Документооборот и основные требования составления документов

Исполнительный директор          Личная                       Н.А.Федоров 
АОЗТ "Партнер"                   подпись 
 
или:

 
 Исполнительный директор          Личная                       Н.А.Федоров 
                                  подпись 
 

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого  лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор             Личная                      М.А.Медведев 
                                  подпись 
Главный бухгалтер                Личная                      Н.И.Логинова 
                                  подпись 
 

При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне, например:

Заместитель Министра                        Заместитель Министра 
юстиции Российской Федерации                финансов Российской Федерации 
 
Личная         В.М.Степанов                 Личная            А.П.Миронов 
подпись                                     подпись 
 

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе  комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии            Личная подпись             Н.В.Куликов 
 
Члены комиссии                   Личная подпись             К.М.Артемьева 
                                  Личная подпись             С.П.Матвеев 

Согласование документа  оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку  подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего, например:

Начальник юридического отдела 
Личная подпись В.А.Сидоров 
    25.11.97 

При наличии замечаний по документу  визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются 
 
Личная подпись А.С.Орлов 
25.08.97

Визы проставляют на последнем  листе подлинника распорядительного  документа, на копии отправляемого  документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа  на отдельном листе.

 Печать заверяет подлинность  подписи должностного лица на  документах, предусмотренных специальными  нормативными актами, удостоверяющих  права лиц, фиксирующих факты,  связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии  документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную  надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Подпись 
Верно 
Инспектор отдела кадров Личная подпись                       М.В.Колосков 
07.06.97 

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя  документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают  на лицевой или оборотной стороне  последнего листа документа в  левом нижнем углу, например:

Петров                      или                    Петров Иван Васильевич 
924 45 67                                          924 45 67 

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело включает следующие данные:

• ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;
• слова "В дело";
• номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем  структурного подразделения, в котором  исполнен документ.

Отметка о поступлении документа  в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

См. приложение № 1

Требования к бланкам документов

Установлены два стандартных  формата бланков:

 А₄  и   А₅

 

Каждый лист документа  оформляется как на бланке, так  и без него должен иметь поле не менее: верхнее, левое и нижние- 20 мм, правое- 10 мм.

 

В зависимости от расположения реквизитов установлены 2 варианта бланков: угловой и продольный.

 

 

Для организации и ее структурного подразделения и должностного лица установлены следующие виды документов: общий бланк, бланк письма и бланк  конкретного вида документа. Общий  бланк исполнения для любых видов  документов (кроме письма) состоят  из следующих реквизитов: герб РФ, наименование организации, наименование вида документа, дата документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

См.приложение № 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формирование  дел

Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность. 

При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при  этом запрещается группировать в  дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо  ценных), а также документы, подлежащие возврату. 

Дела  формируются в организациях при  централизованном ведении делопроизводства – службой документационного  обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном – как  структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой  ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и  соответствующего государственного архива. 

При формировании дел необходимо соблюдать  следующие основные требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т.1", "Т.2" и т.д.

Внутри  дела документы должны быть расположены  так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. 

Организационно-распорядительные документы  группируются в дела по видам и  хронологии с относящимися к ним  приложениями с учетом следующих  правил:

• уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
• приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
• приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
• поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
• утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
• документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
• лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
• предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
• переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д. 

Приложения

 

Приложение № 1

 

Расположение реквизитов на угловом бланке

 

 

 

Расположение реквизитов на продольном бланке

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 2

 

 

 

 

 

Вывод

 

В данной курсовой была описана  основная база делопроизводства, на которой  строится все архивное дело. Были описаны  основные реквизиты, установленные  стандартом ГОСТ.

Можно сказать, что реквизит- это главный элемент документа.

А документ-главный элемент  делопроизводства.

Для составления документов, в том числе и деловых писем,

требуются определенный уровень  культуры, особые навыки. Но это умение

деловому человеку необходимо развивать.

Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в

соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых

распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти

Российской Федерации, но и на все организации независимо от их

организационно-правовой формы  и вида деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

1. ГОСТ Р 6.30-97 Государственный стандарт Российской Федерации

Унифицированные системы  документации Унифицированная система  организационно-

распорядительной документации Требования к оформлению документов

2. Справочник секретаря-машинистки под. ред. Машановой М.Ю., М.,

«Машиностроение», 1986

3.  Картов В.В. «Система докуметооборота на предприятии», М., «Има-прес»,

2000

4. Оформление служебных документов : Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003.-М.