Дискуссия в ситуациях делового общения

Необходимо: Задавайте  вопросы, показывающие, что его высказывания — это рассуждения о самом себе, а не о деле: "То, что вы нам сообщили, можно ли использовать для решения обсуждаемого вопроса?"

"Повеса". Тратит  время собравшихся, "пуская пыль  в глаза", рассказывает развлекательные истории, анекдоты. Беспечен и циничен.

Необходимо: Каждый раз задавайте ему один и тот  же вопрос: "Соответствует ли ваше высказывание теме совещания?"

Проводя совещание, следует соблюдать общие правила  ведения спора. Вступая в него, необходимо:

- четко разграничивать, по каким вопросам спорить можно и от обсуждения каких лучше отказаться;

- стараться так  возражать, чтобы не вызывать  неприязни и раздражения собеседника;

- не допускать  превращения спора относительно  деловых проблем в выяснение  личных отношений;

- не вводить  собеседника в замешательство  в присутствии других, демонстрируя  его некомпетентность;

- проигрывать  и побеждать достойно. При поражении  не сердиться и не теряться. При победе оставаться спокойным  и скромным. Дать возможность  проигравшим в споре "сохранить свое лицо";

- во всех случаях  поблагодарить участников за  то, что деловой разговор состоялся,  за высказанную критику и за  принятые предложения.

Вовремя дискуссии  приходится критиковать собеседника. Использовать критику, даже конструктивную, надо очень осторожно и в ограниченных дозах. Какой бы объективной, спокойной, товарищеской критике мы ни подвергались, удовольствия она нам не доставляет. Разбор аргументов, их анализ, хотим мы этого или нет, все-таки уличает оппонента, представляет его в невыгодном свете. Любая критика — вещь весьма тонкая и деликатная. Поэтому для успешного ее использования целесообразно соблюдать ряд правил, которые выработаны многолетним опытом деловых дискуссий [4, с. 173].

1.  В процессе критики следует избегать проявления раздражения и злости. Не стоит напоминать о прошлых ошибках. Неудовлетворенность можно демонстрировать только тоном голоса, но не жестами и мимикой.

2.  Критиковать вообще лучше всего наедине, поскольку присутствие посторонних ослабляет восприятие критики и усиливает защитную реакцию. Совершенно недопустимо критиковать за спиной, когда собеседник не имеет возможности возразить.

3.  Нельзя требовать от собеседника открытого признания собственных ошибок. Достаточно того, что он внимательно выслушал критическое замечание.

4.  Любую критику лучше всего начинать с самокритики. Разговор следует вести без эмоций, в спокойном тоне и так, чтобы у собеседника не возникло ощущения безысходности.

5.  Никогда не стоит извиняться за критику, ибо это не признак вежливости, а скорее всего, неуверенность в своей правоте.

Надо уметь  не только критиковать, но и выслушивать  критику. Здесь можно дать следующие  советы:

- не считайте, что критикующий настроен враждебно  и желает только зла;

- сохраняйте  полное спокойствие, скрывайте свое плохое настроение, демонстрируйте внимание к тому, что говорит критикующий;

- не отшучивайтесь  и не пытайтесь сменить тему  разговора;

- если критическое  замечание высказано не строго, следует уточнить, что именно  критикующий имел в виду, и  не приписывать ему того, чего он не говорил;

- дайте понять, что критика воспринята и все  замечания будут внимательно  изучены и по возможности учтены.

Непредвиденные  ситуации в дискуссиях могут возникать  не только из-за целенаправленных попыток  оппонентов помешать принятию запланированных решений, но и вследствие их неуравновешенности и слишком высокой эмоциональности. Нормализовать ситуацию помогут здесь спокойный призыв председателя сохранять порядок, подчеркнутая терпеливость и настойчивость. Для преодоления сложных эмоциональных ситуаций американский психолог Дэвид М.Мартин рекомендует действовать следующим образом [4, с. 183]:

1.  Оставайтесь все время спокойным.

2.  Записывайте факты или противоположные мнения без немедленного комментирования их. Поспешные комментарии могут только усугубить ситуацию. Чем дольше один или несколько участников говорят без вмешательства, тем больше они способны преодолеть давление, которое чувствуют. Необходимо постараться убедить всех в том, чтобы участники говорили отдельно и ждали, не вмешиваясь, пока не закончит говорить один человек.

3.  Пусть участник говорит дольше и объяснит причину потери самообладания. Если вы будете задавать нейтральные вопросы, пытаясь таким образом раскрыть дело как можно больше, это может снизить повышенный интерес к такой ситуации.

4.  Попытайтесь расслабить участников с помощью прохладительных напитков, разрешив покурить или даже объявив перерыв. Цель перерыва — дать время на размышление или продумывание, а также на приведение в порядок чувств и мыслей.

5.  При возобновлении обсуждения перепроверьте и уточните факты. Это позволит выяснить подозрительные факты и мнения, а значит, узнать, в чем суть столкновения и его причины.

6.  Дайте участникам как можно больше времени, чтобы успокоиться. Чем больше, тем лучше, так как тогда выше вероятность, что совещание войдет в нужное русло.

7.  Если возможно, добивайтесь отсрочки решения, это даст председателю время провести расследование спорного вопроса.

8.  Вынося решение под давлением, нужно проявлять осторожность и постараться избежать прецедентов. Вообще в таких случаях лучше принимать решения, носящие временный характер.

9.  Если принято временное решение, в нем должно быть проставлено число и время, чтобы впоследствии можно было пересмотреть спорный вопрос и принять окончательное решение.

Таким образом, ведение дискуссий в рамках делового общения требует не только знания простых правил и принципов общения, но также и способность распознавать психологические типы людей, с которыми необходимо вести дискуссию.

 
Заключение

Умение успешно  вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую  бумагу и многое другое в настоящее  время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего. Для достижения высокой результативности практически в любом виде коммерческой деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения предпринимательского дела, о принципах делового общения.

Культура делового общения содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя  их (отношения) эффективность.

Эти правила  определяются типом делового общения, формой, степенью официальности, конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися, а также национально-культурными традициями и общественными нормами поведения.

Они фиксируются, оформляются в виде протокола (делового, дипломатического), существуют в виде общепринятых норм социального поведения, в виде этикетных требований, ограничений  временных рамок общения.

Общепринятыми формами деловой коммуникации в  труде менеджеров, юристов, релайтеров являются деловые беседы, совещания, собрания, переговоры, конференции, разнообразные деловые встречи. Развитие рыночных отношений в нашей стране, интенсификация, наблюдающаяся на всех уровнях предпринимательской коммуникации вследствие эволюции в сфере информатики, порождают необходимость быстрого и беспрепятственного распространения деловой информации, а значит организации и проведения инновационных форм делового общения, таких, как презентации, "круглые столы", пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки и ярмарки новых товаров.

В традиционных жанрах деловой коммуникации (публичные  речи, интервью, комментарий, консультация) в новых условиях реализуются  коммуникативные стратегии фирм или деловых партнеров, которые требуют не только умения самопрезентации, но и умения пропаганды философии компании, организационных ценностей, корпоративной культуры, а также знаний потребительского рынка, финансового рынка, контактных аудиторий, структур власти и т. п. Многоцелевой характер этих жанров требует своих коммуникативных стратегий, технологий, процедур и операций.

Специфическими  жанрами деловой коммуникации можно  считать спор, дискуссию, полемику, дебаты, прения, которые зачастую являются составляющими таких форм делового общения, как совещания, собрания и конференции, а могут иметь и самостоятельное значение.

Деловая дискуссия - это обмен мнениями по вопросу  в соответствии с более или  менее определенными правилами  процедуры и с участием всех или  отдельных ее участников. Почти каждое предприятие или фирма обсуждают деловые вопросы на заседаниях групп или комиссий.

Групповая дискуссия  отличается тем, что специально подготовленная группа обсуждает вопрос, дискутирует  перед аудиторией. Целью такой  дискуссии является представление возможных решений проблемы, обсуждений противоположных точек зрения по спорным вопросам, презентация новой информации.

Для деловой  дискуссии очень важен предмет  общения и отношение участников к нему. Способность понимать предметные позиции партнеров (то есть представление о ситуации, о проблеме) и свою собственную предметную позицию — необходимое условие успеха делового общения.

Универсальные правила, способствующие плодотворному  проведению деловой дискуссии достаточно просты. В процессе ведения деловой  дискуссии, необходимо внимательно и до конца выслушивать доводы оппонента, трезво взвешивая и оценивая их. Вначале приводятся только сильные доводы, а о слабых говорят после и, как бы, вскользь. В процессе спора необходимо стараться убеждать, а не уязвлять оппонента. Не нужно упорствовать в отрицании доводов оппонента, если они ясны и очевидны.

Также, нежелательно вступать в дискуссии и споры  неподготовленным. Необходимо предварительно готовиться к ним, составите хотя бы самый общий план борьбы за истину, подобрать наиболее весомые и очевидные аргументы, которые ни у кого не вызывают сомнения. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

При проведении совещания следует исходить из того, что зачастую приходится иметь дело с одними и теми же характерными типами участников обсуждения. Хорошо, если ведущий деловое обсуждение, разбирается в психологических особенностях.

Таким образом, ведение дискуссий в рамках делового общения требует не только знания простых правил и принципов общения, но также и способность распознавать психологические типы людей, с которыми необходимо вести дискуссию.

 
Список использованной литературы

1.  Герасимова И.А. Введение в теорию и практику аргументации: Учебное пособие - 2-е изд. – М.: Логос, 2009. – 312 с.

2.  Голуб И.Б., Розенталь Д.Э. Секреты хорошей речи.- М.: Международные отношения, 2004. – 289 с.

3.  Гойхман О.Я. Речевая коммуникация. Учебник. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Высшее образование, 2006. – 272 с.

4.  Голуб И.Б. Стилистика современного русского языка.— Изд. 2-е, испр. и доп.— М.: Высшая школа, 2001. – 327 с.

5.  Хазагеров Г.Г, Лобанов И.Б. Риторика. Учебник для вузов / Под ред. Г.Г. Хазагеров – Ростов на/Д, 2006. – 381 с.

6.  Грамотный человек: Учебное пособие- 2-е изд., перераб. и доп. / Под ред. Л.Д. Бернадская – М.: Наука, 2009. – 168 с.

7.  Кузин Ф. А. Делайте бизнес красиво. Этические и социально-психологические основы бизнеса: Практическое пособие. М.: ИНФРА-М, 2002. – 328 с.

8.  Мурашов А.А. Риторика. Теория и практика. Учебное пособие – М.: МПСИ, 2006. – 528 с.

9.  Почикаева Н.М. Искусство речи. Учеб. пособие – М.: МарТ, 2005. – 320 с.

10.  Русский язык и культура речи. Учебное пособие / Под ред. Е.В. Махницкая – М.: МарТ, 2005. – 304 с.

11.  Хазагеров Г.Г, Лобанов И.Б. Риторика. Учебник для вузов / Под ред. Г.Г. Хазагеров – Ростов на/Д, 2006. – 381 с.