Культура делового письма

Содержание

Введение……………………………………………………………………...2

1. Этические проблемы деловых отношений……………………….….4
2. Культура делового письма…………………………………………....7
1. Этика делового письма…………………………………………….… 9
2. Язык делового письма………………………………………….……10
3. Оформление делового письма………………………………………11

Заключение…………………………………………...……………………..13

Список использованной литературы………………………………..…….16

 

Введение

С развитием  предпринимательства, государственного регулирования экономии и демократизации российского общества возрастает интерес  к этике деловых отношений, построенной на современной теории менеджмента и российском опыте работы с персоналом.

Для достижения высокой результативности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения предпринимательского дела, о принципах делового общения.

Этика деловых  отношений основывается на выработанных не одним поколением людей во всем мире правилах и нормах  поведения.

Этика – одна из древнейших теоретических дисциплин, объектом изучения которой является мораль. Основа данного предмета была заложена Аристотелем, который и ввел данный термин. Говоря об этике, мы понимаем под этим манеру общения, поведения, культуру речи и пр., что впрочем, относится к имиджу. Вне всякого сомнения, красивым людям легче создать эффект личного обаяния.

Этика бизнеса  не сводится только к понятию морали и является инструментом, с помощью  которого менеджер принимает свои решения. К сожалению, в нашей стране деловая  этика рассматривается лишь как  совокупность моральных принципов, возможность применения которых на практике не изучается. В России этика менеджера принимается, прежде всего, как правила поведения руководителя в деловом окружении (деловой этикет).

 В западных  странах этика чётко подразделяется  на этикет и управленческую (прикладную) этику. Этика поведения менеджера рассматривается с точки зрения моральных аспектов различных функций управления, таких как маркетинг, управление персоналом, оказание профессиональных услуг, взаимодействие с контрагентами и конкурентами, слияние и поглощение фирм и т.д.

Деловая этика предполагает трудный выбор оправданных с  точки зрения нравственности и следующих  целям деятельности решений. Следует  подчеркнуть, что этичное поведение  не устанавливается законодательно. Этика бизнеса основывается на удовлетворении интересов максимального числа участников рынка и на уважении интересов, как своей фирмы, так и интересов партнёров. Этика менеджера по отношению к конкурентам предполагает использование только «чистых» методов борьбы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Этические проблемы деловых отношений.

В настоящее время  в России начинает складываться система  деловых взаимодействий и формулируются  правила этикета, регулирующие профессиональное поведение и манеру держать себя в учреждении, организации, банке, фирме.

Проблема 1. В деловой  сфере больше всего ценятся такие  этические нормы деловых отношений, как честность и надежность. Эти  моральные требования предъявляются  к коллегам и партнерам не просто из-за стремления «иметь со всеми хорошие  отношения». По существу, стремление деловых людей быть честными и надежными в деловых контактах — это проявление их внутренней установки на стабильность и поддержание с партнерами долгосрочных, а не сиюминутных отношений.

При демонстрации честности  и надежности партнеру дают понять, что он получает определенные гарантии, организуя взаимодействия именно с данными учреждением или организацией.

Проблема 2. Важным правилом организации эффективных деловых  отношений выступает такое правило, как обязательность. В первую очередь ценятся деловые отношения, проверенные годами и в которых партнеры доказали свою обязательность. Молодых специалистов, как правило, долго изучают, прежде чем решают оказать им доверие. Из записной книжки вычеркивается или помечается особым знаком телефон партнера, который проявил необязательность, совершил подлог или обман. Деловая характеристика такого партнера в деловой сфере передается по личным каналам и сформировать положительное отношение к себе ему бывает очень нелегко. Действительно, деловая репутация создается годами, а утратить ее можно в считанные минуты без права на «реабилитацию».

Проблема 3. Важной этической  проблемой деловых отношений  является проблема поиска «золотой середины»  между необходимостью конкуренции  и пониманием значения сотрудничества. Эти две стратегии делового поведения как бы «взвешиваются» на внутренних «весах» менеджера или исполнителя: анализируя ситуацию и свои цели, они принимают решение либо с акцентом на борьбу, либо опираясь на желание найти компромиссный вариант.

Проблема 4. В деловой сфере важно придерживаться норм служебной субординации, основанной на обязательном подчинении младших старшим, правилах трудовой дисциплины и разграничении профессиональных полномочий.

Четкая субординация предполагает: власть и подчинение, исполнительность, контроль, координацию своих действий с действиями других сотрудников организации того же уровня, запрет на действия подчиненного через голову своего непосредственного руководителя, обозначение «рамок компетентности» в принятии управленческих решений, фиксацию служебных прав и обязанностей.

Необходимость поддержания  отлаженной субординации имеет, правда, и негативные последствия. Многие работники  отмечают, что отношения в учреждении становятся излишне формальными  и сухими. Люди работают годами, общаясь только на деловой основе и практически не зная друг друга лично. На работе в процессе выполнения рабочих заданий нет возможности проявить свою индивидуальность.

На наш взгляд, издержки формализации деловых отношений  могут быть нейтрализованы, если сотрудники того или иного банковского учреждения будут иметь возможность проводить совместный отдых, организовывать спортивные мероприятия, отмечать праздники и т.п. Снятию отрицательных последствий при реализации требований к поддержанию деловой иерархии могут способствовать также и психологические тренинга, проводимые с персоналом организации во внерабочее время.

