Сущность информации и ее роль в принятии управленческих решений

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ

 

 

 

 

Контрольная работа  
по дисциплине  
«Информационные технологии в экономике»

на тему:  
Сущность информации и ее роль в принятии управленческих решений

 

 

 

Студент специальности «Экономика»:  
 
Научный руководитель:  
Киселица Е.П.

 

 

 

Тюмень, 2014

Содержание

Введение.

1. Сущность информации.
2. Роль информации в принятии управленческих решений.

Заключение.

Список литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Управленческое решение – это выбор способа решения. Оно является существенной и неотъемлемой частью общей работы каждого руководителя. Каждый человек принимает решения в силу своего интеллекта и опыта. В управлении организацией принятие решения – гораздо более сложный, ответственный и формализованный процесс, требующий профессиональной подготовки, знания техпроцесса, используемого в производстве, опыта.

В современном мире складываются объективные факторы, ведущие к усложнению задач принятия управленческих решении. Расширяются масштабы и разнообразие экономического и социально-культурного общения между странами всего мира. Более сложными и разветвленными становятся финансовые, экономические, социальные, технические, организационные связи. Ускоряется темп общественно-политических процессов, увеличивается объем информации, которую нужно переработать и использовать.

Современный управленец должен не только владеть знаниями в области экономического управления, но также должен уметь использовать информационные ресурсы и технологии для повышения качества экономической информации, ее точности, объективности, оперативности, а соответственно возможности принятия необходимых решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Сущность информации

Информация (от лат. informatio – «разъяснение, изложение, осведомлённость») – сведения о чём-либо, независимо от формы их представления.

Информация бывает объективной и субъективной. Объективные характеристики информации зависят от содержания информации и не зависят от нашего к ней отношения.

Субъективные характеристики информации определяются значимостью информации для конкретного человека (субъекта) и его к этой информации отношением.

Объективные:

• по смыслу, в том числе три основных характеристики - повседневная, научная и образная (искусство;
• по способу восприятия информации людьми, т.е. в соответствии с нашими органами чувств (зрительная, слуховая, обонятельная, осязательная, вкусовая, чувство равновесия);
• по способу представления (текстовая, графическая, объемная, звуковая и т.п.);
• по объему;
• по месту хранения;
• по способу кодирования;
• по вероятности появления.

Cубъективные:

• полнота;
• достоверность;
• доступность;
• сложность;
• важность;
• актуальность;
• понятность;
• ценность.

Поскольку мы имеем дело с организациями, работающими в экономической области, то нас, прежде всего, интересует экономическая информация.

Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах, служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах. Также под экономической информацией понимается информация, характеризующая производственные отношения в обществе. К экономической информации относятся сведения, которые циркулируют в экономической системе, о процессах производства, материальных ресурсах, процессах управления производством, финансовых процессах, а также сведения экономического характера, которыми обмениваются различные системы управления.

Характеристики экономической информации:

·    большие объемы;

·    многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);

·    многообразие источников и потребителей;

·    значительный удельный вес рутинных процедур при ее обработке.

Когда говорят об информации, то упоминают ряд ее свойств:

• Запоминаемость;
• Передаваемость – способность к копированию;
• Воспроизводимость;
• Преобразуемость;
• Стираемость.

Информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена.

В современном информационном обществе информация – это важнейший стратегический ресурс системы управления. Информационная система должна разрабатываться с учетом заданных потребительских свойств информации:

·     ценность, адекватность информации;

·     полнота информации для реализации управляющего воздействия;

·     точность и достоверность информации;

·     актуальность, своевременность и оперативность получения информации.

Ценность – мера расширения, развития тезауруса (систематизированного словаря понятий с указанием смысловых связей между ними, т.е. совокупности сведений, которыми располагает пользователь или система) воспринимаемой стороной при приеме и интерпретации сообщения, степень снижения состояния неопределенности экономического субъекта, степень продвижения к цели.

Адекватность информации – это определенный уровень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту, процессу, явлению и т.п.

Полнота информации определяется применительно к управленческим функциям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений. В любом случае дефицит информации приводит к невозможности выполнения функций управления в нужное время и в указанном месте в соответствующем виде.

Точность информации – это заданная степень приближения информации истинному значению показателя. В практике управления определены необходимые уровни точности информации для различных уровней и функций управления, отдельных технико-экономических показателей. Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.

Достоверность является вероятностной оценкой точности (безошибочности) информации, зависящей от используемых информационных технологий. Достоверность определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результатной информации, при которой сохраняется эффективность функционирования системы.

Актуальность информации – это степень соответствия отражения реального состояния системы и объекта управления.

Своевременность информации характеризует временной интервал между возникновением потребности в информации и реализацией этой потребности.

Оперативность информации выражает «скорость» получения информации, отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

Актуальность связана с периодичностью получения информации, своевременность информации определяет выбор средств обработки информации, а оперативность – выбор средств сбора и передачи информации.

Информация достоверна, если она отображает истинное положение дел, полна, если ее достаточно для принятия решения. Ценность информации зависит от того, какие задачи можно решать с ее помощью. Актуальность важна при работе в постоянно меняющихся условиях.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Роль информации

в принятии управленческих решений

Акт целенаправленного воздействия на управляемый процесс, основанный на информации о нем, определенной ранее цели и разработанной программе достижения этой цели, называется принятием решения, а процесс формирования решения – процессом принятия решений.  

Одним из наиболее мощных инструментов в руках менеджера становится информация. Эффективное управление невозможно без сбора информации и ее обработки различными методами. Методы получения информации многообразны и не являются предметом рассмотрения в данной работе. Гораздо больший интерес вызывают методы ее обработки и целевого распределения по адресатам. Методы обработки и анализа экономической информации составляют суть эконометрики. Второе есть вопрос построения интегрированной информационной системы, направленной на решение задач, стоящих перед предприятием и являющейся отражением протекающих бизнес процессов.

Обеспечение процесса принятия решений (предоставление нужной информации в нужное время и нужном месте) – одна из основных задач информационной системы организации.

Информация – это данные, несущие в себе новизну и полезность. Информация – это основное условие конкурентной способности организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических лицах, передовой технологии, экономической и финансовой ситуации и т.д. Оперативная, надежная, достоверная и своевременная информация является основой управленческого процесса, и от того насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием.

Современный менеджер должен обладать незаурядными аналитическими способностями, которые позволяли бы ему адекватно оценивать текущую и специально собранную информацию, касающуюся всей гаммы внешних и внутренних факторов. Это необходимо для того, чтобы ставить реальные цели, вовремя их корректировать и, как следствие, корректировать средства их достижения.

Факторы, влияющие на принятие управленческих решений:

• Достаточность исходной информации:

– при недостаточности исходной информации необходимо найти или синтезировать исходную информацию, которая позволит добиться желаемой цели;

– достаточный объем исходной информации;

– при избыточном объеме исходной информации специалист должен уметь выявить только необходимую информацию и пользоваться лишь ею.

• Достоверность исходной информации:

– явно недостоверная, не соответствующая условиям задачи, выявить недостоверность которой не представляет труда;

– псевдодостоверная, соответствующая условиям задачи, однако содержащая такие сведения, которые не позволяют получать правильное решение исходной задачи;

– полностью достоверная, соответствующая условиям задачи и позволяющая получать правильное решение исходной задачи.

Процесс передачи информации проходит через посредников, поэтому происходит ее задержка и искажение. Кроме того, информация может меняться в зависимости от того, кому она предназначена: информация, идущая «наверх» будет более обобщенной, а «вниз» - более конкретной. Правильность принимаемых решений зависит, главным образом, от того, насколько быстро передается информация, и от того, насколько она искажена при передаче.

Преимуществами подхода к управлению на основе интенсивного использования информационных систем являются:

• обеспечение направленности идей организации на ключевой вопрос «что мы собираемся делать и чего добиваемся?»
• необходимость для менеджеров более четко реагировать на появляющиеся перемены, новые возможности и угрожающие тенденции;
• возможность для менеджеров оценивать альтернативные варианты капитальных вложений и расширения персонала, т.е. разумно переносить ресурсы в стратегически обоснованные и высокоэффективные проекты;
• возможность объединить решения руководителей всех уровней управления, связанных со стратегией.

Информация позволяет организациям:

• осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;
• определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;
• принимать обоснованные и своевременные решения;
• координировать действия подразделений в достижении целей.

 

 Информационная потребность – осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом. 

Данные – информация, низведенная до уровня объекта тех или иных преобразований. 

Документ – информационное сообщение в бумажной, звуковой, электронной или иной форме, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке. 

Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема, архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа. 

Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах, служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.