Практические приёмы анализа дебиторской задолженности организации

    Высшим органом управления этого общества является общее собрание участников общества. Собрания учредителей бывают очередные и внеочередные. Все участники общества имеют право присутствовать на общем собрании участников, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать для принятия решений.

     Руководство текущей деятельностью общества осуществляется генеральным директором - единоличным исполнительным органом общества. Генеральный директор общества подотчетен общему собранию участников. Руководство обособленными подразделениями (филиалами) осуществляют директора филиалов, назначенные приказом генерального директора.

    ООО ТД «Электроизделия» - торговое предприятие. Оно осуществляет оптовую и розничную продажу товаров, выполняет торговые операции. Оптовая торговля ООО ТД «Электроизделия» организует движение товаров по каналам распределения между филиалами.

     В качестве основной цели своей деятельности общество, как коммерческая организация преследует цель - извлечение прибыли в результате хозяйственной деятельности.

     Коммерческими функциями ООО ТД «Электроизделия», как розничного и оптового торгового предприятия, являются:

1. изучение спроса рыночных покупателей;
2. составление заявок на завоз товара;
3. формирование товарного ассортимента;
4. реклама;
5. продажа товара.

     Бухгалтерский учет в ООО ТД «Электроизделия» автоматизирован, используются интегрированные программы «Microsoft Dynamics CRM» и программное обеспечение «Scala». Предприятие ООО ТД «Электроизделия» применяет типовые формы первичных учетных документов, отраженные в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

     В учетной политике ООО ТД «Электроизделия» установлен порядок ведения бухгалтерского и налогового учета, в том числе и расчетов с контрагентами.

     Расчеты с дебиторами и кредиторами являются разделом учета, организация и ведение которого требуют от бухгалтерии ООО ТД «Электроизделия» взаимодействия, как со структурными и обособленными подразделениями своего предприятия, так и с внешними контрагентами.

    Структура ООО  ТД «Электроизделия» представляет  собой головной офис в г. Екатеринбург и сеть филиалов (обособленных подразделений) в разных городах.

    Структура филиала  ООО ТД «Электроизделия» состоит  из отдела оптовых и розничных  продаж. Отделом оптовых продаж, состоящий из групп продаж, руководит коммерческий директор. Розничные продажи осуществляется продавцами во главе заведующей магазином. Директор филиала осуществляет общее руководство филиалом.

     В ООО ТД  «Электроизделия» разделяют задолженность  на:

1. дебиторскую задолженность за товары, срок оплаты которых не наступил;
2. дебиторскую задолженность за товары, не оплаченные в срок, предусмотренный контрактом

 

 

 

2.2 Анализ дебиторской задолженности ООО ТД «Электроизделия»

 

          В данной главе рассмотрены теоретические установки и практические приёмы управления дебиторской задолженностью ООО ТД «Электроизделия». Следует отметить, что данная методика позволяет осуществить анализ при сколь-угодно большом количестве покупателей, формирующих дебиторскую задолженность, и предназначена в первую очередь именно для компаний, осуществляющих оптовую и мелкооптовую торговлю.

     Процесс управления дебиторской задолженностью начинается с формирования кредитной политики компании. Её существенными показателями являются:

a. определение условий предоставления товарного кредита;

b. расчёт максимального срока предоставления товарного кредита;

c. составление «матрицы скидок» - таблицы, содержащей варианты скидок за отгружаемый товар (оказываемые услуги) в зависимости от сроков его оплаты. То есть, в качестве цены, указываемой в прейскуранте, принимается цена товара, предоставленного в кредит на максимально установленный срок;

     Далее приводятся порядок обоснования указанных показателей:

1) Представляется целесообразным  клиентам, не имеющим кредитной  истории, не выдавать товарный  кредит в течение двух месяцев  с момента начала продаж –  отгрузка товара только на условиях немедленной оплаты. Товарный кредит следует выдавать, начиная с третьего месяца отгрузок в объёме среднемесячного товарооборота за прошедшие месяцы. Принятие решения о предоставлении Клиенту товарного кредита должно сопровождаться мерами по страхованию риска неоплаты. Одной из доступных и действенных мер является взимание с Клиента аванса в размере фиксированного процента от объёма отгрузки. Опыт свидетельствует, что приобретая товар пусть даже и с небольшой затратой денег, Клиенты более ответственно относятся к своей деятельности, желая скорее вернуть средства, что благотворно сказывается как на обороте, так и на качестве дебиторской задолженности.

     Для расчёта  фиксированного размера аванса  можно использовать бухгалтерские  данные за прошлый период. Для исключения влияния сезонных факторов, в качестве такого периода лучше выбрать один год. Тогда размер аванса рассчитывается по формуле:

Величина поступившей от Клиентов предоплаты (за год) 

--------------------------------------------------------------------         * 100

%        Годовой  товарооборот                              

 

     Опыт свидетельствует, что фиксированный размер аванса  целесообразно установить на  уровне в 25 % от объёма отгрузки. Разность между предлагаемым  значением и полученным расчётным путём свидетельствует о степени мягкости существующей кредитной политики организации.

2) Поскольку у компании  существуют обязательства перед  поставщиками товаров и услуг, ограниченные конкретными временными  рамками, то срок предоставления товаров в кредит покупателям не может превышать планового периода оборачиваемости кредиторской задолженности. Однако расчётное значение периода оборачиваемости кредиторской задолженности необходимо уменьшить скорректировать на срок нахождения денег в пути (3-4 дня). Скорректированное значение периода оборачиваемости кредиторской задолженности сравнивается со сложившимися периодами предоставления товарного кредита.

Пример. Для целей ежемесячного контроля состояния дебиторской задолженности удобно начальные данные и результаты расчёта периодов оборачиваемости дебиторской  и кредиторской задолженности представлять в нижеследующей таблице:

Плановые показатели	Январь
Объём продаж	4 912 000
Себестоимость реализованных товаров	10 665 447
Дебиторская задолженность - ДЗ	2 419 108
Кредиторская задолженность – КЗ	9 935 000
Период оборачиваемости дебиторской задолженности - Kоб ДЗ, в днях	13,8
Период оборачиваемости кредиторской задолженности Kоб КЗ, в днях	26,0

 

     Как следует  из полученных расчётов, ООО ТД «Электроизделия» эффективно управляет своей задолженностью, так как период оборачиваемости дебиторской задолженности гораздо короче подобного показателя кредиторской задолженности. Расчётное значение периода оборачиваемости кредиторской задолженности корректируется на срок нахождения денег в пути, и таким образом ближайший установленный в договорах срок равен 22-23 дням. Поэтому он и принимается в качестве максимального срока предоставления товарного кредита.

3) При определении размера  скидки необходимо учитывать долю безнадёжных долгов в товарообороте организации, поскольку указанные потери для сохранения установленного уровня рентабельности можно компенсировать только в величине наценки (скидки). Определить величину безнадёжной задолженности финансовый менеджер может самостоятельно, считая таковой любую просроченную свыше 90 дней задолженность, либо воспользоваться результатами аудиторского заключения. Полученное значение руководство организации может использовать в качестве ориентира  при оценке работы менеджеров по продажам, финансовые службы использовать в последующих вычислениях.

      Анализ дебиторской задолженности начинается с оценки её состояния и динамики оборачиваемости, поскольку любое замедление в оплате ведёт к увеличению затрат, связанных с задолженностью. Задержки в оплате также могут служить сигналом об ухудшении качества дебиторской задолженности.

     Однако с помощью данных показателей невозможно отследить качественные изменения в дебиторской задолженности и оценить происходящую динамику. Указанных недостатков лишена методика, основанная на сопоставлении доли клиента в дебиторской задолженности с его долей в товарообороте организации. То есть, предоставление клиенту товарного кредита эффективно тогда, когда вклад клиента в товарооборот превышает его вклад в формирование дебиторской задолженности. В качестве анализируемого периода принимается месяц или квартал. Рассмотрим этапы применения методики.

     На первом этапе определяется:

1. оборачиваемость дебиторской задолженности как в целом по организации(средняя величина), так и по каждому её клиенту;
2. доля каждого клиента в дебиторской задолженности и в товарообороте организации.

    На втором этапе все Клиенты, в зависимости от значения показателя оборачиваемости, разбиваются на четыре группы:

1. оборачиваемость равна нулю;
2. оборачиваемость от нуля до значения ниже среднего по организации;
3. оборачиваемость выше среднего по организации;
4. нет дебиторской задолженности.

     Третий этап – собственно сам анализ. На этом этапе в зависимости от задачи, поставленной руководством организации, производится группировка полученных результатов по:

1. отделам
2. менеджерам
3. клиентам.

     Предложенная классификация позволит начать работу по анализу, отслеживанию и взысканию задолженности, используя возможности программного продукта EXCEL. Для получения устойчивых результатов методика применяется, начиная с третьего месяца с момента начала наблюдения. Далее возможно её помесячное применение.

   Для примера рассмотрим применение методики при группировке результатов по группам продаж ООО ТД «Электроизделия»:

По данным бухгалтерского учёта данные анализа:

Отделы продаж	Обороты по счёту 62 за период		Сальдо по дебету счёта 62 на конец периода	П/оплата за период	Доля отдела в обороте	Доля отдела в ДЗ	Доля ДЗ в обороте	Доля п/о в отделе
	Дебет	Кредит
Группа № 1	1 667 047,61	1 565 891,64	99 516,53	158 872,51	3,43%	1,71%	5,97%	9,53%
Группа № 2	2 190 046,21	2 071 258,00	9 947,70	216 884,20	4,54%	0,17%	0,45%	9,90%
Группа № 3	14 488 916,85	13 418 778,89	711 303,51	2 702 577,96	29,41%	12,23%	4,91%	18,65%
Группа № 4	11 411 055,04	9 876 902,43	1 252 659,14	1 187 653,46	21,65%	21,54%	10,98%	10,41%
Группа № 5	18 904 920,19	18 686 801,25	3 742 323,15	370 410,90	40,96%	64,35%	19,80%	1,96%
Итого	99 585 933,26	92 346 956,84	15 012 302,33	16 826 415,13	100,00%	100,00%	11,95%	9,53%

 

     Обращает на себя внимание плохие показатели по группе № 5. Многократно низкий по сравнению с другими показатель доли предоплаты в товарообороте отдела свидетельствует о рискованной кредитной политике. Превышение доли группы в дебиторской задолженности над долей группы в товарообороте, при этом высокий, по сравнению с другими группами, показатель доли дебиторской задолженности группы в совокупном товарообороте при примерно одинаковых оборотах за квартал по дебету и кредиту счёта 62, свидетельствует о наличии тяжёлого груза прошлых ошибок – очень рискованной в прошлом кредитной политике, приведшей к образованию практически безвозвратных долгов. Таким образом, требуется специальный анализ  по оценке эффективности работы данной группы и его менеджеров.