Ревизия кассы и соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств

Ревизия кассы  и соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств

Цель ревизии: выявление  и предотвращение злоупотреблений  и незаконных выплат путем проверки полноты оприходования и обоснованности списания нал. денег в расход. Ревизия  проводится обычно сплошным методом за весь ревиз. период, реже выборочно за отд. мес., но в тех случаях, если в предыд. ревизии не было выявл. ни одного нарушения, не сменялись руководители.

Ревизия хозяйственной  деятельности предприятия, как правило, начинается с внезапной инвентаризации хранящихся в кассе наличных денег, денежных документов и бланков строгой отчетности. Ревизию проводит ревизор при участии главного бухгалтера и кассира. При этом до пересчета касс. наличности ревизор должен взять расписку о том, что денежная наличность и документы предъявл. полностью и в др. местах не хранятся, все поступления и ден. средства и ценности оприходованы. Далее ревизор обязан потребовать, чтобы кассир составил отчет по кассе об операциях за тек. день на основ. всех ПКО и РКО и др. док-ов. Причем этот отчет должен ве сразу проверен и завизирован главбухом.

При пересчете кассовой наличности в зачет не включаются наличные деньги и ценности, не принадлежащие  предприятию. Не принимаются также  предъявленные кассиром расписки и другие не оформленные в установленном порядке документы. Они перечисляются в акте ревизии кассы с указанием, кому, когда, на какую цель, в какой сумме и по чьему распоряжению выданы деньги. Фактически находящиеся в кассе деньги, денежные документы и бланки строгой отчетности сопоставляются с бухгалтерскими данными. Если при этом выявляются расхождения, то у кассира немедленно берется письменное объяснение об их происхождении. Расхождения отражаются в сличит. ведомости по всем отклонениям (но в акте ревизии кассы отраж. олтдельной строкой). Недостача относится за счет кассира, излишек зачисляется в доход  предприятия.

Закончив инвентаризацию, ревизор проверяет соблюдение условий, обеспечивающих сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке. Требования к хранению и транспортировке: должны храниться в несгораемом сейфе, кот должен быть прикреплен к полу и массивным, чтобы исключить вынос, опечатывание сейфов, шкафов в конце рабочего дня; наличие внешней сигнализации. Кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной. Запрещается разглашать маршрут следования, оставлять выходя из машины, заключ. договор о полн. матер отв-ти с лицами  не отвечающ. требованиям дееспособности (по возрасту и состоянию здоровья, сосоящ. на учете в диспансерах (нарко, психо, алко, туберкулезных)).

Провер-ся соблюдение правил ведения кассовой книги и книг аналитического учета денежных документов, ценных бумаг и бланков строгой  отчетности; своевременное представление  отчетов кассира в бухгалтерию, проводится ли ежекварт. (ежемес) ревизия кассы.  Особое внимание удел-ся проверке первичн. касс. док-ов, к числу кот относ ПКО, РКО, плат ведомости, авансов отчеты с прилож к ним оправдат док-ми. Главная книга, книга-журнал регистрации касс док-ов (совпадает ли №№ рег-ии с №№ первичн. док-ов), ведомость №1.  2 штампа: получено или оплачено, даты и подпись кассира. Использование штампов для исключения их повторного использования. Отсутствие реквизитов может создать условия для повторного использования. ПКО и РКО должны рег-ся с присвоением порядковых номеров, причем пропуск номера служит сигналом для особо тщат проверки. Ревизоры должны проверить полноту и своевременность оприх-я всех видов выручки, правильность оформления всех расчетных док-тов, т.к. в корешках могут показ-ся заниж суммы; достоверность выписок с тек и расч счетов; прав-ть отраж-ия в расходных части кассы ден. нал-ти, внос в банк.  Прв-ся оприходование неиспользованных подотчетных сумм, правильность выплаты з/п, прав-ть рег-ии ПКО депонир сумм (подробно по кажд лицу и сумме). Проверить трудовые соглашения по разовым выплатам, табеля учета рабочего времени и наряды, т.к. на предпис суммы в ведомость могут включаться вымышленные лица (провер. в СЧП по врем. труд. соглашениям).

Ревизия операций: Необх. получить справку за подписью рук-ля и глбуха о всех открытых счетах банка с указанием сообщено ли в ГНИ. Общим в методике проверки явл сплошной контроль соответствия сумм списаний и поступлений по выпискам из лиц. счетов банка с суммами, указ. в первичн. док-тах, прикладываемым к выпискам. Все выписки из счетов должны быть подшиты в хронологич последовательности по кажд счету отдельно. Причем кажд. послед выписку р-р должен проверить в 2х аспектах, с т.зр. 1) хронологии 2) проверка соответствия сумм исходящ сальдо и входящ сальдо(остатка на начало дня, но в след по хронологии выписке). Сомнения, возник при расхождении в датах, при отсутствии каких-л оправдат док-ов, при наличии исправлений. Доп-ся встречная проверка док-ов как в самой орг-ии, так и в банке. Проверка пров-ся с разрешения рук-ля. При оформлении таких полномоч рев-р выезжает в банк для проведения встреч проверки (сличение первичн оправдат док-ов с этими же док-ми в банке). Провер-ся списание и поступление по кажд сумме в лиц счетах клиента. Провер-ся наличие всех оправдат док-ов, подтв содержание, целесообразность, законность и правильность оформления хоз. опреаций. При наличии расхождений по кол-ву, ценам, асс-ту, номенклатуре операция может быть признана недействит. Выясн-ся почему банк провел эту операцию. Все операции оформл-ся выписками, кот д.б со штампом «погашено» для того, чтобы их не использ дважды. На штампе должна быть дата, подпись (кто отмечает). По всем банк счетам р-р опр-ет прав-ть и полноту оприх-ия ден. средств. Все обороты с наличночтью д.б. отражены по кассе орг-ии и проведены по учетным док-ам. Как следствие такой проверки сверяются суммы, указ в корешках чеков по чековым книжкам.

. Планирование  и подготовка к проведению  ревизии

Цель планирования контрольно-ревизионной  работы состоит в упорядочении предполагаемых контрольно-ревизионных (КР) мероприятий для достижения максимальной эффективности и достоверности предстоящей проверки при оптимальном использовании временных и человеческих ресурсов.

Планы контрольно-ревизионной  работы должны определить: 1. круг необходимой для проверки информации с целью выявления возможностей применения выборочных методов контроля; 2. объем проверяемой информации и время проведения проверки; 3. состав группы ревизоров, которые будут непосредственно участвовать в проведении проверки. В плане КРР приводятся следующие показатели: наименование и местонахождение ревизуемой организации, за какой период времени проведена предыдущая проверка, за какой период назначается данная ревизия, вид ревизии, ее сроки, руководитель ревизионной группы. Планирование пров-ся заблаговременно(последн. квартал предыд года) с учетом кадрового обеспечения. Должны пров-ся орг-ии, где: не было ревизии более 1 года, были отмечены серьезные нарушения, ьолее крупные орг-ии по объему д-ти и кол-ву хоз. операций, смена руководителей. В последн очередь пров-ся все остальные. В план могут быть внесены доп. расследования (внепланов. ревизии).

Проведение ревизии  хозяйственной деятельности предприятия  подразделяется на следующие этапы: подготовка к проведению ревизии; проведение ревизии; оформление ее результатов; принятие решения по результатам ревизии; организация контроля за выполнением решений, принятых по материалам ревизии.

Четкая подготовка к  проведению ревизии – залог ее своевременного и качественного осуществления с наименьшими трудовыми затратами. За несколько дней до начала ревизии издается приказ о ее назначении, в котором указывается, кому поручено проведение ревизии, срок ее проведения и дата представления руководителю предприятия акта ревизии с выводами и предложениями ревизора. До начала ревизии до выезда все участники обязаны предвар изучить действующие необх. законодат акты, а также сравнить их с действовавшими в ревиз. период, обращая внимание на изменения. Также отчетные и статистич данные , учетную политику. Программу ревизии хозяйственной деятельности предприятия по согласованию с его руководством подготавливает ревизор. В ней указ-ся приемы и способы проверки. Руководитель ревизионной группы знакомит членов группы с содержанием программы и распределяет ее между исполнителями. Все пункты программы должны быть закреплены за соответствующими исполнителями. До начала ревизии члены ревизионной группы знакомятся с содержанием акта предыдущей ревизии и принятым по ее результатам решением. В процессе ревизии проверяется его выполнение. Члены ревизионной группы составляют рабочие планы по проведению ревизии порученных им участков деятельности предприятия. В рабочем плане дается перечень работ, подлежащих выполнению во время проведения ревизии, указываются способ проверки, срок выполнения и исполнители. В ходе проведения ревизии могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, решение которых потребует дополнительного рабочего времени. В этом случае в рабочий план вносятся соответствующие изменения и дополнения.

