Формы бланков, применяемых при оформлении операций по вкладам

Ордер ф. № 59 «На выдачу вклада по сберегательной книжке №... филиала №...» - комплект ордеров (А, Б, В), применяемых при выдаче в операционном управлении (отделе) филиала Сбербанка России вкладов, внесенных в другие структурные подразделения данного филиала, а также при оформлении операции по переводу вклада в другое структурное подразделение Банка на основании данных последующего контроля.

При совершении операции по выдаче вклада в операционном управлении (отдела) филиале Сбербанка России комплект ордеров заполняет контролер операционного управления (отдела), указывая во всех бланках - А, Б и В фамилию, имя и отчество вкладчика, номер счета по вкладу и номер структурного подразделения Банка, в котором хранится вклад, сумму расходной операции (прописью), остаток вклада после совершения операции (цифрами), дату ее совершения и затем ставит свою подпись. После соответствующей проверки и выполнения расходной операции наличными деньгами комплект ордеров подписывает кассир.

При выполнении перевода суммы вклада в другое структурное подразделение Банка по данным последующего контроля комплект ордеров ф. № 59 заполняет работник бухгалтерии.

Реестр принятых заявлений о переводе вклада ф. № 139 - ведется во всех структурных подразделениях Банка и применяется для записи принятых заявлений о переводе вкладов из других структурных подразделений Банка и контроля за своевременным поступлением затребованных сумм. Записи в реестре выполняются контролером.

Заявление о переводе вклада ф. № 143 используется в качестве поручения о переводе суммы вклада либо наличных денег в другое структурное подразделение Банка. Заявление ф. № 143 составляет и подписывает вкладчик (представитель, вноситель). Контролер, проверив правильность составления заявления, указывает паспортные данные вкладчика (представителя), удостоверяет сделанные в заявлении записи своей подписью, и, если заявление подано в филиал Банка, в которое должен быть переведен вклад, проставляет оттиск печати данного подразделения Банка. При выполнении операции по переводу контролер на обороте заявления ф. № 143 делает расчет по переводу, записав переводимую сумму, плату за перевод, а также остаток вклада после списания, остаток процентов и подписывает сделанные записи.

Поручение вкладчика по счету ф. № 187 предназначено для перечисления суммы платежа со счета по вкладу на счет организации и состоит из 2-х бланков:

«поручение вкладчика по счету» и «извещение», которые заполняются вкладчиком (представителем).

При заполнении поручения и извещения вкладчик (представитель) за своей подписью указывает:

· номер счета по вкладу;

· дату;

· фамилию, имя и отчество вкладчика;

· наименование, индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) и номер расчетного (текущего) счета организации, которой должен быть перечислен платеж;

· наименование и реквизиты банка получателя, банковский идентификационный код (БИК);

· вид (назначение) платежа и за какое время производится перечисление;

· номер лицевого счета плательщика (при перечислении платы за телефон - номер телефона);

· сумму платежа.

При выполнении поручений вкладчиков о списании с их счетов по вкладам в пользу организаций платежей, причитающихся от других лиц, в извещении, а также в платежном документе, кроме указанных выше реквизитов, проставляются фамилия и инициалы лица, от имени которого перечисляется платеж.

Контролер указывает номер структурного подразделения Банка, проверяет сделанные вкладчиком записи и удостоверяет их своей подписью на бланке «извещение», а также проставляет за своей подписью данные паспорта вкладчика (представителя) на поручении. После выполнения операции по списанию средств по вкладу в соответствии с поручением вкладчика он делает соответствующие записи о списании суммы со счета по вкладу на обороте бланка поручения и подписывает сделанные записи.

В структурных подразделениях Банка, где применяются программно-технические комплексы, предусматривающие автоматизированное заполнение и распечатку бланков, при наличии в базе данных необходимой информации о получателе средств, составление комплекта бланка ф. № 187 («поручение» и «извещение») может производиться в автоматизированном режиме. Вкладчик (представитель) проверяет реквизиты распечатанного в таком порядке бланка ф. № 187 и ставит свою подпись на поручении и на завещании, после чего контролер проставляет на бланке поручения за своей подписью данные паспорта вкладчика и расписывается на извещении.

В том случае, когда вкладчик (представитель) дает длительное поручение на списание средств со вклада ф. № 190, контролер при наступлении срока платежа заполняет и подписывает поручение ф. №187 на каждый вид платежа. При этом поручение ф. № 187 может быть сформулировано и распечатано в автоматизированном режиме и подписано контролером.

Длительное поручение ф. 190 оформляется для проведения перечислений со счета сумм платежей на счета организаций в течение длительного срока.

Вкладчик (представитель), при заполнении поручения ф. №190 указывает:

· фамилию, имя и отчество вкладчика;

· номер счета по вкладу и номер структурного подразделения Банка;

· наименование, индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) и номер расчетного (текущего) счета организации, которой должен быть перечислен платеж;

·     дату платежа и его периодичность;

· наименование и реквизиты банка получателя, банковский идентификационный код (БИК);

·     вид платежа;

·      номер лицевого счета плательщика (при перечислении платы за телефон - номер телефона);

·     сумму платежа;

·    при оформлении поручения для проведения списания суммы платежа, причитающегося от другого лица - фамилию и инициалы лица, от имени которого перечисляется платеж.

Вкладчик может предоставить право Банку самостоятельно корректировать сумму списания при изменении тарифов на услуги, квартплаты и т.д., о чем делает отметку в специально отведенном для этого поле на бланке ф. № 190.

Заполнив поручение ф. № 190, вкладчик (представитель) подписывает сделанные записи и проставляет дату.

Контролер проверяет полноту и правильность заполнения бланка и подписывает бланк, указав свои фамилию и инициалы.

В структурных подразделениях Банка, где применяются программно-технические комплексы, предусматривающие автоматизированное заполнение и распечатку бланков, при наличии в базе данных необходимой информации о получателе средств, составление бланка ф. № 190 может производиться в автоматизированном режиме. Вкладчик (представитель) проверяет реквизиты распечатанного в таком порядке бланка ф. № 190 и ставит свою подпись в отведенном для этого месте, после чего контролер подписывает бланк, указав свои фамилию и инициалы.

При желании вкладчика оформить длительное поручение о переводе определенных сумм из вклада в другое структурное подразделение Банка, контролер на основании заявления вкладчика за своей подписью оформляет поручение ф. № 190, при этом допускается его заполнение или полная распечатка использованием средств автоматизации.

Оформленные бланки ф. № 190 хранятся в специальной картотеке по датам списания, а внутри дат - по номерам счетов по вкладам в возрастающем порядке.

Мемориальный ордер ф. № 203 - применяется для списания бланков строгой отчетности, израсходованных и испорченных в течение операционного дня. На ордере контролер записывает наименование бланка, на обороте ордера указывает номера и серии бланков строгой отчетности, израсходованных при совершении операций. По каждому виду бланков строгой отчетности оформляется отдельный ордер ф. № 203. На оборотной  стороне ордера, на основании которого производится списание сберегательных книжек, указываются номера счетов по вкладам, по которым выданы сберкнижки отдельно по:

· вновь открытым счетам;

· счетам, открытым в безналичном порядке, по которым сберкнижки выданы при первой явке вкладчиков;

· счетам, по которым сберкнижки выданы взамен утраченных и исписанных.

На списание испорченных бланков строгой отчетности контролер составляет отдельные мемориальные ордера по видам бланков с указанием их номеров и серий.

 

2. Требования, предъявляемые к оформлению бланков.

 

Записи во всех документах должны быть сделаны четко и разборчиво и отражать сущность операции. Документы составляются от руки или с применением средств автоматизации

Указание имени и отчества вкладчика инициалами допускается только в операционном дневнике и в ордерах (кроме ордеров на первоначальные взносы). Во всех остальных документах имя и отчество вкладчика записываются полностью.

Название месяца во всех документах, за исключением сберегательной книжки и лицевого счета, указывается прописью.

При заполнении договоров, ордеров, квитанций ф. № 31, «Справок ф. № 0406007» никакие исправления не допускаются. При наличии каких-либо исправлений документ считается испорченным.

В документах, выдаваемых вкладчику, исправление фамилии, имени и отчества вкладчика не допускается. При изменении фамилии, имени и отчества вкладчика и представлении в подтверждение этого соответствующего документа необходимо рекомендовать вкладчику перечислить вклад на новый счет. В этом случае при перечислении суммы вклада, принятого на определенный срок, на новый счет по тому же виду вклада срок по вновь открытому вкладу определяется с учетом времени нахождения средств на закрываемом счете.

В других документах по вкладам исправления могут быть сделаны в следующем порядке:

- при обнаружении ошибки  неправильные записи должны быть  зачеркнуты таким образом, чтобы  можно было прочитать зачеркнутые  записи, а сверху должны быть написаны правильные данные;

- контролер, который сделал  исправления в записи, должен  отметить:

«зачеркнуто... написано...», указать дату исправления и подписать его. На карточке лицевого счета такая отметка делается на свободном поле. В сберегательной книжке неправильная запись должна быть зачеркнута, а совершаемая операция записана на следующей свободной строке; при исправлении номера лицевого счета в связи с перенумерацией старый номер зачеркивается, а сверху указывается новый номер.

Если запись подлежит аннулированию как ошибочная, контролер вычеркивает тонкой чертой всю запись и рядом с зачеркнутой суммой делает надпись «не считать». Отметка об исправлении должна быть подписана заведующим структурным подразделением Банка и контролером, а в структурных подразделениях с одним работником и агентствах контролером, исправления в сберкнижке удостоверяются также оттиском печати.

При оформлении операций с использованием программно-технических комплексов исправление осуществляется путем сторнирования ошибочной записи и последующего отражения в случае необходимости правильной операции. Сторнированная запись помечается отличительным признаком.

Подчистка записей в документах не допускается.

Каждый испорченный ценный бланк сберкнижки, квитанции ф. № 31 погашается контролером в следующем порядке: бланк сберкнижки надрывается до половины, из наименования квитанции вырезается часть букв, на каждом листе бланков делается надпись «Испорчен» и проставляется дата, сделанные надписи подписывают контролер и кассир.

Испорченные бланки «Справки ф. № 0406007» подлежат погашению путем проставления на всем поле экземпляра Банка и экземпляра клиента латинской буквы «Z» и заверяются подписью контролера и кассира. Испорченный бланк должен включать в себя экземпляр банка и экземпляр клиента и быть в неразорванном виде.

Испорченные бланки записываются в мемориальном ордере ф. № 203 с указанием их номеров и серий на обороте ордера и вместе с отчетом в конце операционного дня направляются в бухгалтерию филиала Сбербанка России.

 

1.3. Порядок хранения  бланков

 

Бланки хранятся наравне с секретными документами в сейфах, металлических шкафах и ящиках.

Ответственность за хранение бланков, а равно за правильность пользования ими возлагается непосредственно на руководителя организации. Руководители передают бланки ответственному работнику, о чем издается приказ. В приказе определяются права этого работника в пользовании ими и порядок их хранения. В случае ухода в отпуск, болезни или отъезда в командировки работника, хранящего бланки, они возвращаются руководителю и по его распоряжению могут быть переданы другому работнику.

Наличие бланков, правильность их хранения и пользования ежегодно проверяется специальной комиссией, назначаемой руководителем организации. Результаты проверки фиксируются в соответствующем акте комиссии. Акт утверждается руководителем организации.

Об утрате или хищении бланков незамедлительно докладывается вышестоящему руководителю и в соответствующие органы внутренних дел.

По фактам утраты или хищения бланков в десятидневный срок проводится служебное расследование.

В случае подтверждения факта утраты или хищения бланков в средствах массовой информации публикуется объявление о признании их недействительными.

При смене руководителя организации в актах приема-сдачи указывается о наличии и передаче бланков.