Правовые основы денежного обращения и расчетов

Ответственность за сохранность денежной наличности и ценностей в хранилище ценностей кредитной организации возлагается в соответствии с распорядительным документом кредитной организации на должностных лиц из числа руководящего состава кредитной организации. Один из уполномоченных лиц является заведующим кассой, другой выбирается из числа руководителей организации. С данными должностными лицами заключаются договоры о полной индивидуальной материальной ответственности; договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключается, кроме того, с каждым кассовым и инкассаторским работником, выполняющим операции с наличными деньгами и другими ценностями. По решению руководителя кредитной организации операции с ценностями могут осуществляться группами материально ответственных лиц, с которыми заключаются договоры о коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Кассовым работникам запрещается:

• передоверять выполнение порученной работы с ценностями другим лицам, а также выполнять работу, не входящую в круг их обязанностей;
• выполнять поручения клиентов по проведению операций с денежной наличностью по их счетам, минуя бухгалтерских работников при отсутствии вышеуказанной системы контроля;
• хранить свои деньги и другие ценности вместе с деньгами и ценностями кредитной организации.

Книги учета денежной наличности и других ценностей, книги учета принятых и выданных денег (ценностей) также могут вестись с использованием компьютерного оборудования и соответствующего программного обеспечения, предусматривающего невозможность изменения одним работником данных, ранее внесенных другими работниками в вышеуказанные книги в электронной форме. Листы книг за каждый день распечатываются на бумажном носителе и подшиваются в отдельное дело. По окончании календарного года (или по мере необходимости) листы книг брошюруются в хронологическом порядке, общее количество листов подписывается руководителем, главным бухгалтером, заведующим кассой и заверяется печатью кредитной организации.

Кассовые работники приходных и расходных касс снабжаются образцами подписей бухгалтерских работников, уполномоченных подписывать приходные и расходные документы, а бухгалтерские работники, связанные с оформлением приходно-расходных кассовых документов, - образцами подписей кассовых работников указанных касс. Образцы заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера и скрепляются печатью кредитной организации.

В соответствии с Положением № 14-П  наличные денежные средства подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий. Денежная наличность сдается предприятиями непосредственно в кассы учреждений банков или через объединенные кассы при предприятиях для перевода на соответствующие счета в учреждения банков. Наличные деньги могут сдаваться предприятиями на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков. Для предприятий, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков, денежные средства сдаются ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий. Если предприятие в силу специфики своей деятельности, режима работы либо при невозможности осуществления вечерней инкассации, наличные денежные средства сдаются в учреждения банков на следующий день. В том случае, когда предприятие расположено в населенном пункте, где нет учреждений банков или находится от них на отдаленном расстоянии, то наличные денежные средства сдаются 1 раз в несколько дней.

Наличные деньги, принятые от физических лиц в уплату налогов, страховых и других сборов, сдаются администрациями и сборщиками этих платежей непосредственно в учреждения банков.

В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим денежные расчеты в наличной форме.

Предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в учреждении банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков и в последующем указанные средства выдаются в очередности, установленной федеральными законами, иными правовыми актами Российской Федерации и разрабатываемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты. Выдача наличных денег для расчетов с увольняемыми работниками и сотрудниками, уходящими в отпуск, а также в других случаях, предусмотренных законодательством, производятся независимо от установленных предприятию сроков выплаты заработной платы.

Кодексом об административных правонарушениях в ст. 15.2 предусмотрена ответственность  за невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций. Кроме того, меры ответственности могут быть применены и к предприятиям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью. В случае невыполнения кредитными организациями федеральных законов, нормативных актов и предписаний Банка России по вопросам организации наличного денежного обращения применяются меры, предусмотренные ст. 75 Федерального закона «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)».

Наличные деньги операционной кассы и другие ценности кредитной организации хранятся в особых хранилищах. Вход в хранилище ценностей оборудуется бронированной дверью специальной конструкции, закрывающейся не менее чем на два ключа, которые находятся у должностных лиц. Ответственность  за сохранность ценностей возлагается на должностных лиц юридического лица по распоряжению руководителя предприятия или организации. В хранилище деньги и другие ценности хранятся в металлических шкафах, стеллажах, сейфах, тележках, которые закрываются на ключ заведующим кассой.

При необходимости постоянного использования хранилища ценностей опечатывание хранилища производится в конце рабочего дня, если хранилищем в течение дня не пользуются – опечатывается после последнего использования. Для опечатывания используется сургуч и специальная номерная печать должностного лица, ответственного за сохранность ценностей. При временном отсутствии должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, хранилище в течение рабочего дня может опломбировываться.

Хранилище ценностей может оборудоваться охранной сигнализацией с выводом контрольного сигнала на пульт централизованной охраны, оборудованный на базе программно-технических средств, обеспечивающих возможность круглосуточного контроля открытия (закрытия) хранилища ценностей в режиме реального времени с использованием систем удаленного доступа. В этом случае опечатывание (опломбирование) хранилищ ценностей может не производиться.

Хранилища ценностей должны иметь дубликаты ключей, которые с подробной описью вкладываются в пакет, обшиваются тканью и опечатываются печатями должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. Порядок и место хранения пакета с дубликатами ключей от хранилища ценностей определяется распорядительным документом кредитной организации. При этом должна быть обеспечена сохранность указанного пакета.

