Разнообразный аптечный асстортимент

2). Подготовительный этап.

Перед началом плановой инвентаризации необходимо закрыть помещение аптеки, оповестить покупателей о предстоящей инвентаризации и сообщить адреса ближайших работающих аптек. Покупатели и получатели товаров должны быть обслужены до начала работы инвентаризационной комиссии. Отпуск товаров во время пересчета запрещается (кроме отпуска ЛС по срочным рецептам населению и требованиям ОЗ).

До начала проверки фактического наличия  активов необходимо:

• опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;
• проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение сроков их клеймения;
• снять остатки наличия денежных средств в кассе и установить выручку текущего дня;
• приходные и расходные документы или отчеты о движении активов и обязательств, денежных средств, бланков строгой отчетности сдать в бухгалтерию (бухгалтеру).

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные к отчетам, с указанием «до инвентаризации на «_________» (дата)», что является основанием для определения остатков активов к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы рабочей инвентаризационной комиссии, и все поступившие активы оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

3). Проверка фактического  наличия активов и обязательств, документальное оформление инвентаризации.

Проверка фактического наличия  активов и обязательств проводится при обязательном участии материально ответственных лиц. Фактическое наличие активов при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера, технических расчетов и т.д.

Если активы хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, то количество может  определяться на основании документов поставщика, но при этом обязательной проверке в натуре (на выборку) подлежит часть этих активов.

При инвентаризации большого количества весовых активов оформляются ведомости отвесов, которые ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Если инвентаризация активов проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся эти активы, при уходе  инвентаризационной комиссии опечатываются. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи хранятся в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В период проведения инвентаризации бухгалтерия организации должна установить факты отражения в учете своевременного использования, принятия в эксплуатацию, оприходования, выбытия, списания активов, обязательств – то есть проверить все ли расходы и затраты своевременно списаны (учтены).

Сведения о фактическом наличии активов и учтенных обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в двух экземплярах.

Требования к оформлению инвентаризационных описей:

Инвентаризационные описи заполняются с применением технических средств или от руки чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых  активов и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывается  прописью число порядковых номеров  активов и общий итог фактического количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

При автоматизированной обработке  фактических данных и формировании инвентаризационных описей допускается указывать итоги на каждой странице цифрами.

Исправление ошибок (описок) производится во всех экземплярах описей путем  зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять  незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи ставится отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

На активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку на комиссию и др.), составляются отдельные описи.

По активам, которые на момент инвентаризации оказались непригодными к эксплуатации и не подлежащими восстановлению, составляется отдельная опись с указанием причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.), а сами эти активы в местах хранения размещаются обособленно. В описи указывается время ввода в эксплуатацию, завоза, поставщик (если это возможно определить).

Описи подписывают все  члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица, которые принимали участие в непосредственном пересчете (перевесе) инвентаризуемых ценностей. В описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией активов в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

В случае смены материально  ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принимающее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее – в их сдаче.

В тех случаях, когда материально  ответственные лица обнаружат после  инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, отдела и т.п.) заявить об этом инвентаризационной комиссии.

Заявления материально ответственных  лиц о том, что недостача или  излишки были вызваны ошибкой  в наименовании товарно-материальных ценностей, пропуском, просчетом и т.п., принимаются до открытия склада, кладовой, отдела.

Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

4). Оформление результатов  инвентаризации, Окончание инвентаризации.

Для оформления результатов инвентаризации в аптеке заполняется форма 16-АП «Акт результатов, выявленных инвентаризацией», в которой объединяются показатели (результаты) инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

По окончании инвентаризации все  материалы по ней передаются на рассмотрение постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссии (в крупных организациях) или руководителю организации (при отсутствии центральной инвентаризационной комиссии). Рассмотрение результатов инвентаризации центральной инвентаризационной комиссией оформляется протоколом заседания центральной инвентаризационной комиссии.

Моментом определения окончательных  результатов инвентаризации является дата принятия решения руководителем организации.

По окончании инвентаризации, а  также в межинвентаризационный  период могут проводиться контрольные проверки с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц на складе, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных  проверок правильности проведения инвентаризации.

 

8. Инвентаризация долгосрочных активов

До начала инвентаризации долгосрочных активов проверяется:

- наличие и состояние инвентарных  карточек, инвентарных книг, описей  и других регистров аналитического учета;

- наличие и состояние  технических паспортов, документов  на правообладание или другой  технической документации;

- наличие документов на  основные средства и нематериальные  активы, сданные или принятые организацией в аренду (лизинг), пользование и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений  и неточностей в регистрах бухгалтерского учета и технической документации вносятся соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств  комиссия производит осмотр объектов и оформляет инвентаризационную опись основных средств по форме 1-инв.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально  с указанием инвентарного номера, заводского номера предприятия – изготовителя (при его наличии), года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов и их инвентарных номеров.

При инвентаризации основных средств, находящихся на ответственном хранении, аренде, оформляется инвентаризационная опись активов, принятых (сданых) на ответственное хранение по форме 10-инв.

Один экземпляр инвентаризационной описи основных средств, принятых (сданных) на ответственное хранение, арендованных, высылается собственнику (или его представителю), арендодателю.

При инвентаризации нематериальных активов  проверяется наличие документов, подтверждающих права организации на их использование, правильность отнесения объектов к нематериальным активам, исходя из критериев, установленных законодательством, а также правильность и своевременность принятия активов к бухгалтерскому учету. Сведения об инвентаризируемых нематериальных активах вносятся в инвентаризационную опись нематериальных активов по форме 2-инв.

Основные средства и нематериальные активы вносятся в описи по наименованиям  в соответствии с их основным назначением. Если активы подверглись восстановлению, реконструкции, модернизации или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное их назначение, то они вносятся в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Основные средства, которые в  момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), должны быть инвентаризованы до момента их временного выбытия или после проведения инвентаризации.

 

9. Инвентаризация краткосрочных активов

Инвентаризация краткосрочных активов проводится по порядку их расположения в помещении. Краткосрочные активы заносятся в описи по форме 6-инв. по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, сорта, количества.

На каждый внесенный в опись  краткосрочный актив крепится инвентаризационный ярлык по форме 5-инв.

При хранении краткосрочных активов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После их проверки вход в помещение не допускается (пломбируется) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии материально  ответственных лиц проверяет  фактическое наличие краткосрочных активов путем их пересчета, перевешивания или перемеривания. Данные об остатках краткосрочных активов вносятся после проверки их фактического наличия.

В случаях, когда перевешивание  краткосрочных активов может привести к их порче, перевешивание может не производиться, а остатки берутся по бухгалтерским данным.

Для документального оформления инвентаризации товаров в аптеках используется «Инвентаризационная опись товаров», которая составляется не менее чем в двух экземплярах. В описи указываются № п.п., наименование и серия товарно-материальных ценностей, единица измерения, фактическое наличие, а именно: количество, цена и сумма по розничным ценам, цена и сумма по ценам приобретения.

Краткосрочные активы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации. Эти краткосрочные активы заносятся в отдельную опись под наименованием «Активы, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка: «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации активы отпускаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти краткосрочные активы заносятся в отдельную опись под наименованием «Активы, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется отдельная опись под наименованием «Активы, отпущенные во время инвентаризации». В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии).

На счетах учета краткосрочных активов, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, отгруженные, сданные на хранение и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные следующими документами: расчетными документами поставщиков или другими, их заменяющими, – по находящимся в пути; копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.) – по отгруженным товарам; по просроченным оплатой документам поставщиков – с обязательным подтверждением учреждением банка; сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации, – по находящимся на складах сторонних организаций.