Правила ведения переговоров

 

МИНОБРАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«РОССИЙСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ ГОССУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(РГГУ)

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ, УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА

ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

 

 

 

Трубачева Ирина Сергеевна

Контрольная работа

Правила ведения переговоров.

 

 

Контрольная работа по «Персональный менеджмент» студентки

1-го курса дистанционной  формы обучения

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2015

Содержание ………………………………………………………2

Введение…………………………………………………………..3

1. Подготовка к проведению переговоров…………………...…4

2. Правила  проведения переговоров…………………...……….5

3. Недостатки при ведении  переговоров………………..………8

Вывод…………………………………………………..………….9

Список используемой литературы……………………...………10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Нормы морали, установившиеся между людьми, как в общественной, так и в семейной жизни, несомненно, являются плодом многовекового процесса развития взаимоотношений. В случае не соблюдения этих норм невозможны политические, экономические, культурные и семейные отношения. И здесь очень значимую роль играет этикет.

Этикет это составная часть внешней культуры человека и общества. Он включает в себя те требования, которые приобретают характер более или менее строго регламентированного церемониала и в соблюдении которых особое значение имеет определенная форма поведения.

Переговоры являются неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. Этого требуют такие появившиеся в нашей жизни реалии, как многопартийность политике и рыночные отношения в экономике. На сегодняшний день большая часть решений достигается путем переговоров, на которые возлагаются определенные надежды, полагая, что они приведут к разумному соглашению.

Современные средства связи дают возможность решать многие деловые вопросы, не встречаясь со своими партнерами. Однако они эффективны только тогда, когда уже достигнуто взаимопонимание и согласованы основные условия и пункты сотрудничества. В решении важнейших вопросов главную роль играют личные контакты.

Они могут осуществляться в разнообразных формах: от неофициальных встреч до официальных переговоров с заранее подготовленной повесткой дня. Успех личных контактов напрямую зависит от того, удалось ли достигнуть взаимопонимания, а это, разумеется, требует тщательной подготовки любой встречи, даже если она носит неофициальный характер.

 

 

 

 

 

 

 

1. Подготовка к проведению переговоров.

Подготовка к переговорам чаще всего разделяется на три этапа: на первом этапе следует собрать всю необходимую информацию, разобраться в стоящих перед участниками задачах, найти пути решения. На втором этапе необходимо хорошо обдумать различные варианты ведения переговоров и выбрать из них наиболее приемлемый вариант. На третьем этапе следует выявить отличия в подходах к решаемым проблемам и попробовать в них разобраться.

Практика показывает, что при планировании переговоров важно представлять вероятную реакцию партнера на Ваши предложения и учитывать его собственные ожидания от этих переговоров. В связи с этим план должен быть достаточно гибким, но предполагающим получение ответа на все интересующие Вас вопросы. Известно, что непредвиденная ситуация может привести к срыву переговоров. Избежать этого можно, только  если  заблаговременно подготовить альтернативные предложения.

Любые переговоры должны быть ограничены по времени. Крайне негативное впечатление оставляют не ограниченные по продолжительности переговоры. Они свидетельствуют о неподготовленности инициатора переговоров, о его профессиональной некомпетентности, неспособности принимать ответственные решения и о неуважении к своему партнеру.

План переговоров должен содержать:

• место, дату и время встречи;
• состав участников;
• вопросы для обсуждения;
• альтернативы на случай контрпредложений;
• ответственного за подготовку справочных материалов (образцы товаров, каталогов, рекламы);
• ответственного за встречу проводы представителей;
• ответственного за организацию угощения в ходе переговоров;

При подготовке переговоров, несомненно, большую роль играет правильный выбор языка общения. Если деловые партнеры свободно владеют одним и тем же языком, то проблем не возникнет. Если языковая среда различна, то, как правило, переговоры ведутся на языке принимающей стороны с участием переводчика. Многие намеренно скрывают знания языка, возможно, другая сторона уверенная, что их не понимают, произнесет фразу или реплику, которая может дать полезную информацию или существенно повлиять на ход решения.

