Отчет по практике в ООО « Строй - Технология»

Таблица 5. Технические характеристики печатающего/ сканирующего/ копирующего устройства

 

3. Изучение базы данных предприятия

Для обеспечения эффективности информационных процессов необходима соответствующая организация данных. Проблема моделирования данных связана с таким представлением данных, которое наиболее естественно отражает реальный мир и может поддерживаться компьютерами. В настоящее время в самых различных областях широкое распространение получила разработка баз данных (БД).

Наше предприятие так не является исключением и использует базу данных для своей деятельности.

 

 

3.1. Функции и возможности базы данных

Настоящая база данных предназначена для улучшения деятельности персонала предприятия. Целью этой базы данных является структурирование информации о клиентах, размещаемых ими заказах, продукции, отчётах бухгалтеров. База данных повышает эффективность работы сотрудников предприятия, улучшает обслуживание клиентов.

Задачи, которые реализует данная база данных:

1. Учет данных, непрерывно появляющихся в процессе деятельности предприятия, сортировка этих данных с целью облегчения поиска нужной информации;
2. Наличие таблиц со списками клиентов, с которыми сотрудничает компания. Данный список учитывает все данные клиента, его предпочтения и характеристики, что позволяет формировать статистические отчеты.
3. Учет истории сотрудничества с определенными клиентами. Вся информация храниться в базе данных, все контакты учитываться. Это даёт возможность получения полноценных данных, свидетельствующих о предпочтениях клиента, выгоде дальнейшего сотрудничества с ним, а также возможность прогнозирования затрат, прибыли.
4. Учёт товаров, продаж и закупок, распределение товаров по категориям для упрощения поиска нужной информации и ускорения обслуживания клиентов. Подключенный прайс-листа по товарам позволяет оперативно вычислить любые необходимые данные (стоимость заказа и т.д.).
5. Получение отчетов по следующим показателям:

  - Общий доход предприятия по заказам за определенный период времени (месяц, квартал, год).

  - Доход предприятия за определенный период от сотрудничества с определенными клиентами.

  - Список клиентов, которые  размещали количество заказов, большее, чем заданное, либо которые принесли компании доход, больший, чем заданный.

  - Наиболее часто размещаемые  заказы (на перевозку каких грузов, какого объема, по каким направлениям).

-   Перечень сотрудников, наиболее активно работающих с клиентами (данное обстоятельство выражается в количестве обслуживаемых ими клиентов, в количестве найденных потенциальных и реальных клиентов).

    Таким образом, база данных решает вопросы об повышении эффективности деятельности предприятия, повышает текущую прибыль, а также отслеживает работу сотрудников предприятия.

 

3.2. Содержание и структура базы данных

Действующая база данных предназначается для предприятия, занимающегося торговлей. Схема работы очень проста. Клиент (все данные и контакты находятся в таблице Клиенты) делает заказ на определенный товар. Этот заказ заносится в таблицу Заказанные товары. Предприятие привозит со склада нужное количество товара (либо, если данного товара нет на складе, заказ будет выполнен спустя 1-2 недели) и далее осуществляется сама сделка: клиент получает товар, а мы получаем деньги за выполненный заказ. После этого проданный предприятием товар вносится в таблицу Выполненные заказы с пометкой выполнено. То есть фактически используются в основном 2 таблицы – на заказ товара и его выполнение. Остальные таблицы, формы, запросы базы данных нужны для информационной, правильной, четкой, работы, чтобы можно было сразу узнать, кто заказал, кто производитель, описание товара, подсчитать суммы заказов, сделать отбор по определенным данным, обновить, удалить, добавить товар, получить отчеты по товарам и клиентам и выйти из базы.

Таблицы содержат всю информацию базы. Все таблицы хранят максимально полную характеристику, информацию и описание для дальнейшей успешной работы с базой данных. В нашем случае это семь таблиц:

1) Товар: предназначена для хранения всех товаров с полным  их описанием:

• Номер – номер товара.  Поле является счетчиком.
• Тип -  тип товара. Он берется из таблицы Описание товара
• Производитель – производитель товара. Берется из таблицы Производитель товаров.
• Характеристика – поле, где котором содержится описание товара. Данные вводятся вручную в режиме конструктора.
• Цена – цена товара за одну единицу. Значение вводится вручную.
• Количество – количество товаров. Если значение равно нулю, то товара нет в наличие. Цена вводится от руки. Чтобы систематизировать столбец, надо указать формат поля.
• Дата поставки – день, месяц и год поставки товара. Вводится вручную.
• Количество проданных товаров – от руки вводится количество товара. Поле заполняется с помощью запроса (Заказанные товары и Клиенты)

2) Производитель товара: содержит 4 поля:

• Производитель – Поставщик фирма-производитель товара.
• Адрес, страна и телефон – более подробная информация. Все поля таблицы заполняются пользователем.

3) Описание товара: состоит из двух полей:

• Тип – тип товара
• Описание типа – поле предоставляет более полную информацию о товаре.

4) Клиенты: дает описание всех клиентов данной организации. В таблице указывается ФИО,  адрес, телефон клиента, E-mail.

5) Заказы: состоит из четырех полей:

• Код заказа – код текущего заказа (тип поля – счетчик)
• Фирма – заказчики (представители фирм). Данные берутся из таблицы Клиенты.
• Дата заказа – дата поступления заказа, данное поле заполняется автоматически.
• Выполнен – Да/Нет. Если в этом поле стоит «галочка», то данный заказ уже выполнен.

6) Заказанные товары: содержит три поля:

• Номер -  код заказа.
• Код Товара – код данного товара. Берется из таблицы Товар и вводится автоматически.
• Количество – количество заказанного товара, которое не должно превышать количество товаров данного типа  в таблице Товар.

7) Выполненные заказы: содержит шесть полей, заполняется с помощью запроса и дает информацию п ро выполненные товары:

• Код – код выполненного заказа
• Фирма – название фирмы-заказчика.
• Дата заказа – дата поступления заказа.
• Дата выполнения – дата выполнения заказа.
• Количество – общее количество заказанных товаров любого типа.
• Сумма заказа – стоимость всех товаров в заказе.

 

Название таблицы	Ключевое поле
Товар Производитель товара Описание товара Клиенты Заказы Заказанные товары Выполненные заказы	Номер, Производитель, Тип Производитель Тип Фирма Код заказа Код товара Код заказа

Таблица 6. Присвоение ключевых полей в таблицах базы данных

 

Рисунок  9. Диаграмма базы данных (связи таблиц)

 

4. Изучение миссии предприятия

Миссия предприятия - это краткое выражение основной цели предприятия, четко сформулированная причина его существования. Четко сформулированная миссия вдохновляет и побуждает, дает возможность сотрудникам предприятия проявлять инициативу, формирует главные предпосылки успеха деятельности предприятия при различных воздействиях на нее со стороны внешней и внутренней среды.

В идеале в миссии должны быть отражены следующие моменты:

• кто наши клиенты (для кого работает наша организация);
• какие товары и/или услуги мы предлагаем (какие потребности удовлетворяет наше предприятие и какими способами);
• какими ценностями мы руководствуемся при принятии решений;
• к чему мы стремимся в будущем (каким мы хотим видеть наше предприятие через много лет).

Определим миссию нашего предприятия – выгодное приобретение и продажа качественного товара/услуг, который был бы доступен всем слоям населения, удовлетворял бы все запросы и желания потребителя.

 

5. Критические факторы успеха предприятия

 После определения миссии  предприятия необходимо произвести  ее декомпозицию на стратегические  цели. Из всех сформулированных  целей нужно выбрать несколько  наиболее важных, которые называют критическими факторами успеха.

Критические факторы успеха должны отвечать следующим критериям:

• Являются самыми важные целями компании;
• Являются тем, что должна сделать организация, чтобы выполнить свою миссию;
• Как правило, начинаются со слов "мы должны …" или "нам нужно …";
• Представляют комбинацию тактических и стратегических факторов.

Определим критические факторы успеха нашего предприятия:

1. качество товаров - снижение риска поломок, уменьшение потребности в ремонте по гарантии и т.д.;
2. удобство обслуживания - простота оформления и быстрота выполнения заказов, гарантийный ремонт;
3. скорость обработки информации – для эффективной работы предприятия важна скорость обработки информации, так как быстрота выполнения заказов напрямую зависит от этого фактора.
4. широта ассортимента – закупка новых моделей с современным дизайном и новыми возможностями, но в ценовой нише, соответствующей уровню достатка среднего класса, дает возможность удовлетворить вкусы и запросы всех слоев населения, а это, в свою очередь, поможет поднять репутацию предприятия у потребителя;

 

 

Заключение

В заключение хотелось бы остановиться на наиболее интересных моментах практики и сделать следующие выводы и предложения.

В общем, могу сказать, что практика прошла успешно. Мне было предоставлено рабочее место и возможностью использования необходимых материалов и оборудования на предприятии. Коллектив радушно принял и способствовал проведению практики.

На данный момент, на мой взгляд, на предприятии существуют следующие структурные проблемы:

1. Неэффективный обмен информацией между отделами предприятия и руководством. Т.к. процесс прохождения заказов по отделам предприятия не автоматизирован, то возможна задержка их выполнения, поставки товаров, нет возможности в любой момент сделать анализ по продажам или получить любую другую оперативную информацию. 
2. Технологическая документация готовиться вручную, что занимает большое количество времени и не гарантирует отсутствие ошибок.
3. Нет строгого учета и контроля поступления/продажи товаров на складе и в магазине.
4. Нет электронного каталога моделей компьютерной техники, позволяющего реально увидеть все варианты предлагаемых товаров. Заказчик может познакомиться только с моделями, представленными в магазине.

Обратим внимание на последний пункт «нет электронного каталога моделей компьютерной техники, позволяющего реально увидеть все варианты предлагаемых товаров и заказчик может познакомиться только с моделями, представленными в магазине». Для решения этой проблемы было решено разработать динамический web-сайт с подключённой к нему базой данных. Это позволит клиентам в online-режиме ознакомиться с полным товарным ассортиментом и подробным описанием товаров.