Аудит учета основных средств

В бухгалтерском учете  ремонты делятся на:

• текущие, к которым относятся малые и средние ремонты, выполняемые чаще одного раза в год;
• капитальные, включающие средние ремонты, производимые реже одного раза в год.

Ремонты могут осуществляться в организации двумя способами:

• хозяйственным - силами собственного ремонтного цеха;
• подрядным - силами сторонних ремонтных организаций.

Прием законченного ремонта  оформляется Актом приемки-сдачи  отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма ОС-3).

Ремонт, текущий ремонт, техническое обслуживание основного  средства это работы по систематическому и своевременному предохранению  их от преждевременного износа и поддержанию  в рабочем состоянии.

Порядок учета выбывающих объектов основных средств закреплен  Планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. №94н.

При выбытии основных средств первым делом на отдельном  субсчете 01счета определяют остаточную стоимость выбывающего основного средства. Для этого на счете 01 специально открывают субсчет «Выбытие основных средств». В дебет этого субсчета нужно перенести первоначальную стоимость, а в кредит сумму накопленной амортизации на 02 счете.

Дебет 01/2 Кредит 01/1 – такой проводкой в дебет специально открытого субсчета переводят первоначальную стоимость основного средства.

Дебет 02 Кредит 01/2 – одновременно сумму накопленной амортизации  с 02 счета переводят в кредит 01/2

Разница между этими  двумя суммами составит остаточную стоимость основного средства и именно эту сумму нужно зачислить в прочие расходы на счет 91/2. Эта операция отразится проводкой Дт 91/2 Кт01/2. В результате сальдо счета 01/2 окажется нулевым, а остаточная стоимость будет отнесена к расходам.

На счете 91 отражаются прочие расходы и доходы, не связанные  с продажами по основным видам  деятельности. Такой операцией и  является выбытие основных средств.

Остаточная стоимость  является расходом организации при  выбытии основного средства. Первоначальные затраты организации в сумме первоначальной стоимости частично окупились организацией через амортизационные отчисления. Не возмещенной осталась только остаточная стоимость основного средства ее и относят в расход.

Одновременно при выбытии основного средства организация может понести другие дополнительные затраты (например, затраты по разборке оборудования или по его доставке). Все эти дополнительные расходы должны быть также отнесены в дебет 91/2:

Дебет 91/2 Кредит 10, 69, 70, 76… - необходимо списать все дополнительные затраты, связанные с выбытием основных средств.

В кредит 91 счета переходят  доходы от выбытия основных средств. В первую очередь это выручка  от продажи основного средства: Дебет 76 Кредит 91/1.

Обороты по реализации основных средств, включая обмен и безвозмездную передачу, согласно Налоговому кодексу РФ должны облагаться налогом на добавленную стоимость. Начисление НДС производится проводкой: Дебет 91/2 Кредит 68/2.

Согласно статье 40 НК РФ, если цена реализации отклоняется  более чем на 20% от уровня цен, применяемых налогоплательщиком по идентичным товарам, то налоговые органы в праве доначислить налог (НДС, налог на прибыль) исходя из рыночной цены.

Дополнительным доходом  от списания основных средств можно  считать оставшиеся полезные детали и узлы, а также непригодное вторичное сырье. Их необходимо принять на счет учета материалов счет 10 «Материалы» в корреспонденции со счетом 91/1 по рыночной стоимости.

Дебет 10 Кредит 91/1 – приходуются  узлы, детали и агрегаты разобранного и демонтированного оборудования.

При выбытии основного  средства подвергшегося дооценке, необходимо сделать следующую проводку:

Дебет 83 Кредит 84 – переведена сумма дооценки со счета 83 «Добавочный капитал» на счет 84 «Нераспределенная прибыль».

Под списанием основного средства следует понимать снятие с учета объекта основных средств, по каким - либо не зависящим от воли организации причинам.

При вложении основных средств  в уставный капитал другой организации  существуют следующие особенности  учета. При передаче вашего имущества в качестве вклада в уставный капитал другой организации бухгалтер списывает первоначальную стоимость и сумму амортизации передаваемого основного средства на счет 01/2, а остаточную стоимость в дебет 91 счета. НДС начисляться не будет, так как такая операция согласно статье 39 Налогового кодекса не признается реализацией имущества. Взамен организация должна получить акции или долю. Такая операция отразится проводкой:

Дебет 58/1 Кредит 91/1 – взамен основного средства, передаваемого в качестве вклада в уставный капитал, фирма получает акции (или долю) зачисляемую на счет 58 «Финансовые вложения».

Если согласованная  стоимость основного средства окажется выше или ниже его остаточной стоимости, то в этом случае выявленную разницу  зачисляем на счет 99 в качестве прибыли или убытка.

Передаваемое в уставный капитал  амортизируемое основное средство должно включать в себя НДС, уплаченный при  его приобретении. Если мы передаем в уставный капитал основное средство, по которому НДС уже был возмещен, то эти суммы следует восстановить. На это указывают методические рекомендации по применению главы 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса РФ от 20.12.2000г. №БГ-3-03/447.

При безвозмездной передаче объекта основного средства организация  не получает прибыль. Согласно статье 154 НК РФ при безвозмездной передаче основного средства должен быть начислен НДС со статьей 40 НК РФ. Если цена реализации отклоняется более, чем на 20% от уровня цен, применяемых налогоплательщиком по идентичным товарам, то налоговые органы в праве до начислить НДС и НП исходя из рыночной цены. Поскольку мы вообще отдаем бесплатно, основное средство, то этот случай целиком попадает под эту категорию и налоговые органы непременно захотят доначислить НДС. Для этого нужно определить рыночную стоимость на подобное основное средство и исходя из этой величины доначислить НДС.

Рассмотрев примеры  по выбытию объектов основных средств  можно сделать вывод, что выбытие  основных средств, в результате продажи, вклада в уставный капитал выгодно и такие хозяйственные операции приносят прибыль организации, однако выбытие основных средств, в результате безвозмездной передачи, списание физически и морально изношенного основного средства наносят убытки организации.

Продажа основного средства, списание, вклад в уставный капитал, безвозмездная передача, обмен это вполне предсказуемые обстоятельства выбытия основных средств. Но иногда организация совершенно неожиданно и по независящим от него причинам лишается своего имущества. Это происходит в результате аварий, стихийных бедствий или же краж. Согласно Плану счетов бухгалтерского учета все потери, расходы, связанные с чрезвычайными обстоятельствами хозяйственной деятельности относятся в дебет счета 99. Поэтому в таких ситуациях остаточную стоимость основного средства следует списывать не в дебет счета 91, а в дебет счета 99.

Дебет 99 Кредит 01/2 – списывается остаточная стоимость основного средства потерянного в результате чрезвычайных обстоятельств.

Если на организации  установлен факт хищения основных средств, то в соответствии с пунктом 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998г. №34н в организации в обязательном порядке должна быть проведена инвентаризация основных средств.

Инвентаризация основных средств позволяет получить полные и достоверные данные о наличии  и структуре средств организации, его подразделения, определить их восстановительную стоимость и степень износа. Цель инвентаризации - выявить фактическое наличие и качественное состояние основных фондов организации, проверить техническую документацию (паспорт, характеристику, проекты и т. п.), сопоставить фактическое наличие имущества с данными бухгалтерского учета и уточнить их.

Перед началом инвентаризации следует проверить:

• наличие и правильное оформление документов по учету основных средств (инвентарных карточек и других регистров аналитического учета), кроме того, и технической документации;
• документы на арендованные основные средства, полученные и переданные в аренду, а также на ответственное хранение (в случае их отсутствия следует их оформить либо получить).

В результате проведения инвентаризации составляется инвентаризационная опись. Инвентаризационная опись основных средств (форма ИНВ-1) составляется в  одном экземпляре комиссией по каждому местонахождению ценностей и должностному лицу, ответственному за сохранность основных средств. Опись подписывается комиссией, материально ответственными лицами и передается в бухгалтерию.

После оформления инвентаризационных описей определяется результат инвентаризации (излишки или недостача) путем сопоставления фактических и учетных данных.

Выявленные излишки  основных средств, считаются доходом организации, их приходуют по дебету счета 01 «Основные средства» с кредита счета 91, субсчет 1 «Прочие доходы».

Когда имеется недостача  или порча объектов основных средств, то следует списать их первоначальную стоимость с кредита счета 01 «Основные средства» в дебет субсчета 01 «Выбытие основных средств», а сумму начисленной амортизации - с кредита субсчета «Выбытие основных средств» в дебет счета 02 «Амортизация основных средств».

Выявленная таким образом  остаточная стоимость основных средств, списывается с кредита субсчета «Выбытие основных средств» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», после чего недостачи должны быть отнесены на виновника по рыночной стоимости через счет 73 (Дебет 73; Кредит 94). Сумму превышения рыночной цены над остаточной стоимостью фиксируют по дебету счета 94 в корреспонденции с кредитом счета 98 «Доходы будущих периодов».

При погашении задолженности  виновником недостачи соответствующую  часть поступившей суммы (например, в денежном выражении) списывают  со счета 98 в кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

При отсутствии виновников или при отказе во взыскании судом соответствующие суммы относятся на дебет счета 91 в корреспонденции со счетом 94.

На основании предоставленных  документов (актов инвентаризации, объяснительных записок материально  ответственных лиц, актов следственных органов) комиссия определяет причины хищения и виновных лиц. Результаты инвентаризации и выводы комиссии (о списании основного средства, привлечении к ответственности виновных лиц) оформляются приказом руководителя организации. На основании этого приказа составляется акт о списании по форме №ОС-4, №ОС-4а или №ОС-4б.

Если судом вынесено решение об отказе во взыскании ущерба с виновного лица, тогда сумма  ущерба продолжает числиться на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

После окончания срока  следствия в учете делается следующая запись:

Дебет 91/2 Кредит 94 сумма ущерба отнесена к прочим расходам. Основанием для этого служат документы следственных органов.

На практике может  возникнуть ситуация, когда раннее списанное похищенное основное средство найдено и возвращено предприятию владельцу.

При постановке его на баланс у организации возникает вопрос об определении его стоимости. Между тем возвращенное после хищения имущество нельзя считать безвозмездно полученным или неучтенным объектом, обнаруженным в результате инвентаризации. Единственным документом, подтверждающим стоимость основного средства, является акт инвентаризации, по результатам которой он был раннее, списан с баланса. Именно по указанной в этом документе цене и происходит оприходование возвращенного основного средства с восстановлением суммы амортизации, начисленной на момент выбытия.

На ООО «Мебельная фабрика Древо» существует следующий порядок отражений в бухгалтерском учете операций по возврату похищенного основного средства.

Дебет 01/1 Кредит 94 восстановлена остаточная стоимость имущества.

Дебет 01/1 Кредит 02 восстановлена сумма амортизации, начисленная за время эксплуатации основного средства.

Если в соответствии с решением судебных или следственных органов величина убытка при хищении  основного средства была списана, на финансово-хозяйственные результаты деятельности организации или возмещена виновным лицом, в учете делаются следующие проводки:

Дебет 01/1 Кредит 91/2 восстановлена первоначальная стоимость возвращенного имущества.

Дебет 91/2 Кредит 02 восстановлена сумма амортизации начисленная за время эксплуатации основного средства.

Но виновное лицо, раннее возместившее причиненный ущерб  может через суд добиться пересмотра и отмены прежнего судебного решения. В этом случае раннее взысканные суммы должны быть возвращены этому лицу. В бухгалтерском учете возврат отражается следующими проводками.

Дебет 94 Кредит 50 (51) произведен возврат суммы виновному лицу суммы уплаченных им средств.

Дебет 91/2 Кредит 94 убираем сумму из прибыли, которую мы занесли в Кредит 91/2 счета при возврате основного средства.

Операции от реализации и прочего  выбытия основных средств оформляются  типовыми формами первичной документации – актами о списании и приемке-передаче основных средств.

На основании оформленных и  переданных бухгалтерской службе актов на списание основных средств или на списание автотранспортных средств в инвентарной карточке производится отметка о выбытии объекта. Записи о выбытии объекта производятся в соответствующем документе, открываемом по месту его нахождения. Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств хранятся в течение срока, определяемого руководителем организации.