Учет товарно-материальных ценностей на предприятии с использованием ПЭВМ

1. Подготовительный  этап. Материально ответственные  лица составляют промежуточные  реестры (отчеты) приходных и расходных документов на дату проведения инвентаризации (т.е. не дожидаясь обычной даты представления отчета) и передают их инвентаризационной комиссии.

2. Натуральная  и документальная проверка. Проверяется  фактическое наличие имущества  и обязательств. Основной формой первичной документации для учета результатов натуральной инвентаризации является инвентаризационная опись, документальной - акт инвентаризации. Описи или акты составляются в двух экземплярах.

3. Таксировочный  этап. В описи (акты) вносятся денежные оценки имущества и обязательств по данным первичных документов и бухгалтерского учета.

4. Сравнительно-аналитический  этап. Производится сравнение фактического  наличия с данными бухгалтерского  учета. Инвентаризационная комиссия  выявляет причины отклонений и предлагает способы их отражения в учете результатов инвентаризации. По фактам образования излишков или недостач товарно-материальных ценностей необходимо получить объяснения от материально ответственных лиц.

5. Заключительный  этап. Ведомость подписывают главный бухгалтер и руководитель организации одновременно с изданием приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей. Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они хранятся не менее 5 лет.

Таким образом, основными операциями, совершаемыми с ТМЦ являются: получение, списание (выбытие), перемещение и инвентаризация. Принимая во внимание многообразие способов поступления ТМЦ и их списания, операции подразумевают сложный документооборот.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Построение  экономико-математической модели  учета 

товарно-материальных ценностей

2.1. Построение  модели учета сырья и материалов

 

Для удобства при построении модели учета ТМЦ разделим данное понятие согласно их структуре:

- сырье и  материалы;

- товары;

- готовая продукция.

1. Операции по  учету сырья и материалов:

а) поступление.

Материалы, как  правило, поступают в организацию  от поставщиков путем приобретения за плату. Также возможно поступление из собственного производства, от учредителей, при демонтаже оборудования, по бартерным операциям и т.д. На поступающие от поставщиков материалы на основании сопроводительных документов (накладная, счет-фактура) на складе выписывают Приходный ордер (форма № М-4). Сведения из приходного ордера кладовщики заносят в Карточку учета материалов (форма № М-17).

Если при  приемке материалов выявлено расхождение  фактических данных с указанными в документах (количество, качество и т.д.) или сопроводительные документы отсутствуют (неотфактурованные поставки), то составляется Акт о приемке материалов (форма № М-7), материалы приходуются комиссией по учетным ценам, при этом приходный ордер не оформляется. Сумму излишка материалов относят на увеличение задолженности поставщику или принимают на ответственное хранение, при выявлении недостачи по вине поставщика ему направляется претензия.

Если организация  получает материалы на складе поставщика, то экспедитору (шоферу) нужно выписать Доверенность (по форме № М-2 или № М-2а). Поступление материалов на склад из собственного производства оформляют Требованием-накладной (форма № М-11). При поступлении материалов при демонтаже оформляется Акт по форме № М-35.

После приемки  материалов все документы передаются в бухгалтерию. В соответствие с Инструкцией по применению Плана счетов существуют два варианта учета поступления материальных ценностей:

- по фактической стоимости приобретения (заготовления)

- по учетным ценам.

Вариант учета  поступления материалов должен быть закреплен в учетной политике.

Учетные цены - цены, которые организация условно  устанавливает самостоятельно для  упрощения учета затрат на производство.

Фактические цены - суммы, уплачиваемые в соответствии с договорами поставщикам (подрядчикам) за минусом возмещаемых налогов, суммы, уплачиваемые за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением товарно-материальных запасов, таможенные пошлины, невозмещаемые налоги.

Первый вариант, как правило, используют организации, работающие с небольшой номенклатурой материалов. При этом все затраты по приобретению материалов отражаются на одноименном счете 10 «Материалы».

Таким образов, процесс поступления сырья и  материалов выглядит следующим образом:

ООО «Солнышко» покупает бумагу для сотрудников на сумму 118 000 рублей в т.ч. НДС. Данная операция оформляется проводками:

1. Д 60 К 51 на  сумму 118 000 - оплачен счет поставщика;

2. Д 10 К 60 на  сумму 100 000 - поступили канцелярские  принадлежности в организацию; 

3. Д 19 К 60 на  сумму 18 000 - принят к учету «входящий» НДС;

4. Д 26 К 10 на  сумму 100 000 - канцелярские принадлежности  выданы сотрудникам. 

