Особенности коммуникационного процесса «начальник-подчиненный»

Культура речи руководителя как психологический фактор управления.

Культура речи является интегративной  характеристикой, включающей три группы параметров:

содержание сообщения;

форма высказываний;

речевой этикет.

1) Оценивая воздействие речи по содержательной стороне, обычно выделяют следующие характеристики: насыщенность речи информацией, логичность, точность, понятность её собеседнику, целесообразность (уместность).

Информативность речи зависит прежде всего от новизны и важности или ценности для слушателя сообщаемых фактов. Она существенно повышается в зависимости от способности говорящего к анализу и обобщению, которые особенно важны, так как всегда присутствуют в общении руководителя и подчинённого. Информативность речи существенно зависит от полноты раскрытия основной мысли, её иллюстрации необходимыми фактическими данными, практическими примерами. При этом следует помнить, что информативность снижается при наличии в речи лишней информации, не относящейся к предмету обсуждения.

Во время подготовки к любому виду управленческого общения, например, к беседе, нужно проработать логику передачи информации, обсуждения каждого  конкретного вопроса. Основой логичности речи является логичность мышления. Поэтому  руководителю необходимо постоянно  развивать в себе способность  к чёткому мышлению. Целесообразно  также обучение основным положениям и законам логики. Логичность речи положительно влияет на способность  слушателя воспринимать информацию.

Ни в коем случае руководителю нельзя нельзя пользоваться словами, понятиями и терминами, значение которых он не знает точно. Они будут звучать неестественно, а скорее всего, и неуместно, и речь потеряет точный свой смысл и это приведёт к неточному её пониманию подчинённым. Чтобы этого избежать, надо знать следующие условия для создания точной и правильной речи:

знание предмета речи;

знание языка;

владение речевыми навыками.

Наряду с этими понятиями  фигурирует такая характеристика, как  понятность. Она предполагает, с  одной стороны, учёт интеллектуального  потенциала собеседника, его предварительной  осведомлённости в обсуждаемой  теме, а с другой – «упрощение»  материала до этого уровня.

2) Вторая группа параметров, связагнная с формой высказывания, включает в себя следующие характеристики: правильность и чистота, богатство (разнообразие знаковых средств), выразительность и образность.

В усном общении правильность речи заключается в соблюдении грамматических, лексических, фразеологических, стилистических и других норм языка. Чистота речи предполагает отсутствие слов-паразитов, жаргона, вульгарных слов. Кроме этого, речь загрязняют неправильные ударения, иноязычные слова, профессионализмы и канцеляризмы. Чистота речи существенно зависит от чёткости дикции. Богатство речи достигается путём исключения неоправданного повторения слов, однотипных речевых конструкций и тому подобное. Выразительность и образность заключается в таком подборе и построении предложения, которое лучше и точнее всего передаёт мысль. Это качество речи достигается путём использования слов и словосочетаний в необычном, метафорическом значении. Большое влияние на слушателей производит оригинальность высказываний. Выразительность речи тесно связана с невербальными средствами общения (жесты, мимика, поза), о которых пойдёт речь ниже.

Ошибки в словах и выражениях,пусть даже самые мелкие, приводят к моментальному акцентированию на них внимания собеседника, и, как следствие, утери нити разговора. Это может пагубно сказаться на корректном понимании подчинённым того, что от него впоследствии потребуют. Точные, яркие, образные выражения, наоборот, заставляют заинтересовавшегося собеседника глубже вникнуть в суть беседы, дополнительно, уже самостоятельно, осмыслить тот аспект, который был выделен в резговоре. Поэтому здесь надо быть внимательным: никогда не выделять второстепенную информацию оригинальным высказыванием. В этом случае подчинённый может неправильно понять основную цель.

3) обязательным элементом высокой  культуры речи является речевой  этикет. Приветствие, извинение,  просьба, предложение, выражение  радости, восхищения, признательности  и многое другое будет правильно  воспринято собеседником при  условии соблюдения речевого  этикета, который можно определить  как совокупность правил, норм, словесных  формул и ритуалов, исторически  сложившихся в определённой среде.  Речевое поведение человека должно  проявлять его глубокое, искреннее  уважение к другим людям. Речевой  этикет делает общение человека  с другими приятным, желанным. Он  способствует установлению контакта  между людьми, поддержанию доброжелательной  атмосферы общения, ориентирует  нас на такие правила общения,  которые способствуют наиболее  эффективной и содержательной  коммуникации. Руководителю целесообразно  изучать и овладевать нормами  этикета, но в любом случае  нужно помнить, что основными  требованиями этикета являются  вежливость, внимательность, сдержанность. Недопустимы слишком громкая речь, чрезмерная жестикуляция. Неэтично во время разговора толкать человека, дёргать за одежду, хлопать по плечу, шептать на ухо, напоминать о физических недостатках и тому подобные вещи.

