Сувениры и подарки в деловой сфере

Подарки и сувениры как  форма проявления внимания издавна  приняты и в частной, и в  деловой жизни. Поводов для дарения  множество:

- юбилейная дата в деловой жизни сотрудника;

-значимые этапы и события в деятельности фирмы; 
- поддержание и развитие отношений;

- праздничные календарные даты;

- общемировые праздники (Новый год, Рождество);

- личных праздников в жизни сотрудника;

- деловой встречи с зарубежными партнерами. Подарки, в этом, преподносит встречающая сторона.

Существует различие между  подарком и сувениром. Подарок –  это то, что дарят, а цель сувенира – напомнить о какой-либо встречи или событии.

Цель подарка в деловой  жизни:

- знак внимания;

- демонстрация уважения;

- проявление добрых намерений;

- проявление заинтересованности в контактах;

- содействие созданию атмосферы благожелательности;

- благодарность за плодотворное сотрудничество.

Как и в частной жизни, ценность подарка измеряется не столько  его меновой стоимостью, сколько  проявленным тактом, пониманием, искренностью и бескорыстием. Этика деловых  отношений негативно оценивает  любую попытку использовать давление на партнера, прямую и замаскированную  форму взятки. При дарении большое  внимание уделяется: 
- тому, кто дарит;

- тому, кому должен быть вручен подарок;

- тому, каковы отношения между ними, степени близости;

- как соотносится их служебное и общественное положение, влияние в деловом мире.

 
1.2. Рекомендации, связанные с подарками на работе, внутри коллектива 
Серьезные фирмы, разрабатывая идеологию и политику своей организации в бизнесе, вырабатывают свою политику, связанную с подарками. Это касается отношений внутри коллектива и отношений внешних – с партнерами, поставщиками, клиентами, в том числе иностранными.

Сначала рассмотрим некоторые  рекомендации и опыт, связанные с  подарками на работе, внутри коллектива:

- служебный этикет имеет иерархический характер, строго учитывает систему взаимодействия сотрудников с руководителями – служебную вертикаль;

- по служебному этикету не принято, чтобы сотрудники преподносили своему руководителю индивидуальные подарки. Они могут вручить коллективный подарок к Новому году либо по какому-то особому случаю;

- если в коллективе существует традиция делать подарки всем мужчинам к 23 февраля или 9 Мая, а женщинам к 8 Марта, то руководители – женщина или мужчина – не могут быть обойдены вниманием;

- секретарь руководителя может принять участие в общем подарке или, если они давно работают вместе, преподнести скромный сувенир от себя лично;

- подарки руководителю – официальному лицу не должны быть слишком дорогими, так как это может поставить его в неудобное положение либо заставит задуматься о подлинных мотивах этого подношения;

- руководитель отдела, организации может сделать подарок сотруднику, лишь опираясь на законное и очевидное основание, чтобы не провоцировать пересуды и сплетни в коллективе. Поводом к вручению подарка могут быть:

а) крупное достижение в  работе;

б) успешное завершение проекта;

в) сверхурочная работа;

г) рождение ребенка, вступление в брак, окончание учебного заведения, защита диплома, диссертации;

д) юбилей;

е) выход сотрудника на пенсию. Руководство обычно определяет, какого рода подарок вручается от имени  предприятия или фирмы. При этом учитываются заслуги и вклад  в процветание организации. На подарке  могут быть выгравированы имя  сотрудника, даты начала и окончания  его службы в компании – на память. В процедуре чествования активно  участвуют сотрудники. 

Когда сослуживцы в связи  с важным событием в жизни коллеги  хотят вместо маленького подарка  преподнести что-нибудь более ценное и памятное, они собирают деньги на коллективный подарок. Каждый, включая непосредственного начальника, вносит сколько может. Принцип – абсолютная добровольность. В некоторых организациях создается специальный подарочный фонд, чтобы избежать практики постоянных поборов. Коллективно определяется сумма взноса или процент от зарплаты, а также принципы расходования средств из общей кассы. Главное, чтобы покупки подарков не стало формальным, люди не рассматривали бы их как форму «возвращения собственных денег».

Индивидуальные подарки, которые сотрудники, делают друг другу, относятся к сфере межличностных  отношений. Здесь нет регламентации. Служебный этикет требует от них  только проявления такта, скромности и  рекомендует вручать свой подарок  без демонстрации, в неслужебной  обстановке. 

