Бухгалтер по работе с подоотчётными лицами (1С Предприятие)

Использование автоматизации отчётов позволяет: ввести автоматизацию всех проводимых учётов с дальнейшей увязкой их в одни отчёт. Также это удобный интерфейс. Правильный выбор и настройка позволяет осуществлять совместимость со всеми операционными системами.   
При автоматизированном учёте в данной программе разработаны бланки отчётности и представлена возможность выгрузки отчётов для передачи по каналам связи в контролирующие органы. 

Для ряда серьёзных предприятий использование автоматизированного учёта позволяет решать вопросы информационной безопасности, а также предотвращения несанкционированного доступа к отчётам посторонних лиц. 

Безусловно, что использование автоматизированных отчётов позволят значительно снизить затраты любого предприятия, использующего автоматизированные отчёты, как стоимостные, так и временные. Что в свою очередь даёт преимущество перед другими однотипными предприятиями, выводя в большей степени на рынок свой продукт производства.

2.2. Концепция построения  ИС

В современных условиях при автоматизации предприятий приходится сталкиваться с различными и часто диаметрально противоположными требованиями к учету одних и тех же разделов учета. Согласно современным маркетинговым исследованиям рынка   отечественных автоматизированных систем учета «1С: Предприятие» является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. 1С: Предприятие - это специализированная объектно-ориентированная система управления базами данных (СУБД), предназначенная для автоматизации деятельности предприятия.

Фирма-разработчик системы функционирует на отечественном рынке программного обеспечения с 1991 года и за этот период выпустило несколько версий данной системы: 6.0., 6.5., 7.0., 7.5., 77 и 8.0, 8.1. Последней версией 1С: Предприятия является версия 8.2.

1С: Предприятие  представляет собой  систему программ и включает  в себя:  технологическую платформу, созданные на ее основе прикладные решения различного масштаба и различной направленности, методологию создания прикладных решений, информационно-технологическую поддержку пользователей и разработчиков. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе.

Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

1С: Предприятие 8.0. включает 4 типовые  конфигурации: «1С: Бухгалтерия 8.0», «Управление  производственным предприятием», «Управление  торговлей», «Зарплата и Управления персоналом».

Помимо этого, существуют различные локализированные прикладные решения, разрабатываемые фирмой 1С на платформе «1С: Предприятие 8.0», обеспечивающие ведение учета, формирование первичных документов и отчетности в соответствии с требованиями национального законодательства. Функционирование системы 1С: Предприятие делится на два разделенных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и непосредственную работу пользователя по ведению учета или выполнению различных расчетов.

Таким образом, всю работу с системой можно разделить на два этапа, которые могут произвольно чередоваться: конфигурирование; непосредственная работа пользователя с информационной базой.

На этапе конфигурирования системы 1С: Предприятие выполняется настройка различных режимов системы в соответствии с особенностями конкретного предприятия. При этом определяются структуры и свойства справочников и документов, описываются формы и алгоритмы построения отчетов, настраивается ведение учета.

При конфигурировании системы разработчик конфигурации или администратор системы может также создать наборы прав доступа к данным, соответствующие пользователям разного уроним. Количество и структура наборов прав определяется конкретной конфигурацией системы. Для того чтобы интерфейс конкретной конфигурации системы полностью отражал настроенные структуры данных, в системе в рамках режима «Конфигуратор» предусмотрена возможность настройки меню, панелей инструментов, комбинаций клавиш.

Кроме того, на этапе конфигурирования может быть создано: несколько пользовательских интерфейсов для разных типов пользователей (менеджеров, бухгалтеров, кадровиков и т.д.), а также для конкретной организации создается список пользователей.

Работа пользователя с информационной базой осуществляется при запуске системы в режиме «1С: Предприятие» и включает: ввод документов, заполнение справочников, формирование различных отчетов, выполнение различных регламентных расчетов и т.д.

