Методологические подходы к решению проблем управления

1. Методологические подходы к решению проблем управления

 

В настоящее время известен достаточно широкий спектр подходов, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления. Таможенный менеджмент в полном объеме опирается на принятую методологию, вариативно используя ее в зависимости от особенностей таможенной системы и характера решаемых проблем.

В научной литературе принято выделение ранних школ в управлении и соответствующих им подходов к решению проблем управления. Суть подходов достаточно полно раскрывается в названиях самих школ. Это школы научного управления, административного управления, человеческих отношений и науки о поведении, а также количественных методов управления.

Можно сказать, что зарождение и развитие управленческой мысли может быть описано как взаимопереплетение трех философий: классической философии (школы научного и административного управления), философии человеческих отношений (школа человеческих отношений и науки о поведении) и естественно-научной философии (математическая школа). В то или иное время преобладало определенное мировоззрение. Эволюция управленческой мысли доказала, что все они взаимосвязаны и необходимы.

В последние годы все более широкий практический интерес вызывают процессный, системный, ситуационный и активно развивающийся в настоящее время целостно-эволюционный (когнитивный) подходы.

Процессный подход рассматривает деятельность таможенных органов как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций и технологических функций - бизнес-процессов.

Системный подход характеризует таможенную систему как совокупность взаимозависимых элементов, таких как люди, структура, задачи и технология деятельности, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.

Ситуационный подход концентрируется на том, что выбор управленческого решения определяется ситуацией. Поскольку существует большое количество факторов, влияющих на таможенную систему, то нет единого "лучшего" способа управлять организацией. Самым эффективным в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует ей.

Целостно-эволюционный, или когнитивный подход - это подход к формированию, накоплению и использованию знаний об эволюции ее целостности в условиях изменений.

 

2.  Процессный подход

 

Эта концепция, означающая крупный поворот в управленческой мысли, широко применяется в настоящее время. Просматриваются два этапа развития подхода.

Процессный подход был впервые предложен приверженцами школы административного управления, которые пытались описать функции администратора-менеджера. Функциональное описание по-прежнему традиционно и широко распространено. Оно хорошо гармонирует с иерархической структурой организации.

На втором этапе подход был применен к организации в целом. Здесь ключевой термин - бизнес-процесс организации. В таком представлении таможенная система - это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих процессов в работе таможенных органов и их деятельность в целом.

Новый контекст процессного подхода более продуктивен, чем функциональный, с точки зрения борьбы за конкурентоспособность в условиях динамичного рынка. Он обеспечивает инструментальное решение проблем непрерывного повышения качества всех аспектов деятельности организации.

Процессный подход существенно меняет логику организации и механизм управления. Если, например, применительно к таможенной системе функции можно представить как некие "полосы", которые "разрезают" ее сверху донизу, то процессы "разрезают" таможенную систему поперек, пересекая границы функциональных подразделений. Такой подход обеспечивает разрушение барьеров между подразделениями. Управление процессами освобождает высшее руководство от рутины оперативного управления, позволяя ему сосредоточиться на стратегических вопросах. Это несомненный плюс процессного подхода.

"Пересекающие" организацию процессы обычно называют бизнес-процессами. Это название связано с тем, что, как правило, такие процессы направлены на удовлетворение внешних клиентов, потребителей организации (для таможенных органов - участников ВЭД). Отношения с ними - это и есть бизнес. В то же время любой организации практически не обойтись без поддерживающих процессов, таких, например, как ремонт отказавшего оборудования или обучение персонала. И, конечно, таможенная система нуждается и в процессах управления.

При таком подходе таможенная система рассматривается не как совокупность отделов, а как совокупность бизнес-процессов. При этом:

• каждый процесс имеет потребителя, и сосредоточение на каждом процессе способствует лучшему удовлетворению потребителей;
• создание ценности по отношению к конечной продукции сосредоточено в процессах;
• определение границ любого процесса, а также поставщиков и потребителей позволяет обеспечить лучшее взаимодействие и понимание требований, которые следует удовлетворить;
• при управлении целостным процессом, который проходит сквозь множество отделов, а не отдельными отделами, снижается риск субоптимизации;
• при назначении владельцев процессов, ответственных за процесс, удается избежать распределения ответственности по фрагментам;
• управление процессами позволяет создать лучшие основания для контроля времени выполнения работ и ресурсов.

Каждый отдельный процесс имеет поставщика и потребителя.

Модель "поставщик - процесс - потребитель" - центральная для понимания процессного подхода.

Понятие "бизнес-процесс" содержит два элемента: бизнес и процесс. В первую очередь рассмотрим процесс. Вот одно из базовых определений процесса.

Процесс - это некоторая логическая последовательность связанных действий, преобразующих вход в результаты или в выход.

Теперь к слову процесс  нужно добавить слово бизнес, чтобы  отличить бизнес-процесс от других процессов, идущих в компании.

Бизнес-процесс - это цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы организации для предоставления услуг или создания материальной продукции, удовлетворяющих внутренних или внешних потребителей.

Опираясь на это определение, можно все действия внутри таможенной системы рассматривать либо как  бизнес-процесс, либо как его часть.

 

3. Системный подход

 

Фундаментальным открытием, лежащим в основе всей науки об управлении, является представление  организации как системы высочайшего  порядка сложности, системы, компонентами которой являются люди.

Система - это множество  элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство. При этом целостность как характеристика системы проявляется в возникновении новых интегративных качеств, не присущих образующим ее элементам.

Основные термины и  понятия, характеризующие систему:

1. Элемент - Наименьшее звено в структуре системы, внутреннее, строение которого не рассматривается на выбранном уровне анализа
2. Связи - Различные технические, технологические, коммуникационные, транспортные и другие каналы, объединяющие элементы, входящие и не входящие в систему
3. Структура системы - Совокупность элементов и связей, определяющих внутреннее строение и таможенную систему объекта как целостной системы
4. Подсистема - Часть системы, внутреннее строение которой рассматривается на выбранном уровне анализа
5. Внешняя среда - Макросреда (макро-,мета система), с компонентами которой система имеет прямые или косвенные связи.

В основе общего подхода к любой сложной системе (например, организации, бизнес-процесса) лежат системная концепция и системный подход.

Системная концепция отвечает на вопрос, какую систему мы строим! Главные компоненты концепции:

• видение системы;
• цель построения системы;
• идеи и принципы построения системы;
• модель системы и ее системные характеристики;
• стратегия достижения цели;
• механизм реализации стратегии.

 

Системный подход отвечает на вопрос: как мы строим систему!

Он способствует адекватной постановке научных и прикладных проблем, а также выработке эффективной стратегии их решения.

Системный поход - это общенаучная концепция, реализующая философский принцип системности в подходах и методах решения сложных междисциплинарных проблем, это методология исследования, проектирования и конструирования объектов как систем.

На основе системного подхода формируются целостная концепция системы и системного исследования, представляемые:

• философскими основаниями исследования;
• теоретическими положениями для определения и формализации объекта или процесса как системы;
• условиями интеграции методов различных научных теорий в структуру системных исследований, логикой обеспечения целостности и разносторонности процесса исследований от постановки задачи до получения и анализа результатов ее решения;
• системной технологией исследования.

Основные положения системного подхода:

1. любой объект (например, таможенная система или бизнес-процесс) - это открытая система, активно взаимодействующая с внешней средой (макросистемой);
2. эффективность системы определяется не только ее системными качествами, но и условиями окружающей среды;
3. элементы системы рассматриваются в их взаимосвязи и развитии.

Методология системного подхода  определяет уровни декомпозиции и процедуры  анализа и/или синтеза систем, удовлетворяющих тем или иным заранее сформулированным требованиям.

На каждом уровне-этапе  действует свой набор критериев, учитывается своя априорная информация, которая меняется при переходе от уровня к уровню и от этапа к  этапу, пополняясь за счет промежуточных  системных 

 

решений. Вариант схемы декомпозиции представлен на рис. 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Схема декомпозиции на основе системного подхода.

 Все методологические процедуры системного подхода могут быть сведены к следующим трем:

1. процедуре, реализующей анализ (синтез) системы от частного к общему;
2. процедуре, реализующей анализ (синтез) системы от общего к частному;
3. процедуре гибридного типа.

Первый случай связан с  первичной разработкой элементов  системы и с последующим конструированием на их основе обобщенных структур и  системы в целом для решения  главных функциональных задач.

Преимущество подхода - в уменьшении риска (ошибок, неадекватности цели) при построении системы за счет ее постепенного пошагового развития в соответствии с предъявленными к ней требованиями.

Недостаток подхода - необходимость тщательной подготовки, предшествующей непосредственной разработке системы.

Во втором случае предполагается первоначальная разработка концепции  или концептуальной модели системы. Последующие шаги - это детализация  элементов модели и их взаимосвязей.

Достоинство - строгая логичность процедуры синтеза системы.

Недостаток - сложность разработки обобщенных моделей систем, большая вероятность риска, что система не будет полностью удовлетворять предъявляемым к ней требованиям.

Третий случай предполагает наличие нескольких интерактивных  шагов, на каждом из которых может  использоваться одна из вышеописанных  процедур.

 

4. Ситуационный подход

 

Ситуационный подход внес большой вклад в теорию управления, используя возможности прямого  приложения науки к конкретным ситуациям  и условиям. Центральным моментом ситуационного подхода является ситуация, ситуационный сценарий, т. е. конкретный набор факторов-обстоятельств, которые сильно влияют, например, на таможенную систему в данное время.

В ситуационном подходе принятие решений ставится в прямую зависимость  от анализа факторов внешней среды. Сочетание системного и ситуационного  подходов значительно усиливает  значение последнего в процессе принятия управленческих решений.

Из-за того что в центре внимания оказывается ситуация, ситуационный подход подчеркивает значимость "ситуационного  мышления". Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут в большей  степени способствовать достижению целей организации в конкретной ситуации.