Правила делового общения  с представителями других организаций  базируются на принципах и нормах деловой и корпоративной этики. Сотрудник, независимо от должности  и ранга, является представителем своей  организации и должен способствовать сохранению и преумножению авторитета компании в общественном мнении.

Подарки, которые деловые  партнеры делают по разным поводам, в  том числе с новогодними праздниками, Рождеством, могут варьироваться  от сувенирных карманных календариков, вымпелов с эмблемой фирмы, бутылки хорошего вина до весьма ценных презентов. В сомнительной ситуации руководители и рядовые сотрудники не должны забывать о политике своей организации в этом вопросе. В некоторых случаях нужно вежливо поблагодарить за внимание и решительно отказаться от подарка. Это очень ответственный поступок, неприятный для дарителя. Отказ может быть мотивирован лишь принципиальной позицией компании или, в особых случаях, связан с нарушением такта дарителем, поведение которого воспринимается как давление. Служебный долг не оставляет выбора.

Прежде чем подарить что-либо партнеру, необходимо заранее навести  справки о политике партнерской  фирмы в данной сфере. В организации  могут существовать ограничения  и просто запреты. Но и тогда, когда  нет официальных препятствий, можно  купить что-нибудь хорошего вкуса, не очень  дорогое, чисто символическое. В  мировой деловой практике этот вопрос решен следующим образом: стоимость подарка, преподнесенного кем-либо сотруднику из внешнего по отношению к данной организации мира не должна превышать двадцати долларов.

Не рекомендуется подношение подарков:

- официальным лицам;

- видным бизнесменам;

- государственным чиновникам;

- банковским служащим;

- их секретарям, помощникам, ассистентам.  

1.3. Требования к выбору подарка

Требования к выбору подарка:

- главное, нужно думать о человеке, которому преподносится подарок;

- необходимо соотнести дар с поводом;

- если вкусы и интересы человека неизвестны, необходимо заранее расспросить о них его друзей, сослуживцев, членов семьи. Не ориентируйтесь только на себя, на свой вкус, свои интересы. Очень тонкое замечание об этом есть у Андре Моруа: “ Подарки нужно выбирать для того, кому они предназначаются, а не для того, кто их преподносит”.

Подарки официальным лицам, деловым партнерам, коллегам, друзьям, родственникам или знакомым имеют  свою специфику. Изначально – личные вещи, белье можно дарить только очень близким.

Многие солидные организации  создают у себя специальный подарочный фонд, который пополняют постоянно. Считается хорошим тоном, когда  организация имеет сувениры с  фирменной эмблемой. Они могут  быть разной стоимости – сувениры и подарки.

Представители фирмы-производителя  иногда дарят своим партнерам  образцы своих изделий или  их макеты. На эти подарки распространяются общие положения этики. Нельзя забывать, что подарки, сувениры с броским логотипом фирмы относятся к разряду рекламной продукции и дарить их уместно только в том случае, когда рекламные цели совпадают с идеей подарка.

1.4. Денежные подарки и отношение к ним

Руководитель организации, коллеги по работе могут вручить  деньги юбиляру, новоселу. Близкие родственники, друзья – преподнести деньги молодоженам, новоселам. Денежные подарки вручаются  в конверте вместе с поздравительным  письмом или адресом.

За границей денежные подарки  распространены шире, чем у нас. Дарят  деньги в конверте, банковский чек, целевой чек на покупку в конкретном (большом, дорогом, специализированном) магазине, оплачивают уик-энд в красивом месте. Молодоженам могут предоставить карт-бланш на наем автомобиля на один или несколько дней, если известно, что они собираются взять его  напрокат. Иногда от имени тех, кому дарят, переводят деньги в благотворительный  фонд. 

1.5. Цветы как подарок

Цветы можно дарить в любых  случаях. В качестве подарка и  в дополнение к нему.

Есть такие поводы, при  которых не преподнести цветы  нельзя. Вместо букета можно подарить розу, несколько гвоздик, ветку сирени, фиалки, зимой – сухие цветы.

Цветы дарят срезанными. Но в таких ситуациях, как новоселье, переезд в новый офис, наличие зимнего сада, пристрастие хозяина, можно подарить редкий цветок, миниатюрное дерево, пальму в горшке. Однако на день рождения, свадьбу, в роддом цветы в горшках дарить не принято. 

