Документооборот и основные требования составления документов

Курсовая работа

 

По дисциплине «Делопроизводство»

На тему «Документооборот и основные требования составления  документов»

 

 

 

 

 

Выполнила работу

Казенная Валерия  Андреевна

 

Содержание:

 

     1.Введение

     2.Состав реквизитов документов

     3.Требования к оформлению реквизитов документов

     4.Требования к бланкам документов

5.Формирование дел

6.Приложения

7.Вывод

8.Список,используемой литературы

  

 

 

Введение

В начале своей  курсовой работы я хочу поставить  два основных вопроса, которые помогут  мне рассказать о выбранной теме. Что представляет из себя делопроизводство? Какие детали необходимы для правильного  ведения архивного дела?

В делопроизводстве, как  и в другом деле, существуют основные понятия, без которых обойтись невозможно.

 

   Что представляет из себя делопроизводство?  Делопроизводство – это процесс, включающий в себя составление и оформление документов и организация работы с ними.

Каждый документ состоит  из составляющих его элементов, называемых реквизитами. Совокупность реквизитов, расположенных в документе определённым образом составляет его формуляр. Формуляры характерные для определённого  вида документов, называются типовыми.

Формуляр – это образец, разрабатываемый при создании системы документирования, и представляет собой графическую модель построения документа.

Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов. Служебные  документы оформляются на бланках, которые представляют собой стандартный  лист бумаги с воспроизведённой на нём постоянной информацией и  местом, отведённым для переменной.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основе едино наличия для решения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Протокол - документ, фиксирующий порядок принятия решений коллегиальным органом.

Реквизит - это совокупность обязательных сведений данных, предусмотренная действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием для совершения операций, отсутствие которых лишает документ юридической силы. 

Состав реквизитов документов

1.Государственный герб  РФ

2.Герб субъекта РФ

3.Эмблема организации  или товарный знак

4.Код организации

5.Основной государственный регистрационный номер

6. Идентификационный номер  налогоплательщика

7.Кодж формы документа

8. Наименование организации

9.Справочные данные  об организации

10. Наименование вида  документа

11. Дата документа

12. Регистрационный номер  документа

13. Ссылка на регистрационный  номер и дату документа

14. Место составления и издания

15. Адресат

16. Гриф утверждения  документа

17. Резолюция

18. Заголовок к тексту

19. Отметка о контроле

20. Текст документа

21. Отметка о наличии  приложения

22. Подпись

23. Гриф согласования  документа

24. Визы согласования

25. Оттиск печати

26. Отметка о заверении  копии

27. Отметка об исполнителе

28. Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело

29. Отметка о поступлении  документа в организацию

30. Идентификатор электронной  копии документа.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

 Государственный герб Российской  Федерации помещают на бланках  документов в соответствии с  Положением о Государственном  гербе Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации  помещают на бланках документов в  соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

 Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом.

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный  герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий  и организаций (ОКПО).

Код формы документа проставляют  по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

 Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Автором документа может быть должностное  лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организации  включают: почтовый адрес; номера телефонов  и другие сведения по усмотрению организации.

В письме наименование вида документа  не указывают.

Датой документа является дата его  подписания или утверждения, для  протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют тремя  парами арабских цифр в следующей  последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует  оформлять 05.01.98.

Допускается оформление даты в следующей  последовательности: год, месяц, день месяца.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 г.

Регистрационный номер документа  состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Ссылка на регистрационный номер  и дату документа включает регистрационный  номер и дату документа, на который  дается ответ.

Гриф ограничения доступа к  документу (секретно, конфиденциально  и др.) проставляют без кавычек  на первом листе документа, и его  можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и  конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные  или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения  указывают в именительном падеже, например:

                                                Управление систематизации 
                                                 законодательства 
 

Должность лица, которому адресован  документ, указывают в дательном  падеже, например:

                                         АОЗТ "Болшевский текстиль" 
                                          Бухгалтерия 
 
                                          Старшему экономисту 
                                          Николаеву А.С. 
 

или

 
                                          Президенту АОЗТ 
                                          "Ломоносовский фарфоровый завод" 
                                          Петрову В.И. 

Если документ отправляют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений  одной организации, то их следует  указывать обобщенно, например:

 
                                          Администрации районов 
                                          Московской области 
 

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем  почтовый адрес, например:

                                   Всероссийский научно-исследовательский 
                                    институт документоведения и архивного 
                                    дела 
 
                                    101000, Москва, Центр, 
                                    Милютинский пер., д.7а 

Документ утверждается должностным  лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении  документа должностным лицом  гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без  кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                              Утверждаю 
 
                                               Генеральный директор 
                                               АОЗТ "Болшевский текстиль" 
 
                                               Личная подпись И.В.Сергеев 
                                               12.09.97 

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова Утверждено (без  кавычек), наименования утверждающего  документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

                                                      Протокол общего 
                                                       собрания акционеров 
                                                       от 15.08.97 N 14 

или

                                                      Утверждено 
 
                                                       Приказ Председателя 
                                                       Правления банка 
                                                       от 30.09.97 N 82 

Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем  углу документа.

Резолюция пишется на документе  соответствующим должностным лицом  и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

                                              Никитину П.С. 
 
                                               Прошу подготовить проект 
                                               генерального соглашения 
                                               с фирмой "ХИТЭК" к 21.12.97 
 
                                               Личная подпись 
                                               05.11.97 

Допускается оформление резолюции  на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает краткое  содержание документа. Заголовок согласуется  с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

• о чем (о ком)?, например:

                      Приказ о создании аттестационной  комиссии; 
  

• чего (кого)?, например:

                      Должностная инструкция секретаря-референта. 
  

Связанный текст, как правило, состоит  из двух частей. В первой части указывают  причины, основания, цели составления  документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать  одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без  констатирующей; письма, заявления - просьбу  без пояснения; справки, докладные  записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер  документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько  решений, выводов и т.д., то его  следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими  цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих  на принципах единоначалия, а также  документах, адресованных руководству  организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного  числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим  образом:

    Приложение: на 5 л.  в 2 экз. 

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают  его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии  нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 
       1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 
       2. Правила подготовки и оформления документов Управления 
          регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. 

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: