Порядок проведения инвентаризации на предприятиях торговли, способствующий достоверности данных финансовой отчетности организации

Правила заполнения инвентаризационных описей

При заполнении инвентаризационных описей и актов следует соблюдать  следующие правила:

1) описи заполняются ручным способом  или с использованием средств  вычислительной и другой организационной  техники;

2) при ручном способе описи  заполняют чернилами или шариковой  ручкой;

3) не допускаются помарки и  подчистки в инвентаризационных  описях и актах. Такие описи  (акты) придется переписать заново;

4) наименования инвентаризуемых  ценностей и объектов и их  количество указывают по номенклатуре  и в единицах измерения, принятых  в учете;

5) на каждой странице описи  указывают прописью число порядковых  номеров материальных ценностей,  записанных на данной странице;

6) на каждой странице описи  указывают общий итог количества  в натуральных показателях, записанных  на данной странице, независимо  от того, в каких единицах измерения  эти ценности показаны;

7) исправление ошибок производится  во всех экземплярах описей  путем зачеркивания неправильных  записей. Над зачеркнутыми записями  делают правильную запись. Исправления  должны быть оговорены и подписаны  всеми членами комиссии и материально-ответственными  лицами;

8) нельзя оставлять в описях  незаполненные и пропущенные  строки. Незаполненные строки на  последней странице прочеркиваются;

9) на последней странице описи  делают запись о проверке цен,  таксировки и подсчета итогов  за подписями лиц, производивших  эту проверку;

10) описи подписывают все члены  комиссии и материально-ответственные  лица;

11) в конце описи материально-ответственные  лица дают расписку в том,  что:

- инвентаризация проведена в  их присутствии;

- у материально-ответственного  лица нет претензий к членам  комиссии;

- материально-ответственное лицо  принимает на ответственное хранение  имущество, перечисленное в описи;

12) при смене материально-ответственных  лиц:

- лицо, принявшее имущество, расписывается  в описи в получении этого  имущества;

- лицо, сдавшее имущество, расписывается  в описи в сдаче имущества;

13) если после проведения инвентаризации  материально-ответственное лицо  обнаруживает ошибку в описях, то оно должно немедленно до  открытия склада (кладовой, секции  и т.п.) заявить об этом председателю  комиссии. В таких случаях производится  проверка указанных фактов и делаются исправления в описях.

 

Каждая из описей составляется в  двух экземплярах, подписывается членами  комиссии и лицом, ответственным  за хранение. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления  сличительной ведомости, а второй остается у материально-ответственных лиц. Все товары заносятся в опись  отдельно по каждому наименованию с  указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т.д.).

Если комиссия не имеет возможности  в течение одного дня произвести подсчет товаров и записать их в инвентаризационную опись, то используется форма № ИНВ-2 «Инвентаризационный  ярлык». Заполняется она в одном  экземпляре членами комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарами. В конце инвентаризации данные из формы № ИНВ-2 переносят в опись формы № ИНВ-3. Если у организации есть товары, которые приняты на ответственное хранение, то по ним составляют отдельную опись по форме № ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение».

На находящиеся в пути товары должна заполняться отдельная форма - «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути» (форма  № ИНВ-6)

Если проверяют фактическое  наличие товара при смене материально-ответственного лица, то лицо, принимающее и сдающее  товар, расписывается в соответствующих  строках описи. В описи должны включаться все выявленные товары, в том числе и излишки. Если при инвентаризации обнаружены испорченные  товары, то на них составляют соответствующие  акты. Товары, поступающие во время  проведения инвентаризации, принимаются  материально-ответственными лицами в  присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти товары приходуются  по реестру или товарному отчету после инвентаризации. При инвентаризации они заносятся в отдельную  опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В такой описи указываются  дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном  документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации»  со ссылкой на дату описи, в которую  записаны эти товары.

Как правило, товар во время инвентаризации не отпускается. Однако если инвентаризация длится долго, то в особых случаях  материально-ответственные лица могут  отпускать товар в присутствии  членов инвентаризационной комиссии, но на это у них должно быть письменное разрешение руководителя и главного бухгалтера. Эти товары заносятся  в отдельную опись под названием  «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В расходных документах делается соответствующая отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

По результатам проверки фактического наличия товаров, отраженных в инвентаризационных описях и актах, составляются сличительные ведомости по форме № ИНВ-19 «Сличительная  ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей». На товары, не принадлежащие организации, но числящиеся в ее бухгалтерском учете (находятся  на ответственном хранении, приняты  на комиссию и т.п.), составляются отдельные  ведомости. В сличительных ведомостях отражаются только те товары, по которым  были выявлены отклонения от учетных  данных. В ведомостях показывают расхождения  между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Излишки или недостачи  отражаются в тех ценах, в которых  ведется учет товаров (покупных, отпускных).

