Мұрағаттық қор шегінде мұрағаттықұйымдастыру тәртібі

Мысалы:

«Табиғи монополияларды реттеу жөніндегі агенттіктің қызметті лицензиялау мәселелері бойынша жазысқан хаттары».

«Ішкі құжаттардытер министрлігімен, облыстық әкімшіліктермен сыбайластық құқық бұзушылықтардың туындауы және олардың алдын алу туралы жазысқан хаттар».

Географиялық сипатына қарай топтастыру - құжаттарды құжаттардыке авторларының нақты бір территорияға қатыстылығы негізінде топтастыру болып табылады. Бұл сипат азаматтардың жазысқан хаттарын, өтініштерін топтастыру кезінде қолданылады.

Мәселен:

«Азаматтардың Атырау облысынан келіп түскен өтініштері, арыздары, шағымдары және оларды қарауға байланысты құжаттар».

«Қызылорда облысындағы мемлекеттік органдардың, ұйымдар мен кәсіпорындардың 2001-2002 жылға арналған республикалық бюджет қаржысын мақсатты және тиімді пайдәлануға байланысты атқарған жұмыстарын тексеру қорытындылары туралы құжаттар (тапсырмалар, анықтамалар, актілер, ақпараттар)».

Сараптамалық сипаты бойынша топтастыру құжаттарды құжаттардыке сақтау мерзімдеріне қарай тіркеу деген сөз. Құжаттардың тұрақты сақталатын, ұзақ уақыт сақталатын (15 жылдан 75 жылға дейін), уақытша (5 жылдан 15 жылға дейін) және қысқа мерзімге (6 айдан 5 жылға дейін) сақталатын түрлері бар.

Мысалы:

«Қазақстан Республикасының «Мемлекеттік құпиялар туралы» заңы жобасын талқылауға байланысты құжаттар (қорытындылар, анықтамалар, ұсыныстар)» - тұрақты сақталады.

«Бос лауазымды орындарға қабылдау, лауазымды қызметке сайлау жөніндегі конкурстық комиссия құжаттары» - 75 жыл (ұзақ уақыт) сақталады.

«Министрліктермен, ведомстволармен, ұйымдармен техникалық және шаруашылық қызмет көрсету мәселелері бойынша жазылған қатынас хаттары» - 5 жыл (уақытша) сақталады.

Жоспарлардың орындалу барысы туралы жедел есеп беру мәліметтері» - 3 ай (қысқа мерзімге) сақталады.

Құжаттарды жасақтауда топтау белгілері, әдетте, кешенді түрде қолданылады.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ІІ. Негізгі бөлім

2.1 Мұрағаттық қор шегінде мұрағаттық ұйымдастыру тәртібі

 

Мұрағаттық құжаттарды қордан тыс ұйымдастыру – дыбыс-бейнелік құжаттарды (кинофотофоно және бейнеқұжаттар) түріне, бір немесе бірнеше сыртқы белгілеріне (түрлі түстілігі, ақпараты бар материалдарға, оның тұрпатына, дыбысты ақпараттарды жазу жүйесіне және тағы басқа) қарай жинақтаудың әртүрлі дереккөздері қызметі барысында ұйымдастыру.Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттар төмендегідей жүйеленеді: 
1) түріне қарай – фильмдер, арнайы шығарылымдар, кинолар, бөлек кино және телесюжеттер;

2) фильмдер, арнайы шығарылым, киноқұжаттардың, бөлек кино және әртүрлі түстегі  телесюжеттердің шығарылу жылына  қарай;

3) есепке алу бірлігіне (жиынтық) қарай;

4) түсіне қарай (түрлі түсті, қара-ақ);

5) үлдірдің форматына қарай (8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм және басқа).

Киноқұжаттың есепке алу бірлігіне белгілі бір фильмнің, арнайы шығарылымның, киножурналдың, жеке кино және телесюжеттің сақтау бірліктерінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері жатады. 
Киноқұжаттардың сақтау бірліктеріне бейнелеу және/немесе дыбыстық ақпаратты жазбасы бар, физикалық жағынан ерекшеленетін рулонды киноүлдір немесе магнитті таспа жатады.

Сақтау бірліктері жинақ элементіне қарай орналастырылады, ал ішінде киноқұжат бөлімдері рет-ретімен орналастырылады.

Киноқұжаттың жинағы бір фильмнің, арнайы шығарылымның, киножурналдың, кино- және телесюжеттің түпнұсқасынан және көшірмесінен тұрады.

Белгілі бір түрдегі киноқұжаттар мен таспа құжаттары үшін бөлек тізімдеме жасалады.

Фотоқұжаттар түріне қарай төмендегідей жүйеленеді:

1) 2-8 санымен белгіленетін (2 саны 2,5см. х 3,5 см.; 3-6 см. х 6 см.; 4-6 см. х 9 см.; 5-9 см. х 12см.; 6-10 см. х 15 см.; 7-13 см. х 18 см.; 8-18 см. х 24 см. өлшемді негативке сәйкес келеді) әртүрлі (түрлі түсті немесе қара-ақ) түстегі немесе өлшемдегі негативтер.

6-8 өлшеміндегі көлемі шағын  негативтерді жүйелеу кезінде  оларды бір топқа біріктіруге  болады;

2) әртүрлі түстегі слайдтар (диапозитивтер);

3) позитивтер, фототаңбалар;

4) фотоальбомдар;

5) диафильмдер;

6) «Э» әрпімен белгіленетін, электрондық цифрлық қолтаңбамен

куәландырылған электрондық құжаттар (бұдан әрі – электрондық құжаттар)

(цифрлық немесе соңғы үлгідегі  тасығыштардағы фотоқұжаттар). 
Белгілі бір фотоқұжаттар түріне жеке тізімдеме жасалады.

Фотоқұжаттарды есепке алу бірлігіне кейбір диафильм жазылған бір немесе

бірнеше сақтау бірліктері жатады.

Фотоқұжаттардың сақтау бірліктеріне физикалық жеке кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив) панорамалық түсірілімнің бірнеше кадрлары, фотобедерлеме, диафильмнің рулоны, фотоальбом) жатады. 
Электронды құжаттардың есепке алу бірлігіне электронды құжаттың жазбасы бар сақтау бірліктерінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері жатады.

Электронды құжаттардың сақтау бірліктеріне (цифрлық немесе соңғы үлгідегі тасығыштардағы фотоқұжаттар) электронды құжат бөлігіндегі бір немесе бірнеше электронды құжаттардағы жазбасы бар физикалық жекелеген тасығыш жатады.

Фоноқұжаттар дыбысты ақпараттың жазбасына қарай – фонографиялық, граммофондық, оптикалық, магниттік, лазерлік болып жүйеленеді. Фоноқұжаттардың белгілі бір жазба түріне жеке тізімдеме жасалады. Фоноқұжаттар түрлеріне қарай есепке алу бірлігімен және жиынтықпен орналастырылады. 
Фоноқұжаттардың есепке алу бірлігіне, белгілі оқиға, әдебиет және өнер туындысы (авторлық, тақырыптық немесе басқа да белгілеріне қарай біріктірілген бірнеше әдеби және өнер туындысы) және сол сияқты дыбыстық ақпарат жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі жатады.

Фоноқұжаттардың сақтау бірлігіне физикалық тұрғыдан жекелеген киноүлдірдің, магнитті немесе қағаз таспаның рулоны, кассета, балауызды білікше, дыбыстық ақпараты бар дискілер жатады.

Электронды құжаттардың (цифрлық немесе соңғы үлгідегі тасығыштардағы фоноқұжаттар) есепке алу бірлігіне электронды құжаттың жазбасы жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері жатады. 
Электронды құжаттардың (цифрлық немесе соңғы үлгідегі тасығыштардағы фоноқұжаттар) сақтау бірлігіне физикалық жекелеген электронды құжаттардың бір бөлігі жазылған жазба тасығыштар, бір немесе бірнеше электронды құжаттар сақталады.

Есепке алу бірлігінің ішіндегі сақтау бірліктері заттаңбасында көрсетілген өндірістік нөмірлер реттілігімен, ал жиынтықтың ішінде телнұсқа, одан кейін көшірмесі орналастырылады.

Фоноқұжаттардың жиынтығы белгілі бір есепке алу жиынтығына қатысты телнұсқадан және көшірмеден тұрады.

