Учет расчетов с контрагентами

Программное обеспечение прежде всего ориентируется на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями, квалификацией и специализацией. Пользователь со стороны программной среды должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать в любом режиме активно либо пассивно.

В последнее время создаются  унифицированные АРМ, обслуживающие  несколько предметных областей. Например, комплекс «Экспресс-анализ при заключении договоров, заказов, контрактов» обеспечивает процесс управления аналитической информацией о себестоимости, цене, возможных объемах производства отдельных видов продукции. Комплексы «Анализ формирования, распределения и использования прибыли», «Анализ материально-технического и финансового состояния предприятия», «Анализ труда, оплаты и социального развития», «Анализ выполнения госзаказов и хозяйственных договоров» соответствуют структуре действующего законодательства о предприятии. Комплексы «Анализ и прогнозирование динамических рядов», «Корреляционно-регрессионный анализ», «Выборочный метод» дают возможность автоматизированно осуществлять социально-экономический анализ с использованием статистических методов. Комплекс «Сервисные программы» позволяет получать обработанную информацию в виде графиков и схем, редактировать входную информацию, корректировать хранящиеся в файлах АРМ данные.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. АРМ специалиста (бухгалтера)

Очевидно, что в работе бухгалтерии  есть много технической, рутинной работы, которая хорошо поддается автоматизации.

Хранение документов в виде компьютерных данных на диске безусловно более целесообразно, чем хранение их в классическом виде, то есть в виде бумаг. Значительно упрощается поиск нужного документа, имеется возможность хранить данные за много лет и не путаться в них, сильно упрощается изменение любого документа, составление многочисленных справок.

Всю работу бухгалтерии можно разделить  на несколько основных подпунктов:

1. Работа со справочной и нормативной  информацией. В качестве основных тут можно отметить справочник различных начислений сотрудникам, справочник сотрудников с хранящимися в нем фамилией сотрудника, его табельным номером, окладом, полем, показывающим, является ли он членом профсоюза, обоснованием оклада, справочник налогов с хранящимися названием и размером налога, справочником по тарифной сетке, и другие. Необходимо поддерживать своевременное изменение этой информации, организовать гибкую систему справок.

2. Ведение записной книжки бухгалтера. Эта книжка как бы дублирует  Главную книгу и служит для  контроля. В ней отражаются любой  приход или расход денег. По  этой книге каждый месяц необходимо  подводить баланс и проверять,  сколько денег осталось на  каждом из счетов.

3. Расчет платежной ведомости  организации. При подсчете заработной  платы необходимо учитывать файл, в котором хранятся начисления  сотрудникам за почасовую работу. Следует автоматизировать вычитание  разнообразных налогов, учитывать  льготы различным категориям  сотрудников. Система должна следить  за фондом заработной платы,  автоматически предупреждать пользователя  при перерасходе фонда, и наоборот, учитывать экономию фонда и  учитывать эту экономию в дальнейшем. Программа должна тщательно документировать  все свои действия и выдавать  отчеты, по которым можно было  всегда ревизовать ее деятельность.

4. Ведение файла, в котором  отражается выдача различных  льгот в подведомственной организации.  Должно быть возможно путем несложного запроса выяснить, сколько и каких льгот получал каждый конкретный сотрудник за какой-то период времени.

5. Работа с банками. Необходимо  автоматизировать учет и хранение  банковских документов, как-то: платежные  поручения, банковские объявления, выписки из банка на каждую  проведенную операцию

6. Работа с главной книгой. Пользуясь  различными введенными документами,  программа должна генерировать  записи в главной книге, подсчитывать  баланс по ней, позволять просматривать  главную книгу для контроля.

На современном этапе автоматизации  управления общественным производством  наиболее перспективным является автоматизация  планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных  непосредственно на рабочих местах специалистов.

Эти системы получили широкое распространение  в организационном управлении под  названием автоматизированных рабочих  мест (АРМ).

Специфика деятельности бухгалтерии  позволяет выбрать методом решения  создание АРМ. Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных  знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять  систему по мере надобности.

АРМ можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических  и организационно-технологических  средств индивидуального и коллективного  пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального  работника управления.

С помощью АРМ специалист может  обрабатывать тексты, посылать и принимать  сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной  и графической форме. Обычно процессы принятия решений и управления в  целом реализуются коллективно, но необходима проблемная реализация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням  управления и реализуемым функциям. Подготовка информации для принятия решений, собственно принятие решений  и их реализация могут иметь много  общего в различных экономических  службах предприятия. Также многие функции являются типовыми для многих предприятий. Это позволяет создавать  гибкие, перестраиваемые структуры  управления.

В основу конструирования АРМ положены следующие основные принципы:

1. Максимальная ориентация на  конечного пользователя, достигаемая  созданием инструментальных средств  адаптации АРМ к уровню подготовки  пользователя, возможностей его  обучения и самообучения.

2. Формализация профессиональных  знаний, то есть возможность предоставления  с помощью АРМ самостоятельно  автоматизировать новые функции  и решать новые задачи в  процессе накопления опыта работы  с системой.

