Отчет о производственной организационно-технологической практике в ОАО «РЖД»

В столбце Заметка отображается содержание поля Заметка РК документа. Если пользователь открыл РК поручения и не внес заметку, то в поле автоматически устанавливается символ *.

В столбце Заместитель для отображается ФИО пользователя, для которого текущий пользователь был назначен заместителем, и вследствие этого получил задачу как заместитель.

• Область просмотра (поз. 5.3). Предназначена для отображения краткой информации о РК документа, строка описания которого выделена в области списков документов.

2. Строка состояния. Предназначена для вывода информационных сообщений о реакции системы на действия пользователя, например, предупреждения о некорректности введенной информации или ее отсутствии

Обработка входящих документов

В данном процессе участвуют  пользователи ЕАСД с ролями «Регистратор», «Руководитель», «Помощник», «Исполнитель», «Контролер», «Экспедитор».

К входящим документам относятся  следующие документы:

• письмо;
• положение;
• поручение Правительства РФ;
• поручение президента РФ;
• докладная записка;
• приглашение;
• телеграмма;
• телефонограмма;
• факсограмма;
• постановление;
• приказ;
• протокол;
• распоряжение;
• акт;
• заявка;
• извещение.

На поступивший входящий документ на этапе регистрации создается  регистрационная карточка (РК), содержащая определенный набор реквизитов (полей) для заполнения. При регистрации  входящему документу присваивается  регистрационный номер.

В случае использования в  подразделении ОАО «РЖД» поточного  сканирования входящих документов, на первом листе бумажного оригинала  документа печатается штрих-код. Бумажный оригинал входящего документа (вместе с сопроводительными документами) сканируется. В результате формируется  электронный образ входящего  документа, который заносится в  хранилище и привязывается к  регистрационной карточке входящего  документа.

После регистрации входящий документ отправляется руководителю для  принятия решения и архивариусу  для ввода архивных сведений в  РК входящего документа.

Входящий документ, который  поступил в подразделение от внутреннего  адресата ОАО «РЖД» (который работает в ЕАСД), уже имеет регистрационный  номер, и поэтому сразу поступает  руководителю для принятия решения (минуя этап регистрации).

На этапе принятия решения  по входящему документу руководитель может:

• внести свой комментарий по данному входящему документу;
• переадресовать входящий документ другому руководителю для принятия решения;
• собственноручно подготовить проект резолюции;
• назначить помощника для подготовки проекта резолюции;
• собственноручно подготовить и отправить поручение/ поручения во исполнение данного входящего документа;
• собственноручно создать проект исходящего документа во исполнение поступившего входящего документа;
• завершить процесс принятия решения по документу без каких-либо дальнейших действий (например, если по входящему документу не требуется исполнения).

Все вышеперечисленные действия, кроме внесения комментария и  создания проекта исходящего документа, являются взаимоисключающими.

Если на этапе принятия решения был подготовлен проект резолюции (руководителем или назначенным  им помощником), то далее проект резолюции  направляется подписывающему лицу (президенту, вице-президенту ОАО "РЖД", руководителю подразделения) для рассмотрения и  подписания. После подписания резолюции  идет этап фиксации подписанной резолюции  регистратором. Далее регистратор  создает и отправляет необходимое  количество поручений по резолюции  во исполнение данного входящего  документа. Затем осуществляются действия по исполнению и контролю исполнения поручений.

Если на этапе принятия решения руководителем были созданы  и отправлены поручения во исполнение входящего документа, далее осуществляются действия по исполнению и контролю исполнения поручений.

У исполнителя поручения  есть возможность:

• просмотреть поручение (вместе с родительским документом);
• подготовить проект исходящего документа (при необходимости);
• создать и направить поручение (во исполнение данного поручения);
• просмотреть сообщения всех исполнителей по данному поручению;
• подготовить отчет об исполнении поручения для ответственного исполнителя.

У ответственного исполнителя  поручения есть возможность:

• просмотреть поручение (вместе с родительским документом);
• подготовить проект исходящего документа (при необходимости);
• создать и направить поручение (во исполнение данного поручения) своим подчиненным;
• просмотреть сообщения всех исполнителей по данному поручению;
• подготовить отчет об исполнении задания для контролера или запрос на перенос срока (с использованием предоставленных отчетов от исполнителей поручения).

