Мұрағаттық қор шегінде мұрағаттықұйымдастыру тәртібі

4) жыл ішінде немесе хронологиялық  мерзімде сақтау бірліктері ұйым  қызметінің маңыздылығына қарай  орналасады (немесе құжаттардың  маңыздылығы және құжат түрінің және әртүрлілігінің логикалық байланысына қарай орналасады);

5) жеке іс жөніндегі сақтау  бірліктері жұмыстан шығу жылдары  мен тегінің алфавиттік ретімен  жүйеленеді.

Жүйелеудің соңғы сатысындағы (аяқталу) сақтау бірліктері маңыздылығы мен хронологиясына қарай таралады.

Электронды құжаттар ақпарат тасығышының түріне қарай (магнитті таспалар, лазерлік және қатты дискілер, ықшам-дискілер, дискеталар) жүйеленеді; түр ішінде – ақпаратты ұсыну форматына қарай, әрі қарай жазылған ақпараттың сипатына қарай жүйеленеді.

2.2 Мұрағаттық қор шегіндегі құжатты топтастыру

 

Физикалық ерекшеленген құжат немесе өзіндік мәні бар құжаттарыңжиынтығы – сақтау бірлігі мұрағат қоры шегінде есепке алу және жіктеубірлігі болып табылады.

Іс қағаз жүзіндегі мұрағаттық құжаттардың сақтау бірлігі болып табылады. Іс– ерекше тысқа, бумаға біріктірілген оқшауланған мұрағаттық құжат (тар).

Дыбыс-бейне жазу және электрондық құжаттар сондай-ақ есепке алу бірлігі бойынша есепке алынады.

Дыбыс-бейне жазу құжаттарының есепке алу бірлігі:

1) киноқұжаттар үшін – киношығармаға немесе белгілі бір оқиғаны түсіругеқатысты сақтау бірлігінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері;

2) фотоқұжаттар үшін – мазмұндық  жағынан біріктірілген бір оқиғаға 

қатысты сақтау бірлігінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері;

3) үнқұжаттар үшін – белгілі  бір оқиғаға қатысты біріктірілген  бір немесе бірнеше сақтау  бірліктері, авторлық, орындаушылық, тақырыптық  және әдебиет пен өнердің басқа  да белгілерімен біріктірілген  бір немесе бірнеше сақтау  бірліктері;

4) бейнеқұжаттар үшін – белгілі бір оқиғаға қатысты бір немесе бірнешесақтау бірліктері, авторлық, орындаушылық, тақырыптық және әдебиет пенөнердің басқа да белгілерімен біріктірілген бір немесе бірнеше сақтаубірліктері болып табылады.

Дыбыс-бейне жазу құжаттарының сақтау бірлігі:

1) киноқұжаттар үшін – киноүлдір  орамдарының физикалық ерекшеліктері;

2) фотоқұжаттар үшін – кадрдың (негатив, дубль негатив, позитив, слайд(диапозитив)), диафильмдердің, фотобасылымдардың, фотоальбомдаррулондарының физикалық ерекшеліктері, дискті тасығыштың жәнекөріністік түсірілімдердің ерекшеліктері;

3) фотоқұжаттар үшін – магниттік  таспа орамының физикалық ерекшеліктері,дискті  тасығыштың және дыбыс таспаның  физикалық ерекшеліктері;

4) бейнеқұжаттар үшін – бейне  таспалардың физикалық ерекшеліктері, дисктітасығыштардың физикалық ерекшеліктері болып табылды.

Электрондық құжаттардың есепке алу бірліктері ретінде бір немесебірнеше файлдар жазылған, бірегей бағдарламалық - ақпараттық нысанды(мәтін, гипер мәтін, мультимедиялық нысан, мәліметтер базасы, мәліметтербанкі, білім базасы) құрайтын сақтау бірлігі немесе сақтау бірліктерініңкешені, сонымен қатар, ілеспелік құжаттама болып табылады.

Электрондық құжаттардың сақтау бірлігі ретінде ілеспелі құжаттамаменбірге тасығыштың физикалық ерекшелігі (қатты диск, компакт – дискі жәнебасқа да заманауи тасығыштар) қабылданады.

Жүйеленген сақтау бірліктері (істің) істің тізімдемесіне енгізіледі жәнеоларды есепке алуды, іздестіруді және пайдалануды қамтамасыз ету тәртібімен ресімделеді.

Істер оларды ішкі ұйымдастыру мен істер тізімдемесінде (тізімдемелерінде)

бекітуге негіз болатын жүйелеу схемасына (істер номенклатурасына) сәйкесмұрағат қорының шегінде жүйеленеді.

Істер номенклатурасы бойынша берілген ұйымның құрылымдықбөлімшелерінің істер тізімделерінің құрамына енгізілген істер және сақталумерзімдері уақытша (10 жылға дейін) істер ұйым мұрағатының қорыныңшегінде хронологиялық – құрылымдық (құрылымдық-хронологиялық)немесе хронологиялық-функционалдық (функционалдық-құрылымдық)жіктелуді есепке ала отырып орналастырылады.

Хронологиялық-құрылымдық жүйелеудің сұлбасы қолданыстағыұйымдардың (осы мұрағат қорын құжаттармен одан әрі толықтыруды есепкеала отырып) және құрылымы жиі өзгерген таратылған ұйымдардың қорынақатысты қолданылады. Жүйелеудің бұл ссхемасын қолдаған кезде сақтаубірліктері мұрағат қорларына олардың пайда болған (жылдар, кезеңдербойынша) мерзімдер бойынша, ал хронологиялық топтың шегінде ұйымныңқұрылымдық бөлімшелері бойынша топтастырылады.

Жүйелендірудің құрылымдық-хронологиялық схемасы бөлімдерітұрақты, өзгеріске сирек болған ұйым қорларына қатысты, сонымен қатар,таратылған ұйымдардың сақтау бірліктерін жүйелеуде қолданылады.Бұл жүйенің схемасы бойынша сақтау бірліктері қор қалыптастырушының құрылымдық бөлімшелері бойынша, ал әр құрылымдық топ – сақтау бірлігіқалыптасқан уақыт бойынша топтастырылады.

Сақтау бірліктерін хронологиялық-функционалдық жүйелеу схемасыбойынша топтастыру, бастапқыда хронологиялық, содан кейін қорқалыптастырушының қызметінің функциялары  бойынша жүргізіледі. Бұлретте істің топшалары ұйым функциясының маңыздылығын ескере отырып (басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, есепке алу және есеп, жабдықтаужәне өткізу, кадрлар және тағы басқалар) орналастырылады.Сақтау бірліктерін функционалдық-хронологиялық жүйелеудің схемасыбойынша жүйелеу алғашқыда қор қалыптастырушылардың функцияларыбойынша, содан кейін хронологиялық белгілер бойынша топтастырылады.Құрылымдық бөлімшелері жоқ мұрағат қорларының сақтау бірліктерінжүйелеу кезінде хронологиялық-атаулық немесе атаулық-хронологиялықжүйелеу схемасы: бірінші хронология бойынша әр жылдардағы сақтаубірліктерінің түрлері бойынша немесе бірінші сақтау бірліктерінің түрлерібойынша (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және басқалары) және әртүрдің ішінде хронология бойынша қолданылады.

Сақтау бірліктері жүйелеудің схемасы бойынша келесі тәртіппен:

1) іс жүргізумен басталған жылға  немесе өндірістік жалғастыру  үшін өзгеұйымдардың (құрылымдық  бөлімшелердің) келіп түскен сақтау  бірліктері;

2) жоспарлар, есептер, сметалар және  оларға қатысты құжаттар олардыңқұрастырылу уақытына қарамастан олар құрастырылған жылдарға: ұзақмерзімді жоспарлар олардың  бастапқы жылдарына, ал есептер осыжылдарға – есептік кезеңнің соғы жылдары бар сақтау бірліктерінен;

3) бір бөлімшенің іс жүргізуінде  басталған және аяқтау үшін басқа бөлімгеберілген сақтау бірліктері, олар аяқталған бөлімшеге жатқызылады (бұлретте бірінші бөлімшенің атауы жақшаға алынады және соңғысының атауыжазылады);

4) жыл немесе хронологиялық кезең  шегінде сақтау бірліктері ұйым

 функцияларының маңыздылығына қарай (немесе құжаттардың түрлері менәр түрлілігінің маңыздылығы мен логикалық байланысы бойынша)орналастырылады;

5) жеке істер болып табылатын  сақтау бірліктері қызметкерлердің  жұмыстанбосатылған жылдары және  тегінің әліпбилік тәртібімен  жүйелеу арқылытоптастырылады.

Жүйелеудің соңғы сатыларында сақтау бірліктері, олардың маңыздылығы немесе хронологиялары бойынша орналастырылады.

Электрондық құжаттар ақпаратты тасығыштар: (магниттік таспалар,лазерлік және қатты дискілер, компакт-дискілер, дискеталар) түрлеріне,түрлердің ішінде ақпаратты ұсыну түріне және одан әрі жазылған ақпараттардың сипаттамалары бойынша жүйеленеді.

Біріктірілген мұрағат қорында сақтау бірліктері қорқалыптастырушының маңыздылығы, олар пайда болу хронологиясы,әліпбилік атаулар бойынша орналастырылады. Біріктірілген мұрағаттыңқұрамына енгізілген әр қордың шегінде, жүйелеудің әр түрлі сұлбасықолданылады, оларды таңдау нақты ұйымдардың қызметініңсипаттамасынан, олардың құжаттарының құрамы мен көлеміне қарай анықталады. Біртекті ұйымдардың мұрағат қорлары үшін жүйелеудің ортақсұлбасы қолданылады.Ғылыми-зерттеу және жобалық ұйымдардағы, баспалардағықолжазбалардың, медициналық ұйымдардағы аурулардың тарихыныңмұрағат қорларындағы жеке құрам бойынша құжаттар, ғылыми-техникалыққұжаттамалары, бақылау органдарының құрамындағы актілер, соторгандарындағы соттық құжаттамалар және осы тектес құжаттар жеке топқабөлінеді және басқарушылық құжаттардан бөлек жүйеленеді.

Мұрағат қорының ішінде ғылыми-техникалық құжаттама түрлерінеқарай (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу,патенттік құжаттама) орналастырылады.

Жобалық құжаттама пәндік-тақырыптық, хронологиялық немесе географиялық жіктелу белгілері бойынша орналастырылады.

Жобалыққұжаттама:

1)тұрғынүй-азаматтыққұрылысбойынша;

2) өнеркәсіптікқұрылысбойынша;

3) ауылшаруашылығықұрылысыбойынша;

4) энергетикалықжәне су шаруашылығыныңқұрылысбойынша;

5) көліктікқұрылысбойыншабөлінеді.

Әр топ кішітоптарғажүйеленеалады.

Жобалықкезеңніңқұжаттары, жобалаудықабылдағанбірізділікбойыншаорналастырылады.

Үлгілік жобалар сериялық нөмірлер бойынша орналастырылады. Конструкторлық құжаттама әзірлеу түріне, хронологиялық немесе нақтыәзірлемелердің нөмірлері бойынша, әзірлеме ішінде – ерекшеліктерінебайланысты орналастырылады.

Түрлендірілген бұйымдардың конструкторлық құжаттамалары барлықнегізге немесе түрлендіру бар бұйымдардың құжаттамаларының соңындаорналастырылады.

Бұйымды сынау бойынша құжаттар хронология бойынша, ал жыл шегінде – техниканың бағыттылығы мен тіркелу нөмірлеріне қарай орналастырылады.

Технологиялыққұжаттаматехнологиялықпроцестергесәйкесжүйеленеді.Ғылыми-зерттеулік құжаттама хронологиялық қағидамен, жыл шегінде –тақырыптардың нөмірлері, мүліктік нөмірлері, мемлекеттік тіркеу кезіндеберілген нөмірлер, ғылыми жұмыстардың тақырыптары, әзірлеуші автордың (жауапты орындаушының) атаулық немесе тегі бойыншаәліпбилік, құрылымдық белгілер бойынша орналастырылады.Өзге ұйымдардың тапсырыстарын орындау бойынша есептер жекежүйеленеді.

Патенттік – лицензиялық құжаттама келесі түрлер:

1) өнеркәсіптік меншік нысандары (өнертабыс, пайдалы модельдер,

 өнеркәсіптік үлгілер, өсімдік  түрлері, тауар белгілері, қызмет  көрсету

 белгілері);

2) күзеттік құжат (патент, куәлік) бойынша  орналастырылады.

Әр түрдің шегінде – күзеттік құжаттарды беру туралы шешім қабылданғанпатенттер мен куәліктердің нөмірлері; өтініштердің нөмірлері және күзеттікқұжаты беруден бас тарту туралы өтініштердің нөмірлері бойынша.

Киноқұжаттар мен видеоқұжаттар:

1) түрлеріне қарай – фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар,

 жеке кино- және телесюжеттер;

2) фильмдердің, арнайы шығарылымдардың, киножурналдардың шығу

 жылдарына қарай; жеке кино - теле сюжеттердің өндірістік  нөмірлері

 бойынша;

3) есепке алу бірліктеріне (толықтыру);

4) түсті (түрлі-түсті, ақ-қара);

5) үлдірдің пішіні (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа) бойыншажүйеленеді.

Сақтау бірліктері кешенді элементтер бойынша, ал олардың ішінде – киноқұжат бөлімінің реттік нөмірі бойынша орналастырылады.

Киноқұжаттың кешені бір фильмдерге, арнайы шығарылымдарға,киножурналдарға, жеке кино- және телесюжеттерге қатысты түпнұсқалармен көшірмелерден тұрады.

Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттардың кейбір түрлеріне жеке тізімдемеқұрастырылады.

Фотоқұжаттар мына түрлер:

1) әр түсті негативтер (түрлі-түсті немесе ақ-қара) және 2-8 сандарыменбелгіленген көлемдері (2 саны 2,5см. х 3,5.см.; 3 – 6 см. х 6 см.; 4 – 6 см. х 9см.; 5 – 9 см. х 12 см.; 6 – 10 см. х 15 см.; 7 – 13 см, х 18 см.;  8 – 18 см. х 24см) көлемдегі негативтерге сәйкес келеді) бойынша жүйеленеді.

Көлемі кіші, 6-8 көлемді негативтерді жүйелеу кезінде оларды бір топқабіріктіруге рұқсат етіледі.

2) әр түсті слайдтар (диапозитивтер);

3) позитивтер, фото басылымдар;

4) фотоальбомдар;

5) диафильмдер;

6) «Э» әрпіменбелгіленетінэлектрондыққұжаттар (сандықнемесезаманауитасығыштардағы фотоқұжаттар).

Фотоқұжаттардың кейбір түрлеріне жеке тізімдеме құрастырылады.

Фоноқұжааттар, ақпаратты  дыбыстық жазу түрлері – фонографиялық,граммофонды, оптикалық, магниттік, лазерлік болып жүйеленеді. Белгілі біржазба түрінің фоноқұжаттына жеке тізімдеме құрастырылады. Үнқұжаттыңішкі түрлері сақтау бірліктеріне және толықтырулары бойыншаорналастырылады.

Есепке алу бірліктерінің ішіндегі сақтау бірліктері сыртында бейнеленгенөндірістік нөмірдің тәртібі, ал кешеннің ішінде мына бір ізділікпен:түпнұсқа, көшіме бойынша орналастырылады.

Үнқұжаттардың кешені белгілі бір есепке алу бірлігіне қатысты түпнұсқа мен көшірмеден тұрады.

 

 

 

 

Қорытынды

Қорытындылай келе, қоғамның кез – келген қызметі құжат түрінде тіркеледі, ал құжаттар, өз кезегінде, зерттеушілер үшін қайталанбас объективті ақпарат дереккөзі ролін атқарады. Сондықтан да  қазіргі кезеңде  құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету маңызды.

Құжаттармен жұмыс жүргізудің тиімді бір тетегі құжат айналымы есебін алу және оның жай – күйін талдау жасау болып табылады.

Жалпы құжат айналымы, деп ұйымдағы құжаттардың жасалған немесе алынған сәтінен  бастап толық жүзеге асқанға немесе  адресатқа  жөнелтілгенге дейінгі  қозғалысын айтамыз. Талдау құжат айналымы  көлемін тұрақты есепке алу  нәтижелері бойынша  жүргізіледі.