3. Проблемная ориентация АРМ  на решение определенного класса  задач, объединенных общей технологией  обработки информации, единством  режимов работы и эксплуатации, что характерно для специалистов  экономических служб.

4. Модульность построения, обеспечивающая  сопряжение АРМ с другими элементами  системы обработки информации, а  также модификацию и наращивание  возможностей АРМ без прерывания  его функционирования.

5. Эргономичность, то есть создание  для пользователя комфортных  условий труда и дружественного  интерфейса общения с системой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Учет расчетов с контрагентами

Бухгалтерский учет расчетов с контрагентом зависит от методики взаиморасчетов, определяемой в договоре.

Сведения о договоре с контрагентом и условия расчетов должны быть введены  в информационную базу. Причем с  одним контрагентом может быть заключено  несколько договоров с разными  условиями расчетов.

В договоре может быть выбран один из следующих вариантов измерения  взаимной задолженности между предприятием и контрагентом:

• в рублях,
• в условных единицах,
• в иностранной валюте.

Последний вариант подходит для  расчетов с иностранным партнером, а первые два могут использоваться для расчетов с отечественными партнерами. Причем вариант расчетов в условных единицах означает следующее: взаимные задолженности по договору фиксируются  в иностранной валюте, выбранной  в качестве условной единицы договора, но платежи выполняются в рублях. Для регистрации изменения состояния взаиморасчетов суммы платежей пересчитываются в условные единицы по курсу иностранной валюты на день платежа.

Расчеты с контрагентами могут  учитываться с разной степенью детализации:

• по договору в целом,
• по каждому расчетному документу (отгрузки, оплаты и т.п.).

Во взаимоотношениях с контрагентами  распространена практика, когда конкретная оплата привязывается к конкретной поставке: либо сначала регистрируется оплата поставки (по предварительно выписанному  счету), а затем регистрируется сама поставка — поставка по предоплате, либо сначала регистрируется поставка, а затем регистрируется оплата —  последующая поставка. Подобной практике деловых взаимоотношений больше подойдет детализация расчетов по каждому  расчетному документу.

Но при долгосрочных взаимоотношениях с надежными деловыми партнерами может быть установлено, что платежи не привязываются к конкретным поставкам. Например, по условиям договора контрагент может поставлять предприятию товары в течение месяца по разовым заявкам подразделений предприятия, а по завершении месяца финансовая служба предприятия будет оплачивать контрагенту все выполненные поставки и перечислять частичную предоплату на очередной месяц. Для подобной практики взаимоотношений подойдет вариант детализации расчетов с контрагентом по договору в целом, хотя можно выбрать и вариант детализации по каждому расчетному документу.

При регистрации расчетного документа  в информационной базе бухгалтерские  проводки формируются автоматически. При этом в целях аналитического учета контрагент будет  указан в проводке в качестве субконто дебета или кредита. В качестве второго субконто проводки может быть указан договор.

Конфигурация может вести аналитический  учет по расчетным документам даже в случае, когда пользователям  это непосредственно не требуется, то есть в описании договора указана  детализация расчетов по договору в  целом.  Если для договора выбран вариант учета расчетов в условных единицах, то для корректного определения курсовых разниц при регистрации каждого изменения состояния взаиморасчетов потребуется привязка к конкретному расчетному документу, при этом расчетный документ будет подбираться из информационной базы автоматически по методу ФИФО.

Суммы документов автоматически разделяются  на погашения задолженностей и авансы, поскольку по правилам бухгалтерского учета эти суммы должны отражаться раздельно.

Бухгалтерские счета для учета  расчетов с контрагентами, используемые в проводках, указываются в расчетном  документе.

Но пользователю вряд ли потребуется  самостоятельно указывать бухгалтерские  счета в документе, поскольку  они подставятся автоматически  сразу после того, как он укажет контрагента и договор. Для подстановки  счетов по умолчанию автоматически подберется наиболее подходящая запись из специального списка, хранящегося в информационной базе.

Благодаря автоматической подстановке  бухгалтерских счетов ввод расчетных  документов можно поручить пользователям, не являющимся бухгалтерами. А бухгалтеры могут оставить за собой лишь функцию  контроля за  состоянием списка, используемого для автоматической подстановки бухгалтерских счетов в расчетные документы.

 

5. Расчеты с контрагентами

Расчеты с контрагентом можно вести  в рублях, иностранной валюте или  в условных единицах.

В документах поступления и реализации можно выбрать один из способов зачета аванса:

• автоматически зачитывать все авансы в рамках договора,
• зачитывать авансы по определенному документу,
• не зачитывать авансы.

В документах оплаты можно выбрать  один из способов распределения оплаты:

• автоматическое распределение суммы оплаты между погашением долгов по договору и авансом,
• распределение суммы оплаты между погашением долга по определенному документу и авансом,
• не погашать долги, всю сумму относить на аванс.

Предусмотрена возможность автоматического  проведения зачета дебиторской и  кредиторской задолженностей по разным договорам одного контрагента. Можно  перенести задолженность с одного контрагента на другого контрагента, а также зарегистрировать списание безнадежного долга.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами  формируется автоматически и  сохраняется в программе. Можно  сформировать акт сверки по отдельному договору контрагента, счету расчетов, в рублевой и валютной сумме.