У контролера поручения есть возможность:

• просмотреть поручение (вместе с родительским документом);
• просмотреть сообщения всех исполнителей и ответственного исполнителя по данному поручению;
• создать и направить поручение с напоминанием (во исполнение данного поручения);
• отклонить отчет от ответственного исполнителя (вернуть на доработку);
• отклонить запрос на продление срока от ответственного исполнителя или продлить срок исполнения поручения (с повторным направлением задания исполнителям и ответственному исполнителю);
• снять поручение с контроля.

Регистрация входящего  документа

Данная функция обеспечивает регистрацию входящей корреспонденции, поступающей в подразделения  ОАО «РЖД».

Данная функция включает выполнение следующих операций:

• создание регистрационной карточки (РК) входящего документа;
• заполнение полей РК входящего документа;
• печать штрих-кода на входящем документе;
• отправка входящего документа по маршруту (на решение);
• формирование печатной формы входящего документа;
• сканирование входящего документа и сопроводительных документов;
• ввод архивных сведений о входящем документе.

Регистрация исходящих  документов

В данном процессе участвуют  пользователи ЕАСД с ролями «Регистратор», «Руководитель», «Помощник», «Исполнитель», «Контролер», «Экспедитор», «Гость».

К исходящим документам относятся  следующие документы:

• письмо,
• телеграмма,
• факсограмма,
• телефонограмма,
• договор,
• докладная записка,
• служебная записка.

На подготовленный по утвержденному  шаблону проект исходящего документа  создается регистрационная карточка (РК), содержащая определенный набор  реквизитов для заполнения.

Проект исходящего документа  согласовывается причастными должностными лицами согласно списку визирования.

Согласованный проект исходящего документа подписывается уполномоченным лицом (президентом ОАО "РЖД", вице-президентами или лицами, осуществляющими их полномочия, руководителями департаментов).

После подписания исходящий  документ направляется на регистрацию.

При регистрации подписанному исходящему документу автоматически  присваивается регистрационный  номер. Подписанный бумажный оригинал исходящего документа сканируется. В результате формируется электронный  образ исходящего документа, который заносится в хранилище и привязывается к регистрационной карточке исходящего документа.

После регистрации исходящий  документ рассылается:

• в службу экспедиции - если в РК исходящего документа при регистрации не были заполнены экспедиционные данные, и есть хотя бы один внешний адресат, то документ отправляется в службу экспедиции для ввода экспедиционных данных в РК исходящего;
• архивариусу - для ввода в РК исходящего архивных сведений;
• внутренним адресатам - для каждого внутреннего адресата из РК исходящего документа формируется РК входящего документа и автоматически отправляется на решение адресату.

обработка организационно-распорядительных документов

В данном процессе участвуют  пользователи ЕАСД с ролями «Регистратор», «Руководитель», «Помощник», «Исполнитель», «Контролер», «Гость».

К организационно-распорядительным документам (ОРД) относятся следующие  документы:

• приказ;
• распоряжение;
• постановление;
• поручение президента ОАО "РЖД";
• протокол совещания;
• протокол заседания;
• положение;
• регламент;
• правила;
• программа;
• рабочий план;
• методические указания;
• инструкция.

На подготовленный по утвержденному  шаблону проект организационно-распорядительного  документа создается регистрационная  карточка (РК), содержащая определенный набор реквизитов для заполнения.

Проект организационно-распорядительного  документа согласовывается причастными  должностными лицами согласно списку визирования.

Согласованный проект организационно-распорядительного  документа подписывается уполномоченным лицом (президентом ОАО «РЖД», вице-президентами или лицами, осуществляющими их полномочия, руководителями департаментов).

После подписания организационно-распорядительный документ направляется на регистрацию.

При регистрации подписанному организационно-распорядительному  документу автоматически присваивается  регистрационный номер. Подписанный  бумажный оригинал организационно-распорядительного  документа сканируется. В результате формируется электронный образ  организационно-распорядительного  документа, который заносится в  хранилище и привязывается к  регистрационной карточке организационно-распорядительного  документа.

После регистрации организационно-распорядительный документ рассылается:

• на ознакомление адресатам - согласно составленному списку рассылки;
• архивариусу - для ввода в РК ОРД архивных сведений;
• на контроль - для создания и/или контроля исполнения поручений по каждому контрольному пункту данного ОРД или назначения контролера по ОРД.