2. Правила  проведения переговоров

Переговоры следует проводить в отдельном помещении. Участники переговоров, от принимающей стороны должны занять место в комнате переговоров до прихода туда представителей другой стороны.

Принимающий должен представить своих коллег по фамилиям и занимаемым должностям, включая и приглашенных на переговоры представителей других организаций. Далее представляет своих коллег руководитель другой стороны. Если участники переговоров не очень хорошо знают друг друга или встречаются впервые, то следует предварительно обменяться визитными карточками. Положив карточки перед собой в том порядке, в котором сидят партнеры по переговорам. Это поможет легко вести беседу, обращаться друг к другу по имени и при этом хорошо представлять себе уровень полномочий и компетентности собеседников.

Традиционно гости занимают места лицом к окну, спиной к двери. В неофициальной обстановке рассадка участников встречи предпочтительна смешанная, так как это облегчает откровенный обмен мнениями. Руководители сторон обычно садятся рядом, остальные участники встречи – по симпатиям или по принципу субординации. После того как все займу свои места за столом переговоров, доступ в комнату встречи должен быть прекращен, за исключением дополнительно приглашаемых, что крайне нежелательно. Следует особо подчеркнуть, что присутствие на переговорах анонимных свидетелей воспринимается с предубеждением, вызывает тревожное беспокойство и не способствующее откровенному деловому разговору.

Независимо от важности переговоров, начинаться они должны с неофициальных фраз, подчеркивающих внимание принимающего к собеседникам, его личную благожелательную заинтересованность в них. Эффективности беседы зависят от стиля ее проведения, содержания вопросов, очередности и правильности их постановки. Хотя в переговорах с обеих сторон могут принимать участия несколько человек, как правило, беседа должна вестись между руководителями. Недопустимо, если во время переговоров ведущего перебивают его коллеги. Конечно, он может предоставить слово одному из них, особенно по специфическим проблемам, но в большинстве случаев всю тяжесть беседы по всему кругу обсуждаемых проблем ведущий должен брать на себя.

 

 

 

Несомненно, начинать переговоры следует с наиболее важных вопросов повестки дня, пытаясь постепенно достигнуть согласия по принципиальным вопросам. Затем обсуждаются проблемы, по которым можно договориться сравнительно легко и без особых затрат времени, и только после этого переходить к ключевым вопросам, требующим подробного разбора.

Существует тактика ведения переговоров: 

• доходчиво объясните свое предложение;
• не обещайте ничего невозможного;
• учитесь отклонять невыполнимые требования;
• записывайте все, с чем вы соглашаетесь и что вы обещаете;
• не верьте причине отказа, если она убедительно не обоснована;
• не идите на прямую конфронтацию;
• трудные вопросы обсуждайте в самом конце.

 

Метод принципиальных переговоров.

Этот метод предполагает стремление найти взаимную выгоду везде, где это возможно, а там, где интересы не совпадают, следует настаивать на таком результате, который бал бы обоснован каким-то справедливыми нормами независимо от воли каждой из сторон.

 Он включает в себя четыре элемента:

1. Люди. Разграничивайте участников и предмет переговоров. Если не прямо, то косвенно участники переговоров должны прийти к пониманию того, что им необходимо работать бок о бок и разбираться с проблемой, а не друг с другом.

2. Интересы. Необходимо сосредоточиться на интересах, не на позициях. Цель переговоров состоит не в отсутствии высказанных позиций, а в удовлетворении подспудных интересов. Принятая на переговорах позиция часто скрывает то, чего вы в действительности хотите, и мешает достижению ваших истинных интересов.

3. Варианты. Прежде чем решить, что делать, выделите круг возможностей. Успеху переговоров часто мешают дефицит времени и стремления отыскать единственно правильное решение. Поэтому очень важно найти время для обдумывания широкого круга возможных решений, которые учитывали бы общие интересы и творчески примиряли интересы несовпадающие.

