Организация и функционирование электронной почты

Заполнив служебные поля, приступают к написанию текста сообщения. Фактически здесь работает несложный  текстовый редактор. Особенности  возникают только при ответах  и при пересылке сообщений. В  ответных посланиях принято цитировать поступающие сообщения. Почтовые программы  и системы помогают в этом, автоматически  добавляя текст исходного сообщения  при подготовке ответа. Если требуется  ответить на вопросы корреспондента или прокомментировать какие-то его утверждения, пишите комментарии  сразу после соответствующих  фрагментов оригинала. Это сохраняет  преемственность переписки —  при получении послания легко  вспомнить, о чем идет речь. При  длительной переписке иногда приходится придерживать фрагменты и более  старых сообщений, которые выделяются большим числом дополнительных знаков в начале строки.

Готовое сообщение требуется  отправить. Для этого обычно применяют  кнопку «Отправить» на панели инструментов (или на странице системы Web-mail). В почтовых программах можно организовать отложенную отправку командой Файл > Отправить позже. Так делают, когда сообщение готовится в отсутствие подключения к Интернету. Это важно при большом объеме переписки: отправка группы сообщений проходит быстрее, чем поодиночке. В этом случае сообщение направляется в папку Исходящие, а отправка накопленных сообщений произойдет при очередной операции получения почты. Пример создания нового сообщения в программе Mozilla Thunderbird(Приложение 3).

 

Адресная книга

 

По мере использования  электронной почты у каждого  пользователя образуется круг постоянных корреспондентов, с которыми переписка  ведется регулярно. Если постоянно  востребован хотя бы десяток адресов, держать их в голове становится крайне трудно. В повседневной жизни для  хранения адресов и телефонов  используют записную книжку. Во всех почтовых программах имеется ее аналог, специально предназначенный для хранения контактной информации, — Адресная книга.

Адресная книга — компонент  почтовой программы. Формат книги и  форма представления данных в  адресной книге не стандартизированы. Поэтому адресная информация доступна только из той программы, в которой  она сохранялась. В системах Web-mail адресная книга хранится непосредственно на сервере4.

При смене почтовой программы  адресную книгу потребуется импортировать. Адресную книгу Outlook Express можно перенести куда угодно, а вот из других программ импорт удачен далеко не всегда. Впрочем, обычно имеется возможность экспортировать адресную книгу в текстовом формате и впоследствии импортировать ее в таком виде.

Адресная книга предназначена  для выполнения трех основных задач:

1) регистрация адресов  корреспондентов;

2) сохранение сведений  о корреспондентах;

упрощенный ввод известных  адресов.

Регистрация адресов —  это автоматическое сохранение адресов, имеющихся в полученных сообщениях. Практически все почтовые программы  и системы содержат настройку, позволяющую  автоматически заносить в адресную книгу сведения о корреспондентах, на сообщения которых дан ответ. Например, в программе Outlook Express надо дать команду «Сервис > Параметры» и на вкладке «Отправка сообщений» установить флажок «Автоматически заносить в адресную книгу получателей на чьи письма отвечает пользователь». Как только нажата кнопка «Ответить» или «Ответить всем», исходные адреса попадают в адресную книгу.

Другой способ — дать команду на запись адреса в адресную книгу вручную. В программе Outlook Express для этого можно щелкнуть левой кнопкой мыши на послании в списке сообщений и выбрать в контекстном меню команду «Добавить отправителя в адресную книгу».

Иногда нужно добавить в адресную книгу адрес, который  не принадлежит отправителю, а просто упомянут в сообщении. Все почтовые системы автоматически обнаруживают такие адреса по контексту и представляют их в виде гиперссылок. Если щелкнуть на такой ссылке правой кнопкой мыши, то в контекстном меню найдется команда Добавить в адресную книгу.

Если полезный адрес электронной  почты получен не в электронном  сообщении, его можно внести в  адресную книгу вручную. В большинстве  систем для этого требуется открыть  отдельное окно (или границу) адресной книги, хотя в программе Outlook Express панель Контакты доступна в основном окне. В программе Mozilla Thunderbird аналогичная функция реализована с помощью дополнительно устанавливаемого расширения.

Открывают адресную книгу  с помощью кнопки Адресная книга  на панели инструментов. В строке меню пункт Адресная книга доступен через  меню Сервис в программе Outlook Express и через меню Инструменты в программе Mozilla Thunderbird. В системах Web-mail доступ к адресной книге дает специальная ссылка.

В окне адресной книги отображается список всех сохраненных в ней  адресов. Чтобы записать в книгу  новый адрес, в программе Outlook Express щелкните на кнопке «Создать» и выберите в открывшемся меню пункт «Создать контакт». В программе Mozilla Firebird достаточно нажать кнопку «Создать карточку».

Главное назначение адресной книги – упрощение ввода и  проверки адресов электронной почты. Пример записи в адресной книге Mozilla Thunderbird(Приложение 4).

 

Работа с вложениями

 

Электронная почта исторически  рассчитана только на работу с обычными текстами. По стандарту сообщение  содержит 7-разрядные символы, что  затрудняет передачу не только файлов с двоичным содержимым, но и текстов, содержащих символы не латинского алфавита.

С этой проблемой удалось  справиться с помощью механизма  вложений. Вложение — это произвольный файл, который подключается к сообщению  после кодирования. При этой операции файл сжимается (по возможности) и преобразуется  в набор семиразрядных символов. Если сжатие невозможно, то преобразование увеличивает объем файла (примерно вдвое). Существует несколько стандартных  методов подобного кодирования, и для них современные почтовые программы автоматически восстанавливают  исходный вид файла.

Операции кодирования  и декодирования проходят «прозрачно». И отправитель, и получатель воспринимают вложенный файл не как часть текста, а как дополнение, хотя на деле данные файла пересылаются прямо в сообщении.

Сообщение, содержащее вложение, помечается в окне программы значком  в виде скрепки. Это относится  и к отправляемым, и к получаемым вложениям. Если сообщение содержит вложение, и текст, и файл поступают  на компьютер при загрузке этого  сообщения с сервера. Но пока вложение вместе с сообщением хранится в почтовой базе данных, оно недоступно как  отдельный файл. Чтобы получить к  нему доступ, надо сохранить вложение на жестком диске.

Некоторые почтовые программы  позволяют немедленно «открыть»  или «запустить» вложение. Но делать так ни в коем случае нельзя. Механизм почтовых вложений — это один из основных путей проникновения компьютерных вирусов. Поэтому к каждому вложению следует подходить осторожно: при  малейших сомнениях вложение уничтожают, не открывая.

Если в сообщении есть вложение, то в программе Outlook Express в области предварительного просмотра отображается крупный знак скрепки. Щелкните на нем — откроется меню, в котором можно выбрать пункт «Сохранить вложения». В открывшемся окне укажите папку в которую требуется записать вложения и нажмите кнопку «Сохранить».

В программе Mozilla Thunderbird в области предварительного просмотра виден непосредственно список вложений. Сохранить их удобно через контекстное меню, в котором имеются команды «Сохранить как» (при сохранении можно сменить имя файла) и «Сохранить» все (указывается только папка для сохранения).

В почтовых системах Web-mail работа с вложениями ведется примерно так же. Кстати, именно сообщения с вложениями обычно заполняют почтовый ящик, заставляя следить за его наполнением. При использовании этих систем обычно существуют ограничения как на объем отдельного вложенного файла, так и на общий объем сообщения.

Отправка вложений.

Чтобы добавить вложение в  сообщение, сначала сформируйте  сообщение как обычно, а затем  нажмите кнопку «Вложить файл в сообщение» на панели инструментов. Вид и название этой кнопки очень похожи во всех почтовых программах. Для выбора вкладываемого файла открывается стандартное диалоговое окно. Выберите файл и нажмите кнопку «Вложить». В области служебных полей сообщения появится дополнительная строка для указания вложенных файлов. К одному сообщению можно добавить несколько файлов, но лучше заранее упаковать их в один ZIP-архив.

Отправка сообщения, содержащего  вложение, производится как обычно. С учетом объема отправляемого файла  процесс отправки и получения  подобных сообщений занимает существенно  больше времени.

С особой осторожностью отнеситесь к пересылке вложений. Потенциально любое вложение может оказаться  вредоносной программой, и беспечность  совершенно неуместна. Следующие рекомендации могут выглядеть излишне строгими, но они позволяют справиться как  с ложными, так и с реальными  опасностями и создать уверенность  в безопасности.

Правила работы с вложениями.

