Разработка базы данных для учёта работы аптеки с использованием СУБД ACCESS 2007

Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

Индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

Типы данных

Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

Текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

Числовой - тип данных для хранения действительных чисел.

Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

Счетчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование - для порядковой нумерации записей.

Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

Мастер подстановок - это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.

Режимы работы с базами данных

Обычно с базами данных работаю две категории пользователей. Первая категория - проектировщики. Их задача состоит в разработке структуры таблиц базы данных и согласование ее с заказчиком. Кроме таблиц проектировщики разрабатывают и другие объекты базы данных, предназначенные, с одной стороны, для автоматизации работы с базой, а с другой стороны - для ограничения функциональных возможностей работы с базой (если это необходимо из соображений безопасности). Проектировщики не наполняют базу конкретными данными, (заказчик может считать их конфиденциальными и не предоставлять посторонним лицам). Исключение составляет экспериментальное наполнение модельными данными на этапе отладки объектов базы.

Вторая категория исполнителей, работающих с базами данных, - пользователи. Они получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием. В общем случае пользователи не имеют средств доступа к управлению структурой базы - только к данным, да и то не ко всем, а к тем, работа с которыми предусмотрена на конкретном рабочем месте.

Соответственно СУБД имеет два режима работы: проектировочный и пользовательский. Первый режим предназначен для создания или изменения структуры базы и создание ее объектов. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленных объектов для наполнения базы или получения данных из нее.

Объекты базы данных

• Таблицы

Таблицы - это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

• Запросы

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

• Формы

Если запросы - это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы - это средства для ввода данных. Смысл их тот же - предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка - это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

• Отчеты

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

• Страницы

Это специальные объекты баз данных. Правда, более корректно их нужно называть страницами доступа к данным. Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Эта база данных не обязательно должна быть базой данных Microsoft Access. Страницы доступа, созданные средствами Microsoft Access, позволяют работать также с базами данных Microsoft SQL Server.

• Макросы и модули

Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications (VBA). Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности.

Для определения ключа выделяется, как правило, одно поле, и на панели инструментов нажимается кнопка Ключ с изображением ключа (логотип Access). Однако в ситуации, когда данные одного поля не могут быть уникальными для каждой записи, можно назначить ключевыми два или более полей. Ключевые поля таблицы индексируются автоматически. При вводе данных в поле осуществляется автоматическая проверка типа полей данных. Кроме того, можно установить дополнительные правила проверки вводимых данных в свойстве поля Условие на значение, которое позволяет обеспечить ввод корректных данных в поле записи. Проверка значения осуществляется при переходе к другому полю или другой записи. Если введенное значение не соответствует заданному условию, то на экран выводится сообщение об ошибке.

ER – Диаграмма программы выглядит следующим образом:

Рисунок 1. ER – Диаграмма программы

Анализируя диаграмму можно сделать вывод о том, что база данных включает в себя три сущности: «Льготники», «Лекарства» и «Продажи». Сущность «Льготники» включает в себя следующие поля: Код льготника (ключевое поле), Номер паспорта, Ф.И.О. Сущность «Лекарства» включает в себя следующие поля: Наименование (ключевое поле), Цена, Категория льготы, Коэффициент. Сущность «Продажи» включает в себя следующие поля: Номер продажи (ключевое поле), Дата продажи, Наименование, Количество проданных лекарств, Покупатель. Сущности «Льготники» и «Продажи» находятся в отношении 1:М, сущности «Лекарства» и «Продажи» находятся в отношении 1:М. Схема программы, реализованная в среде Microsoft Access выглядит следующим образом:

Рисунок 2. Схема программы, реализованная в среде MS Access

 

 

 

 

 

 

 

Данные о компонентах, полученные из диаграмм внесем в таблицы 2.1, 2.2 и 2.3.

Таблица 2.1. – Описание полей таблицы «Льготники»

Свойства поля	Поле 1	Поле 2	Поле 3
Имя поля	Код льготника	№ паспорта	Ф.И.О.
Тип	Счетчик	Числовой	Текстовый
Размер	Длинное целое	10	50
Формат	Основной		>
Маска ввода		0000\ 000000
Подпись
Значение по умолчанию
Условие на значение
Сообщение об ошибке
Обязательность		Да	Нет
Индекс (допускаются ли совпадения)	Да (Совпадения не допускаются)	Да (Совпадения не допускаются))	Да (Допускаются совпадения)
Тип элемента управления
Тип источника строк
Источник строк
Присоединенный столбец
Число столбцов
Ширина столбцов

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 2.2. – Описание полей таблицы «Лекарства»

Свойства поля	Поле 1	Поле 2	Поле 3	Поле 4
Имя поля	Наименование	Цена	Категория льготы	Коэффициент
Тип	Текстовый	Денежный	Текстовый	Числовой
Размер	50	Длинное целое	255	Двойное с плавающей точкой
Формат	>	Основной	>	Основной
Маска ввода
Подпись				Жилплощадь
Значение по умолчанию				0
Условие на значение		>0		>0
Сообщение об ошибке		Данное поле не может быть пустым		Жилплощадь должна быть больше ноля
Обязательность	Да	Да	Нет	Нет
Индекс (допускаются ли совпадения)	Да (Совпадения не допускаются)	Да (Допускаются совпадения)	Да (Допускаются совпадения)	Да (Допускаются совпадения)
Тип элемента управления			Поле со списком	Поле со списком
Тип источника строк			Список значений	Список значений
Источник строк			Ветеран ВОВ;Инвалид 1 группы;Инвалид 2 группы;Инвалид 3 группы;Пенсионер	0,7;0,8;0,85
Присоединенный столбец			1	1
Число столбцов			1	1
Ширина столбцов				2 см