Особенности экономической информации и требования к ней с позиций управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Термин «информация» происходит от латинского слова informatio, означающего разъяснение, изложение, осведомленность. Информацию друг другу мы передаем в устной и письменной форме, а также в форме жестов и знаков. Любую нужную информацию мы осмысливаем, передаем другим и делаем определенные умозаключения на ее основе. Информацию мы извлекаем из книг, журналов, газет, телепередач. В производственной деятельности информация передается в виде текстов, чертежей, отчетов, таблиц и других документов. Такого рода информация может передаваться и с помощью ЭВМ.

Экономическая информация - это совокупность сведений, отражающих социально-экономические  процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и не производственной сферах. Экономическая  информация включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов и состоянии объектов управления на определённый момент времени.

 

1. Понятие и сущность экономической информации

 

Важнейшей составляющей управленческой информации является экономическая информация – информация, характеризующая производственные отношения в обществе и представляющая собой совокупность различных сведений экономического характера, которые можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа на всех уровнях отраслевого и регионального управления.

Предметом дальнейшего  рассмотрения будет управленческая и экономическая информация, важнейшими свойствами которой являются:

• целевое назначение информации;
• достоверность и полнота;
• ценность и актуальность;
• ясность и понятность;
• скорость передачи и обработки.

Экономическая информация включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов и  состоянии объектов управления на определенный момент времени. Экономическая информация отражает деятельность предприятий и организаций посредством натуральных, стоимостных и других показателей.

Для экономической информации характерны:

• большие объемы;
• многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);
• многообразие ее источников и потребителей;
• значительный удельный вес логических операций при ее обработке.

Эти свойства экономической информации предопределяют научно-техническую  необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники и прежде всего компьютеров при ее сборе, накоплении, передаче и обработке, что в свою очередь требует умения определять структуру и объёмы перерабатываемой информации.

Структура экономической информации достаточно сложна и может включать различные комбинации информационных совокупностей, обладающих определенным содержанием. Под информационной совокупностью понимается группа данных, характеризующих объект, процесс, операцию. По структурному составу информационные совокупности можно разделить на:

 

• реквизиты;
• показатели;
• документы.

Элементарными неделимыми единицами экономической информации являются реквизиты, выражающие определенные свойства объекта. Реквизиты подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства описываемого объекта (время и место действия, фамилия, имя, отчество исполнителя, наименование работы и т.д.). Реквизиты-основания дают количественную характеристику явлений, выраженную в определенных единицах измерения (сумма вклада в рублях, ставка налога в процентах и т.д.). Отдельно взятые реквизиты-признаки и реквизиты-основания экономического смысла не имеют, поэтому применяются только в сочетании друг с другом.

Совокупность логически  связанных реквизитов-признаков  и реквизитов-оснований, имеющая  экономический смысл, образует показатель.

На основе показателей  строятся документы. Документы, используемые в процессе управления, планирования и учета, могут включать один или несколько показателей с обязательным указанием лица, ответственного за содержащуюся в них информацию.

Перемещение документов и работа с ними в организации  — ее документооборот. Документооборот  — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа (т.е. процедуры формирования и использования документов для управления).

2. Классификация экономической информации

 

Экономическую информацию можно классифицировать по различным признакам:

1. По месту возникновения:

- Входная информация - это информация, поступающая в  фирму или ее подразделения;

- Выходная информация - это информация, поступающая из  фирмы в другую фирму, подразделение.

Так же экономическая информация может быть:

- Внутренняя информация - возрастает внутри объекта;

- Внешняя информация - возрастает за пределами объекта.

2. По стадии обработки:

- Первичная информация - это информация, которая возникает  непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальных стадия;

Вторичная информация - это  информация, которая получается в  результате обработки первичной  информации и может быть промежуточной  и результатной;

Промежуточная информация - это информация, которая используется в качестве исходных данных для последующих расчетов;

- Результатная информация - это информация, которая получается  в процессе обработки первичной  информации и промежуточной информации  и используется для выработки  управленческих решений.

3. По стабильности:

- Переменная информация - это информация, которая отражает  физические количественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы;

Постоянная (условно постоянная) информация - это неизменная и многократно  используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:

• Постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например: табельный номер служащего, его профессия и т.д.
• Постоянная нормативная информация - содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы. Например: размер налога на прибыль.
• Постоянная плановая информация - содержит многократно используемые в фирме плановые показатели. Например: план выпуска телевизоров.

4. По способу отображения:

- Текстовая информация - это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых информация представляется на физическом носителе.

- Графическая информация - это графики, диаграммы, схемы, рисунки.

5. По функции управления:

- Плановая информация - это информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы. Например: план выпуска продукции.

- Нормативно-справочная информация - содержит различные нормативные и справочные данные, ее обновление происходит достаточно редко. Например: время, предназначенное для одной детали.

- Учетная информация - это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. Например: количество проданной продукции за месяц.

- Оперативная (текущая) информация - это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий период времени. Например: количество изготовленных деталей за час, смену.

3. Особенности экономической информации и требования к ней с позиций управления

 

Ещё лет десять назад наиболее распространенным носителем информации являлась бумага, на которой печатаются газеты, журналы. В последнюю четверть века в связи с широким распространением ЭВМ наиболее распространенными носителями информации стали магнитные и оптические диски.

Передача информации осуществляется как путем пересылки  носителя информации потребителю (например, доставка газет почтой), так и с помощью проводной и радиосвязи (телефон, радио, телевидение). В настоящее время все более широко используются спутниковые и оптоволоконные линии связи.

Целевое назначение информации является одной из важнейших ее характеристик, ибо она часто применяется в различных целях. Например, одни и те же данные могут быть использованы как для анализа хозяйственной деятельности предприятия, так и для её планирования.

Информация достоверна, если она  не искажает истинное положение дел. Недостоверная информация может привести к неправильному пониманию или принятию неправильных решений.

Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполнота информации сдерживает принятие решений или может повлечь ошибки.

Ценность информации зависит от того, какие задачи решаются с ее помощью. Актуальную информацию важно иметь при работе в постоянно изменяющихся условиях. Если ценная и актуальная информация выражена непонятными словами, она может стать бесполезной. Информация становится ясной и понятной, если она выражена языком, на котором говорят те, кому предназначена эта информация.

И последняя характеристика - скорость передачи и обработки информации. Она зависит от быстродействия используемых технических средств и систем.¹

Для передачи и обработки информации важное значение имеет ее объем, который зависит от количества передаваемых знаков (символов).

Изучение экономической  информации в различных аспектах дает возможность выявить состав информационных совокупностей и их структуру, закономерности преобразования, объемно-временные и качественные характеристики (полноту, достоверность, своевременность, точность), а также способы их получения, обработки, защиты и последующего использования.

Нынешнее состояние  экономики России делает своевременную  и точную информацию наиважнейшим фактором, определяющим успех практически  любого бизнеса. По некоторым оценкам западных специалистов, в случае раскрытия служебной информации средней западной фирмы она просуществовала бы всего несколько дней. В то же время своевременная информация может принести миллионную прибыль. Для подтверждения этого факта достаточно вспомнить о строжайшем запрете на использование конфиденциальной или даже просто необщедоступной информации при игре на Нью-Йоркской фондовой бирже.

Экономическая информация – совокупность данных (сведений), используемых при осуществлении функции организационно-экономического управления экономикой государства и его отдельными звеньями.

Экономическую информацию классифицируют: по месту возникновения (входящая, исходящая), по участию в  процессе обработки/хранения (исходная, производная, хранимая без обработки, промежуточная, результативная), по отношению к функциям управления (плановая, прогнозная, нормативная, конструкторско-технологическая, учетная, финансовая и др.).

Выделяют ряд особенностей, влияющих на организацию автоматизированной обработки.

1. ЭИ специфична по форме представления. Она непременно отражается на материальных носителях в виде первичных и сводных документов, для повышения достоверности передача и обработка ведется лишь юридически оформленной информации, то есть при наличии подписи на традиционных или электронных документах (требует специальных средств и организационных мероприятий).
2. ЭИ объемна. Качественное управление экономическими процессами невозможно без детальной информации о них. Совершенствование управления, возрастание объемов производства в материальной и нематериальной сферах сопровождается увеличением информационных потоков (требует возрастающей производительности средств обработки и каналов связи).
3. ЭИ циклична. Для большинства производственных и хозяйственных процессов характерна повторяемость составляющих их стадий и информации, отражающей эти процессы (однажды созданные программы обработки информации могут многократно использоваться и тиражироваться).
4. ЭИ отражает результаты производственно-хозяйственной деятельности с помощью системы натуральных и стоимостных показателей. При этом используются количественные величины (их удобно обрабатывать).
5. ЭИ специфична по способам обработки. В процессе обработки преобладают арифметические и логические (например, сортировка или отбор) операции, а результаты представляются в виде текстовых документов, таблиц, диаграмм и графиков (дает возможность ограничиться определенным кругом проблемно ориентированных программных средств).

Наиболее важными требованиями, предъявляемыми к экономической  информации, являются: корректность, полезность, оперативность, точность, достоверность, достаточность.

Корректность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.

Ценность (или полезность) информации проявляется в том  случае, если она способствует достижению стоящей перед потребителем цели. Ценность информации - это свойство относительное: одна и та же информация имеет разную ценность для разных потребителей. С течением времени ценность информации уменьшается - она стареет. Однако старит информацию не само время, а появление новой, которая уточняет и дополняет ее, дает новое сочетание сведений.