В сообществе Интернет за многие годы работы с вложениями электронной  почты сложились неписанные правила, которые стараются соблюдать все пользователи. Если вы не знаете этих правил и отправили вложение с нарушением, получатель, скорее всего его не увидит или уничтожит. Как известно, эффективней всего действуют неформальные законы. Поэтому соблюдение правил работы с вложениями настоятельно рекомендуется для всех пользователей. Нельзя:

посылать вложения при  первом обращении к незнакомому  человеку или в организацию;

посылать текстовый документ как вложение, если текст можно  включить прямо в сообщение;

посылать вложения большого объема (от 50 Кбайт и более) без  предварительного согласования с корреспондентом;

посылать в качестве вложений исполняемые файлы любых типов (двоичные, пакетные, сценарные);

открывать и запускать  вложения, если они поступили от незнакомого человека (организации) или же полученное сообщение не соответствует  общему духу переписки с данным корреспондентом;

открывать и запускать  вложения без предварительной антивирусной проверки;

Рекомендуется:

заранее уведомить корреспондента о своем желании отправить  вложение, независимо от объема и содержания файла;

упаковать пересылаемые файлы  в ZIP-архив и переслать в качестве вложения именно его;

удалить вложение, не открывая и не проверяя его, если есть хотя бы малейшие сомнения в его безопасности;

сохранить нужное вложение на жестком диске, и потом открыть  его в удобное время и, желательно, в отсутствие подключения к Интернету.

Безопасность  электронной почты

 

Сервис электронной почты  потенциально служит источником неприятностей  двух видов: вирусов и спама. Сегодня  электронная почта – это один из основных методов распространения  вирусов. В частности, все описанные  выше правила работы с вложениями ориентированы на то, чтобы избежать как собственно угрозы заражения, так  и возможной ложной тревоги.

Службы Web-mail способны фильтровать сообщения, содержание вирусы, прямо на сервере. С другой стороны, они требуют снизить общий уровень безопасности при работе в Интернете. В почтовых программах Outlook Express/Outlook обнаружено больше всего уязвимостей. В других почтовых программах меньше известных дефектов, но и в них рассчитывать на полную безопасность нет оснований.

Другая неприятность, специфичная  для электронной почты, — это  спам. Так называют ненужную корреспонденцию  из неизвестных источников, носящую, как правило, рекламный характер. Распространители спама находят  адреса электронной почты в разных источниках и используют их для массовой рассылки рекламы. Каждое спам-послание само по себе — обычное сообщение электронной почты, и по этой причине их достаточно трудно отсеивать.

Проблема спама — это  сегодня одна из самых серьезных  проблем электронной почты. В  частности, по статистике Яндекса 50-60% сообщений, проходящих через почтовую систему Яндекса, являются откровенным  спамом, а из остальных 75-80% также  относятся к специализированным рассылкам и тоже могут быть спамом. Таким образом, по этим оценкам, к  спаму можно отнести более 90% почтовых сообщений.

Когда из каждых десяти получаемых сообщений девять оказываются «мусором»  и только одно несет полезную информацию, работа с электронной почтой превращается в кошмар. На борьбу с мусором  уходит много времени, а ценные сообщения  легко упустить из виду. Это заставляет принимать специальные меры по борьбе со спамом.

Эти меры можно разделить  на три основные категории. Первая —  это ограничение известности  своего электронного адреса. Что-бы в почтовый ящик начал поступать спам, адрес должен попасть к спаммерам. Как правило, они заимствуют адреса из доступных источников. В частности, адрес может стать известным спаммеру:

при его представлении  в средствах массовой информации или на Web-сайте;

при отправке сообщений в  группы новостей;

при регистрации в различных Web-службах.

Если электронный адрес  используется для одной из этих целей, его попадание в руки спаммеров — лишь вопрос времени. Эффективная мера предосторожности — использование в перечисленных выше целях вспомогательных адресов, например зарегистрированных специально для этой цели в системах Web-mail. Соответствующий почтовый ящик можно использовать, только пока он действительно необходим. Как только поток спама выйдет из-под контроля, нужно сменить почтовый ящик.

Вторая мера предосторожности состоит в корректной реакции  на спам. Правильная реакция — полное его игнорирование. Уничтожайте рекламные сообщения не читая. Ни в коем случае не отвечайте спаммеру, высказывая свое несогласие, возмущение или иные чувства. Любой ответ спаммер воспринимает как готовность вести диалог и как право продолжить переписку. Фактически, достаточно один раз ответить любому спаммеру, и объем ненужной корреспонденции быстро вырастет во много раз.

Наконец, бывают ситуации, когда  вопрос смены почтового ящика  не актуален, а поток спама значителен. В этом случае на повестку дня встает использование фильтров. Определенный уровень защиты обеспечивают системы  Web-mail, которые, как правило, отфильтровывают очевидный спам на уровне сервера.