Разработка базы данных для учёта работы аптеки с использованием СУБД ACCESS 2007

Входные данные программы должны быть организованы в виде вводимой в специальную форму информации о новых лекарственных средствах, зарегистрированных льготниках, продажах. Данные, вводимые  вручную, проверяются на корректность после попытки сохранения.

Выходные данные программы должны быть организованы в виде отчетов или таблиц. Программа должна обеспечивать следующие выходные данные: карточка льготника, перечень лекарственных средств для льготников по группам, отчет об обеспечении льготников лекарственными средствами за месяц, таблица сведений о суммах обеспечения льготников лекарственными средствами по категориям и месяцам (перекрестная), диаграмма.

Пользовательский интерфейс должен быть интуитивно понятным  и содержать подсказки. Отчеты должны содержать лишь интересующую информацию. 

В качестве интегрированной среды разработки программы должна быть использована среда Microsoft  ACCESS версии 2003-2007. Взаимодействие с СУБД и создание базы данных реализуется на языке SQL или VBA.

Системные программные средства, используемые программой, должны быть представлены локализованной версией операционной системы Windows.

Основой для системы должна стать база данных, в которой будет храниться вся информация.

База данных должна включать в себя следующие таблицы:

 

-                        Таблица “Лекарства”

-                        Таблица “Льготники”

-                        Таблица “Продажи”

 

 Таблица “Лекарства” должна включать в себя следующие поля:

 

            -            Наименование

 

            -            Цена

 

            -            Категория льготы

     -            Коэффициент

Таблица “Льготники” должна включать в себя следующие поля:

 

            -            Код льготника

 

            -            Номер паспорта

 

            -            Ф.И.О.

Таблица “Продажи” должна включать в себя следующие поля:

 

            -            Номер продажи

 

            -            Дата продажи

 

            -            Наименование проданных лекарств

            -            Количество проданных лекарств

            -            Покупатель

 

Анализируя диаграмму можно сделать вывод о том, что все функции программы сведены в 4 большие группы: «Работа с данными льготных категорий граждан», «Работа с данными о лекарственных средствах», «Работа с данными о продажах», «Сервисные функции».

 

Сведения из рассмотренных диаграмм внесем в таблицу 1.

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1 - Перечень функций второго и третьего уровней

Обозначение	Функции 2-го уровня	Функции 3-го уровня
А1.1	Учёт льготных категорий граждан	- расчёт количества зарегистрированных  льготников по категориям; - печать карточки льготника; - выборка перечня лекарственных  средств, необходимых для заданной  категории льготников; - печать перечня лекарственных  средств для льготников по группам.
А1.2	Коррекция данных о льготниках	- ввод данных - удаление данных
А2.1	Учёт лекарственных средств	- поиск сведений о наличии  заданного лекарственного средства; - вычисление стоимости  лекарственных средств, предоставленных  льготникам за год; - вывод сведений о суммах  обеспечения льготников лекарственными  средствами по категориям и  месяцам; - печать отчёта об обеспечении  льготников лекарственными средствами  за месяц; - печать таблицы сведений  о суммах обеспечения льготников  лекарственными средствами по  категориям и месяцам.
А2.2	Коррекция перечня лекарств	- ввод данных - удаление данных
А4.1	Работа с архивом	- архивирование устаревших  данных - создание нового архива
А4.2	Сервисные функции	- информация о программе - справка о разработчике

 

 

2. Описание структуры базы данных.

СУБД обладают как многообещающими потенциальными преимуществами, так и недостатками, которые мы кратко рассмотрим в этом разделе.

СУБД — это программное обеспечение, которое взаимодействует с прикладными программами пользователя и базой данных и обладает перечисленными ниже возможностями:

- Позволяет создать базу данных, что обычно осуществляется с помощью языка определения данных (DDL — Data Definition Language). Язык DDL предоставляет пользователям средства указания типа данных и их структуры, а также средства задания ограничений для информации, хранимой в базе данных.

