций, так и не отражение доходов на счетах бухгалтерского учета.

Контроль проверки дебиторской задолженности покупателей начинается с проверки наличия документов по инвентаризации и правильности их заполнения. Проверяется наличие и подлинность подписей должностных лиц, а также отсутствие подчисток и исправлений. Проверка начинается с актов сверки с покупателями.

Цель инвентаризации дебиторской задолженности заключается в подтверждении данных бухгалтерской отчетности и бухгалтерского учета, для этого акты сверки необходимо составлять на отчетную дату.

Контроль правильности и обоснованности сумм дебиторской задолженности покупателей производится на основании сверки учетных данных по счету 62 «Расчеты с покупателями» с данными актов сверки взаиморасчетов с покупателем (по согласованию сторон акт сверки составляется организацией или покупателем).

Периодичность инвентаризации расчетов с покупателями организация определяет самостоятельно и утверждает в учетной политике. Форма акта сверки взаиморасчетов не является унифицированным первичным документом, организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает в учетной политике.

Акты сверок с покупателями составляются в двух экземплярах, один из которых регистрируется в специальном журнале и хранится для контроля своевременности и полноты возврата задолженности. Второй экземпляр отправляется контрагенту для согласования. В момент получения ответа (подтверждения покупателем акта сверки либо возражения к нему) в указанном журнале по строке регистрации акта сверки в соответствующей графе делается отметка о результатах согласования данных сверки с этим покупателем (например, признание долга полностью, признание долга частично, отказ признать задолженность, отсутствие ответа).

Для оформления результатов инвентаризации применяется форма № ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» и Приложение к ней «Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами».

Результаты инвентаризации расчетов рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии, которая выявляет причины, по которым необходимо внести уточнения в регистры бухгалтерского учета. Руководитель организации издает распорядительный документ, в котором утверждается предложенный комиссией порядок урегулирования расхождений.

Выявленные по итогам актов сверки расхождения так же рассматриваются, и по ним принимаются соответствующие решения. Если требования должника обоснованы, то в бухгалтерском учете оформляются корректирующие записи, посредством которых суммы задолженностей станут реальными.

В результате инвентаризации расчетов устанавливается задолженность с истекшим сроком исковой давности (безнадежная задолженность), а также дебиторская задолженность организаций, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями, т.е. сомнительная задолженность.