Отчет по практике в ОАО «МегаФон Ритейл

Проще говоря, руководителя сегодня можно рассматривать  в трех ипостасях:

• Профессионал – автор решений, стратегии, планов;
• Организатор – создатель условий деятельности исполнителей, осуществляющих их на практике;
• Начальник, предписывающий подчиненным необходимые действия, которые те обязаны выполнять.

По мнению известного американского  специалиста в области менеджмента  Г.Минцберга, в рамках своей повседневной деятельности руководитель реализует сегодня следующие группы управленческих функций:

• Межличностные («главный менеджер», являющийся символом власти; «лидер», увлекающий сотрудников на достижение целей; «связующее звено» в команде управленцев);
• Информационные («приемник», концентрирующий  информацию; ее «распространитель» среди подчиненных; «представитель», передающий информацию во внешний мир);
• Решающие («предприниматель», планирующий и начинающий изменения в организации; «ликвидотор нарушений», корректирующий деятельность в нестандартных ситуациях; «распределитель ресурсов» и посредник; «ведущий переговоры»).

Cпецифические навыки, которыми обязательно должен владеть руководитель. К ним относятся навыки:

• планирования;
• распределения работ;
• управления;
• поддержки и мотивации;
• информирования;
• оценивания результатов.

 

Общей чертой управленческой работы является исполнение ролей руководителя. Всех менеджеры управленческой иерархии ОАО «Мегафон ритейл» заставляет вести себя определенным образом их должность. Занявший должность (роль) руководитель не влияет на ее содержание, хотя как личность может по-разному исполнять эту роль.

Минцберг определяет десять ролей, которые в зависимости от уровней управления, руководители в разной степени принимают на себя. Они подразделяются на три больших класса.

1. Межличностные роли:

• Руководитель выполняет обязанности правового и социального характера. Характер деятельности: действия связанные с положением.

• Лидер отвечает за мотивацию подчиненных, набор и подготовку персонала. Характер деятельности: все управленческие действия с участием подчиненных.
• Связующее звено обеспечивает работу сети внешних контактов и источников информации. Характер деятельности: переписка, участие в совещаниях на стороне, работа с внешними организациями и лицами.

2. Информационные роли:

• Приемник информации разыскивает и получает разнообразную информацию, текущую, специализированного характера, которой пользуется в интересах дела, выступает как центр внешней и внутренней информации поступающей в организацию. Характер деятельности: осуществление действий, связанных с получением информации.
• Распространитель информации передает полученную информацию членам организации. Характер деятельности: рассылка почты по организациям с целью получения информации, проведение обзоров, бесед.
• Представитель передаёт информацию, касающуюся планов, политики, действий, результатов работы организации, внешним пользователям. Характер деятельности: участие в заседаниях, почтовые отправления, устные выступления.

3. Роли по принятию решений:

• Предприниматель изыскивает возможности внутри самой организации и за ее пределами, разрабатывает и осуществляет проекты по совершенствованию деятельности, контролирует разработку отдельных проектов. Характер деятельности: участие в совещаниях с обсуждением стратегии совершенствования деятельности.
• Устраняющий , нарушения отвечает за корректировку действий, когда организация оказывается перед необходимостью принятия важных решений. Характер деятельности: обсуждение стратегических и текущих вопросов.
• Распределитель ресурсов организации, что фактически сводится к принятию или одобрению всех значительных решении Характер деятельности: составление графиков, составление и выполнение бюджетов, программирование работы подчиненных.
• Ведущий переговоры ответственен за представительство организации на всех значительных и важных переговорах. Характер деятельности: ведение переговоров

Все три класса взаимозависимы и взаимодействуют для создания единого целого, вследствие чего складываются объем и содержание работы менеджера, какой бы характер ни носила организация, в которой он работает.

Межличностные роли охватывают сферу взаимодействия менеджера  с людьми. Они основываются на его  полномочиях в организации и  способствуют тому, что к менеджеру  стекается разнообразная информация, обладая которой он, с одной  стороны, может выступать в информационной роли, а с другой, — в роли центра обработки информации.

Выполняя межличностные  роли, менеджер оказывается достаточно подготовленным для выполнения роли, связанной с принятием решений, которая способна оказывать прямое влияние на ход производственного  процесса и достижения целей организации.

Классификация ролей руководителей  по Г. Минцбергу дает представления о той работе, которую выполняет менеджер. Эта классификация дополняется рядом функций, которые в обязательном порядке выполняет любой руководитель в любой организации. Эти функции следующие: планирование, организация, мотивация и контроль.