- Позволяет вставлять, обновлять, удалять и извлекать информацию из базы данных, что обычно осуществляется с помощью языка манипулирования данными (DML — Data Manipulation Language). Наличие централизованного хранилища всех данных и их описаний позволяет использовать язык DML как общий инструмент организации запросов, который иногда называют языком запросов (query language). Наличие языка запросов позволяет устранить присущие файловым системам ограничения, при которых пользователям приходится иметь дело только с фиксированным набором запросов или постоянно возрастающим количеством программ, что порождает другие, более сложные проблемы управления программным обеспечением. Наиболее распространенным типом непроцедурного языка является язык структурированных запросов (Structured Query Language — SQL), который в настоящее время определяется специальным стандартом и фактически является обязательным языком для любых реляционных СУБД.

- Предоставляет контролируемый доступ к базе данных с помощью перечисленных ниже средств:

• системы обеспечения защиты, предотвращающей несанкционированный доступ к базе данных со стороны пользователей;
• системы поддержки целостности данных, обеспечивающей непротиворечивое состояние хранимых данных;
• системы управления параллельной работой приложений, контролирующей процессы их совместного доступа к базе данных;
• системы восстановления, позволяющей восстановить базу данных до предыдущего непротиворечивого состояния, нарушенного в результате сбоя аппаратного или программного обеспечения;
• доступного пользователям каталога, содержащего описание хранимой в базе данных информации.

Для работы СУБД и приложений необходимо некоторое аппаратное обеспечение. Используемое аппаратное обеспечение зависит от требований данной организации и типа СУБД. Одни СУБД предназначены для работы только с конкретными типами операционных систем или оборудования, другие могут работать с широким кругом аппаратного обеспечения и различными операционными системами. Для работы СУБД обычно требуется некоторый минимум оперативной и дисковой памяти, но такой минимальной конфигурации может оказаться совершенно недостаточно для достижения приемлемой производительности системы. В аппаратное обеспечение могут входить, например, сервер баз данных и клиентские компьютеры. Обычно приложения создаются на языках третьего поколения, таких как C++, Java, Visual Basic, Fortran, Pascal, PHP, Perl или на языках четвертого поколения, таких как SQL, операторы которых внедряются в программы на языках третьего поколения. Впрочем, СУБД может иметь свои собственные инструменты четвертого поколения, предназначенные для быстрой разработки приложений с использованием встроенных непроцедурных языков запросов, генераторов отчетов, форм, графических изображений и даже полномасштабных приложений. Использование инструментов четвертого поколения позволяет существенно повысить производительность системы и способствует созданию более удобных для обслуживания программ.  Вероятно, самым важным компонентом среды СУБД (с точки зрения конечных пользователей) являются данные. База данных содержит как рабочие данные, так и метаданные, т.е. "данные о данных".

Выбранная мною СУБД Microsoft Access создана на основе реляционной модели базы данных и предназначена для создания быстрых, эффективных баз данных, применяемых в быту и бизнесе. Кроме того, она способна подключаться к другим базам данных, создавая широкий фронт работы с данными, независимо от того, где они находятся.

При работе с СУБД Access на экран выводятся типовое окно WINDOWS-приложения, состоящее из рабочего поля и панели управления.

Система Access - это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access.

Пользователи электронных таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми понятиями, используемыми в Access. Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access - это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств, развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

MS Access предоставляет в распоряжение  непрограммирующему пользователю  разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения, не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.

Access обладает широкими возможностями  по импорту/экспорту данных в  различные форматы, от таблиц  Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД .

Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API и т. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MS Access.

Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователями при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями.

Получается что Access, обладая всеми чертами СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Это не только гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.

 

 

Свойства полей базы данных

Поля - это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода - определяет форму, в которой вводятся данные а поле (средство автоматизации ввода данных).

Подпись - определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).