Пользователю предоставляется возможность ввода и обработки информации описанной в конфигурации структуры с использованием алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования. Пояснение особенностей работы с конкретными режимами (документами, справочниками, отчетами), которые зависят от конфигурации, могут содержаться в описании самой конфигурации. В этом случае их можно получить, обратившись к режиму пользовательского описания.

Функционирование системы «1С: Предприятие» определяется конкретной конфигурацией, особенности которой описываются: набором констант; составом, структурой и свойствами справочников; формами просмотра списков справочников и ввода элементов справочников; составом и наборами значений перечислений; составом и наборами значений планов видов характеристик; планом счетов; составом и наборами значений планов видов расчета; составом бизнес-процессов и задач; формами ввода документов; формами списков документов; формами журналов документов; формами и алгоритмами отчетов и обработок; составом, структурой и свойствами регистров; интерфейсами пользователя (главное меню, набор панелей инструментов); правами пользователя на доступ к различным объектам и режимам программы. Сразу после установки системы в каталоге: «C:\Program Files\1cv8\bin» находится исполняемый файл 1cv8.exe, запуская который пользователь может работать с какой-либо информационной базой.

Без каталога, содержащего этот файл, а, следовательно, и программной части системы «1С: Предприятие» функционировать не будет, поэтому наличие доступа к программной части системы на компьютере конкретного пользователя является обязательным.

Запуская систему, пользователь должен обязательно работать с какой-либо информационной базой (ИБ). ИБ содержит конфигурацию, базу данных (БД), список пользователей и некоторые другие параметры. Для удобства пользователей ИБ сохраняется в одном файле - «1cv8.1CD». Такой подход исключает разрушение связей внутри ИБ в процессе ее копирования пользователем. Каждая ИБ для файлового режима хранения данных характеризуется названием и каталогом, в котором она расположена.

Конфигурация  представляет собой совокупность описания структуры данных, алгоритмов обработки, печатных и экранных форм, а также другой информации необходимой для автоматизации той или иной прикладной задачи. Она состоит из отдельных объектов. Среди всех объектов, которые существуют в конфигурации, имеются объекты, относящиеся, согласно документации, к «прикладным объектам» системы. Как правило, каждому из прикладных объектов в конфигурации соответствует конкретная таблица в БД. Набор таких таблиц представляет собой единую логически целостную конструкцию, которая должна определяться конкретной моделью предметной области.

Данная модель содержит описание объектов предметной области, структур информационных массивов (таблиц базы данных) и алгоритмов их обработки.

Для того чтобы увидеть конфигурацию, пользователю необходимо запустить систему «1С: Предприятие». Система «1С: Предприятие» имеет два основных режима запуска - «Конфигуратор» и «1С: Предприятие». Первый из этих режимов предназначен для создания ИБ, внесения изменений в ее конфигурацию, а также для выполнения административных функций. В режиме «1С: Предприятие» пользователь запускает конфигурацию на выполнение, как бы «проигрывая» файл ИБ. При этом программная часть системы использует структуры, созданные на этапе конфигурирования, предоставляя пользователю возможность заполнить их конкретными значениями. Если на этапе конфигурирования с помощью встроенного языка определены соответствующие алгоритмы обработки, то в режиме «1С: Предприятие» пользователь будет вызывать их работу, давая системе соответствующие команды.

3. Оценка характеристик  типового решения ИС

3.1. Тактические характеристики  ИС

В системе «1С:Предприятие» главные особенности учёта ведения учёта задаются конфигурацией системы. К ним относятся: основные свойства плана счетов, виды аналитического учёта, состав и структура используемых справочников, документов, отчётов и т.д. 

В данной типовой конфигурации реализована методология ведения бухгалтерского и налогового учётов в соответствии с законодательством Российской Федерации. 

Конфигурация включает в себя: 

1. план счетов, содержащий типовые настройки аналитического, валютного и количественного учёта (в т.ч. для целей ведения налогового учёта);
2. справочник валют, используемый при ведении валютного учёта;
3. набор справочников для формирования первичных документов и ведения списков объектов аналитического учёта;
4. набор перечислений для организации аналитического учёта с регламентированным набором значений;
5. набор документов, предназначенных для ввода, хранения и печати первичных документов и для автоматического формирования бухгалтерских проводок;
6. набор констант, используемых для настройки общих параметров ведения учёта в конкретной организации;
7. набор стандартных отчётов, позволяющих получать данные бухгалтерского учёта в различных разрезах по любым счетам, любым объектам аналитики;
8. специализированные отчёты по конкретным разделам бухгалтерского учёта;
9. набор регламентированных отчётов (налоговых, бухгалтерских и др.) и механизм их обновления;
10. специальные режимы обработки документов и операций, выполняющие сервисные функции. 

План счетов в типовой конфигурации настроен практически для всех разделов бухгалтерского учёта. 

Набор документов, автоматизирующих отражение хозяйственных операций в учётной системе, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учёта: 

1. учёт операций по кассе;
2. учёт операций по банку;
3. учёт основных средств;
4. учёт нематериальных активов;
5. учёт материалов;
6. учёт товаров;
7. учёт на производство и незавершенного производства;
8. учёт полуфабрикатов;
9. учёт выпуска продукции;
10. учёт издержек обращения;
11. учёт реализации (в т.ч. по посредническим договорам);
12. учёт взаиморасчётов с поставщиками и покупателями;
13. учёт договоров;
14. учёт оплаты труда;
15. учёт расчётов с подотчётными лицами;
16. учёт финансовых результатов. 

Документы, как правило, можно проводить одновременно как по бухгалтерскому, так и по налоговому учёту. 

Конфигурация также содержит специальные документы, с помощью которых автоматизированным способом выполняется расчет необходимых показателей в конце отчётного периода (расчёт себестоимости продукции, работ и услуг, реализованной торговой наценки, расчёт стоимости остатков незавершенного производства в налоговом учёте и т.д.) с последующим автоматическим отражением в учёте полученных результатов. 

В конфигурации предусмотрено автоматизированное формирование книги продаж и книги покупок, отражение операций купли-продажи иностранной валюты. 

3.2. Пример работы специалиста

Выдача денежных средств подотчетному лицу учитывается при помощи документа  «Расходный кассовый ордер» (пункт главного меню «Касса») с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу». В документе требуется заполнить счет учета, в данном случае 50.01, выданную сумму. На вкладке «Реквизиты платежа» указываем «Подотчетное лицо», которое выбираем из справочника «Сотрудники», «Выдача денежных средств подотчетнику». Документ формирует проводки Дт 71.01 Кт 50.01. На рисунке 1 представлен проведенный документ «Расходный кассовый ордер» и результаты его проведения.

Рис. 1. Выдача денежных средств подотчетному лицу

Авансовый отчет с неизрасходованными суммами

В программе "1С:Бухгалтерия 8" формируется документ «Авансовый отчет» (пункт главного меню «Касса»). В реквизите «физ. лицо» нужно указать подотчетное лицо, на вкладке «Авансы» выбрать документ, по которому были выданы денежные средства. Сначала выбираем вид документа «Расходный кассовый ордер», затем из проявившего списка выбираем нужный документ, остальные поля таблицы заполнятся автоматически. На вкладке «Товары» нужно указать «номенклатуру» купленного товара (из справочника «Номенклатура»), если его нет в списке, то добавить его в справочник. Указать количество, цену, сумму, % НДС, сумма НДС рассчитывается автоматически. Для автоматического формирования счета-фактуры в программе указываем поставщика - «Розничный магазин», ставим галочку в поле «СФ предъявлен», указываем дату и номер счет фактуры. Указываем счет учета  - 10.09 и счет учета НДС - 19.03.

Рис. 2. Пример заполнения «Авансового отчета», вкладки «Авансы» и «Товары»

Возврат неизрасходованной суммы отражается в программе "1С:Бухгалтерия 8" с помощью документа «Приходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции «Возврат от подотчетного лица», где указывается возвращаемая сумма, подотчетное лицо и вид движения денежных средств. Пример заполнения ПКО приведен на рисунке 3. Документ формирует проводки: