Отчет по практике в ВАТ «Ощадний банк України»

первинний документ - документ, який містить відомості пор операцію та підтверджує її здійснення;

ТВБВ - територіально відокремлене без балансове відділення, яке не є юридично особою, діє від імені Банку на підставі положення про установу, не має окремого балансу та здійснює операції, передбачені положенням про цю установу на підставі письмового дозволу, наданого Банком, підпорядковане філії, на балансі якої відкрите;

Філії Банку - відокремлені структурні підрозділи, що виділені на окремий баланс: регіональні управління, філії-відділення.

1. Керівник Банку (філії Банку) організовує операційну діяльність таким чином, щоб забезпечити:

розподіл обов'язків та повноважень щодо здійснення операцій;

належне документування всіх операцій (складання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку). Якщо документування операцій здійснюється з використанням інформаційних технологій, то відповідне програмне забезпечення має забезпечувати введення протоколу про всі операції та дії відповідальних працівників у захищеній від модифікації формі;

своєчасне, повне та достовірне відображення операцій у регістрах бухгалтерського обліку;

накопичення та надання докладної інформації за кожною операцією з обов'язковим зазначенням даних про її учасників, з визначенням балансових і позабалансових вимог та зобов'язань, можливих змін за цими операціями, сум нарахованих, отриманих або сплачених доходів та витрат, а також інших параметрів, що забезпечують складання звітності Банку;

дотримання вимог Облікової політики Банку;

дотримання лімітів на здійснення окремих операцій;

визначення наявних та можливих операційних ризиків та управління ними;

виконання необхідних процедур внутрішнього контролю;

зберігання інформації про всі операції установи Банку;

цілісність та достовірність інформації усіх операцій;

формування та зберігання первинних документів, облікових регістрів, звітів відповідно до вимог законодавства України.

2. Керівник філії діє на підставі Положення про філію та довіреності, виданої Банком, у своїй діяльності керується актами законодавства України, нормативно-правовими актами Національного банку України, рішеннями наглядової ради та правління Банку, наказами та розпорядженнями керівництва Банку.

3. Банк відповідно до Закону України «Про банки і банківську діяльність», на підставі банківської ліцензії та письмового дозволу і додатка до дозволу, наданих Національним банком України, здійснює банківські та інші операції.

4. Посадова інструкція на кожного відповідального виконавця складається та затверджується відповідно до вимог Положення про посадову інструкцію працівника ВАТ «Ощадбанк», затвердженого постановою правління від 04.10.2004 № 116. Кожний відповідальний виконавець ознайомлюється зі своєю посадовою інструкцією під розпис.

5. У посадовій інструкції зазначаються функції, основні завдання та обов'язки, права, повноваження, взаємовідносини відповідального виконавця з іншими працівниками підрозділами Банку та його відповідальність.

6. З метою забезпечення первинного контролю за операціями визначені нижче документи підписуються в обов'язковому порядку:

а) керівником філії Банку або особою, на яку покладено відповідні повноваження:

заява на відкриття рахунку клієнтам - суб'єктам господарювання;

заява на видачу розрахункової чекової книжки;

розпорядження на видачу кредитів;

первинні документи, що є підставою для здійснення філією сплати коштів за фінансовою та господарською діяльністю тощо;

розрахункові відомості з нарахування заробітної плати та інших виплат працівникам;

меморіальні ордери на загальну суму списків для зарахування коштів на рахунки клієнтів, що отримані безготівковим шляхом на рахунок установи Банку;

меморіальні ордери на переказ сум компенсації грошових заощаджень;

списки на зарахування пенсій та допомог на рахунки військовослужбовців;

видаткові позабалансові ордери на списання у встановленому порядку збиткової заборгованості з клієнтами;

розпорядження на здійснення розрахунків з передачі коштів між філіями Банку;

б) головним бухгалтером філії, його заступником або особою, на яку покладено відповідні повноваження:

заява на відкриття рахунку клієнтам - суб'єктам господарювання;

заява на закриття рахунку клієнтам - суб'єктам господарювання;

заява на видачу розрахункової чекової книжки;

розрахункові документи клієнтів, поверненні без виконання;

меморіальні ордери сум до з'ясування;

меморіальні ордери по виправних та корегуючи проведеннях;

документи з приймання та відправки готівки і цінностей, які зберігаються у сховищі цінностей;

розрахункові документи за операціями з основними засобами, нематеріальними активами та іншими необоротними матеріальними активами;

розрахункові відомості по нарахуванню заробітної плати та інших виплат працівникам;

розрахункові документи за операціями дебіторської та кредиторської заборгованості;

меморіальні ордери на переказ сум компенсації грошових заощаджень;

зведені довідки про касові обороти;

заява на купівлю-продаж безготівкової іноземної валюти;

списки на зарахування пенсій та допомог на рахунки військовослужбовців;

видаткові позабалансові ордери на списання у список заборгованості з клієнтами; 
розпорядження на розподіл бланків суворого обліку між установами Банку.

7. Перелік операцій, що підлягають додатковому контролю, передбачено Положенням про організацію бухгалтерського обліку та звітності в установах ВАТ «Ощадбанк».

В обов'язковому порядку контролюючим працівником підписуються такі документи:

грошові чеки із чекових книжок клієнтів;

реєстри трансакцій за операціями з платіжними картками;

заявки на отримання підзвіт бланків суворого обліку (чистих бланків платіжних карток);

заяви на продаж іноземної валюти та банківських металів;

меморіальні ордери за транзитними рахунками;

заяви на терміновий переказ готівки в сумі понад 5000грн.;

розрахунково-касові документи за фінансовими операціями, які підлягають обов'язковому фінансовому моніторингу;

пенсійні листи військовослужбовців та доручення на виплату їм одноразової допомоги.

