Бухгалтер по работе с подоотчётными лицами (1С Предприятие)

 

 

Содержание

1. Оценка ограничений  и учетной политики предметной  области                    

  1.1. Функции и задачи, решаемые специалистом в данной  области                3

  1.2. Бизнес-операции, выполняемые специалистом                                           5

  1.3. Схема документооборота                                                                               6

2. Критерии и выбор типовых  решений ИС                                                         

  2.1. Выбор типового решения  ИС                                                                      10

  2.2. Концепция построения ИС                                                                          11

3. Оценка характеристик типового  решения ИС                                                13

  3.1. Тактические характеристики ИС                                                                15

  3.2. Пример работы специалиста                                                                       17

Список используемой литературы                                                                       26

1. Оценка ограничений и  учетной политики предметной  области

1.1. Функции и задачи, решаемые специалистом в данной области

На сегодняшний день бухгалтерия предприятия должна исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств и не допускать их вуалирование.

Основной целью бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами является контроль соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, правильности и эффективности использования денежных средств выданных в подотчет, обеспечения в соответствующие сроки сдачи неиспользованных подотчетных сумм в кассу предприятия.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

• контроль правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, выданным подотчет на конкретные цели;
• обеспечение своевременности, полноты и правильности возврата неиспользованных подотчетных сумм;
• своевременное выявление результатов невозвращенных в установленный срок подотчетных сумм, обеспечение своевременного взыскания дебиторской и погашения кредиторской задолженности по выданным подотчетным суммам;
• обеспечение сохранности денежных средств в кассе и бесперебойная выдача подотчетных сумм на хозяйственные нужды и командировочные расходы;
• изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций.

Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами являются:

1. обеспечение сохранности выданных подотчетных сумм и правильности их использования на соответствующие цели расхода;
2. строгое соблюдение установленных правил ведения кассовых операций и соблюдение порядка выдачи в подотчет, размеров авансов и сроки, на которые они могут быть выданы;
3. проверка правильности документального оформления и законности операций связанных с израсходованными подотчетными суммами;
4. своевременное и полное отражение операций по подотчетным суммам в бухгалтерском учете;
5. обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов с подотчетными лицами, выявление дебиторской и кредиторской задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Система внутрипроизводственного бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными лицами должна быть организована по следующим пунктам:

• персональная материальная ответственность кассира за контролем выданных и невозвращенных в установленный срок подотчетных сумм;
• плановые и внеплановые проверки главного бухгалтера предприятия за состоянием расчетов с подотчетными лицами и достоверности представленных оправдательных документов.

В рыночных условиях своевременный бухгалтерский учет и жесткий контроль расчетов с подотчетными лицами позволяют выявить предприятию свои просчеты и недостатки, наметить цели для дальнейшего перспективного развития в требуемом направлении, повысить эффективность хозяйствования для достижения конечного результата деятельности предприятия- увеличения прибыли.

Одним из инструментов контроля за учетом подотчетных сумм является независимая аудиторская проверка.

Аудит - независимая экспертиза финансовой отчетности предприятия на основе проверки соблюдения порядка ведения бухгалтерского учета, соответствия хозяйственных и финансовых операций законодательству Российская Федерация, полноты и точности отражения в финансовой отчетности деятельности предприятия.

Целью аудиторской проверки расчетов с подотчётными лицами является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности в части показателей, отражающих обязательства по внутренним расчетным операциям, и соответствии применяемой методики учёта расчётов с подотчётными лицами действующим в Российской Федерации нормативным документам.

Основной целью учета расчетов с подотчетными лицами является обобщение информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. 
Задачами учета расчетов с подотчетными лицами являются: 
          -соблюдение правил выдачи авансов;

 -своевременность предоставления авансовых отчетов;

 -целесообразность и законность использования подотчетных сумм; 
          -правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам; 
          -порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования;

-своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм.

Бухгалтерский учет имеет важное значение для правильной организации денежного обращения расчетов и кредитования в экономике, в укреплении платежной дисциплины, в эффективном использовании финансовых ресурсов.

1.2. Бизнес-операции, выполняемые специалистом

 В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами. Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

От успешности ее решения во многом зависит платежеспособность предприятия, своевременность выплаты заработной платы его персоналу, расчетов с заказчиками, платежей в бюджет и др. 
Целью бухгалтерского учета расчетных операций является контроль за соблюдением учетно-расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе. В условиях рыночной экономики любой бухгалтер должен исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.).

1.3. Схема документооборота

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, документов, сопутствующих этим расчетам, очень много, так как данные расчеты связаны с прочими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. 
          Основные документы, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами: 
          1) для проведения расчетов с командировочными лицами:

 -авансовые отчеты; 
          -приказы о направлении сотрудников в командировки; 
          -заявление на выдачу денег из кассы; 
         -документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц); 
          - копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; 
          2) для проведения расчетов по хозяйственным операциям: 
          -авансовые отчеты; 
          -журнал регистрации авансовых отчетов; 
          - список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; 
          -заявление на выдачу денег из кассы; 
          -оправдательные первичные документы; 
         3) расчеты по представительским расходам: 
          -авансовые отчеты; 
          -заявление на выдачу денег; 
          - список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; 
          -сметы представительских расходов; 
          - приказы об утверждении смет представительских расходов; 
          4) оправдательные первичные документы: 
          -Главная книга; 
          -журнал-ордер N 7; 
          -журнал-ордер N 1; 
          -кассовая книга.

Список лиц, которые имеют право получать деньги на хозяйственные нужды и/или на закупку сельскохозяйственной продукции, утверждается руководителем организации. Перечень таких лиц может быть приложением к распоряжению руководителя о порядке ведения расчетов с подотчетными лицами. Далее руководитель отдает распоряжение об участии конкретного подотчетного лица в расчетах за получение ценностей (о направлении его в служебную командировку или совмещении получения ценностей и направлении в командировку) и о выплате ему денежного аванса для этих целей. Подобное распоряжение может быть оформлено в устной либо письменной форме, а задание для направления в служебную командировку - только в письменном виде.

При проверках контролирующих органов первичные документы, не относящиеся на стадии их составления непосредственно к ведению бухгалтерского учета, также являются объектом ревизии. От последовательного и тщательного заполнения всех реквизитов в первичных документах и регистрах во многом зависит проведение учетных процедур. Ошибки и неточности, допущенные при этих операциях, в последующих операциях исправить невозможно. Распоряжение руководителя (приказ, служебная записка, устное распоряжение, указание, расчет и т.д.) является основанием для выдачи денежного аванса подотчетному лицу. 
Выдача наличных денег из кассы предполагает два варианта: с использованием расходного кассового ордера и выдачу по ведомости. В случае оформления кассиром расходного кассового ордера в нем указывается цель, на достижение которой выдаются наличные деньги подотчетному лицу (командировка, приобретение ценностей и т.п.). Если на документе - приложении к расходному ордеру (приказ, распоряжение, расчет и т.д.) есть разрешительная подпись руководителя, на расходном кассовом ордере его подпись не обязательна. Этот вариант чаще используется при разовых выплатах подотчетным лицам.

В установленные организацией сроки подотчетные лица должны отчитаться об использовании полученных сумм. Утвержденный авансовый отчет о произведенных расходах с приложением оправдательных документов представляют в бухгалтерию. Не возвращенные своевременно суммы авансов удерживают из причитающихся подотчетным лицам средств на оплату труда. 
Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером, утвержденная форма которого применяется для оформления поступления денег в кассу, как при ручной обработке, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.        Приходный ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

В качестве подтверждения приема денег выписывается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая вручается лицу, внесшему деньги, или прикладывается к выписке банка (при поступлении наличных по чеку). Квитанция также подписывается главным бухгалтером или кассиром и заверяется печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата. В приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним приводится основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. 
Кассир проверяет соответствие сумм наличных средств по сопроводительным документам приходному ордеру, квитанции к нему и пересчитывает наличные, переданные лицом, вносящим средства в кассу. При совпадении всех сумм кассир подписывает приходный ордер, квитанцию к нему и выдает квитанцию на руки лицу, вносящему наличные. Кассир приходует наличные, регистрирует операцию в кассовой книге, гасит приложенные к ордеру документы штампом или надписью "Получено".

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Подводя итог, всему вышеуказанному, хотелось бы отметить, что использование автоматизированного учёта ведения учёта расчёта с подотчётными лицами существенно сократит затраты рабочего времени, количество лиц, выполняющих данные операции, а в целом для предприятия, позволит сэкономить значительные денежные средства, которые в свою очередь, могут быть направлены на развитие производства и совершенствования технологий. 

2. Критерии и выбор типовых решений ИС

2.1. Выбор типового решения  ИС

Использование данного вида автоматизации учёта расчётов с подотчётными лицами является удобным и имеет большое количество конкурентных возможностей. Автоматизация учёта позволяет осуществить процесс систематизации и подробной его детализации. Дополнительно избежать ошибок, связанных с неудобством работы с отчётами на бумажных носителях и благодаря отказу от использования ручного труда в огромных объёмах.