7. Специальные  приемы документального контроля  при проведении ревизии

При проведении ревизии  можно выделить несколько приемов  документального контроля, получивших широкое распространение. 1) Формальная проверка – проверка подлинности док-ов и соответствия их  формам док-ов, примен. в хоз. практике и в период за кот. проводится ревизия. Док-ты должны содержать реквизиты: название док-та, код, №, дата, адрес, ИНН, перечень реквизитов, удостов подписи рук-ля и главбуха или др. ответств лицо, печать орг-ии. Значение этой проверки: удостоверить полноту заполнения всех требуемых реквизитов, наличие данных по соверш. хоз. операции, сумме операции. При ней опр-ся также отсутствие неоговор исправлений, подчисток, дописок, подлинность подписей соотв. должности лиц на основе их сверки с образцами подписей и с данными др.  док-ов, содерж. напр в отделе кадров. Доброкач-м счит-ся док-т, составл. по форме и заполн в соотв. со всеми требованиями. Недоброкач: не отвеч требования, подложный (признаки: подчистки, нарушение стр-ры бумаги, потери гланца, появление пятен и др.), фиктивные (вымышл. лица,) 2) Нормативная проверка заключается в сопоставлении фактических отчетных данных с установленными нормативами с целью определения их соблюдения. Выявленные при этом отклонения подлежат тщательному изучению с целью установления причин возникновения и предотвращению образования отклонений в будущем. 3) Арифметическая проверка должна установить правильность произведенных расчетов, вычисленийпо остаткам, оборотам, суммам, начисл и выплач з/п, суммам расходов, отнесенных на с/сть пр-ии/р/у, подсчетов в документах, удостоверяющ. движение ден. средств в целях установления ошибок в кассовх отчетах, в расчетах с подотч. лицами и т.д. Дает возможность установить правильность подсчетов в документах и выявить злоупотребления и хищения, скрытые за неправильными арифметическими действиями. Цель: выявление этих случаев на основе проверки достоверности хоз. операций, оформление прав-ти оформления доку-та и примен-ия ряда приемов, присущ. арифм. проверке. 4) Технико-экономические расчеты производятся в процессе ревизии для установления расчетных плановых показателей, правильности составления смет косвенных расходов, капитального и текущего ремонтов основных средств, списания материалов на объем производства продукции, исчисления себестоимости готовой продукции, выполненных работ, услуг и т.д. 5) Встречная проверка документальных данных заключается том, что достоверность и правильность отраженных в документах хозяйственных операций проверяется путем сопоставления данных разных документов, относящихся к одним и тем же или различным, но взаимосвязанным хозяйственным операциям. 6) Хронологическая проверка движения товарно-материальных ценностей и денежных средств применяется ревизором в случаях когда он имеет сведения о хищении ТМЦ или денежных средств, а проведенные ревизии расхождений не установили. При помощи такой проверки выявляют неучтенные ТМЦ, т.е. наличие ценностей, поступление которых документами не подтверждается и отпуск ценностей, которые по документам не числились. Документальная проверка является ведущим приемом документального контроля. Она производится по данным первичных документов, учетных регистров, отчетности с целью установления законности, целесообразности и достоверности совершенных операций, а также выявления внутренних резервов повышения эффективности производства. На основе данных этой проверки разрабатываются мероприятия по ликвидации нарушений и привлечению к ответственности виновных за допущенные нарушения и злоупотребления. Проверка документов производится сплошным (проверяется содержание всех совершенных операций) или выборочным (проверяется содержание части операций) способами.

. Классификация  ревизий и их задачи

В зависимости от источников контрольных данных ревизии могут быть фактическими и документальными. По объему вопросов и в зависимости от цели проведения ревизии могут быть полными и частичными. Полные ревизии охватывают все стороны хозяйственно-финансовой деятельности организации и направлены на выявление общего состояния производственной и финансовой устойчивости, сохранности и использования средств организации. Частичные ревизии заключаются в проверке отдельных сторон хозяйственной деятельности организации. Например, это проверка состояния бухгалтерского учета или проверка соблюдения налогового законодательства и т.п.

По охвату единичных  объектов контроля могут использоваться сплошные и выборочные ревизии. Сплошные ревизии характеризуются изучением всех объектов контроля путем сплошной проверки. Например, сплошной проверке подвергаются операции по учету денежных средств, расчетные и кредитные операции. Выборочные же ревизии ограничиваются изучением отдельных объектов контроля. Например, выборочная проверка сохранности и движения товарно-материальных ценностей, правильности начисления амортизации по основным средствам и т.д.