 

Рис.1-Приобретение сырья и материалов по фактическим ценам

При втором способе  обязательно применение счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», по дебету которого отражаются фактические затраты на приобретение (заготовление) материальных ценностей, а по кредиту - учетная стоимость поступивших в организацию и оприходованных запасов.

Разница между  учетной и фактической стоимостью списывается со счета 15 на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Накопленные на счете 16 разницы списываются в дебет счетов учета затрат на производство или других соответствующих счетов. При реализации материалов разницы на счете 16 списываются в дебет 91-2. «Прочие расходы»⁴.

ООО «Солнышко» покупает бумагу для сотрудников бухгалтерии (100 пачек). Учетная цена пачки 100 рублей. Поставщик выставил счет за бумагу на сумму 11 800 (в т.ч. НДС 1 800) рублей. То есть стоимость бумаги фактическая: 11 800 – 1 800 = 10.000. Следовательно, цена за пачку 100 рублей. 

Проводки:

1. Д 60 К 51 на сумму  11 800 - оплачен счет поставщика 

2. Д 10 К 15 на сумму  9 000 - принята к учету бумага  по учетной цене 

3. Д 15 К 60 на сумму  10 000 - принята к учету бумага по фактической цене

4. Д 19 К 60 на сумму  1 800 - принят к учету «входящий»  НДС 

Учетная стоимость бумаги 9 000 рублей, фактическая - 10 000 рублей, следовательно:

5. Д 16 К 15 на сумму  1 000 - списан перерасход (превышение  фактической себестоимости над учетной ценой)

6. Д 26 К 10 на сумму  9 000 - выдана бумага сотрудникам 

Далее в конце месяца отклонения, учтенные на счете 16, списываются:

7. Д 26 К 16 на сумму 1000 рублей - списаны отклонения

Рис.2-Поступление сырья и материалов по учетным ценам (операции пронумерованы в соответствии с представленными выше проводками)

б) Списание. Материалы могут быть отпущены на нужды различных подразделений фирмы: основного, вспомогательного или обслуживающего производства, для использования в административно-управленческих или общепроизводственных целях.

1. Для учета стоимости отпущенных в производство материалов делается проводка: Дебет 20 (23, 29, 25, 26) - Кредит 10 - списаны материалы.

2. При использовании материалов для продажи готовой продукции и товаров применяется запись: Дебет 44 - Кредит 10 - списана стоимость материалов, использованных в процессе продажи продукции.

3. Организация может передать излишки материалов безвозмездно. Обратите внимание: стоимость безвозмездно переданных материалов облагается НДС. Дт 91 - Кт 10 - списаны материалы при реализации (в т.ч. переданы безвозмездно).

4. Списаны материалы на строительство: Дт 08 - Кт 10.

Рис.3-Способы списания материалов

Установлены следующие способы оценки МПЗ при отпуске в производство и ином выбытии:

1. по себестоимости каждой единицы;

2. по средней себестоимости;

3. по способу ФИФО (по себестоимости первых по времени приобретения материалов);

4. по способу ЛИФО (по себестоимости последних по времени приобретения материалов).

Представить модели списания материалов проще всего на конкретных примерах:

1. На начало месяца в организации «А» числились остатки краски в количестве 120 килограмм на сумму 3 600 рублей по фактической себестоимости. В течение месяца приобретены две партии краски: - первая партия - 150 килограмм, стоимость партии - 3 200 рублей. Транспортные расходы составили 1 000 рублей; - вторая партия - 200 килограмм, стоимость партии - 5 600 рублей. Транспортные расходы составили 1 000 рублей.

Тогда фактическая себестоимость  рассчитывается:

Остаток на начало месяца: 3 600 / 120 = 30 рублей.

Первая партия: (3 200 + 1 000) / 150 = 28 рублей за 1 килограмм.

Вторая партия: (5 600 + 1 000) / 200 = 33 рубля за 1 килограмм.

