Управленческий анализ в УПК

3. Влияние информационных технологий на организацию управленческого анализа

Для создания информационной базы анализа необходимо:

• установить объем, содержание, виды, периодичность анализа;
• определить методику решения отдельных задач, систему показателей, факторов;
• уточнить на основании принятой методики приемы решения;
• определить общую потребность в информации по задачам;
• устранить дублирование информации, изучив взаимосвязь аналитических задач;
• определить объем, содержание, периодичность, источники информации для формирования информационной базы анализа хозяйственной деятельности.

Вся необходимая информация должна быть классифицирована по группам в зависимости от связи с системой управления. Выделение входной, выходной, первичной и производной информации позволяет выяснить общее направление формирования информационной базы. Более глубокое представление дает классификация информации по: насыщенности (достаточная, недостаточная, избыточная), объективности отражения (достоверная, недостоверная), времени образования (первичная, вторичная), характеру применения (постоянная, переменная), целевому назначению (полезная, бесполезная), связи с управляемой системой (внешняя, внутренняя), времени получения и периоду использования (плановая, нормативная, оперативная).

Основным носителем экономической  информации является документ. Необходимо иметь четкое представление о том, где, в какое время, в каком виде можно получить ту или иную информацию из документов. Большое значение имеет дополнительная характеристика информации по основным признакам.

Большое значение для исследования информационной базы имеет изучение периодичности документов. Неритмичное  их поступление создает напряженность  в обработке и использовании.

Большое значение для создания полноценной  информационной базы экономического анализа имеет исследование степени аналитичности информации. Под аналитичностью информации понимается ее адекватность требованиям, задачам экономического анализа. Аналитичность информации можно характеризовать с помощью таких показателей, как: полнота охвата необходимых для анализа сведений или степень обеспеченности информацией; универсальность информации — возможность получения производных показателей; степень повторяемости аналогичных показатели в разных формах отчетности; степень взаимного соответствия различных видов информации; сопоставимость и достоверность; степень своевременности получения; ритмичность движения; гибкость как возможность своевременного внесения коррективов и в то же время достаточная устойчивость к изменениям; коэффициент избыточности, который определяет, насколько информация удовлетворяет современным требованиям и составляет основу проведения в будущем ретроспективного анализа; степень готовности к механизированной обработке; трудоемкость заполнения и обработки, удобство сбора; степень взаимного соответствия различных видов информации (плановой, учетной и др.); степень достоверности (математической и логической); сопоставимость информации, т.е. возможность использования различных видов информации без дополнительной переработки.

Значимость отдельных показателей  для характеристики аналитичности меняется в зависимости от уровня управления предприятием. Уровень аналитичности определяется в сравнимых условиях. Для бухгалтерской информации неотъемлемыми условиями сравнимости являются одинаковые методы, организация учета, сопоставимые методы обработки информации.

Качество информационного обеспечения  управленческих решений определяется уровнем аналитичности информации.

Он более полно выявляется при  сопоставлениях, при этом за базу сравнения  могут быть приняты:

а) уровень аналитичности информации родственных предприятий;

б) оптимальный (нормативный) уровень, определяемый расчетным путем;

в) уровень аналитичности различных блоков информации (себестоимость, объем производства и др.) по одному и тому же уровню иерархии;

г) уровень аналитичности разных показателей внутри одного блока.

Уровень аналитичности можно характеризовать как качественно, так и количественно.

Система экономической информации, опираясь на сложившуюся на предприятиях систему документации, активно выдвигает свои требования. Предприятие должно иметь сведения об имеющейся и необходимой информации по каждому вопросу анализа с учетом его вида (предварительный, последующий,

оперативный).

Установлено, что последующий  анализ в наибольшей степени обеспечен информацией с более высоким уровнем аналитичности.

Всю информацию необходимо подразделить на первичную и производную. Получение производных показателей может быть механизировано, а выделение первичных характеристик позволяет подойти к вопросу формирования банка данных в ЭВМ.

Исследование информационной базы анализа позволяет оценить степень подготовленности, доброкачественности, аналитичности исходных данных, что обеспечит успешное решение аналитических задач. Зная информацию, которая имеется и может быть получена, можно правильно выбрать приемы анализа и определить целесообразность применения той или иной методики и программы. Исследование аналитичности информации позволяет получить ценный материал по совершенствованию документов, их содержанию и движению.

Сбор и оценка информации являются одним из первых этапов анализа, предопределяющих правильность его выводов, а следовательно, и обоснованность принятия управленческих решений.

Одним из направлений совершенствования  информационного обеспечения анализа являются стандартизация, типизация и унификация информационного потока на всех уровнях его использования.

Стандартизация терминов и определений должна создать осипну для дальнейшей работы по унификации информации. Необычайно усилилось значение стандартизации и опирающихся на нее типизации и унификации не только для первичных документов входной информации, но и для производных и выходных документов в связи с интенсивным развитием. Унификация является одной из основных предпосылок стандартизации.

При работе с документацией  всех видов следует придерживаться также стандартов терминологии. Для каждого понятия должен быть установлен один стандартный термин.

Направления работ по стандартизации в экономическом анализе Связаны с отработкой четкой терминологии и понятий, используемых в методиках, стандартизацией системы факторов и показателей, разработкой единой системы символов и условных обозначений, стандартизацией методик проведения экономического анализа.

Необходимо разработать  стандарты на формы и методики анализа, периодичность его проведения, набор аналитических задач для стандартных управленческих решений, порядок поступления информации для анализа, процедуры обработки информации и сроки представления результатов анализа потребителям, унифицировать формы выходных аналитических документов.

Все это позволит повысить уровень аналитической работы на предприятиях и в масштабах страны, будет способствовать увеличению количества типовых разработок по экономическому анализу и в целом позволит увеличить сопоставимость результатов  анализа, расширить возможность  сравнения и обобщения его  результатов.