4. Критерии. Настаивайте на том, чтобы результат основывался на какой-то объективной норме. Когда интересам участника переговоров что-либо прямо противопоставляет, он может достичь благоприятного результата, просто проявив упрямство. Однако можно противостоять такому нажиму, настаивая на том, что неуступчивость не является достаточным аргументом и что соглашение должно отображать какие-то справедливые нормы, а не зависеть от «железно» воли каждой из сторон.

Эти нормы, принимаемые всеми договаривающимися сторонами, играют роль фундамента, на котором строится взаимоприемлемое соглашение. Такими нормами могут быть: общие подходы, общие ценности, обычаи, правила, инструкции, законы, экспертные оценки, аналогичные примеры и пр.

.

Этот период можно разделить натри отдельные стадии:

 

• анализ (сбор информации, осмысление ее, постановка диагноза ситуации);
• планирование(составление плана действий, последовательности высказывания предложений, аргументов, контрдоводов)
• дискуссия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Недостатки при ведении переговоров

Существует ряд распространенных недостатков допускаемых при ведении переговоров:

• Партнер вступает в переговоры, не обдумав предварительно в достаточной степени их необходимость и цель, сложность и возможные последствия. В таком случае за ним лишь «ответный ход», т. е он будет реагировать, а не действовать, не от него будет исходить инициатива.
• Отсутствие программы. У партнера отсутствует четкий план действий в пределах максимальных и минимальных требований. Легче вести переговоры, имея в голове или на бумаге различные варианты действий.
• Партнер настолько выпячивает собственные интересы, что не оставляет вам никаких преимуществ. Подобное несовпадение интересов, зачастую вызываемое эгоистичными соображениями, блокирует собеседника, отбивает у него всяческую охоту вести переговоры вообще.
• Недостаточная подготовка переговоров. Эффективность переговоров снижается, когда партнер не имеет четкого представления о собственных конкретных предложениях и аргументах, детальных требованиях и критериях оценки предмета переговоров, позиции и ожидаемой реакции противной стороны.
• Неправильное поведение одного из партнеров отрицательно сказывается на атмосфере переговоров, мешает достижению их цели.
• Партнер разучился слушать или никогда не владел этим искусством. А это является условием эффективности всяких переговоров. Участник переговоров в ответ на взыскания партнера:

• ведет себя не по-деловому, эмоционально, несдержанно;
• не аргументирует, а своенравно отстаивает свою позицию;
• не приводит новые факты, не выдвигает новые предложения, а излагает уже известные позиции, мешающие решению проблемы;
• участник переговоров не руководствуется общими интересами, совместной ответственностью за общее дело, не выделяет этот аспект. С помощью анализа реального положения дел выявляется несовпадение интересов участвующих в переговорах сторон, что и ведет к возражениям, встречным требованиям, отказам и т.д.

• Недооценивается значение психологических моментов. Например, готовности участника переговоров пойти навстречу партнеру. У многих руководителей эти способности развиты не достаточно хорошо.

 

Вывод

Подготовка новой сделки, конечно, может занимать сколько угодно времени, но само решение должно приниматься быстро и немедленно реализовываться. Груз ответственности при этом очень велик – ведь в случае неудачи или банкротства некого винить, кроме самого себя, поэтому планирование переговоров – важнейший этап их подготовки. План должен с максимальной полнотой охватывать интересующие вас проблемы. Он не должен быть ограничен только определением даты, времени и места переговоров. В нем необходимо отразить основные проблемы, подлежащие рассмотрению, и состав участников. Наличие четкого плана вселяет в исполнителей уверенность в успехе любого дела.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

1. Современный этикет  и деловой протокол. – 2-е изд. / Э.Я. Соловьев — М.: Издательство «Ось-89», 1999.

2. Основы бизнес-планирование: Учебное пособие / С.Р. Демьяненко — М.: Советский спорт, 2002.

3. Деловое общение. Деловой  этикет: Учебное пособие / И.Н. Кузнецов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005