Пакет с дубликатами ключей от хранилища ценностей может храниться в другой кредитной организации на основании договора хранения, заключенного с учетом требований законодательства Российской Федерации.

В случаях изъятия из мест хранения должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, пакета с дубликатами ключей составляется и подписывается акт с указанием причин изъятия. Акт приобщается к мемориальному ордеру.

Дубликаты ключей от металлических шкафов, стеллажей, сейфов, тележек внутри хранилища, предназначенных для хранения ценностей кассовыми работниками, а также неиспользуемые в работе и неисправные ключи от средств хранения, упакованные и опечатанные должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, хранятся вместе с описью в хранилище ценностей.

Хранение печатей, пломбиров, клише, именных и других штампов, ключей от средств хранения, используемых должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, и кассовыми работниками, должно исключать возможность использования их другими лицами.

Перед открытием хранилища ценностей должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, в присутствии представителя охраны проверяют, не имеют ли повреждений двери, замки, после чего расписываются в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей.

В течение рабочего дня хранилище ценностей закрывается должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, на ключи. Во время совершения кассовых операций из скважин замков дверей хранилища, сейфов, металлических шкафов, тележек ключи изымаются.

Денежные средства в рублях, иностранная валюта и платежные документы в иностранной валюте, другие ценности хранятся раздельно. По общему правилу российские рубли и иностранная валюта хранятся упакованными в пачки, монета - упакованной в мешки, платежные документы - упакованными в пачки по наименованиям и достоинствам. Ценности на хранении хранятся разложенными по датам в порядке поступления, а внутри одной даты - в порядке номеров ценностей. К упаковке с ценностями по каждому владельцу прикрепляется ярлык к мемориальному ордеру по приему (выдаче) ценностей с указанием в нем  владельца ценностей, вида и номера ценностей, даты зачисления на счет и суммы. Драгоценные металлы, принятые в залог в качестве обеспечения выданных кредитов, хранятся в вышеуказанном порядке упакованными в инкассаторские сумки, мешки, ящики, контейнеры. Ценные бумаги и бланки ценных бумаг хранятся упакованными в пачки и корешки по наименованиям, а также выпускам и номиналу. Все бланки строгой отчетности хранятся упакованными по видам в пачки.

Предварительно подготовленные денежная наличность и другие ценности для выдачи клиентам на следующий рабочий день хранятся отдельно от наличных денег и ценностей операционной кассы.

По мере вскрытия кассовым работником отдельных пачек с чековыми и квитанционными книжками в присутствии должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, или специально выделенного кассового работника проверяется количество книжек в каждой пачке, количество листов (чеков или квитанций) в каждой книжке и последовательность их номеров. На чеках и квитанциях книжек проставляется штамп с наименованием кредитной организации, банковским идентификационным кодом и номером корреспондентского счета (субсчета). Банкноты, монета и другие ценности в хранилище учитываются в книге учета денежной наличности и других ценностей. Учет наличной иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте, а также ценных бумаг может осуществляться в отдельных книгах.

Книги ведутся заведующим кассой; хранятся у заведующего кассой, по окончании дня - в хранилище ценностей. До закрытия хранилища ценностей производятся записи общих остатков ценностей на начало следующего дня в книгах учета ценностей по каждому счету. Правильность остатков, выведенных в книгах, ежедневно удостоверяется подписями должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. Оговорки и исправления в книгах заверяются подписями указанных должностных лиц.

Перед закрытием хранилища должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, проверяют все ли ценности, книги и документы внесены в хранилище; соответствует ли фактическое наличие операционной кассы и других ценностей данным бухгалтерского учета и остаткам, указанным в книгах учета ценностей; закрыты ли на ключ металлические шкафы, стеллажи, сейфы и тележки, используемые для хранения ценностей, по окончании операций, независимо от наличия в них ценностей.

Остатки ценностей, записанные в книгах учета ценностей, главный бухгалтер сверяет с данными остатков соответствующих счетов бухгалтерского учета. Хранилище закрывается должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, в присутствии представителя охраны, который расписывается в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей в приеме хранилища под охрану. Контрольный журнал хранится у заведующего кассой.

Необходимость присутствия представителя охраны при открытии и закрытии хранилища ценностей, оборудованного системой охраны на базе компьютерной техники, определяется руководителем кредитной организации совместно с организацией, осуществляющей охрану кредитной организации.

Контроль за расходованием, обращением и хранением наличных денежных средств осуществляется в трех основных формах:

- предварительный - осуществляется в ходе регулирования оборота наличных рублей; организуется посредством метода прогнозирования – составления коммерческими банками и учреждениями Банка России прогнозов кассовых оборотов на базе кассовых заявок, получаемых от обслуживаемых предприятий.

- оперативный - контроль за соблюдением кассовой дисциплины организациями; осуществляется посредством метода лимитирования – коммерческим банкам и их клиентам устанавливаются лимиты наличных денег в их кассах.

- последующий - за соблюдением организациями правил хранения, расходования и обращения денег; реализуется посредством метода ревизий и проверок.

Ревизия банкнот, монеты и других ценностей в операционной кассе кредитной организации (филиала) производится, по общему правилу, не реже одного раза в квартал, а также ежегодно по состоянию на 1 января. Во внеплановом порядке ревизия производится при смене или временной смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. Кроме того, ревизия может быть назначена и в других случаях по усмотрению руководителя кредитной организации.