 

3. Организация документооборота и формирование дел  ОАО «Мегафон ритейл»

 

Организация работы с документами  в ОАО «Мегафон ритейл» включает в себя оперативность перемещения и исполнения документов и эффективность обеспечения руководства предприятия документной информацией.

В документационном обеспечении  предприятия выделяют три группы документов:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества.

Из отделов предприятия, кроме служебных писем, регулярно  поступают документы, содержащие отчеты о проделанной работе.

Исходящие документы, это  официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности компании «Мегафон», оформляются на бланках и имеют установленный  состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

• бланк предприятия для письма;
• общий бланк для всех других видов документов.

Внутренние документы  ОАО «Мегафон ритейл» оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов:

• название предприятия;
• название подразделения;
• вид документа;
• место составления;
• дата;
• номер.

Порядок работы с входящими  документами

Прием всей входящей корреспонденции  и вся последующая обработка  в ОАО «Мегафон ритейл» осуществляется менеджером данного предприятия, входящим структурно в отдел бухгалтерии и кадров.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в  день их поступления в общий отдел  или в первый рабочий день при  поступлении документов в нерабочее  время.

Менеджер рассматривает  поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. После рассмотрения директор ОАО «Мегафон ритейл» наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивают в дело, копии разносят исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими  требованиями должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции  первым. В ОАО «Мегафон ритейл» подлинники подшивают в дело, а исполнителям передаются копии.

Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка  исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление документа исполнителем;
• проверка правильности.

Исходящие документы оформляются  в двух экземплярах, за исключением  факсов и телефонограмм.

В ОАО «Мегафон ритейл» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом данного предприятия. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, менеджер регистрирует исходящий документ.

Для регистрации исходящих  документов требуются следующие  данные:

• порядковый номер, документа, включающий номер дела;
• адрес (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок;
• отметка об исполнении (запись о решении вопроса);
• исполнитель;
• примечания.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют  его номер и дату рукописным или  машинописным способом на обоих экземплярах.

Наибольшая эффективность  достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении  всех регистрационных операций в  базе, а не в журнале, необходимый  состав реквизитов регистрации присутствуют, но необходимо добавить графу «название  вида документа».

На исходящих документах ОАО «Мегафон ритейл» проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он проставляется в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения. Порядковой номер и дата.

 

Порядок работы с внутренними  документами

В ОАО «Мегафон ритейл» регистрацией внутренних документов занимается менеджер отдела бухгалтерии и кадров. Все внутренние документы, поступающие на имя директора, а также приказы по основанной деятельности регистрирует он же.

Номенклатура дел

Номенклатура дел –  систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с  указанием сроков их хранения, оформленный  в установленном порядке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Процесс подготовки и принятие управленческих решений в ОАО «Мегафон ритейл»

 

Совет директоров, как и  собрание акционеров, решает проблемы стратегии общества, определяет основные, принципиальные направления деятельности общества, он осуществляет общее руководство  деятельностью общества, за исключением  решения вопросов, отнесенных Законом  об АО к исключительной компетенции  общего собрания акционеров.

Характеризуя функции  совета директоров, как правило, отмечают его роль в качестве контрольного органа. Выполняя функции контроля, за хозяйственным управлением обществом, совет директоров может проверять  бухгалтерские книги и все  иные документы, а также состояние  имущества, наличность, положение дел  с ценными бумагами и товарными  поставками и др.

Таким образом, совет директоров несет главную ответственность  за управление делами акционерного общества, осуществляя три основные функции: контроль за деятельностью администрации; назначение и консультирование исполнительного органа общества; рассмотрение и принятие важнейших (стратегических) корпоративных экономико-финансовых решений.

Ежегодно избираемый совет  директоров включает в себя внешних  и внутренних членов. Внутренние члены  избираются акционерами из состава  корпоративной администрации. На практике заседание совета директоров с преобладанием  внутренних членов часто становятся поверхностными, формальными, на них  предпочитают не выносить значительные проблемы.

Внешние члены, это лица, не работающие в акционерном обществе. Ими становятся представители частных  фирм, инвестиционных фондов, банков, других организаций.

В обществе с числом акционеров – владельцев голосующих акций менее  пятидесяти устав общества может  предусматривать, что функции совета директоров общества осуществляет общее собрание акционеров. В этом случае устав общества должен содержать указание об определенном лице или органе общества, к компетенции которого относится решение вопроса о проведении общего собрания акционеров и об утверждении его повестки дня.