Правила подготовки и проведения служебных совещаний

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Комсомольский-на-Амуре  государственный

технический университет»

 

 

Социальный факультет

Кафедра  «Социальной  работы и государственного и муниципального управления»

 

 

 

Реферат

по дисциплине «Государственное и муниципальное управление»

Правила подготовки и проведения служебных совещаний

 

 

 

 

Студентка группы 0БИ-1                                       К.В. Тищенко

Преподаватель                                                              Е.В. Кизиль

 

 

 

2012

Содержание

 

Введение 3

1 Общая характеристика  делового (служебного) совещания 4

1.1Понятие служебного  совещания и принципы его организации 4

1.2 Виды служебных  совещаний 6

2 Особенности  подготовки служебного совещания 8

3 Процесс проведения служебного совещания 13

3.1 Особенности  процесса проведения служебного  совещания 13

Заключение 17

Список использованных источников 18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Одной из важнейших сторон корпоративной культуры является корректное деловое общение. Деловое общение - это искусство, позволяющее войти  в контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, неприятие  того или иного контрагента, достичь  желаемого коммерческого результата. Под деловым общением понимается любое общение, способствующее решению  коммерческих задач. К принципам  делового общения относятся: признание  равенства и неповторимости каждого  из партнеров, априорное признание  существования того или иного "зерна  истины" в каждой точке зрения; взаимное обогащение участников общения. Служебные совещания - один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.

Цель работы заключается  в том, чтобы рассмотреть правила  подготовки и проведения служебных  совещаний. В соответствии с указанной  целью поставлены следующие задачи:

• дать общую характеристику деловых совещаний, понятие, виды и принципы организации
• рассмотреть особенности подготовки к служебному совещанию
• проанализировать основные аспекты процесса проведения делового совещания

 

 

 

 

 

 

1 Общая характеристика делового (служебного) совещания

 

1. Понятие служебного совещания и принципы его организации

 

Кроме деловых бесед и  коммерческих переговоров в предпринимательской  практике широко распространены деловые (служебные) совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного  обсуждения тех или иных вопросов. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются  узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию  и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Таким образом, деловое (служебное) совещание - это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом.

К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые  совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся:

• регулярность проведения;
• сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов;
• урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений (к таким вопросам можно отнести изменение приоритетов внутрифирменных отношений, уточнение функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов предыдущих программ);
• руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений.

В вопросе организации  служебных совещаний следует  остерегаться крайности - их чрезмерного  количества и длительности. Как известно, любую хорошую идею можно дискредитировать формальным отношением к ее реализации.

Действенность совещания  должна восприниматься в качестве этической  нормы работы в коллективе, существенным актом внимания и уважительного  отношения к сотрудникам со стороны  организаторов совещания, которые, в свою очередь, должны:

- четко определить целевую  направленность и предмет совещания;

- выбрать его оптимальный  регламент

- не сводить совещание  к решению частных вопросов, которые  можно решить "в рабочем порядке".

При этом следует помнить, что служебное совещание - это, как  правило, работа коллективного разума. Поэтому на него следует выносить вопросы, требующие совместных интеллектуальных усилий всех участников рассмотрения той или иной проблемы.

Руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться  общими принципами организации деловых совещаний:

• в организационной деятельности нет мелочей;
• техническая сторона организации должны быть безупречными;
• должен быть подготовлен ведущий

Особенность подготовки внутреннего  совещания - общение коллег по общим  для всего коллектива проблемам - это часть корпоративной культуры, поэтому, перед началом подготовки даже короткой оперативки стоит ответить на вопросы: нужно ли проводить данное совещание; кто входит в круг лиц, без которых данное мероприятие  будет невозможным; какие вопросы  внести в повестку дня; нужен ли доклад руководителя, и с какими подразделениями  или отдельными специалистами нужно  проконсультироваться при его подготовке.

При установлении цели совещания  следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и  подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты  предполагаемого результата обсуждения вопросов.

 

1.2 Виды служебных совещаний

 

Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться  для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы, проявления руководителем собственных качеств. Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания. Во-вторых, руководитель должен определить вид совещания, которое он планирует проводить.

По своей общей целевой  направленности совещания могут  быть инструктивными, оперативными и проблемными.

