Управление дебиторской задолженностью, типы кредитной политики, определение оптимального объема дебиторской задолженности

 Под дебиторской задолженностью  понимают задолженность других  организаций,  работников и физических  лиц данной организации (задолженность  покупателей за купленную продукцию,  подотчетных лиц за выданные  им под отчет денежные суммы  и др.) Организации и лица, которые  должны данной организации, называются  дебиторами. Различают следующие  виды дебиторской задолженности:  - долгосрочная (должна быть погашена  в течении периода, превышающего  один год, и краткосрочная (срок  погашения менее одного года);                                                     - срочная (текущая), по которой  срок погашения не наступил;                                                                                - просроченная – с истекшим  сроком погашения;                                                             - отсроченная – срок погашения  которой перенесен на более  позднюю дату;               - возникающая по расчетам с  юридическими лицами, работниками  организации, сторонними физическими  лицами, работниками организации,  сторонними физическими лицами, государством;                                                                                  - может быть выражена в рублях, иностранной валюте, условных денежных  единицах. [16, с.534-535].                                                               

Дебиторская задолженность в бухгалтерском балансе отражается по стороке 1520  во втором разделе активов баланса следующим образом. Данные по счетам бухгалтерского учета расчетов предприятия с другими организациями и гражданами  в бухгалтерском балансе приводятся в развернутом виде: по счетам, имеющим дебетовое сальдо, - в активе баланса, по счетам , имеющим кредитовое сальдо, -  в пассиве баланса . При этом дебиторская задолженность, платежи по которым ожидаются более, чем через 12 месяцев после отчетной даты (долгосрочной), и дебиторской задолженности, платежи по которой ожидаются в течении 12 месяцев после отчетной даты (краткосрочной), могут показываться раздельно. При этом исчисление указанного срока осуществляется, начиная с первого числа календарного месяца, следующего за месяцем, в котором дебиторская задолженность была принята к бухгалтерскому учету. Значительный  удельный вес в составе дебиторской задолженности занимает дебиторская задолженность покупателей и заказчиков . Она отражается как числящаяся на отчетную дату в бухгалтерском учете задолженность покупателей и заказчиков в сумме в соответствии с условиями договоров за проданные им товары, продукцию, выполненные работы и оказанные услуги, которая отвечает условиям признания выручки в п.12 ПБУ 9/99 «Доходы организации», а именно:

1. Организация имеет право на получение выручки;
2. Сумма выручки может быть определена;
3. Имеется уверенность в том, что произойдет увеличение экономических выгод (т.е. будут получены денежные средства или иные активы);
4. Право собственности перешло от продавца к покупателю;
5. Расходы, которые будут произведены в связи с выполнением данного договора, могут быть определены.

       Дебиторская  задолженность показывается в  балансе с учетом созданного  резерва (если создание резерва  под сомнительную дебиторскую  задолженность предусмотрено учетной  политикой организации). Кроме того, по данной статье баланса в  соответствии с профессиональным  суждением составителей может  отражаться задолженность за  финансовыми и налоговыми органами, включая задолженность по переплате  по налогам , сборам, и прочим  платежам в бюджет. Также по  этой статье может отражаться  задолженность работников организации  по предоставленным им ссудам  и займам за счет средств  этой организации или банковского  кредита, подотчетных лиц, задолженность  по расчетам с поставщиками  по недостачам товарно-материальных  ценностей, обнаруженным при приемке,  по возмещению материального  ущерба организации, недостачи  и потери ценностей и т.д.[ 18, с.83]

     Дебиторская  задолженность, выраженная в иностранных  валютах, отражается в бухгалтерской  отчетности в рублях в суммах, определяемых путем пересчета  иностранных валют по курсу  Центрального банка Российской  Федерации, действующему на отчетную  дату [учебник  18, с.84].

 Для более точного  отображения данных в бухгалтерской  отчетности, в организациях не  реже одного раза в месяц  должна проводиться инвентаризация  расчетов, что закрепляется в учетной политике организации.[ ПБУ 1/2008 « Учетная политика организаций»][7].

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими  дебиторами и кредиторами заключается  в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.[12].

 Проверке должен быть  подвергнут счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами. 

 По задолженности работникам  организации выявляются не выплаченные  суммы по оплате труда, подлежащие  перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины  возникновения переплат работникам.  

При инвентаризации подотчетных  сумм проверяются отчеты подотчетных  лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также  суммы выданных авансов по каждому  подотчетному лицу (даты выдачи, целевое  назначение). 

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить: 

а) правильность расчетов с  банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими  организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными  на отдельные балансы;

б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете  суммы задолженности по недостачам и хищениям;

в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской  и кредиторской задолженности, по которым  истекли сроки исковой давности.[12].

      По результатам  инвентаризации, вся дебиторская  задолженность должна быть классифицирована  по срокам исполнения на нормальную, обязательства по которым еще  не наступили и имеются в  наличии все документы, подтверждающие  эту задолженность ; сомнительную  -  которая не погашена в  установленные договором сроки  и не обеспечена соответствующими  гарантиями;  безнадежную – с  истекшим сроком исковой давности  [16, с.554].

Сумма резерва по сомнительным долгам определяется по результатам  проведенной на последнее число  отчетного (налогового) периода инвентаризации дебиторской задолженности и  исчисляется следующим образом: 

- по сомнительной задолженности со сроком возникновения свыше 90 календарных дней - в сумму создаваемого резерва включается полная сумма выявленной на основании инвентаризации задолженности; 

- по сомнительной задолженности со сроком возникновения от 45 до 90 календарных дней (включительно) - в сумму резерва включается 50 процентов от суммы, выявленной на основании инвентаризации задолженности; 

- по сомнительной задолженности со сроком возникновения до 45 дней - не увеличивает сумму создаваемого резерва.  