8. Керівник Банку(філії Банку) зобов'язаний забезпечити контроль за належним зберіганням використанням ключової інформації, печаток, штампів, ключів, пломбірів і бланків суворого обліку відповідальними особами таким чином, щоб уникнути їх втрат або використання метою зловживання.

9. Облік та збереження ключової інформації, засобів криптозахисту мають здійснюватися адміністраторами захисту інформації та відповідальними за використання засобів криптозахисту відповідно до нормативно-правових актів Національного банку України та локальних нормативно-правових актів Банку.

10. Керівником установи Банку або особою, що визначається згідно з його розпорядженням (крім касирів, завідуючого касою і бухгалтерських працівників), здійснюється реєстрація печаток і ключів від сховища цінностей, пломбірів, кліше, іменних штампів касирів у книгах, передбачених Порядком організації касової роботи в установах ВАТ «Ощадбанк», затвердженим постановою правління від 29.01.2004 №11-1 (із змінами і доповненнями).

Передача пломбірів, печаток, ключів та штампів здійснюється в разі їх заміни або передачі в користування іншій особі, про що робиться запис у спеціальній книзі.

11. Наказом по установі Банку призначаються посадові особи, відповідні за зберігання готівки операційної каси та інших цінностей у сховищі цінностей.

12. Ліміти залишків готівки національній валюті в касах установ Банку розраховуються згідно Методики розрахунку та встановлення лімітів залишків готівки в національній валюті в касах установ ВАТ «Державний ощадний банк України», затверджений протоколом КУАП №0111-19 від 22.11.2001 (із змінами і доповненнями).

 

2.2 Документування операцій

 

Операції, які здійснюються установами Банку, повинні бути належним тином задокументовані.

Підставою для відображення операцій в бухгалтерському обліку є первинні документи, оформлені та підписані у встановленому порядку.

Первинні документи повинні бути складені в момент проведення операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення в паперовій та/або електронній фермі.

Для контролю та впорядкування обробленої інформації за операціями на підставі первинних документів складаються зведені документи. Первинні документи класифікуються залежно від виду операцій та типу контрагентів за такими ознаками:

за місцем складання:

• зовнішні (одержані від клієнтів, державних виконавців та інших банків);
• внутрішні (оформлені в уставові Банку);

за змістом:

• касові;
• розрахункові (для здійснення безготівкових розрахунків із банками, клієнтами, списання коштів з рахунків та внутрішньобанківських операцій).

Первинні документи, які складені з помилками або не містять вичерпної інформації, до виконання не приймаються.

Внесення виправлень до первинних документів не допускається, крім випадків, ще визначені нормативно-правовими актами Національного банку України,

У первинних документах, на основі яких здійснюються запис в бухгалтерському обліку, зазначаються:

номери кореспондуючих рахунків за дебетом та кредитом;

дата виконання операції;

зміст операції;

сума операції;

підпис відповідального виконавця;

підпис контролюючого працівника, якщо операція підлягає додатковому контролю;

підпис уповноваженої

До касових документів належать: заява на переказ готівки (додаток А), прибутково-видатковий касовий ордер, заява на видачу готівки, прибутковий касовий ордер(додаток В), видатковий касовий ордер, грошовий чек, рахунки на сплату платежів та документи, встановлені відповідною платіжною системою для відправлення переказу готівки та отримання його в готівковій формі.

Валютно-обмінні операції, а також операції з банківськими металами та платіжними картками здійснюються на підставі касових документів, визначених іншими нормативно-правовими актами Національного банку України.

Документи на отримання та видачу готівкових коштів складаються відповідно до вимог Інструкції про касові операції в банках України, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 14.08.2003 № 337 (із змінами і доповненнями).

Касові документи за операціями юридичних та фізичних осіб відображаються в касовому журналі (операційному щоденнику), який формується автоматизовано або вручну.

Касові ордери за внутрішньобанківськими операціями виписуються відповідальними працівниками за фактом виконання операції.

Розрахункові документи застосовуються установами Банку для здійснення і відображення в обліку операцій за безготівковими розрахунками відповідно до вимог нормативне-правових актів Національного банку України.

До платіжних інструментів (паперових або електронних), що використовуються для безготівкових розрахунків, належать такі розрахункові документи: меморіальні ордери(додаток С); платіжні доручення; платіжні вимоги-доручення; платіжні вимоги; розрахункові чеки; акредитиви; інші документи, що визначаються нормативно-правовими актами Національного банку України,

Внутрішньобанківські операції оформляються меморіальними ордерами та іншими документами, що складаються установами Банку відповідно до вимог нормативно-правових актів Національного банку України, локальних нормативно-правових актів і процедур Банку.

Касовими документами оформлюються операції з приймання і видачі готівки. Вони діляться на приходні та видаткові. До приходних належать оголошення на внесення готівки в касу банку, приходний касовий ордер тощо; до видаткових -- грошовий чек на отримання готівки і видатковий касовий ордер(додаток D). Меморіальні документи використовуються для безготівкових перерахувань за рахунками. Це розрахункові документи, що надаються банку клієнтами (платіжні доручення, вимоги-доручення, розрахункові чеки), меморіальні ордери та ін. До позабалансових документів належать приходні та видаткові позабалансові ордери (додаток Е). Цими документами оформлюються приймання та видача коштовностей і документів, що зберігаються в касі та сховищі.

1. З метою забезпечення здійснення операцій відповідно до розподілу обов'язків, своєчасного формування та одержання первинних документів, відображення інформації про операції в облікових регістрів та виконання процедури контролю встановлюються правила документообороту за операціями з урахування вимог нормативно-правових актів Національного банку України, умов договорів між Банком та клієнтом, у тому числі з банками-кореспондентами.