Свокупность обстоятельств общения, влияющих на выбор языковых средств, называется речевой ситуацией. Чтобы её определить, нужно ответить, как минимум, на три вопроса: с кем говорить? (один человек или несколько), где? (в официальных или неофициальных условиях), с какой целью? (информирование, влияние, управление). В зависимости от речевой ситуации, используют следующие стили речи: разговорный, научный, официально-деловой, публицистический, художественный. Все стили имеют устную и письменную формы. Условием успешного управленческого общения является, в основном, разговорным и официально-деловым стилями. Вместе с тем, навыки использования устных форм научного, публичистического и художественного стилей существенно повышают коммуникативные качества руководителя.

Неречевые средства управленческого  общения.

Основную роль в «экспрессивном репертуаре» играет выражение лица. За счёт высокой социальной значимости экспрессии лица, выполняющей функцию  установления контакта между людьми, лицо постоянно находится в поле зрения партнёра.

В отдельных видах управленческого  общения лицевая экспрессия имеет  особое значение. Например, беседа предполагает особую пространственную организацию, позволяющую собеседникам подмечать  даже незначительные движения лицевых  мышц. В управленческой беседе лицо руководителя является своеобразной «визитной  карточкой»+. Доброжелательное выражение  лица способствует установлению доверительной  рабочей атмосферы. Улыбкаявляется незаменимым средством установления контакта между собеседниками. Вместе с тем, ошибочным будет стремление улыбаться постоянно или как можно больше. Могут быть случаи, когда улыбка окажется неуместной. Нужно контролировать выражение лица, чтобы оно соответствовало смысловой стороне излагаемой или воспринимаемой информации, в которой происходит беседа.

Для оценки атмосферы делового общения  важно учитывать и частоту  обмена взглядами, длительность задержки взгляда на партнёре, то есть динамические характеристики взгляда или «контакта  глаз». Движение глаз, направленность взгляда связываются многими  людьми с нравственно-этическими характеристиками человека. Запрет и разрешение на «контакт глаз» являются своеобразными механизмами  регуляции отношений между людьми. Обычно сообщение важной информации коммуникатором, а также желание  одного из партнёров получить дополнительную информацию сопровождается активным зрительным восприятием. Стремление избежать «контакта  глаз» или отведение взгляда  от собеседника свидетельствуют  о возникновении коммуникативных  барьеров. Пристальный неподвижный  взгляд говорит о нарушении обратной связи. Несоответствие между характеристиками взгляда и других коммуникативных  средств (например, сочетание недоброжелательного  взгляда с речевым высказыванием  о радости общения с партнёром) показывает неискренность собеседника.

Также не менее важны жесты: одни помогают говорящему полнее отобразить объект беседы, другие показывают собеседникам о настроении друг друга, внутренних колебаниях, в следующую группу входят рукопожатия, похлопывания, поглаживания, прикосновения к одежде и другие жесты, включающие физический контакт собеседников. Они широко распространены в неделовом, интимном общении, где менее выражено статусно-ролевое положение партнёров, и свидетельствуют о близости общающихся. Для управленческого общения жесты-прикосновения менее характерны. Здесь на их выбор большое влияние оказывает должностное положение, авторитет, возраст, пол общающихся. Например, В. А. Лабунская подчёркивает, что жест «похлопывание по плечу» возможен только при социальном равенстве партнёров. Неуместное применение этого и других жестов – прикосновений в управленческом общении может вызвать отрицательную реакцию собеседника.

Поза – как один из важных неречевых  средств общения наиболее подвержена регулированию, так как есть определённые каноны в деловом общении. Когда  человек (руководитель) выступает перед  большим количеством народа (подчинённых), то несомненно его охватывает своего рода смущение. На начальном этапе его движения неестественны и он сам знает и чувствует это, ещё более начиная смущатся. В данном случае весьма полезны будут тренировки перед зеркалом для отработки универсальных поз.

Сидеть в присутствии собеседника, развалившись на стуле и положив  ноги на стол, может быть допустимо  в обществе близких друзей во время  отдыха. Но такая же поза в деловом  общении у нас будет расценена  как проявление крайней вульгарности.

В управленческом общении, в часности в беседе, важное практическое значение имеет оценка открытости позы партнёра, потому что эта характеристика в большей степени, чем слова собеседника свидетельствуют о восприятии информации, согласии или несогласии с сообщением, доброжелательном или, наоборот, враждебном отношении. На основе этого признака различают открытые позы и закрытые (позы защиты). Об открытости позы, как правило, свидетельствуют раскрытые руки, наклонённый в сторону партнёра корпус тела, перемещение на край стула ближе к партнёру, расстёгнутый пиджак. Опыт показывает, что соглашения между людьми в расстёгнутых пиджаках достигаются чаще, чем между теми, кто остаётся застёгнутым. Тот, кто менял своё решение в благоприятную сторону, разжимал руки и автоматически расстёгивал пиджак. Удержите его в этом положении – и вам, скорее всего легче будет достичь цели. Элементы открытости в позе партнёра по общению говорят о наличии атмосферы доверия, которая является основным принципом управленческой беседы.

Скрещенные на груди руки, сжате кисти рук, слегка поднятая вверх голова говорят о закрытости позы. К этой же группе можно отнести и поворот головы от собеседника, отведение взгляда в сторону. Обычно они говорят о сомнении, несогласии, о том, что партнёру не нравится ход беседы. Поза, предполагающая отсутствие визуального контакта, как правило, свидетельствует о формальности общения. Поворот корпуса и ноги, обращённые к выходу (если собеседники стоят) показывает, что партнёр уже мысленно закончил беседу и ждёт удобного предлога уйти. Очевидно, что многое из сказанного ему при этом, не будет воспринято, поэтому продолжение беседы в такой ситуации нужно дополнительно мотивировать. Сигналом о желании продолжить разговор будет изменение позы.

К невербальным средствам общения  обычно относят и пространственную организацию коммуникации, важным компонентом  которой является расстояние между  собеседниками. Многие, вероятно, могут вспомнить чувство дискомфорта, когда партнёр по общению, образно говоря, «давит» или «нависает» над вами, сокращая оптимальную дистанцию. С другой стороны, трудно представить себе интимную беседу, участники которой удалены на расстояние более четырёх метров. Здесь также есть определённые закономерности. Люди, находящиесяв очень близких отношениях, обычно общаются на расстоянии до 50 см,(«интимная дистанция общения»). С коллегами по работе, знакомыми, не очень длизкимидрузьями общаются на расстоянии от 0,5 до 1,5 м, («личностная дистанция»). В общении типа «начальник-подчинённый» участники обычно удалены друг от друга на 1,5-4 метра, («официальная дистанция»). Публичное общение с аудиторией или большой группой людей осуществляется на расстоянии более 4 метров, («открытая дистанция»). Такое выделение разновидностей дистанций условно, поскольку дистанция может значительно изменяться в зависимости от индивидуальных особенностей собеседников и социально-культурной среды.

Чтобы добиться гармоничности в  использовании экспрессивных средств  общения, нужно учитывать, что они  проявляются и воспринимаются комплексно. Все без исключения средства важны  в ходе беседы, поэтому нельзя упускать из виду хотя бы один вид средств. Противоречия в использовании различных средств  в общении приводит к дезорганизации внимания собеседника, и впоследствии возникает недоверие к руководителю и к тому, что он говорит.

Таким образом, можно составить  своеобразный экспрессивный портрет  участников управленческой беседы (прежде всего руководителя), включающий предпочтительные выразительные средства:

доброжелательное, внимательное выражение  лица;

периодический и как можно более  продолжительный контакт глаз;

сдержанные неинтенсивные жесты;

открытая поза, корпус наклонён к  собеседнику;

спокойный голос, интонационное выделение  наиболее важных мыслей, структурных  элементов, этапов беседы.

Организация системы коммуникаций в процессе управления.

Если высшая администрация организации  ориентирована на постоянные изменения, а отсутствие изменений выявляет застой предприятия, то ей необходимо разработать такую организацию  «коммуникативного пространства», чтобы органично могли совмещатся устойчивость и динамизм, управляемость и спонтанность, новый и прежний опыт. «Коммуникативное пространство» руководителя и оказывается такой средой, в которой формулируется это двуединство.С одной стороны, организационное поведение работников может быть ориентированно на поиск, инициативы, новаторство (конструкторский и технический отделы, службы маркетинга, отделы продаж), с другой – на сдерживание новаций (финансовая служба, особенно бухгалтерия, отдел снабжения).

В зависимости от характера деятельности даже всего предприятия (фирмы) в  целом осуществляются разные подходы  к руководству. Атмосфера, царящая  в организации, во многом определяет характер общения как между сотрудниками, так и с руководством. Выделяют команду так называемого «боевого корабля» и «футбольную команду». Если наглядно представить эти два вида организации производства, то нетрудно будет провести ассоциации в сферу управленческой деятельности. К первой относится «жёсткая» организация управления, а ко второй – «мягкая». Чтобы определить, какая система коммуникаций «царит» на вашем предприятии, надо проанализировать его деятельность с помощью следующей таблицы.

Организационная структура коммуникаций.

«Жёсткая» организация коммуникаций

«Мягкая» организация коммуникаций

-«Пирамидальная» структура управления

- У каждого строго определённый  фронт работ