Правила подготовки и проведения служебных совещаний

Помещение должно иметь хорошую  звукоизоляцию, нормальную температуру  и относительную влажность воздуха, удобные для работы мебель, вентиляцию и т.д.

Подготовка участников совещания - последний этап подготовительной работы в процедуре организации  деловых совещаний, когда предусматривается  предварительное ознакомление всех участников с повесткой дня, необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания.

Оптимальная продолжительность  совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40-45 минут. Через 40-60 минут после начала совещания в его участников ослабляется  внимание: начинается шум, лишние движения, разговора. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства  участников наступает усталость. После 30-40-минутного перерыва в присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается  их нормальное состояние, и обсуждение проблем можно продолжить.

После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам  исчезают. Данный этап совещания специалисты  называют периодом негативной активности. В этот момент человек становится неуправляемой, ко всему относится  нервно и недоверчиво. Решения, принятые в такое время, обычно отличаются экстремизмом. Если же совещание продолжается без перерыва 2 часа, то более 90% ее участников согласны на любое решение, лишь бы все быстрее закончилось.

Таким образом, оптимальная  продолжительность совещания - не более 1 часа. Если обстоятельства требуют  более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10-15-минутный перерыв.

Таким образом, в общем  виде подготовка к проведению совещания  включает следующие действия: определение  тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и  его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы, подведение предварительных итогов, определение  последующих действий. Важным общим  правилом этики деловых отношений  является недопустимость проведения неподготовленного  совещания - результатом его будет  потеря времени и доверия к  организатору. Кроме того, участники  подобного совещания почувствуют  ущемленность собственного достоинства  и личностного статуса, поэтому  так важна подготовка к служебному совещанию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Процесс проведения служебного совещания

 

3.1 Особенности процесса проведения служебного совещания

 

Начинать совещание нужно  вовремя и сразу согласовывать  с его участниками правила  совместной работы, например ограничение  времени выступлений или порядок  принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение  протокола.

Эффективный ход совещания  во многом определяется порядком выступлений: от низшей должности участника к высшей, чтобы мнение предыдущего оратора не довлело над последующими выступлениями.

Залогом активности на совещании  является правило, согласно которому должны высказаться все его участники. Это способствует повышенному вниманию к ходу обсуждения проблем.

Важное значение имеет четкое выполнение своей роли ведущим совещание. Его роль должна предусматривать недопущение отклонения от цели совещания, обсуждения неподготовленных вопросов. Ведущий должен обеспечивать соблюдение этических норм поведения участников, оказывать влияние на корректность и деловую направленность выступлений.

Если на собрании будет  председательствовать руководитель, ему  следует начинать заседание с  небольшого вступительного слова (3-5 минут). Оно в решающей степени определяет успех или неуспех заседания. В нем надлежит определить:

• цель собрания и повестку дня;
• порядок ведения дискуссии;
• предысторию обсуждаемой проблемы;
• ее предполагаемые результаты;
• возможные решения и условия их принятия или отклонения;
• порядок ведения протокола.

Исходя из требований по нормальной продолжительности совещаний, оно должно иметь перерывы, необходимые  для поддержания высокой активности участников.

В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует:

• Оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.
• Постоянно поддерживать разговор.
• Немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения.
• Выслушивать мнения всех оппонентов.
• Нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы.
• При необходимости уточнять сообщения отдельных участников: "Что именно вы имеете в виду?".

Чаще подводить промежуточные  итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.

Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую  тягу к спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить  группе опровергать утверждения  спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов  необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, - как правило, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т.е. с человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется ставить несложные вопросы, укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе.

Чтобы деловое совещание  было плодотворным, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий. Прежде всего, надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно внимательно следить, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.

При подготовке к дискуссии  следует составить хотя бы самый  общий план борьбы за истину, подобрать  наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

Одним из самых сложных  и важных вопросов в подготовке совещания  является планирование собственного выступления  руководителя. Делая наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно  пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно  необходимо использовать цифровую информацию. Как правило, хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках.

Большое значение при проведении делового совещания играет тон разговора. Психологические исследования показывают, что люди часто ориентируются  не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Эмоциональное  возбуждение оратора передается и слушателям.

Большое значение имеет и  правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная  окраска - все это обязательное условие  любого служебного контакта. Большую  осторожность необходимо соблюдать  при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям.

Завершающий этап организации  и проведения совещания - это принятие решения и согласования условий  его реализации. Решения на совещании  принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько  участнику совещания удалось  включить свои идеи и комментарии  в общее решение, зависит его  эффективность. В формулировке решения  объясняется: кем и в какие  сроки должно быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги или его части, принимается решение о широте информирования. Принятие решения складывается из пяти этапов:

а) установление контактов;

б) определение проблемы;

в) определение целей;

г) изложение мыслей;

д) готовность к действию.

Решения могут приниматься двумя путями:

• специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования;
• председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение. После принятия решения определяется лицо (группа лиц), которая осуществляет его выполнение и контроль над исполнением.

В заключение совещания нельзя забывать определить, кто и что  будет выполнять. Последняя задача - проследить за тем, чтобы все получили протокол результатов собрания.

Таким образом, недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные  совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как "пожирают" дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

 

 

Заключение

 

Деловое совещание - один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего  коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и  опытом, для более быстрого доведения  конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания  и, как следствие, на весь коллектив.

Чаще всего деловые  совещания проводятся: при необходимости  принятия коллективного решения  на основе равного права каждого  высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает  интересы одновременно нескольких структурных  подразделений организации или  фирмы; если для решения важного  вопроса необходимы мнения различных  групп работников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованных источников

 

1. Нарушак В.Б. Психология внутрифирменного менеджмента: Практическое руководство для менеджеров по персоналу / В.Б. Нарушак, Л.А. Степанова. - М.: Экзамен, 2008. - 196 с.
2. Психология и этика делового общения / под ред.В.Н. Лавриненко. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. - 327с.
3. Семенов А.К. Психология и этика менеджмента и бизнеса / А.К. Семенов, Е.Л. Маслова. - М.: Маркетинг, 2009. - 200 с.
4. Шейнов В.П. Психология и этика делового контакта / В.П. Шейнов. - Мн.: Экоперспектива, 2007. - 183 с.
5. Мокшанцев Р.И. Психология коммуникации на переговорах / Р.И. Мокшанцев. - М.: ИНФРА-М., 2008 - 360 с.
6. Морозов А.В. Управленческая психология / А.В. Морозов. - М.: Академический проект, 2009. - 288 с.
7. Курбатов В.И. Как успешно провести переговоры / В.И. Курбатов. - Р-на/Д.: Феникс, 2010. - 318 с.