При оформлении итоговых документов следует учитывать пересортицу  товаров, а также списание потерь в пределах норм естественной убыли. Пересортица - это одновременно излишки  одного вида и недостачи другого  вида товаров одного и того же наименования. При этом материально-ответственные  лица должны представить подробные  объяснения о допущенной пересортице. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может  быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товара одного и того же наименования и в тождественных  количествах. Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость  недостающих товаров выше стоимости  товаров, оказавшихся в излишке, то эта разница в стоимости  относится на виновных лиц. При этом убыль товаров в пределах установленных  норм определяется после зачета недостач товаров излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице  еще осталась недостача товаров, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию, по которому установлена недостача. При отсутствии норм естественной убыли, убыль рассматривается как недостача сверх норм. Согласно п.3 ст.12 Закона N 129-ФЗ потери товаров в пределах норм естественной убыли на предприятиях розничной торговли относятся за счет прибыли, сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки списываются на финансовые результаты организации.

Бухгалтерский учет инвентаризации

Списание потерь товаров в пределах норм естественной убыли отражается записью по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в  дебет счета 91 «Прочие доходы и  расходы», а на сумму потерь сверх  норм естественной убыли - в дебет  счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (или в  дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», если виновное лицо не является работником организации).

При отсутствии виновных лиц или  отказе суда во взыскании убытков  делается запись с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 91-2 «Прочие расходы».

В сличительной ведомости отражают результаты проведенного зачета (суммы  недостач, покрытых излишками), а также  излишки и недостачи, оставшиеся после проведения зачета. Сличительную ведомость составляют в двух экземплярах. Результаты инвентаризации и выводы комиссии (о списании товаров, привлечении  виновных лиц к ответственности  и т.п.) оформляются приказом руководителя. Обобщенные данные результатов проведенных  инвентаризаций отражаются в «Ведомости результатов, выявленных инвентаризацией» (форма № ИНВ-26).

При обнаружении несоответствий данных инвентаризации и бухгалтерского учета  председатель инвентаризационной комиссии должен доложить об этом руководителю организации, который решает, как  эти расхождения будут урегулированы. Только руководитель организации может  принять решение о взаимном зачете излишков и недостач или о списании выявленных недостач в пределах норм естественной убыли, а также о привлечении виновных лиц к ответственности за недостачи сверх норм естественной убыли. Установленные недостачи или излишки в бухгалтерском учете отражаются в том месяце, в котором была закончена инвентаризация. Выявленные излишки собственного товара приходуются в бухгалтерском учете на счете учета товаров по рыночной цене на дату проведения инвентаризации (п.28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н):

Дт 41 «Товары»

Кт 91 «Прочие доходы и расходы» - рыночная стоимость излишков включена в состав внереализационных доходов (п.8 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н).

Таким образом, при реализации товарных излишков, выявленных при инвентаризации, в состав доходов будет включена выручка от их реализации. При этом в состав расходов можно будет  списать только расходы, связанные  с реализацией. Выявленные недостачи  отражаются в бухгалтерском учете  следующим образом:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей»

Кт 41»Товары» - выявлены недостачи

При отсутствии виновных лиц недостачи  сверх норм можно отразить:

Дт 91 «Прочие доходы и расходы»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей».

Списание недостачи за счет виновного  лица производится следующим образом:

Дт73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кт94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей» - сумма недостачи отнесена за счет виновного лица;

Дт 50 «Касса»

Кт 73-2 «Расчеты по возмещению материального  ущерба» - сумма поступивших денег  в кассу от виновного лица на сумму  недостачи товаров по продажным  ценам. При этом разница между  стоимостью товара, оплаченной виновным лицом, и суммой, выплаченной комитенту, отражается записью:

Дт 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»

Кт 91 «Прочие доходы и расходы».

 

 

Заключение

 

Инвентаризация  имеет большое значение для правильного  определения затрат на производство продукции, выполненных работ и оказанных услуг, для сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищений имущества и т. п.

Она или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет  неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи. Поэтому при  помощи инвентаризации контролируется не только сохранность материальных ценностей, но и проверяются полнота  и достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности. Основная цель инвентаризации – выявление фактического наличия имущества и сопоставление его с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения обязательств в бухгалтерском учете.

Значительное  повышение эффективности инвентаризационной работы может быть достигнуто за счёт совершенствования методики проверки достоверности и качества материалов инвентаризации.

Высокое качество проведения инвентаризации обеспечивается за счёт соблюдения сроков и внезапности  проведения; квалификационного подбора  состава членов комиссии; точного  пересчёта фактического наличия  ценностей; правильного оформление инвентаризационных описей; своевременной  и правильной подготовки данных бухгалтерского учёта и выведения результатов.

Значительного улучшения инвентаризационной работы можно добиться за счёт более полного  использования возможностей и приёмов  экономического анализа. Источниками  анализа служат: план распределения  инвентаризаций между должностными лицами; журналы учёта проведённых  инвентаризаций (контрольных проверок); табель учёта рабочего времени; оперативные  сведения по растратам и недостачам; объяснительные записи к балансу; отчёт  о контрольно-ревизионной работе (ф. № 2кр). Используется так же первичная  документация, инвентаризационные описи  товаров, сличительные ведомости, постановления (приказы по результатам проведённых инвентаризаций).