Управление дебиторской задолженностью

Инвентаризация – это один из метод бухгалтерского учета, а во время проведении документальных ревизий, является приемом фактического контроля, который осуществляется путем непосредственной проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов, объема выполненных работ и реальности статей баланса.

Инвентаризация является одним из первых способов хозяйственного учета, который позволяет установить фактическое наличие имущества на определенный момент.

Инвентаризация выполняет несколько основных функции: экономическую (как элемент учета и контроля); социальную (как форма участия трудящихся в организации учета и контроля) и воспитательную (как средство воспитания бережного отношения к имуществу).

Принципы инвентаризации являются: внезапность, сопоставимость единиц измерения, плановость, объективность, юридическая правомочность результатов, непрерывность, воспитательное воздействие и материальная ответственность, оперативность и экономичность гласность.

Инвентаризация как средство контроля над сохранностью товарно-материальных ценностей и проверки организации материальной ответственности классифицируется по разнообразным признакам.

В зависимости от времени проведения и роли в хозяйственном процессе различают плановые и внеплановые инвентаризации. Плановые инвентаризации проводят периодически, согласно плана в заранее намеченные сроки. Внеплановые инвентаризации проводятся по приказу руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных органов и других контролирующих органов в случаях особой необходимости.

С точки зрения многих экономистов, инвентаризация является общим элементом метода хозяйственного контроля и бухгалтерского учета, благодаря чему ее контрольные функции в деле сохранности имущества существенно повышается. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета и элемент метода хозяйственного контроля различаются, не тождественны между собой.

Во-первых, объемом решаемых задач. Главная задача инвентаризации как составной метода бухгалтерского учета состоит в установлении соответствия учетных и фактических данных о наличии и состоянии имущества и создании наиболее эффективного обеспечения для принятия управленческих решений. Основная цель инвентаризации как элемента метода хозяйственного контроля заключается в осуществлении контроля за сохранностью имущества, подтверждением или опровержением выявленных ревизией нарушений и злоупотреблений.

Во-вторых, составом субъектов исполнения. Инвентаризации в целях внутри бухгалтерского контроля проводят на предприятиях инвентаризационные комиссии. Инвентаризацию в процессе ревизий и проверок осуществляют ревизионные комиссии или специальные инвентаризационные комиссии под руководством ревизора.

В-третьих, составом нормативных документов, регулирующих право и необходимость проведения инвентаризации.

В-четвертых, охватом объектов. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета исполняется, в основном, в сложном порядке, всего имущества и в обязательном, плановом порядке, в установленные сроки. Инвентаризации, проводимые в ходе ревизии, относят к частным, выборочным, а сроки проведения зависят от плана проведения ревизий, проверок и других обстоятельств.

В-пятых, обширностью охвата решаемых вопросов. Инвентаризации, проводимые в целях бухгалтерского контроля, носят характер инструктирования, предоставлении квалифицированной помощи материально ответственным лицам в налаживании учетной работы, выявляют естественную убыль имущества и реальность годовых производственно-финансовых показателей.

Значимое место занимает инвентаризация в процессе осуществления экономического анализа.

Формы первичной учетной документации по инвентаризации и указания по их применению и заполнению утверждены Постановлениями Госкомстата РФ №88 от 18 августа 1998г. и №26 от 27.03.2000г. Если в альбомах унифицированных форм ГКС РФ отсутствуют формы первичной учетной документации для определенного типа или варианта инвентаризации, то такие формы должны быть утверждены в виде приложений к учетной политике организации. На каждый вид инвентаризируемых объектов составляются отдельные инвентаризационные описи, которые подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Инвентаризационные описи (акты) собираются, как правило в двух экземплярах (один передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица либо в инвентаризационной комиссии), при смене материально ответственных лиц – в трех экземплярах (для бухгалтерии, для сдающего и для принимающего ценности материально ответственных лиц). При обнаружении расхождений между данными учета ценностей и данными инвентаризации составляются отдельные сличительные ведомости. Приказы руководителя организации о проведении инвентаризации, а также результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации регистрируются в особых журналах. Данные результатов всех инвентаризаций, совершенных в течение одного года, обобщаются в сводной ведомости учета результатов инвентаризаций.

При инвентаризации расчетов данные бухгалтерского учета сравниваются с информацией контрагентов (актов сверок), договоров и иных документов. В ходе инвентаризации, перед составлением промежуточной и годовой финансовой отчетности, необходимо уточнить договорные сроки погашения задолженностей с длительными сроками погашения. Это нужно для корректного их отнесения к краткосрочным, либо долгосрочным в зависимости от периода от отчетной даты до даты погашения задолженности. Производится проверка обоснованности сумм, числящихся на счетах расчетов, в том числе своевременность начисления процентов по займам. Они заносятся в операционные расходы или на увеличение стоимости инвестиционного актива, а также корректность отнесения процентов по займам, использованным для осуществления предоплат, на увеличение дебиторской задолженности поставщика (за период до поступления соответствующих ценностей) или на операционные расходы в соответствии с ПБУ 15/01 "Учет займов и кредитов и затрат по их обслуживанию".

Обнаруженные при инвентаризации расхождения в общем случае подлежат отражению в учете в месяце завершения инвентаризации (по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете). Предложения о порядке улаживания расхождений, выявленных в результате инвентаризации, представляются инвентаризационной комиссией руководителю организации для принятия окончательного решения.

Порядок отражения выявленных при инвентаризации результирующих недостач и излишков материальных ценностей следующий:

1. недостачи списываются  в балансовой оценке с кредита  счетов учета соответствующих  ценностей в дебет счета 94 "Недостачи  и потери от порчи ценностей", а затем отражаются в той  же оценке по кредиту счета 94;

2. потери ценностей, возникшие  в результате стихийных бедствий, по счету 94 не отражаются, а относятся  в балансовой оценке сразу  в дебет счета 99 "Прибыли и  убытки" и отражаются в бухгалтерской  отчетности как чрезвычайные  расходы;

3. излишки приходуются  на счета учета соответствующих  ценностей с кредита счета 91 "Прочие  доходы и расходы" по рыночной  стоимости. Предложенный Планом счетов порядок оприходования безвозмездно полученных ценностей с использованием счета 98 "Доходы будущих периодов" в данном случае применяться не должен, поскольку отнесение излишков, выявленных при инвентаризации, на финансовые результаты предусмотрено специальными положениями как Закона "О бухгалтерском учете" и "Положения по ведению бухгалтерского учета...", так и "Методических указаний по инвентаризации..."). По выявленным неучтенным основным средствам оприходование первоначальной стоимости и амортизации, определенных по актам оценки и действительного технического состояния основных средств, производится раздельно.

В результате проведения инвентаризации дебиторской задолженности организацией могут быть приобретены документы, подтверждающие ликвидацию контрагента, либо его неплатежеспособность (что существенно для оценки дебиторской задолженности). В этом случае по данным инвентаризации принимается решение о списании соответствующей задолженности на счет 91 "Прочие доходы и расходы". Для случая с неплатежеспособным дебитором для списания должны выполняться соответствующие дополнительные требования ПБУ 10/99 "Расходы организации", а списанная с баланса задолженность должна быть отражена по забалансовому счету 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" для последующего контроля возможности взыскания этой задолженности с дебитора в течение пяти лет.

Важной может оказаться и полученная в ходе инвентаризации информация о существенном ухудшении финансового положения контрагента, по расчетам с которым дебиторская задолженность на дату инвентаризации вполне может вообще отсутствовать. Например, если за такого контрагента данная организация выдала поручительство. Фактически инвентаризируется забалансовый счет 009 "Обеспечения обязательств и платежей выданные"), то организации в соответствии с ПБУ 8/01 "Условные факты хозяйственной деятельности", возможно, придется создать резерв (признать условное обязательство) за счет операционных расходов: дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", кредит дополнительно вводимого субсчета "Условные обязательства" счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" с раскрытием соответствующей информации в финансовой отчетности, отражение резервов указанного типа на счете 96 "Резервы предстоящих расходов".

Во время отражении в бухгалтерском учете результатов годовой инвентаризации нужно учитывать требования ПБУ 7/98 "События после отчетной даты" относительно того, следует ли формально следовать стандартному порядку отражения результатов такой инвентаризации в годовом балансе или их необходимо отразить более поздней датой появления соответствующего обстоятельства.

Некоторые выявленные во время инвентаризации факты хозяйственной деятельности могут не подлежать отражению на счетах бухгалтерского учета, однако должны быть оговорены в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности, если того требуют соответствующие Положения по бухгалтерскому учету.

3.2. Совершенствование  управления дебиторской задолженностью

Проблемы управления дебиторской задолженностью, с которыми сталкиваются предприятия, достаточно характерны:

– нет верной информации о сроках погашения обязательств компаниями-дебиторами;

– не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью; отсутствуют данные о росте затрат, связанных с ростом размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости

– не проводится оценка кредитоспособности покупателей

На предприятии существует схема работы с дебиторами. Данная схема представлена на рисунке 2:

Рисунок 4 – Схема работы с дебиторами

Данная схема не является довольно эффективной, так как не предполагает отчетливого разграничения полномочий, и не закрепляет ответственных лиц на каждом этапе на каждом уровне.

Таким образом, для более действенного контроля предприятию можно порекомендовать выделить следующие этапы контроля:

– сбор необходимой информации о задолженности;

– обработка полученной информации и ее группировка;

– разработка мероприятий по уменьшению задолженности;

При этом необходимо чтоб в данные мероприятия вовлечены все звенья предприятия. Поэтому, необходимо четкое распределение ответственности между бухгалтерской, финансовой и юридической службами.

Распределение функций при этом выглядит следующим образом:

Бухгалтерская служба регистрирует платежи, начисляет штрафы, пени, формирует "Реестр дебиторской задолженности", оформляет акты сверок, проводит переговоры с предприятиями дебиторами, предлагает схемы погашения долга.

Юридический отдел в случае неудавшегося завершения переговоров направляет должнику письмо с просьбой вернуть задолженность и претензию.

Финансовый директор в случае, если выполнение этих процедур не приводит к закрытию долга, принимает решение либо продать дебиторскую задолженность, либо заключить договор цессии, факторинга или же обращается в суд.

Главный бухгалтер отвечает за проведение инвентаризации задолженности, формирование резерва по сомнительным долгам и документальное оформление списания безнадежных долгов с баланса организации.