Проблема 5. Преданность  сотрудников своему учреждению, организации, фирме или банку, а также наличие  системы деловых ценностей —  важное условие эффективных деловых отношений. Особенно ярко преданность фирме проявляется в период экономического кризиса, а также в период, когда фирма терпит банкротство. Особенно ценятся сотрудники, которые смогли организовать антикризисное управление фирмой и способствовали ее успеху.

В солидных организациях не встретишь шумных и демонстративно раскованных людей. Здесь больше всего ценятся чувство собственного достоинства, деловитость, собранность, умение контролировать собственные  эмоции. Общаются в сдержанной, «закрытой» манере, профессионально и информативно.

В целом, по тому, как поддерживают взаимоотношения, одеты и ведут  себя работники фирмы, можно судить об их интеллектуальных и профессиональных качествах, а также, что очень  важно, о статусе учреждения, в котором они работают. В этих внешних деталях, бросающихся в глаза посетителям и клиентам, проявляется определенный «деловой стиль», элементы корпоративной культуры и этикета, развитых во всем мире и возникающих сейчас в России.

Казалось бы, формулирование данных морально-психологических проблем — это «лирика», не более. Однако это совсем не так. Учреждение, фирма или банк, в которых руководство придает значение факторам нематериального характера, как правило, являются преуспевающими, поскольку давно замечено, что о культуре начинают заботиться, в первую очередь, люди богатые и уверенные в себе. Организации, не имеющие прочного положения в деловом мире, заняты только одним: жесткой борьбой за выживание, им не до такой «роскоши», как культура. 
2.Культура делового письма.

Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между  двумя корреспондентами, которые  могут быть как юридические, так  и физическими лицами.

Руководителю  или специалисту управления по роду своей деятельности приходится писать немало деловых писем. К таким письмам относятся характеристики, резюме, рекомендательные письма, письма-напоминания и благодарности, письма — приглашения на собеседования или презентацию, письма-отказы, исковые заявления, жалобы и т.п. Общие требования написания деловых писем таковы:

• бумага для  делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно  обрезанной;

• желательно, чтобы бланк письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;

• служебные  письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;

• ширина поля с левой стороны листа должны быть не менее 2-х см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки;

• текст печатается через  полтора — два интервала;

• желательно избегать переноса слов;

• в правом верхнем углу под адресом организации-отправителя  ставится дата, желательно полностью (например, 2 января 2002 года);

• наименование организации  или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется  на левой стороне листа;

• ниже, с края строки или  в центре листа пишется вежливое обращение; например « Уважаемый Иван Иванович»;

• после обращения требуется  запятая, но часто ставят восклицательный  знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной  буквы;

• заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;

• подпись ставится в  правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например, « С  уважением ...», фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью;

• резолюции на всех видах  входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах;

• письмо складывается текстом  внутрь, а наиболее важные деловые  письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;

• на телеграфный  запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на письмо — 10; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в  течение 30 дней.

К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:

• точность и  ясность изложения мыслей — короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы;

• максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно  и однозначно выражающих суть;

• краткость, отсутствие лишних слов и пустых фраз, хотя короткое письмо составить труднее длинного;

• грамотность  — соблюдение норм грамматики и  правописания, а также требований делового этикета;

• корректность — деловой и вежливый стиль  изложения, не исключающий живости и образности языка, оставляющий приятное впечатление о человеке.

 

 

 

 

2.1. Этика делового  письма

Неуважительность автора делового письма, даже если она завуалирована, всегда ощущается адресатом, что формирует стойкое отрицательное отношение к письму и его автору, несмотря на вроде бы безупречные приемы убедительности сообщения.

Специалисты в  области делового общения рекомендуют  всегда обращать внимание на тон создаваемого документа.

Особенно внимательно  нужно подходить к письму, в  котором содержится отказ. Нельзя начинать такое письмо с констатации отказа. Сначала следует привести убедительные объяснения. Употребляйте такие формулы: «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...»; «К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным...»; «Глубоко сожалеем, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу...» и т.п. Место этой формулы — в последнем абзаце письма. При этом надо помнить правило: «Формулируя отказ, остерегайтесь потерять друга или заказчика».

Приведем примерный план письма-ответа, в котором содержится отказ в просьбе или отклонение предложения:

• повторение просьбы — адресат должен быть уверен, что его письмо внимательно прочитано и точно понята суть его просьбы;
• причины, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято, — рациональная и психологическая подготовка адресата к последующему отказу;
• констатация отказа или отклонения предложения — формула отказа.

 

 

 

 

 

2.2 Язык делового  письма

Академик Д.С. Лихачёв, блестящий знаток русского языка, в памятке для своих молодых коллег «О хорошем языке научной работы» писал: «Хороший язык не замечается читателем. Читатель должен замечать только мысль, но не язык, каким мысль выражена».

Уверенное владение письменной речью возможно при наличии многолетнего навыка. На первых порах целесообразно воспользоваться практическими советами специалистов:

• следует выбирать простые слова, но не обеднять язык;
• больше пользоваться глаголами, чем прилагательными: так текст получится динамичным и в то же время ненапыщенным;
• не начинать издалека, не отклоняться от темы, не описывать множество деталей;
• избегать длинных высказываний: они малоубедительны, поэтому следует быть кратким, использовать минимум придаточных предложений;
• переход от одной фразы к другой должен быть логическим и естественным, «не замечаемым»;
• проверять каждую написанную фразу на слух;
• употреблять минимум местоимений, заставляющих думать, к чему они относятся, какое слово они «заменили» (писать конкретно, а не «об этом», «то», «она/оно/они» и т.д.).