Основные виды контроля. Определите основные критерии и методы управления системой контроля

 Основные виды контроля. Определите основные критерии и методы управления системой контроля.

1) 10.1. Понятие и виды контроля

Контроль - процесс  определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, (цель/цель), ход выполнения плана (цель/будет), прогнозы (будет/будет), развитие процесса (будет/есть).

Предметом контроля может быть не только исполнительская  деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким  образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент (рис. 39).

Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.

Рис. 39. Основные концепции  контроля

Контроль можно  также классифицировать: 
- по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний); 
- по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону); 
- по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами); 
- по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

Контроль представляет собой процесс оценки и измерения фактического развития организации и его сопоставления с планами. Именно контроль позволяет достичь конкретных целей.

Понятие "контроль" в качестве вида административной деятельности подразумевает не только проверку, но и управление. Управленческий контроль это непрерывный процесс, который  включает в себя регулирование и  наблюдение различных видов деятельности с целью эффективного выполнения конкретных задач.

Эффективный контроль возможен только при его соединении со стратегическим планированием. Благодаря ему обеспечивается наблюдение за воплощением в жизнь стратегических планов. Контроль позволяет определить, насколько хорошо выполняются конкретные операции и где необходимо внести изменения для достижения наилучших результатов.  

Таким образом, контроль - это процесс соизмерения  фактических результатов  с запланированными.

Перечислим виды контроля в менеджменте. К ним относят заключительный, текущий и предварительный контроль. Стоит отметить, что все основные виды контроля в менеджменте тесно взаимосвязаны друг с другом и находятся во взаимозависимости.  

Предварительный контроль выполняет на этапе планирования и формирования о структуры организации. Благодаря ему производится контроль точности выполнения конкретных правил, инструкций и процедур, направленных на разработку планов и  формирование организационной структуры.

Основные  виды контроля в менеджменте, в том числе  и предварительный  контроль имеет свои объекты: человеческие, материальные, финансовые ресурсы и фактор времени.

Текущий контроль - проверка фактических результатов работы. Основная его задача - своевременно выявить отклонения фактического состояния от планового, а также  обеспечить обратную связь.

Заключительный контроль осуществляется после выполнения определенных работ. Информация, полученная в результате такого контроля, применяется в будущих периодах в качестве накопленного опыта и учитывается при организации мотиваций.  

Все основные виды контроля в менеджменте  включает в себя 3 стадии: установление стандартов, сопоставление и действия в зависимости от результатов сопоставления.

Методы  контроля в менеджменте  напрямую зависят  от характера учетных  и аналитических  операций, характеризуясь при этом большим  разнообразием, поскольку  охватывают практически  все процедуры  и операции, которые  выполняются для  достижения конкретных целей.

Другими словами, методы контроля в менеджменте  — это способы  проведения контроля в организации. Перечислим основные методы контроля, которые используются в организациях - метод сопоставления, сравнения факторов,  метод обследования процессов, наблюдения, опросы, и т.д. 

Перечислим  основные принципы контроля в менеджменте: 
            1. Соответствие контроля стратегии организации. Контроль должен быть направлен на стратегические приоритеты компании и ее основные области функционирования. Все это должно быть отражено в стандартах контроля. 
            2. Результативность контроля достигается благодаря правильному подбору стандартов контроля, которые адекватно отражают контролируемый предмет. Если это требование не соблюдено, то происходит непроизводительное расходование средств на осуществление контроля. Неверно подобранные стандарты контроля не обеспечивают решение ряда задач контроля. Контроль превращается в самоцель. 
            3. Системность контроля. Контрольные функции должны быть интегрированы во все функции организации и находиться во взаимосвязи. При изменении одних элементов необходимы соответствующие корректировки других. 
            4. Адаптивность контроля. Его способность в режиме реального времени перестраиваться под изменения, происходящие на предприятии с учетом изменившихся требований к параметрам подконтрольного объекта. Изменения могут касаться объектов, стандартов контроля, сроков реализации и частоты проведения контроля, выбор методов и средств осуществления контроля.            

5. Оптимальность контроля. Его объем должен  быть полным для  решения конкретных  задач. Излишний  контроль влечет  за собой неэффективное  расходование средств,  затрачиваемое на  сбор и обработку  ненужной информации, оплату труда контролирующего  персонала. Чрезмерный  контроль вызывает  недоверие и раздражает  работников. Недостаточный  контроль, в свою  очередь, ведет  к упущенным выгодам,  неиспользованным  резервам и неэффективному  расходованию ресурсов. 
            6. Экономичность контроля, поскольку задача, стоящая перед ним, приносить прибыль.  
Перечисленные принципы контроля в менеджменте применяются при принятии решения относительно целесообразности использования той или иной контролирующей системы. 
 

Краткое описание документа  Контроль в системе управления

В течение длительного  времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей  в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с  деятельностью 

Содержание:

Введение……………………………………………………… 2

I. Необходимость  контроля………………………………3

II. Виды контроля………………………………………….5

III. Процесс контроля………………………………………6

IV. Поведенческие  аспекты контроля……………………10

V. Характеристики  эффективного контроля……………12

Заключение…………………………………………………….14

Список использованной литературы ………………………..15

Введение.

Термин “контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово “контроль” означает проверочный документ, оформленный  в двух экземплярах или в двух записях.

В течение длительного  времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей  в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

В словарях и энциклопедиях  контроль определяется как проверка чего- либо; проверка правильности тех  или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью  проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.

Как видно из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости  и достоверности документов. 
Следующим этапом стало представление о контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.

Классики науки  управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Черч) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, 
А.Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

Рассматривая контрольную  деятельность в управлении предприятия, 
А.Файоль разделял ее на шесть основных групп:

. с точки зрения  административной - необходимо выяснить, существует ли программа работы  и соответствует ли она моменту;

. с точки зрения  коммерческой - все материалы, поступающие  и выходящие, должны быть точно  учтены по количеству, качеству, цене;

. с точки зрения  технической - нужно проследить  ход операций, их результаты, состояние  машин и оборудования;

. с точки зрения  финансов - необходимо проконтролировать  кассу, имущество, материалы, расходный  капитал и пр.;

. с точки зрения  охраны - надо проверить средства, употребляемые для охраны имущества  (от пожаров, краж и т.д.);

. с точки зрения  учета - необходимо выяснить, как  быстро поступают отчеты, дают  ли они точное представление  о положении предприятия, как  ведется статистика.

Таким образом, по А.Файолю контроль соотносится со всеми основными функциями управления и реально сам становится особой функцией.

Под термином “контроль” подразумевают: органическую функцию управления; набор средств регулирования поведения личности или организации в целом; функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы.

Классики  науки управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Черч) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, 
А.Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

I. Необходимость контроля  в управлении.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей  организации. 
Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и  создали организацию. 
Контроль очень важен, для того чтобы организация функционировала успешно.

Функция контроля - это такая  характеристика управления, которая позволяет  выявить проблемы и скорректировать  соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Одна из важнейших  причин необходимости осуществления  контроля состоит в том, что любая  организация, безусловно, обязана обладать способностью, вовремя фиксировать  свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей  организации.

Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке  всего того, что является успешным в деятельности организации. Другими  словами, Один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность, достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды.

Контроль не только позволяет выявлять проблемы и реагировать  на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству  решить, когда нужно вносить радикальные  изменения в деятельности организации.

Контроль - это критически важная и сложная функция  управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую  следует учитывать  в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных  обязанностей, даже если никто ему  специально этого  не поручал.

Контроль есть фундаментальный  элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать  полностью в отрыве от контроля.

II. Виды контроля.

Выделяют  три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

По  форме осуществления  все эти виды контроля схожи, так как  имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно  ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.