По составу специалистов, осуществляющих ревизию, выделяют комплексные и некомплектные ревизии. Комплексные ревизии проводятся специалистами различных профессий. При этом проверяются все объекты организации комплексно. Некомплексные ревизии осуществляются ревизорами учетного, правового и финансового профилей и предусматривают проверку финансовой деятельности и соблюдения действующего законодательства.

По характеру проведения ревизии можно разделить на сквозные и комбинированные ревизии. Сквозные ревизии характеризуются проверкой объектов контроля на всех этапах их движения, начиная от их структурных подразделений  организации и кончая проверкой головного предприятия. Комбинированные проверки заключаются в использовании нескольких способов ревизии. Использование того или иного вида ревизии зависит от многих факторов: отраслевого характера видов деятельности организации, размера организации, наличия структурных подразделений и места их расположения, уровня специализации деятельности и квалификации специалистов организации.

В зависимости от органа управления, проводящего ревизию, ревизии  подразделяются на вневедомственные, внутриведомственные и внутрихозяйственные. Вневедомственная ревизия проводится государственными органами управления, имеющими право надведомственного регулирования (например, проверки, проводимые контрольно-ревизионным управлением Минфина РФ). Внутриведомственные проверки осуществляются органами управления в подведомственных предприятиях. Ревизии, осуществляемые первичными звеньями промышленности во входящих в их состав производственных единицах и других структурных подразделениях, называются внутрихозяйственными.

Плановыми ревизиями называются ревизии, выполняемые вышестоящим ревизующим органом в сроки, установленные планом контрольно-ревизионной работы на текущий год. Разовые ревизии, не предусмотренные планом, назначаемые в исключительных обстоятельствах, называются внеплановыми (проводятся на основании сигналов, писем, запросов либо по просьбам заинтересованных органов (прокуратуры и др.)).

.Организация и основные этапы ревизии

Проведение ревизии  хозяйственной деятельности предприятия  подразделяется на следующие этапы: оформление ее результатов; принятие решения по результатам ревизии; организация контроля за выполнением решений, принятых по материалам ревизии.

1.подготовительный (планирование  и подготовка ревизии до выезда (составление плана ревизии рук-ем)).

2.представление плана  ревизии в вышестоящ управление (для координации деятельности и оказания взаимн помощи друг другу). Равном. загрузка ревиз. аппарата, выделение резерва времени для выполнения внеплановых заданий и контроля за выполнением решений, приним по результатам предыд ревизий. Указ-ся форма представления ревизии (акт).

3. Оформление приказа   о назначении ревизии. За несколько  дней до начала ревизии издается  приказ о ее назначении, в котором  указывается, кому поручено проведение  ревизии, срок ее проведения  и дата представления руководителю  предприятия акта ревизии с выводами и предложениями ревизора.

4. Составление программы  комплексной ревизии. Программу  ревизии хозяйственной деятельности  предприятия по согласованию  с его руководством подготавливает  ревизор. Руководитель ревизионной  группы знакомит членов группы с содержанием программы и распределяет ее между исполнителями. Все пункты программы должны быть закреплены за соответствующими исполнителями.

5. Рук-ль ревиз. группы  предост. рук-лю приказ, начин  ревизию, осущ ознакомление с  объектом ревизии на место (знакомство с рук-ем, глбухом, со структурой объекта, с центрами ответственности, учредит. док-ми)

6. Проведение ревизии.  Ревизия начинается, как правило,  с внезапной инвентаризации кассовой  наличности. Но иногда этот порядок  изменяется. На начальной стадии ревизии следует проверить выполнение мероприятий по устранению нарушений, выявленных предыдущей ревизией. Результаты этой проверки надо отразить отдельным пунктом в основном акте ревизии с последующим принятием мер по выправлению положения. Содержание объекта контроля предопределяет выбор и последовательность приемов экономического анализа и специальных приемов документального и фактического контроля. Результаты ревизии оформляются промежуточным и основным актами. Промежуточный акт составляется для оформления результатов ревизии соответствующего участка деятельности предприятия и подписывается ревизором и специалистами, участвовавшими в проведении ревизии, а также материально-ответственными лицами, деятельность которых проверяется. Основной акт ревизии предназначен для оформления и отражения результатов ревизии, он служит основанием для принятия решения по результатам проведенной ревизии. В акт ревизии должны включаться всесторонне проверенные и документально обоснованные факты. В акте ревизии излагаются итоговые данные и содержание допущенных нарушений. В нем не должно быть помарок, подчисток и неоговоренных исправлений.