В течение месяца израсходовано: 100 килограмм краски из остатка на начало месяца; 90 килограмм краски из первой партии; 120 килограмм краски из второй партии.

Тогда стоимость  израсходованной краски:

100 * 30 + 90 * 28 + 120 * 33 = 9 480 рублей.

2. Предположим, что в организации «А» на начало месяца остаток ткани составляет 1 500 метров, средняя себестоимость составляет 95 рублей за 1 метр. В течение месяца поступила ткань: 1-я партия: 1 000 метров по цене 89,50 рублей за 1 метр; 2-я партия: 500 метров по цене 100 рублей за 1 метр; 3-я партия: 1 200 метров по цене 80 рублей за 1 метр.

В течение месяца израсходовано на производство 3 500 метров ткани.

Средняя себестоимость  ткани составляет: в первой скобке – общая стоимость всей ткани; во 2 – количество ткани в м.:

(1 500 * 95 + 1000 * 89,50 + 500 * 100 + 1200 * 80) / (1 500 + 1000 + 500 + 1 200) = 90 рублей за 1 метр.

Стоимость списанной  в производство ткани составляет:

3 500 * 90,00 = 315 000 рублей.

Остаток ткани на конец месяца: (1 500 + 1 000 + 500 + 1 200) - 3 500 = 700 метров. Стоимость остатка ткани на конец месяца: 700 * 90 = 63 000 рублей⁵.

3. Метод ФИФО. В соответствии с пунктом 19 ПБУ 5/01 данный метод основан на допущении, что материалы списываются в производство в той последовательности, в которой они приобретены. Материалы из последующих партий не списываются, пока полностью не израсходована предыдущая. При этом способе материалы, отпущенные в производство, оцениваются по фактической себестоимости материалов, первых по времени приобретения, а остаток материалов на конец месяца оценивается по себестоимости последних по времени приобретения.

На начало месяца остаток краски в организации  «А» составлял 100 банок по цене 35 рублей за банку. Остаток на начало месяца составляет:

100 * 35 = 3 500 рублей.

В течение месяца поступило: 1 партия: 120 банок по цене 40 рублей за банку; 2 партия: 80 банок по цене 45 рублей за банку; 3 партия: 100 банок по цене 50 рублей за банку. Общая стоимость поступившей краски составляет:

120 * 40 + 80 * 45 + 100 * 50 = 13 400 рублей.

За месяц  в производство списано 270 банок  краски, остаток на конец месяца составляет 130 банок.

Всего списано 270 банок краски, причем сначала полностью  списывается остаток на начало месяца (100 банок), затем списывается первая партия (120 банок). Так как общее количество больше, то оставшееся количество списывается из второй партии 270 - (100 + 120) = 50 банок.

Стоимость списанной  краски составляет:

100 * 35 + 120 * 40 + 50 * 45 = 10 550 рублей.

Средняя себестоимость одной банки списанной краски составляет:

10 550 / 270 = 39,07 рублей.

Стоимость остатка  краски составляет разница между (остатком + поступившая краска) и израсходованной краской:

(3 500 + 13 400) - 10 550 = 6 350 рублей.

При данном варианте необходимо точно определить, материалы из каких партий составляют остаток на конец месяца, так как в следующем месяце они будут списываться первыми.

Остаток составляют: Из второй партии: 80 - 50 = 30 банок на сумму 30 * 45 = 1 350 рублей; третья партия остается на конец месяца полностью: 100 * 50 = 5 000 рублей.

4. Способ ЛИФО (отменен приказом Минфина от 16.03.2007г. №25н ). Запасы, первыми поступающие в производство (продажу), оцениваются по себестоимости последних в последовательности приобретения. В условиях роста цен - минимальная оценка запасов и прибыли. В условиях падения цен - максимизация оценки запасов и прибыли.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Построение модели учета товаров

Товары являются частью материально - производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенные для продажи.

1. При поступлении товаров оформляется Акт о приемке товаров (форма № ТОРГ-1). Если количество и качество товаров не совпадает с данными, указанными в сопроводительных документах дополнительно составляется Акт об установленном расхождении (форма № ТОРГ-2).

Для целей бухгалтерского учета организация выбирает цену товаров и порядок отражения  на счетах из способов:

1. По покупным ценам:

- товары учитываются по фактической стоимости (на счете 41 «Товары»);