• Инструктивное (информационное) совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач, например, определение сроков и рамочных условий разработки программы каких-либо мероприятий. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух.
• Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.
• Проблемное совещание является наиболее сложным его видом. Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации. Проблемное совещание посвящено, как правило, формированию общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации.

 

 

2 Особенности подготовки служебного совещания

 

Подготовка совещания  начинается с определения необходимости  и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования  необходимости совещания менеджер должен сформулировать задачи, которые  требуют оптимального и своевременного решения.

При подготовке совещания  нужно, прежде всего, определить степень  его необходимости и постараться  сократить по возможности его  длительность. Для этого можно  рекомендовать выполнить несколько  этапов подготовительных работ, которые  укажут на степень предварительной  проработанности выносимых на обсуждение проблем. Эти этапы включают:

• подготовку нескольких вариантов проектов решений по вопросам, предполагаемым к рассмотрению на совещании;
• рассылку проектов решений заинтересованным и компетентным в предлагаемых вопросах подразделениям и специалистам с просьбой дать свое заключение к установленному сроку;
• обработку полученных от подразделений или отдельных специалистов заключений по проектам решений и проработку вопроса о необходимости проведения совещания.

Совещание при таком подходе  следует признать целесообразным, если мнение большинства заинтересованных и компетентных сторон не сводится к одному из предложенных вариантов решения проблемы.

Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения относительно комплексных  вопросов. Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания: решение высшего руководителя; возможность  решения вопроса по телефону; селекторное  совещание возможность объединения  с другими (плановыми) совещания. И  если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников.

Во время подготовки повестки дня необходимо определить:

1) тему соответствующего  совещания и содержание обсуждаемых  проблем;

2) условия, которые должен  удовлетворять конечный результат  совещания, для определения цели совещания;

3) кто и какую подготовительную  работу должен.

Эффективность служебного совещания  во многом определяется оптимальным  подбором его участников. Главной  задачей в этой связи является обеспечение участия тех специалистов, которые заинтересованы и компетентны  в рассматриваемых на совещании  вопросах. Отчасти решение этой задачи зависит от того, насколько будущие  участники готовы к обсуждению проблем  повестки дня. Такая готовность закладывается  через предварительную рассылку достаточно подробной информации о готовящемся совещании.

Его организаторы требуют, как  правило, участия первых лиц подразделений  организационной структуры. Однако более компетентным в решении  конкретных задач может оказаться  кто-либо из не руководящих сотрудников. Поэтому целесообразно предоставить право руководителю определять, кто будет представлять его подразделение на совещании.

Поскольку деловое совещание  предполагает свободную дискуссию, необходимо, прежде всего, подобрать диспутантов, т.е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Присутствие последних следует рассматривать в качестве, безусловно, позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.

Надо определить день и  время проведения. Для совещания  рекомендуется отводить определенный день недели, что позволяет участникам совещания правильно спланировать свое рабочее время и подготовиться  к ней. Лучший день для совещания - среда или четверг, так как  недельная кривая работоспособности  имеет заметный спад в понедельник  и в пятницу. Внеплановые совещания  рекомендуется проводить как  можно реже. Они отрывают сотрудников  от основной работы, резко снижают  культуру служебных отношений, часто  ведут к нарушению плановых сроков.

Ошибки, которых чаще всего  допускаются при определении  продолжительности совещания:

• не регламентируется продолжительность совещания;
• не соблюдается установленная продолжительность совещания; совещания планируются слишком длинными;
• не делаются перерывы;
• не ограничивается время на доклады и выступления;
• неумение кратко и ясно излагать свои мысли.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых  совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседание лучше  созвать в специально оборудованных  для этой цели помещениях. В основном приглашенные на совещание садятся за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю, и участникам совещания. Известна другая, более удобная форма стола - трапециевидная.

За таким столом никто  никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председатель и секретарь-стенографист хорошо видит  каждого участника делового совещания.

Активному и действенному ходу совещания способствует выполнение определенных требований, предъявляемых  к оснащенности помещения для  его проведения. Естественно, оно  должно быть вместительным с хорошей  вентиляцией. Кроме того, при оснащении  специального помещения мебелью  следует руководствоваться тем принципом, чтобы взаимное расположение участников во время совещания не подчеркивало различий в их служебно-иерархическом статусе. В данном случае понятие "круглый стол" имеет прямой и переносный смысл как средство, обеспечивающее непринужденность взаимных контактов между людьми и их оптимальное пространственное расположение.