Организация учета дебиторской и кредиторской задолженности

 

1.2 Значение  и задачи учета дебиторской и кредиторской задолженности

 

Сегодня практически ни один субъект хозяйственной деятельности не существует без дебиторской и кредиторской задолженности, так как их образование и существование объясняется простыми объективными причинами:

- для организации-должника - это возможность использования дополнительных, причем бесплатных, оборотных средств;

- для организации-кредитора - это расширение рынка сбыта товаров, работ, услуг.

Рационально организованная система бухгалтерского учета дебиторской и кредиторской задолженности позволяет обеспечить:

• своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;

• контроль за правильными  и своевременными расчетами с  бюджетом, банками, персоналом;

• контроль соблюдения форм расчетов, установленных в договорах  с покупателями и поставщиками;

• своевременную сверку расчетов с дебиторами и кредиторами  для исключения просроченной задолженности.

В настоящее время  в условиях снижения уровня расчетной  дисциплины система «неплатежей» ведет к росту дебиторской задолженности, в том числе просроченной. Такое положение обусловливает необходимость контроля суммы дебиторской задолженности и ее движения (возникновения и погашения). Условием обеспечения финансовой устойчивости организации является превышение суммы дебиторской задолженности над суммой кредиторской задолженности. Рост дебиторской задолженности может привести к финансовому краху хозяйствующего субъекта, поэтому бухгалтерская служба организации должна организовать надлежащий контроль над состоянием дебиторской задолженности, что позволит обеспечить своевременное взыскание средств, составляющих дебиторскую задолженность. Данный контроль должен включать в себя следующие элементы:

• проверка реальности и юридической обоснованности числящихся на балансе предприятия сумм дебиторской задолженности;
• проверка соблюдения правил расчетной и финансовой дисциплины;
• проверка правильности получения сумм за отгруженные материальные ценности и полноты их списания, наличие оправдательных документов при совершении расчетных операций и правильности их оформления;
• проверка своевременности и правильности оформления и предъявления претензий дебиторам, а также организация контроля за движением этих дел и проверка порядка организации, взыскания сумм причиненного ущерба и других долгов, вытекающих из расчетных взаимоотношений.
• разработка рекомендаций по упорядочению расчетов, снижению дебиторской задолженности.

К непосредственным задачам  учета дебиторской и кредиторской задолженности относятся следующие:

• точный, полный и своевременный учет движения денежных средств и операций по их движению;
• контроль за соблюдением кассовой и платежно-расчетной дисциплины;
• определение структуры кредиторской и дебиторской задолженности по срокам погашения, по виду задолженности, по степени обоснованности задолженности;
• определение состава и структуры просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, ее доли в общем объеме дебиторской и кредиторской задолженности;
• выявление структуры данных по поставщикам по неоплаченным расчетным документам, поставщикам по просроченным векселям, поставщикам по полученному коммерческому кредиту, установление их целесообразности и законности;
• выявление объемов и структуры задолженности по векселям, по претензиям, по выданным и полученным авансам, по страхованию имущества и персонала, задолженности, возникающей вследствие расчетов с другими дебиторами и кредиторами, задолженности по банковским кредитам и др. Определение причин их возникновения и возможных путей устранения;
• определение правильности использования банковских ссуд;
• выявление неправильного перечисления или получения авансов и платежей по бестоварным счетам и т.п. операциям;
• определение правильности расчетов с работниками по оплате труда, с поставщиками и подрядчиками, с другими дебиторами и кредиторами и выявление резервов погашения имеющейся задолженности по обязательствам перед кредиторами, а также возможностей взыскания долгов (посредством денежных или не денежных расчетов или обращения в суд) с дебиторов. [3]

Однако, существует ряд  проблем в отражении дебиторской  и кредиторской задолженностей, среди  острейшими являются: порядок списания и определение последствий списания задолженностей, соотношение доли кредиторской и дебиторской задолженности. Можно  предложить следующие рекомендации: контролировать состояние расчетов по просроченным задолженностям; следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, т.к. значительное превышение дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости организации и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия и снижению текущей ликвидности предприятия; по возможности ориентироваться на увеличение количества заказчиков с целью уменьшения риска неуплаты монопольным заказчикам; предоставлять скидки при досрочной оплате; своевременно истребовать либо погашать суммы задолженностей; использование вексельных форм расчетов и взаимозачетов для снижения объемов кредиторской и дебиторской задолженности.

Важно, чтобы предприятие  имело полную документацию, подтверждающую правильность отражения остатков задолженности  по статьям баланса; обосновывающую причины образования и реальность получения задолженности. Очень важно следить за сроками задолженности по каждому дебитору и кредитору, своевременно принимать меры для погашения или взыскания задолженности, чтобы не пропустить срока исковой давности в случае необходимости взыскания задолженности в судебном порядке, а также, чтобы иск не подали на рассматриваемое предприятие.

 

1.3 Отражение дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерской отчетности

 

Организация, которая  использует коммерческое кредитование в своей деятельности, должна отражать операции, связанные с возникновением, движением и погашением задолженности в бухгалтерском учете и отчетности.

Коммерческое кредитование на практике существует в двух формах:

- в форме предварительной  оплаты;

- отсрочки платежа.

В первом случае организация, осуществляющая реализацию товара, выступает как заемщик и ее задолженность в структуре балансового отчета является кредиторской. [18, с.108]

Во втором случае эта  же организация выступает как  кредитор, и в бухгалтерском балансе  отражается дебиторская задолженность.

В качестве задолженности  кредиторам учитывают суммы по неоплаченным счетам поставщиков и подрядчиков, предъявленным к уплате векселям, задолженность перед дочерними  и зависимыми обществами, перед персоналом организации, полученные авансы, задолженность перед бюджетом и внебюджетными фондами, перед участниками (учредителями) по выплате доходов.

Дебиторская задолженность  отражается в бухгалтерской отчетности в составе активов организации, поскольку представляет собой часть  имущества организации, принадлежащую ей по праву, но находящуюся у других хозяйствующих субъектов. Со временем эта задолженность должна быть оплачена организации денежными средствами или поставкой товаров (оказанием услуг, выполнением работ).

Порядок составления  и представления бухгалтерской отчетности регулируется Законом «О бухгалтерском учете» 129-ФЗ, Положением по ведению бухгалтерского учета ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации", утвержденным Приказом Минфина России от 6 июля 1999 г. № 43. В настоящее время Указания об объеме форм бухгалтерской отчетности и о порядке составления бухгалтерской отчетности утверждены Приказом Минфина России от 2 июля 2010 г. № 67 "О формах бухгалтерской отчетности организации".

В существующих формах отчетности организаций отражаются:

- информация о дебиторской  и кредиторской задолженности  - в Бухгалтерском балансе (форма № 1);

- сведения о движении  дебиторской и кредиторской задолженности  (то есть остаток на начало  и конец года) - в разделе "Дебиторская  и кредиторская задолженность" Приложения к Бухгалтерскому балансу (форма № 5).

В соответствии с действующими нормативными актами дебиторская и  кредиторская задолженность отражается в балансе на основе бухгалтерских  записей, произведенных по счетам синтетического учета, периодически уточняемых и выверяемых, и сальдо по отдельным счетам (71 «Расчеты с подотчетными лицами», «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.) в балансе отражается развернуто, т.е. дебетовое сальдо отражается в активе баланса, а кредитовое сальдо - в пассиве. [20, с.163]

При составлении бухгалтерской  отчетности необходимо сгруппировать  дебиторскую задолженность по срокам образования. При краткосрочной  задолженности платежи ожидаются  в течение 12 месяцев после отчетной даты. При долгосрочной - более чем  через 12 месяцев после отчетной даты. Дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты, и дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты, отражаются в разд. II "Оборотные активы" актива баланса.

Российские организации  в обязательном порядке должны заполнять форму № 5 "Приложение к бухгалтерскому балансу", в которой отражается информация по задолженности. Форма № 5 содержит раздел "Дебиторская и кредиторская задолженность", в рамках которого подлежит раскрытию следующая информация о дебиторской и кредиторской задолженности за отчетный период:

- сальдо дебиторской  и кредиторской задолженности  с расшифровкой по видам и  сроку возникновения;

- данные по движению видов задолженности.

Задолженность в указанном  разделе показывается также по видам  расчетов, по которым числятся указанные  суммы задолженности. Необходимо помнить, поскольку в активе баланса дебиторская  задолженность показывается за минусом  созданного резерва по сомнительным долгам, то и расшифровка ее приводится за минусом созданного резерва.

 

ГЛАВА 2. УЧЕТ ДЕБИТОРСКОЙ И КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

 

 

2.1 Организация бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

Коммерческие организации  в ходе хозяйственной деятельности могут получать от поставщиков товарно-материальные ценности, принимать к учету выполненные  работы и потребленные услуги, в  том числе по перевозкам и всем видам услуг связи.

К поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие различные товарно-материальные ценности (готовую продукцию, товары, сырье), оказывающие услуги (посреднические, арендные, коммунальные) и выполняющие разные работы (строительные, ремонтные, модернизирующие и др.). [11, с.185]

Операции по учету  расчетов за поставленную продукцию (товары), выполненные работы или оказанные  услуги отражаются на синтетическом  счете 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками» в соответствии с  условиями договора и расчетными документами. Счет 60 является преимущественно пассивным. По его кредиту отражается возникающая кредиторская задолженность, а по дебету – ее погашение. Счет 60 может быть активным только в случае, если была произведена авансовая оплата поставщику (подрядчику), при этом для усиления контроля за движением денежных средств целесообразно открыть к данному счету субсчет «Авансы выданные». Если счет поставщика был акцептован до поступления груза, то записью по кредиту счета 60 погашается дебиторская задолженность за поставщиками (подрядчиками) по предоплате.

Кредиторская задолженность  перед поставщиками и подрядчиками начисляется по факту:

Акцепта расчетных документов по принятым ценностям, работам, услугам;

Приемки ценностей, поступивших  от поставщиков без расчетных  документов (неотфактурованные поставки);

Выявления излишка при  приемке товарно-материальных ценностей.

Основанием для отражения  кредиторской задолженности перед  поставщиками или подрядчиками в  бухгалтерском учете являются расчетные  документы (счета, счета-фактуры), товарно-транспортные накладные, акты выполненных работ, услуг и др.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после  отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ или  оказания услуг или одновременно с ними с согласия организации  или по ее поручению. В настоящее время организации сами выбирают форму расчетов за поставленную продукцию или оказанные услуги.

На предъявленные на оплату счета поставщиков кредитуют  счет 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками» и дебетуют счета  по учету ценностей (08 «Вложения во внеоборотные активы»,10 «материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» и др.) или счета по учету затрат (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов» и др.). [1, с.96]

На счете 60 задолженность  отражается в пределах сумм акцепта. После акцепта счета при приемке  поступивших ценностей на склад  может обнаруживаться недостача сверх норм естественной убыли; при проверке акцептованного счета поставщика (подрядчика) могут выявиться несоответствия цен, обусловленных договором, и арифметически ошибки. В этих случаях счет 60 кредитуется на сумму претензии в корреспонденции с дебетом счета 76