Деловая беседа

ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ

Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.

Обычно в ходе пресс-конференции её участники отвечают на вопросы журналистов, прямо или косвенно связанные с темой пресс-конференции.

Примерно за неделю до ожидаемой пресс-конференции необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости от её темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) — по электронной почте или по факсу.

После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону.

Накануне перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетит пресс-конференцию.

Важно присутствие «узнаваемых персонажей». Поэтому нужно заранее наладить с ними контакт и пригласить, заинтересовав их.

Для того, чтобы заинтересовать как можно большее количество важных (и нужных)людей, необходимо поставить во главе обсуждения тему, общую и актуальную для всех приглашаемых(так, чтобы в названии не фигурировало название компании или организации). Пригласить следует представителей различных общественных слоев.

Оптимальное время проведения пресс-конференции — с 11:00 до 16:00.

Время проведения пресс-конференции обычно от 30 минут до 3 часов в зависимости от темы и количества журналистов.

Функции ведущего :

отвести нежелательный вопрос, т.е. оставить без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы;

принять вопрос;

выбрать кандидата на очередной вопрос;

объявить о начале и финале мероприятия.

Презентация

Презентация (от лат. Praesentatio) - общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации.”

Презентации бывают следующих видов:

·   Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.

-Презентация товара.

·   Презентация проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.

·    Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

·    Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности.

2. Цели презентации.

Поскольку существует много видов презентаций, их цели могут быть самыми разными. Основной целью является создание необходимого мнения у аудитории о фирме, марке товара, проекте и т.п. Ниже перечислены основные цели, преследуемые разными типами презентаций.

1. Создать  благоприятный имидж фирмы в  деловых кругах.   

2.  Проинформировать людей о каком-либо проекте, определить обратную реакцию к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта.

3. Проинформировать  о марке, новом товаре или услуге  на целевом рынке.

4. Сократить  время, затрачиваемое продавцами для ответов на вопросы.

5. Достичь  предпочтения марки, фирмы, товара (убеждение).

6. Увеличить  посещаемость магазинов.

7. Достичь  приверженности марке.

8. Напоминание  о данной марке, стабилизация  сбыта.

9. Поддерживать  узнаваемость марки, фирмы, товара и образа.

Шаги по подготовке презентации следующие:

1.  Анализ  состава, цели, характера и состояния  аудитории.

2.  Планирование  и развитие вступления, основной  части и заключения для длинной  формальной презентации.

3.  Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов.

Прием сотрудников по личным вопросам.

 Личным  вопросом считается вопрос, касающийся  интересов, отношений, частной жизни  отдельного сотрудника и решаемый  руководителем за счет использования  ресурсов организации.

Решение личных вопросов сотрудников руководитель осуществляет в той мере, в какой это способствует мотивации, т. е. процессу стимулирования сотрудников на деятельность, направленную на достижение общих целей организации. По личным вопросам руководитель принимает всех сотрудников организации, вне зависимости от их должностных рангов.

К личным вопросам можно отнести просьбы сотрудников о повышении заработной платы, переводе на работу в другой отдел, выделении денежной ссуды (кредита), предоставлении внеочередного отпуска и т. п.

Организация приема сотрудников по личным вопросам – одна из форм организации рабочего дня руководителя. Если в организации не выделено фиксированное время приема сотрудников по личным вопросам, они, весьма вероятно, будут обращаться к руководителю в неудобное для руководителя время, отвлекая от решения производственных задач.

ТЕЛЕФОННЫЙ РАЗГОВОР

Телефонный разговор  — это один из видов устной деловой (или личной — разговоры с родственниками, друзьями и т. д.) речи.

Телефонное общение имеет большое значение в деятельности компаний, фирм и организаций сведь именно телефон обеспечивает непрерывный обмен различной информацией независимо от расстояния абонентов.

Деловое общение с помощью телефона помогает без лишних затрат времени и денег (на почтовые, транспортные расходы и т. д.) решать различные возникшие вопросы.

Подготовка к телефонному разговору

Деловой телефонный разговор нуждается в тщательной подготовке. Небрежная подготовка, неумение четко и лаконично выделить главное при изложении своих позиций приводит к утрате рабочего времени . Искусство ведения телефонных разговоров состоит в том, чтобы кратко сообщить все, что следует, и получить ответ. А главным критерием проведения успешно делового телефонного разговора — компетентность, тактичность, доброжелательность и стремление быстро и эффективно помочь в решении проблемы. Телефонный разговор на треть состоит из ненужных пауз, лишних слов и их повторения. Перед тем как состоится звонок, следует определить цель разговора и тактику его проведения. Так же следует составить план разговора, записать интересующие вас вопросы, в продуманном порядке. Исключите всевозможные неоднозначные трактовки.

Правила телефонных разговоров

• деловой этикет рекомендует создавать сценарий первых слов приветствия применительно специфике вашей фирмы, а затем ввести данные стандарты и обращения;
• по деловому этикету следует создавать сценарий первых слов приветствия относительно вашей фирмы;
• при решении нескольких вопросов, следует заканчивать обговаривать один вопрос и последовательно переходить к следующему;
• не следует звонить в неурочное время, желательно это делать с 8 утра и до 10 вечера;
• если на ваш звонок не отвечают, дождитесь 4-6 длинных гудков, возможно абоненту нужно время что бы взять телефон;
• говорите максимально кратко и существенно;
• если во время беседы, обеда или переговоров с деловым партнером вам нужно сделать срочный звонок, тактичнее будет отойти в сторону;
• не этично в ответ на звонок просить перезвонить без объяснения причины;
• в начале разговора поинтересуйтесь имеет ли ваш собеседник время для разговора в нужном объеме, если таковым не располагает, извинитесь и узнайте когда данный разговор сможет состоятся;
• следует употреблять сослагательное наклонение глагола (в отрицательной форме) для смягчения общего тона разговора («Не могу ли /не могли бы»);
• важно говорить прямо в трубку в строго определенном темпе 120—130 слов в минуту (при представлении и слова приветствия — медленные), умеряя громкость. Четко произносите слова, фамилии, географические названия, числа и т. п. лучше произносить медленно, возможно даже слогами.;
• следует лимитировать продолжительность реплик и делать паузы, чтобы дать возможность высказаться другому;
• не следует пытаться «ответить тем же» на несправедливые упреки или грубые слова собеседника. Попробуйте понять причину раздражения собеседника, спокойно ответить, частично признать его правоту, ведь в любой работе существуют недостатки;
• не стоит быть инициатором телефонного разговора, находясь во власти негативных эмоций. Это отразится на разговоре, а ничего не подозревающий собеседник может подумать, что это его слова или поступки *вызвали негативное отношение, что приведет к взаимному непониманию, и даже к конфликтам в деловой сфере;
• при разговоре не следует заниматься посторонними;
• при недовольстве или раздражении собеседника его следует выслушать, дать ему выговориться и выразить свое сочувствие, не следует забывать о профессиональной этике и чести компании;
• проследите что бы под рукой всегда была бумага и ручка. Возможно придется записать важную информацию, особенно если ее нужно запомнить детально, или если данную информацию нужно передать тому, кого в данный момент нет.
• следует всегда перезванивать, если звонок исходил от Вас и был прерван, а так же если Вы обещали перезвонить;
• при окончании разговора, его должен завершать тот, кто позвонил. 
  

 

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

 

Общие правила ведения деловой переписки

1. До составления письма определитесь  с его характеристиками:

тип письма (сопроводительное, гарантийное, заказ, напоминание, извещение, и т. д.; презентационное письмо или предполагающее ответ);

степень доступности для адресата (сможете ли вы изложить все необходимые моменты в одном письме или потребуется второе, уточняющее);

срочность доставки (если письмо срочное, лучше оправить его заказным либо по электронной почте).

2. Оформляйте письмо по существующим  шаблонам, исходя из его типа

3. Любое деловое письмо имеет  следующую общую структуру:

наименование организации-отправителя;

дата написания;

адрес получателя, указание конкретного корреспондента;

вступительное обращение;

указание на тему и цель письма;

основной текст;

заключение (формула вежливости);

подпись отправителя;

указание на приложение и рассылку копий (если таковые имеются).

4. При подготовке делового письма  используйте текстовый редактор Microsoft Word:

используйте гарнитуру Times New Roman, кегль 12-14 п., межстрочный интервал –  1-2 п.;

номера страниц письма проставляйте внизу с правой стороны;

при печати текста на бланках формата А4 используйте 1,5–2 междустрочных интервала, формата А5 и менее – один междустрочный интервал. Реквизиты всегда набираются через один междустрочный интервал.

5. Если вы выступаете от имени  организации и собираетесь отправлять  письмо в печатном виде, обязательно используйте фирменный бланк, так как его наличие будет визитной карточкой вашей компании. Отнеситесь к оформлению официального бланка с особой тщательностью, это умение должно быть обязательным для любого офисного сотрудника.

6. При международной переписке письмо должно быть составлено на языке адресата или на английском (как наиболее распространенным в деловых отношениях).

7. Придерживайтесь корректного, делового  тона. Начинайте письмо с обращения, которое в зависимости от степени вашей близости с корреспондентом может начинаться как со слов «Уважаемый + Ф. И. О.», так и «Дорогой + Ф. И. О.». Запомните, слова в обращении или в указании адресата ни в коем случае нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув.» или «начальнику отдела» как «нач. отдела») – таковы правила делового этикета. Всегда заканчивайте письмо словами благодарности за сотрудничество. Перед подписью должна быть фраза «С уважением, …» либо «Искренне Ваш, …». Обращение на «ты» в официальной переписке недопустимо, даже если вы поддерживаете с корреспондентом дружеские отношения.

8. Тщательно подбирайте лексику, избегайте неточностей и двусмысленных  фраз, излишнего употребления профессионализмов. Письмо должно быть понятным.

9. Разделяйте содержание письма  на смысловые абзацы, чтобы оно не было громоздким и сложным для восприятия адресатом. Следуйте правилу: первый и последний абзацы должны содержать не более четырех печатных строк, а остальные – не более восьми.

10. Отвечайте на деловые письма  согласно принятому этикету: на письменный запрос – в течение 10 дней после получения; на письма, отправленные по факсу или по электронной почте, – в течение 48 часов без учета выходных.

Деловая переписка между сотрудниками компании

 отличается большей упрощенностью  в сравнении с корреспонденцией, отправляемой сторонней организации.

Содержание подобной переписки может быть различным, но оно так же должно соответствовать конкретным правилам:

быть лаконичным;

носить деловой характер;

в письме обязательно указывается дата;

в конце письма присутствует формула вежливости и подпись.