В официальных букетах  лучше использовать цветы одного типа. Но очень красивыми могут  быть букеты, собранные из разных цветов, если они составлены профессионально. При выборе цветов нужно учитывать  повод и адресата. В прошлом  язык цветов был этикетным знаком, характеризовал поведение воспитанного человека. Сейчас это знание для  большинства утрачено. Мы выбираем цветы, руководствуясь собственным  чувством прекрасного. Тем не менее и сегодня полезно знать, что в разных странах есть особое восприятие цвета, цветов, их количества в букете:

- в России по радостному случаю дарят нечетное количество цветков, четное – в траурные дни;

- в Венгрии, во Франции, Италии, Испании белые хризантемы – цветы скорби;

- в Германии и многих других странах красные розы – свидетельство любви, страсти;

- неодинаково воспринимаются гвоздики и т.д.

Если дарим цветы иностранцам, лучше посоветоваться с кем-либо из специалистов.

1.6. Правила дарения подарков

Требования к внешнему виду подарка:

-подарок должен быть обязательно красиво упакован;

- не должен быть анонимным;

- к нему необходимо приложить визитную карточку или поздравление;

- с живых цветов целлофановую обертку снимают, если она не является частью аранжировки. В упаковке дарят цветы в аэропорту, на вокзале, при встрече.

Секретарь-референт, учитывая, что ситуации с вручением подарка  могут возникать регулярно, должен иметь запас фирменной или  просто красивой бумаги, ленты, скотч, пакеты, представительские визитные карточки фирмы.

Большое внимание уделяется  самой процедуре вручения:

- тому, кто непосредственно вручает подарок; словам поздравления, устным и письменным (адрес);

- месту, где будет вручаться подарок – на торжественном официальном чествовании, в дружеском кругу сотрудников отдела, в процессе визита к деловому партнеру, на большом семейном торжестве, на маленькой вечеринке, тет-а-тет;

- если многолюдное торжество состоится вне офиса и вне дома, целесообразно не приносить подарков с собой, а передать их заранее.

Принимать подарки – тоже искусство. Благодарность – этикетный  знак, который требует соблюсти некоторые  правила хорошего тона:

- подарок следует принять бережно, а не “между прочим”;

- посмотрев собеседнику в глаза, одарить его (ее) своей самой лучшей улыбкой и поблагодарить;

- затем подарок развернуть и еще раз поблагодарить за внимание, выбор, время, хороший вкус, остроумие, редкость, практичность, угаданное желание, приятный сюрприз и другое. И все это независимо от того, является ли данный подарок скромным знаком дружеских чувств или представляет собой нечто ценное;

- демонстрировать “суперподарки” другим гостям не корректно;

слова нужно подыскать  и в том случае, когда подарок  не понравился;

- там же, где состоится прием, праздник, надо отвести для подарков специальный стол. Кто-то из друзей или родственников должен помочь собрать, увезти подарки и составить список, чтобы позже поблагодарить дарителей.

Если на многолюдном празднике  это сделать не получилось, если подарок оставлен на столе для  подарков, передан через другого  человека, прислан по почте, поблагодарить  нужно во всех случаях. Наиболее вежливо  – отправить благодарственные письма или открытки. В тексте положено подарок назвать. Если подарены деньги или денежный чек, нужно назвать  сумму и сообщить на что они  будут потрачены.

При церемонии вручения коллективного  подарка нужно:

- выразить признательность, обратившись одновременно ко всем: «Дорогие друзья!» «Мои дорогие!» (менее официально), «Уважаемый NN» (в адрес руководителя), «коллеги» и т.п.;

- сделать общие поклоны – прямо перед собой, направо, налево – с учетом того, как расположились присутствующие;

- если это в «кругу», пожать двоим-троим руки, остальным поклониться;

- после торжества можно написать «открытое письмо», разослать его по местным компьютерным каналам или разместить на доске объявлений.

В деловых контактах с  иностранцами также существует практика обмена подарками и сувенирами. Особенно серьезно к этой традиции относятся  партнеры из стран Азии. Но и при  встречах с американцами и европейскими партнерами нужно приготовить сувениры на случай приема у руководителей  фирмы.

По этикету при первой встрече подарки делают представители  принимающей стороны. Это знак гостеприимства и желания укреплять и развивать  партнерство: