Жизненный цикл управленческих документов и предметные действия, производимые с ними

Резолюции (решения и поручения) по исполнению рассмотренных входящих документов пишутся на свободных от текста полях документов (как правило, ниже или правее текста). Писать поручения на тексте документа запрещается.

В необходимых случаях, когда поручение слишком обширно по своему содержанию, для его оформления используются специальные бланки формата А5 с указанием в верхней строке должности лица, написавшего резолюцию (к примеру, "главный инженер").

Поручение по исполнению входящего документа дается, как правило, только одному должностному лицу (например, начальнику планового отдела, главному редактору и т. п.).

Если же интересы дела требуют привлечения в качестве соисполнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном порядке указывается, кто является ответственным за своевременное и качественное исполнение данного поручения (документа) в целом.

В случае, если ответственный не назначен, таковым полагают должностное лицо, фамилия которого указана в резолюции первым.

В случае, если резолюция не содержит сроков исполнения, входящий документ должен быть исполнен в течение месяца после его рассмотрения.

При этом сроки исполнения поручений по телеграммам не должны превышать двух дней.

Устанавливая срок исполнения документа, руководитель обязан учесть время на его подготовку, согласование, оформление и доставку.

Содержание резолюций по наиболее важным и срочным документам при необходимости может регистрироваться секретарем в соответствующем журнале — журнале учета резолюций.

Должностные лица, которым поручено исполнение входящего документа, в свою очередь, обязаны сделать это, исходя из срока исполнения, установленного резолюцией (или иным поручением) руководителя.

Однако во всех случаях эта работа начинается для соответствующих должностных лиц с процедуры ознакомления с содержанием резолюции и получения адресованного им на исполнение документа.

Следует также подчеркнуть, что исполнение документов может поручаться и секретарю руководителя.

Памятка секретарю руководителя о порядке и правилах исполнения документов:

          1. Обращение с документом осуществляется на основании до 
пуска и соответствующих указаний руководителя (непосредственного начальника).

         2. Служебные полномочия и профессиональная компетенция должностного лица должны находиться в полном соответствии 
со сложностью задачи по подготовке документа.

          3. Передача документа другим должностным лицам в процессе 
работы осуществляется только под роспись (кроме случаев, когда 
документ не выносится указанными лицами в другое помещение).

          4. Работа с документом осуществляется в строго отведенном 
месте, оборудованном всем необходимым для работы и ограниченном от доступа посторонних.

         5. На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано исключать доступ к исходному документу и производным мате риалам посторонних лиц, в том числе в результате "случайного" ознакомления.

         6. На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано обеспечивать конфиденциальность содержания исходного документа и производных материалов, не разглашая их посторонним.

          7. Работа с документом должна быть выполнена таким образом, чтобы обеспечить своевременное согласование и представление проекта нового документа на рассмотрение, а затем и утверждение (подпись) его окончательного варианта.

            8. Хранение документов должно осуществляться в помещениях (местах), исключающих доступ к ним посторонних.

            9. Контроль наличия документа в процессе работы осуществляется должностным лицом, ответственным за его хранение, постоянно.

10. По окончании работы с документом последний подлежит незамедлительной сдаче.7

 

3.Работа с  исходящими и внутренними документами

3.1. Общий порядок работы должностных лиц организации

Упорядоченная, тщательно организованная работа с документами организации ведет к устранению спешки и резкому снижению вероятности совершения разного рода ошибок в процессе исполнения документов.

Исполненные документы, в зависимости от места своего дальнейшего использования, являются либо внутренними, либо исходящими. Остановимся на этом чуть подробнее.

Работа с внутренними документами осуществляется исключительно внутри организации. Это означает, что исполненный документ в дальнейшем поступает во временное пользование должностным лицам, в структурные подразделения и др.

Исходящий же документ после исполнения высылается для последующей работы за пределы предприятия.

Отметим, что если по прошествии некоторого времени возникнет необходимость в отправке внутреннего документа за пределы организации, то в этом случае (после соответствующего дооформления) последний также станет исходящим документом. Рассмотрим более подробно путь движения различных видов внутренних документов в организации.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу для проверки правильности содержания подготовленных документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Особенностью прохождения протоколов является отсутствие этапов подготовки проекта документа, его визирования и согласования. Протоколы, содержащие поручение отдельным должностным лицам или подразделениям учреждения, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протокола.

Докладные записки на имя руководителя учреждения или руководителя структурного подразделения, справки, сводки, другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения в соответствующие структурные подразделения, либо помещаются в соответствующее дело.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов в службу информатизации (ВЦ) для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или через лицо, ответственное за документационное обеспечение.8

В процессе работы по исполнению (контролю за исполнением) документа секретарю руководителя предстоит выполнить (осуществить контроль за выполнением) следующие операции:

           1. Постановку задачи (адресование документа на исполнение).

           2. Исполнение документа.

              3. Тиражирование документа.

           4. Регистрацию документа.

           5. Упаковку и отправку (рассылку) документа.

6. Помещение контрольного экземпляра документа в дело, последующую работу с ним.

  7. Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание. Центральное место в этой "цепочке" занимает этап непосредственной работы над документом.

3.2. Сроки исполнения

Следует учесть, что продолжительность каждого этапа работы по исполнению документа будет меняться в зависимости от особенностей содержания документов, а также их объема.

Для корректной постановки задачи на исполнение документа для каждого этапа определяются:

• необходимое на подготовку документа время, включая резерв (исчисляемый в объеме 10—15% от минимально необходимого времени);
• меры организационно-технического, информационного и иного обеспечения;
• должностное лицо, ответственное за исполнение документа;
• соисполнители документа (его отдельных частей, приложений и т. п.);
• технические исполнители документа;
• должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением документа (как правило, секретарь руководителя).9
• Получение документов на исполнение

Передача секретарем документов на исполнение

• В целях своевременного исполнения документов доведение их до сведения исполнителей осуществляет секретарь руководителя предприятия, который:
• лично принимает от руководителя предприятия рассмотренные им документы;
• на основании имеющихся резолюций и справочных данных о документах изучает круг лиц, которым адресованы документы для исполнения;
• связывается с указанными лицами по телефону или лично, извещая их о необходимости исполнения тех или иных документов;
• лично передает указанные документы ответственным исполнителям;
• осуществляет контроль за ходом исполнения документов.

Если документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь (в целях повышения оперативности работы) может предварительно размножить его и передать копии всем исполнителям (в этом случае оригинал получит ответственный исполнитель).

Отметим, что размножение копий документов осуществляется только с письменного разрешения руководителя кадровой службы организации. Копии документа учитываются наряду с поступившим оригиналом документа и впоследствии за ненадобностью уничтожаются установленным порядком.

Ответственный исполнитель полностью отвечает за организацию исполнения документа или связанного с ним поручения

Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны качественно и своевременно отработать (исполнить) необходимые документы (в части, касающейся их работы) и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.

В том случае, если ответственный исполнитель не имеет достаточных полномочий для своевременного и полного исполнения документа, он может обратиться к тому должностному лицу, в компетенции которого находится решение вопроса.

При невозможности своевременно исполнить тот или иной документ за 2—3 дня до истечения срока должностному лицу, установившему срок исполнения, представляется доклад с указанием причин задержки, принимаемых мер и уточненного срока завершения работы с документом.

Техническое исполнение документа включает:

• подготовку проекта документа (так называемого черновика);
• набор и распечатку текста проекта документа (основноготекста и текста приложений);
• корректировку содержания документа по результатам согласования;
• оформление окончательного варианта документа.

3.4. Разработка проекта документа

Разработка проекта (черновика) документа производится ответственным исполнителем лично или с привлечением соисполнителей. В последнем случае соисполнители передают результаты своей работы (компьютерные файлы, рабочие тетради или отдельные листы с машинописными или рукописными записями) ответственному исполнителю.

В общем случае содержание проекта документа должно давать ответы на вопросы, поставленные в документе, во исполнение которого разрабатывается проект.

В необходимых случаях в дополнение к документу разрабатываются приложения. Последние, наряду с текстуальной частью, могут включать в себя и необходимые графические материалы.

После проверки содержания проекта, его корректуры и дооформления ответственный исполнитель передает исправленный первый экземпляр документа на согласование, оставляя у себя до получения новых указаний второй (контрольный) экземпляр.10

3.5. Порядок согласования

Проект документа в обязательном порядке должен согласовываться (как правило, на стадии предварительной подготовки) с уполномоченными представителями всех заинтересованных сторон.

Согласование производится в оговоренные сторонами сроки, по определенной программе (то есть оговаривается, что именно и в какой последовательности должно быть согласовано) и занимает, как правило, не более 3—5 дней, включая время на доставку и возврат документа.

При необходимости согласовать проект документа с несколькими сторонами в сжатые сроки целесообразно созвать совещание с представителями заинтересованных сторон, провести видеоконференцию либо произвести согласование по техническим средствам коммуникации (телефаксу, электронной почте и т. п.).

При последовательном согласовании документ снабжается листом согласования, в соответствующих графах которого полномочные представители сторон оставляют свои визы и замечания по содержанию проекта документа.

Если оформляется лист согласования, он обязательно прилагается к проекту документа.11

Виза включает в себя дату ознакомления с документом и подпись лица, производящего согласование.

При отсутствии разногласий согласуемый документ визируется соответствующим должностным лицом в пределах своих полномочий.

В случае возникновения разногласий должностное лицо, осуществляющее согласование, обязано дать мотивированное объяснение по поводу своих претензий к содержанию проекта.

Свои замечания и предложения по проекту документа должностное лицо излагает в листе согласования или в служебной записке ad hoc. Здесь же могут найти отражение и те вопросы, которые не были учтены в проекте документа.