Бейнеқұжаттардың есепке алу бірлігіне сақтау бірлігінің бір бөлігі, белгілі оқиға, әдебиет және өнер туындысы (авторлық, тақырыптық немесе басқа да белгілерімен біріктірілген бірнеше әдебиет және өнер туындысы) және сол сияқты жазылған бір немесе бірнеше сақтау бірлігі жатады. 
Бейнеқұжаттардың сақтау бірлігіне физикалық тұрғыдан жекелеген магнитті немесе қағаз таспаның рулоны, кассета, бейнелеуші және дыбыстық ақпараты бар дискілер жатады.

Мұрағаттық құжаттар мұрағаттық қор шегінде сақтау бірлігімен ұйымдастырылады және олардың ішкі ұйымдасуының негізі болып табылатын жүйелеу кестесіне сәйкес жүйелендіріледі (істер номенклатурасы) және істер, құжаттар тізімдемесімен (тізімдемелерімен) бекітіледі.

Мұрағаттық қор ішінде сақтау бірліктерін бөлім (бөлімше) бойынша жүйелеуде жүйелеу кестесі бір немесе бірнеше белгілерді ескере отырып жүргізіледі:

1) құрылымдық (сақтау бірліктерінің  құрылымдық бөлімшелерге жатуына  байланысты);

2) хронологиялық (сақтау бірлігінің  кезеңі мен мерзімі бойынша);

3) функционалдық, салалық, тақырыптық, тақырыптық-сұрақтық (сақтау бірлігінің мазмұнына қатысты ұйымның қызметін, тақырыптар немесе мәселелерді есепке ала отырып);

4) атаулы (іс жүргізудің нысаны  бойынша – құжаттың түрлері және әр алуандығы);

5) корреспонденттік (ұйымдар және  жеке тұлғалармен хат алмасу  барысында сақтау бірлігі түзілген жағдайда);

6) географиялық (құжаттың мазмұнымен, олардың авторымен, корреспонденттерімен  байланысты белгілі аумаққа, тұрғылықты  жеріне және басқа да географиялық  нысандарына сәйкес);

7) авторлық (құжаттардың авторы  болып табылатын ұйымдардың атауымен немесе тұлғалардың аты-жөні бойынша).

Құрылымдық және хронологиялық белгілерді үйлестіру жүйелеу кестесінің екі: хронологиялық-құрылымдық және құрылымдық хронологиялық нұсқасын береді.

Хронологиялық-құрылымдық жүйелеу кестесі әрекет ететін ұйымдағы қорларға (мұрағаттық қордың әрі қарай да құжаттармен толығып отыратынын ескере отырып) және құрылымын жиі өзгертетін таратылған ұйымдарға қатысты қолданылады.

Осы кесте бойынша жүйелеу кезінде сақтау бірліктері ең алдымен құрылу уақытына байланысты (жыл, мерзім бойынша), ал әрбір хронологиялық топ ішінде – ұйымның құрылымдық бөліміне қарай топтастырылады.

Құрылымдық-хронологиялық жүйелеу кестесі өзгертулер сирек болған, тұрақты құрылымы бар ұйым қорына қатысты қолданылады, сонымен қатар таратылған ұйымдардың сақтау бірліктерін жүйелеу барысында қолданылады. 
Осы кесте бойынша жүйелеу барысында сақтау бірліктері қор құрушының құрылымдық бөлімшелеріне қарай топтастырылады, ал әрбір құрылымдық топтың ішінде – сақтау бірлігі түзілу уақытына қарай топтастырылады.

Хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық жүйелеу кестесі құрылымы жиі ауысатын немесе тіпті құрылымы жоқ ұйымдарға қатысты қолданылады.

Сақтау бірліктерін хронологиялық-функционалдық кестеге сәйкес жүйелеуді топтастыру алдымен хронологиялық белгілеріне қарай жүргізіледі, сонан соң қор түзуші қызметінің функциясына (түріне, бағытына) қарай топтастырылады. Бұл жағдайда топтар ұйым қызметінің маңыздылығын (басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, есепке алу және есептеу, жабдықтау және сату, кадр және тағы сол сияқты) есепке ала отырып орналастырылады.

Сақтау бірліктерін функционалдық-хронологиялық кестеге сәйкес жүйелеу ең алдымен қор түзуші қызметінің функциясына, сонан соң хронологиялық белгісіне қарай топтастырылады.

Сақтау бірліктерін жүйелеудің хронологиялық-тақырыптық немесе тақырыптық-хронологиялық кестеде жүйелеу көлемі үлкен емес мұрағаттық қорларға, жекелеген коллекцияларға қатысты қолданылады. Бірінші жағдайда сақтау бірліктері алдымен хронологиялық және маңыздылығына қарай әрбір жыл ішінде бөлек тақырыпқа (мәселеге) қарай топтастырылады; екінші жағдайда сақтау бірліктері алдымен тақырыпқа (мәселеге) қарай, кейін әрбір тақырыптың ішінде хронологиясына қарай топтастырылады.

Сақтау бірліктерін жүйелеудің хронологиялық-номиналды және номиналды-хронологиялық кестесі құрылымы жоқ ұйымдардың мұрағаттық қорларына қолданылады: алдымен хронологиялық, әр жыл ішінде сақтау бірлігінің түріне қарай немесе сақтау бірлігінің түріне қарай (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және тағы басқа) және әр жылдың ішінде хронологиясына қарай қолданылады.

Дыбыс-бейнелік және электронды құжаттаманың сақтау бірліктерін жүйелеу барысында қосымша цифрлық және тұрпаттық белгілер қолданылады.

Сақтау бірліктері белгісіне қарай реттеліп топтастырылады және мұны барлық немесе жекелеген мұрағаттық қордың мұрағаттық құжаттары тобына қолдану өте орынды.

Жеке құрам бойынша құжаттар, ғылыми-зерттеу ұйымдарының мұрағаттық қорындағы ғылыми-техникалық құжаттамалар, баспалардағы қолжазбалар, медициналық ұйымдардағы сырқаттану тарихы, бақылау органдары қорындағы тексеру актілері арнайы топқа бөлінеді және басқару құжаттарынан жеке жүйеленеді.

Жеке тектік мұрағаттық құжаттар мұрағаттың әзірлеген жүйелеу кестесіне сәйкес жүйеленеді.

Отбасының мұрағаттық қорында бірінші орынға атақты азаматтың мұрағаттық құжаттары шығарылады, кейін туысқандық дәрежесіне қарай отбасының басқа мүшелерінің құжаттары қойылады.

Біріккен мұрағаттық қорда сақтау бірліктері қор түзушінің маңыздылығына, түзу хронологиясына және алфавиттік атауына қарай орналасады. Бір үлгідегі ұйымдардың мұрағаттық қорларына жалпы жүйелеу кестесі қолданылады.

Мұрағаттық коллекциялар ішінде бір түрдегі (әр түрдегі) мұрағаттық құжаттар автордың белгілеріне қарай сақтау бірлігінің тобының ұйым атауы немесе азаматтардың әкесінің аты алфавиттік реттілікпен орналасуына қарай топтастырылады. Тақырыптық белгілеріне қарай жасалған мұрағаттық коллекциялар ішінде мұрағаттық құжаттарды топтастыру маңыздылығы немесе хронологиялық реттілігіне қарай орналасқан тақырыбына немесе мәселелеріне қарай жүргізіледі.

Сақтау бірліктерін жүйелеу кестесіне сәйкес төмендегідей реттілікпен топтастырылады:

1) іс жүргізудегі жыл қай жылы басталса, сақтау бірліктері сол жылға жатады немесе осы ұйымға (құрылымдық бөлімше) өндірісті жалғастыру үшін басқа ұйымнан (құрылымдық бөлімшеден) келіп түскен жылға жатады;

2) құрамында жоспарлар, есептер, сметалар  және материалдар бар сақтау бірліктері жасалған күніне қарамастан, олар қай жылы немесе қай жылға жасалса соған жатады; ұзақ мерзімді жоспарлар басталған жылына жатады, ал сол жылға есептер есепті кезеңнің соңғы жылына жатады;

3) іс жүргізу бір бөлімшеде  басталып, жалғастыру үшін екінші бөлімшеге берілген сақтау бірліктері іс жүргізу аяқталған бөлімшеге жатады;