Отчет по практике в ООО “Ариороса”

- оплата и стимулирование  труда, включая различные социальные  компенсации

- охрана труда и здоровья

- формирование и поддержание  системы коммуникаций внутри  предприятия – обеспечение информированности  персонала, взаимодействие с профсоюзом, устранение конфликтов, формирование  социально- психологического климата  в коллективе

- введения информационно-аналитической  работы по персоналу и делопроизводству.

Структура организации –  совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целое и определенным образом взаимодействующих для  достижения заданной цели. Президент ООО “Ариороса” является собственником организации. Несмотря на то, что управляющий и собственник являются одним лицом, в “Ариороса” не стоит вопрос о разграничении этих функций вследствие успешной деятельности фирмы под управлением президента. Президенту компании принадлежит решающий голос во всех вопросах. Ему функционально подчинены юридическая служба, служба безопасности и технический персонал, бухгалтерия. Руководителю коммерческой недвижимости подведомственен отдел маркетинга. Эти подразделения дополняют работу агентства, служат для комфорта клиентов, способствуют успешной работе сотрудников.

От исполнительного директора  линейно зависимы отделы, непосредственно задействованные в работе с недвижимостью. Каждая из этих структур возглавляется своим директором. Заместителем директора отдела является менеджер (он также имеет своего заместителя на случай болезни или отпуска). Должность заместителя оплачивается лишь во время непосредственного выполнения обязанностей. Такая система обеспечивает отсутствие пробелов и проблемы “лишних” людей в работе менеджмента.

Таким образом, структура управления агентства “Ариороса” является децентрализованной. Велика доля решений, принимаемых на средних и нижних уровнях менеджмента. Руководители принимают решения по широкому кругу вопросов и несут ответственность за последствия. Это также связано со спецификой работы агентства недвижимости – мобильность персонала и нерегламентированный график работы.

Преимуществами этого  являются:

-  уменьшение количества звеньев, необходимых для принятия решений, что ускоряет и упрощает этот процесс;

- предоставление права принятия решения руководителю, ближе стоящему к возникшей проблеме;

- стимулирование инициативы, отождествление личности с организацией;

предоставление возможности  молодому руководителю проявить себя;

- небольшое число органов, непосредственно подчиняющихся одному руководителю.

 

 

Анализ системы  контроля фирмы.

Контроль – постоянный процесс, обеспечивающий достижение организацией принятых целей развития путем своевременного обнаружения, возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем и изменений внешней среды.

1. Контроль как функция  управления предприятием разделяется  на 6 основных групп: 

1.1. наличие программы  работы 

При современной конъюнктуре  рынка недвижимости в России очень  трудно делать долгосрочные прогнозы. Затруднения также связаны с  высокой долей индивидуальных решений. Поэтому в “Ариороса” основная роль отводится контролю прямого начальства.

1.2. учет всех материалов  на входе и выходе по количеству, качеству и цене

1.3. контроль за ходом  операций, результатами операций 

В “Ариороса” создана единая база данных, в которую заносится информация по всем объектам. Все сделки (объекты, цены, результаты) строго документированы. Фирма контролирует работу агентов путем регистрации предоставляемых им формуляров и печатей и наблюдения руководителя.

1.4. финансовый контроль.

1.5. проверка средств, используемых  для охраны имущества. 

1.6. контроль за скоростью  предоставления отчетов, информацией содержащейся в них.

Отчеты предоставляются  после завершения каждой сделки. Агенты заинтересованы в высокой скорости предоставления отчетов, так как  личную прибыль они получают только после оформления всех необходимых  документов.

2. Основные методы контроля:

2.1. Проверка.

В “Ариороса” преимущественно осуществляется процессный контроль – постоянный контроль над документальным оформлением каждой сделки.

2.2. Наблюдение.

Руководители групп наблюдают  за работой старших агентов, старшие  агенты – за агентами и так далее.

2.3. Обсуждение отчетов. 

Обсуждение происходит на собраниях групп, руководителей  групп и всего агентства.

2.4. Финансовые ревизии.

3. Принципы контроля:

3.1. сочетание различных  методов контроля (смотреть пункт 2.1);

3.2. осуществление контроля  в условиях необходимой публичности  и гласности; 

3.3. постоянство контроля;

3.4. простота и экономичность  контроля

Анализ системы  мотивации труда и его оплаты.

Мотивация – процесс побуждения себя и других к деятельности для  достижения личных целей и целей организации.

Двухфакторная теория Ф. Герцберга  показывает, что на деятельность людей  оказывает влияние две группы факторов, названные им гигиеническими и мотивирующими.