При этом сумма создаваемого резерва по сомнительным долгам не может превышать 10 процентов от выручки  отчетного (налогового) периода, определяемой в соответствии со статьей 249 настоящего Кодекса (для банков - от суммы доходов, определяемых в соответствии с настоящей  главой, за исключением доходов в  виде восстановленных резервов).[16].  

Резерв по сомнительным долгам может быть использован организацией лишь на покрытие убытков от безнадежных  долгов, признанных таковыми в порядке, установленном законодательством Р.Ф.

      Порядок  списания невостребованных сумм  дебиторской и задолженности:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», Кредит счета 63 «Резервы по сомнительным долгам». Списание невостребованных долгов, признанных сомнительными, отражают по дебету счета 63 с кредита счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Списанные долги должны учитываться в течении пяти лет на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». В балансе дебиторская задолженность , по которой созданы резервы сомнительных долгов отражается за вычетом сумм указанных резервов. [16, с.555]

 Сумма резерва по  сомнительным долгам, не полностью  использованная налогоплательщиком  в отчетном периоде на покрытие  убытков по безнадежным долгам, может быть перенесена им на  следующий отчетный (налоговый) период. При этом сумма вновь создаваемого  по результатам инвентаризации  резерва должна быть скорректирована  на сумму остатка резерва предыдущего  отчетного (налогового) периода.  В случае, если сумма вновь  создаваемого по результатам  инвентаризации резерва меньше, чем сумма остатка резерва  предыдущего отчетного (налогового) периода, разница подлежит включению  в состав внереализационных доходов  налогоплательщика в текущем  отчетном (налоговом) периоде. В  случае, если сумма вновь создаваемого  по результатам инвентаризации  резерва больше, чем сумма остатка  резерва предыдущего отчетного  (налогового) периода, разница подлежит  включению в состав прочих расходов в текущем отчетном (налоговом) периоде.  

В случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва  по сомнительным долгам, списание долгов, признаваемых безнадежными в соответствии с настоящей статьей, осуществляется за счет суммы созданного резерва. В  случае, если сумма созданного резерва  меньше суммы безнадежных долгов, подлежащих списанию, разница (убыток) подлежит включению в состав внереализационных  расходов.[ 10].

Организация может признать долг безнадежным всвязи с истечением сроков исковой давности.Данный срок, исчисление которого начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права в общем случае определен тремя годами [1, ст. 196].

Для признания долга безнадежным  в связи с истечением срока  исковой давности организации необходимо иметь документы, которые позволяют  установить дату возникновения дебиторской  задолженности. Как правило, это  договор, счет на оплату, акт сдачи-приемки  работ, оказания услуг.

В соответствии с п.1, ст. 416 ГК РФ, обязательство прекращается невозможностью исполнения, если оно вызвана обстоятельством, за которое ни одна из сторон не отвечает. Речь идет о так называемых форс-мажорных обстоятельствах, или, как их еще называют, обстоятельствах непреодолимой силы: пожары, стихийные бедствия и прочие чрезвычайные происшествия.[1].

Статья 418 ГК РФ [1] предусматривает еще одно основание, в меньшей степени касающееся деятельности организаций, - смерть должника, если исполнение не может быть произведено без его личного участия либо обязательство иным образом неразрывно связано с личностью должника.

Другим условием прекращения обязательства (полностью или в соответствующей части) является издание акта государственного органа РФ - официального документа. При этом имеются в виду законодательные и нормативные правовые акты органов государственной власти и органов местного самоуправления (законы, указы, постановления, распоряжения, положения).[1,ст. 417 ГКРФ].

Дебиторская задолженность  по истечении срока исковой давности, признается безнадежной  и  списывается  на уменьшение прибыли или резерва  сомнительных долгов. Списание задолженности  оформляется приказом руководителя и следующими бухгалтерскими записями: а) Дебет счета 91 «Прочие расходы» Кредит счетов  62.76б) Дебет счета 63 «Резервы по сомнительным долгам , Кредит счетов 62,76. Списанная дебиторская  задолженность не считается аннулированной . Она должна отражаться на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность  неплатежеспособных дебиторов» в течении 5 лет с момента списания для  наблюдения за возможностью ее взыскания  в случае изменения имущественного положения должника. При поступлении  средств по ранее списанной дебиторской  задолженности дебетуют счета учета  денежных средств  (50, 51, 52) и кредитуют  счет 91 «Прочие доходы и расходы». Одновременно на указанные суммы  кредитуют забалансовый счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».[13]

В целях налогообложения прибыли предусмотрено только четыре основания признания дебиторской задолженности безнадежной - это долги, по которым (в соответствии с гражданским законодательством)[2]:

- истек установленный  срок исковой давности;

- обязательство прекращено  вследствие невозможности его  исполнения ;

- обязательство прекращено  на основании акта государственного органа;

- обязательство прекращено  ликвидацией организации.

      По другим основаниям дебиторская задолженность, нереальная к взысканию, не может быть признана безнадежной в целях налогообложения прибыли.

В бухгалтерском учете  понятия безнадежных долгов нет. В то же время п. 11 ПБУ 10/99 определено, что к прочим расходам организации  относятся суммы дебиторской  задолженности, по которой истек  срок исковой давности, других долгов, нереальных для взыскания. В силу того, что бухгалтерское законодательство не раскрывает понятие "долги, нереальные для взыскания", организация самостоятельно должна определить и утвердить его  в учетной  политике.