Группа факторов:

Факторы:

- Влияние на деятельность людей

- Гигиенические (связанные с условиями работы)

- Заработок

- Условие труда

- Отношение с другими работниками

- Информированность о делах на предприятии

- Мотивирующие (связанные с содержанием работы, с оценкой результатов руководством)

- Признание и одобрение руководством результатов работы

- Мотивируют к повышению производительности, качества, эффективности труда

- Возможность продвижения по службе

- Высокая степень самостоятельности и ответственности

- Интересная, сложная, требующая творческого подхода работа

Рассмотрим факторы мотивации  в условиях деятельности агентства “Ариороса”.

Условия работы.

В качестве оплаты труда  применяется процентная ставка от принесенной  компании прибыли. При этом она многогранна  и неформализована, назначается  в индивидуальном порядке. Для повышения  процентной ставки необходимо заключить  определенное число сделок. Несмотря на дифференциацию процентной ставки (которая может повлечь за собой  внутренне недовольство) сотрудники знают принципы оплаты и знают, за счет чего они могут увеличить  уровень своих доходов.

Премиальная оплата труда  в течение последних двух лет  практически не применялась. В некоторой  степени это было связано с  экономическим кризисом. Премии выплачиваются  очень редко и только за выдающиеся достижения на уровне компании.

В “Ариороса” применяется гибкий график работы. Это позволяет каждому сотруднику самому организовывать рабочий день. Тем не менее, приходя в агентство, каждый работник должен зарегистрироваться, чтобы знать о его местонахождении. Предпосылкой для удачного совершения сделки является представительный офис с оригинальным дизайном, в котором сотрудники агентства работают со своими клиентами. Большое значение для работы “Ариороса” имеет внутренняя инфраструктура компании: столовая, автоматы быстрого питания, комната отдыха. Так как и агентам, и менеджерам необходимо умение общаться и находить общий язык со всеми, работники “Ариороса” стараются поддерживать дружественные отношения и оказывать взаимную помощь, что помогает им при заключении сделок.

 

 

 

 

 

Глава 3. Анализ служебной документации структурного подразделения ООО “Ариороса”

В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными  можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, Плановые документы, отчетной документации, договорной документации. Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Система плановой документации. Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. Система отчетной документации. Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). На рисунке 2 представлены основные документы перечисленных выше систем документирования.

Рис. 2. Система документации организации

Система договорной документации. В процессе осуществления своей  деятельности любая организация  вступает во взаимоотношения с другими  организациями и лицами. Эти взаимоотношения  необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

Документооборот — движение документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно  важна для каждой организации. При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

1.           оперативность движения документов  по наиболее короткому пути  с минимальными затратами труда и времени;

2.           однократность пребывания документа  в одном структурном подразделении  или у одного исполнителя;

3.           параллельность выполнения различных  операций по обработке документа  с целью сокращения времени  его пребывания в сфере делопроизводства  и повышения оперативности исполнения.

В документообороте участвуют  документы, обладающие различными свойствами, что обусловливает особенности  работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота.

Выделяются следующие  группы документов, участвующих в документообороте.

По месту изготовления назначают документы:

- получаемые извне (входящие  документы);

-  созданные в организации,  функционирующие в данной организации  (внутренние документы) или отправляемые  в другие организации (исходящие документы).

Входящие документы различаются  по корреспондентам (авторам документов, от которых они получены):

- от вышестоящих инстанций (руководящие документы, предписания, приказы);

-  подведомственных организаций  (отчеты, информация о состоянии  дел, предложения, просьбы);

- других организаций:  клиентов, поставщиков, покупателей (деловая переписка);

-  частных лиц (письма, заявления, жалобы).

Такой анализ необходим для  создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет  переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации  ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций  по телефону.

Документы, созданные в организации, разделяются:

а) по видам документов:

-  организационно-распорядительные;

-  информационно-справочные;

-   учетно-отчетные  и др.;

б) по характеру содержания:

-  инициативные (требующие  ответа или исполнения);

- присланные / отправляемые для сведения;

-  ответные;

в) по направлению движения:

-  направляемые руководителю организации;

- направляемые в структурные  подразделения;

-  направляемые конкретным  исполнителям;

г) по сфере функционирования:

- внутренние;

-   исходящие.

Внутренние документы  разделяются по направлению движения:

-  отправляемые в подразделения  (филиалы);

-  функционирующие внутри организации.

Таким образом, документы  организации можно изучать с  различных точек зрения и каждый отток будет иметь особенности  в движении и обработке. Анализ документооборота можно выразить графически:

Рис. 3. Документооборот в  организации

Рис. 4. Входящие документы

Документооборот ООО “Ариороса” регулируется инструкцией по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству в ООО “Ариороса” разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ООО “Ариороса” и иными внутренними нормативными документами ООО “Ариороса”. Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ООО “Ариороса”. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Инструкции по организации и ведению конфиденциального делопроизводства в ООО “Ариороса” утвержденной приказом генерального директора.