Жизненный цикл управленческих документов и предметные действия, производимые с ними

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА

И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

 при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ»

УРАЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ

 

 

Факультет государственного и муниципального управления

Направление 081100.62 «Государственное и муниципальное управление»

Кафедра управления персоналом            

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

«Жизненный цикл управленческих документов и предметные действия, производимые с ними»

 

«Составление управленческих документов»

 

 

 

Автор работы:

 

заочной формы обучения

 

Подпись ___________

 

 

 

                                                                           Преподаватель:

д.ф.н., профессор

 

Подпись ___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург 2014

СОДЕРЖАНИЕ	Стр.
Введение 1.Представление о документообороте 2. Работа с  входящими документами 3.Работа с  исходящими и внутренними документами Заключение Список литературы	3          5 6 12 23 25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Управленческая деятельность любой организации базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98 %), используемой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности и т. д. Документ в управлении выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Жизнеспособность предприятия зависит от его взаимодействия с другими предприятиями и организациями, а также от согласованной работы руководства и сотрудников. Такое взаимодействие невозможно без своевременного и полного обмена объективной информацией. Поэтому для успешного выполнения возложенных на предприятие функций необходимо наладить его внутренние и внешние информационные связи.

Внутренние связи обеспечивают производственный процесс и взаимодействие руководства с работниками. Внешние связи обеспечивают связь предприятия с внешним миром: вышестоящими организациями, контролирующими органами, партнерами, потребителями товаров или услуг и т. п.

Информационные связи предприятия, как правило, имеют двухсторонний характер. Информация принимается, обрабатывается, в результате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, действия которых контролируются. На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:

• в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;
• во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

            Специалист любого уровня управления  должен знать правила документооборота. Тем самым определяется актуальность темы исследования: исследование механизмов документооборота управленческих документов.

Цель данного исследования заключается в систематизации информации по документообороту управленческих документов.

Объект исследования – делопроизводство.

 Предмет исследования – жизненный цикл управленческих документов.

В соответствии с проблемой, объектом, предметом и целью исследования предстояло решить следующие задачи:

1. Рассмотреть теоретические аспекты понятий «документооборот», «внешний и внутренний информационный потоки»;
2. Изучить и описать этапы  жизненного цикла для внешних и внутренних документов;
3. Проанализировать предметные действия, производимые с управленческими документами и их сущность
4. Найти связь базовых операций с этапами жизненного цикла управленческого документа и предметными действиями;
5. Логически обосновать и сделать выводы

Теоретическую и методическую основу данной работы составляют:

• Законодательные акты Российской Федерации, Постановления Правительства Российской Федерации, нормативные документы, сборники научных трудов ученых и практиков;
• Работы отечественных авторов в области теории и практики делопроизводства в России.

Работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованных источников .

 

 

1. Представление о документообороте

Для достижения наименьших затрат труда и оперативности при работе с документами необходимо тщательно продумать схему организации их движения от момента создания до момента окончания работы с ними. Это движение называется документооборотом.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем.1

             1. Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, возвраты на предыдущие ступени должны быть сведены к минимуму. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.

             2. Путь движения документа должен быть кратчайшим.

               3. Все документы секретарь в процессе документооборота должен направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями.

          Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника, и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.

          Каждый документ в процессе движения должен проходить три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Современный документооборот организации формируется в результате организованного "слияния" трех самостоятельных информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы и исходящие документы.

Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информационный поток — перемещение документов внутри предприятия.2

1. Поток поступающих документов (входящая документация) — внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
2. Поток отправляемых документов (исходящая документация) — документы которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
3. Поток внутренних документов (внутренняя документация) — документы которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.3

Обработка каждого потока документов производится по своей схеме.

 

2. Работа с входящими документами

2.1.Получение

Получение секретарем входящих документов в почтовом отделении, учреждении фельдъегерско-почтовой связи, непосредственно от посыльного и т. п. производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее количества.

В необходимых случаях проверяется вес отправления и сохранность печатей. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи, с выдачей описи-реестра на все полученные документы.

Проверенная и документально оформленная почта укладывается в запирающийся на замки портфель (сумку и т. п.) и пломбируется (опечатывается). Доставка входящих документов, как правило, осуществляется на автотранспорте организации.

Доставленные до места назначения входящие документы проходят процедуру первичной обработки, включающую в себя распаковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, а также электронная почта) осуществляется секретарем непосредственно в офисе.

На особо важные документы (сообщения), поступившие по перечисленным коммуникационным каналам, испрашивается подтверждение. До получения подтверждения содержание этих документов руководителю не докладывается.4

2.2. Регистрация

Информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется секретарем в специальных журналах. Этот процесс получил Название первичного учета (регистрации) входящих документов.

Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов входящих документов, соответствие их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение данных первичного учета в регистрационный журнал — журнал учета входящих документов.

Как показывает практика, в условиях функционирования современной организации наилучшим образом зарекомендовала себя  централизованная система регистрации документов, в соответствии  с которой выполнение всех необходимых операций с документами производится в одном месте — как правило, в офисе руководителя или в учетно-регистрационном отделе предприятия.

Такая система обеспечивает:

• единый порядок регистрации документов;
• оперативное ведение по документам информационно-поисковой и архивно-справочной работы;
• эффективный контроль исполнения документов.

Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер, включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и номер регистрационного журнала согласно утвержденной номенклатуре дел организации, например 3004/5, где 3004 — порядковый номер записи, 5 — номер журнала.

Учет документов может вестись в форме картотеки. В этом случае на каждый документ заводится отдельная карточка с утвержденной формой заполнения, в которую вносятся данные.

Карточки можно группировать по различным признакам. Например, карточки исполненных документов можно размещать по возрастанию порядковых номеров; карточки документов, находящихся на контроле, — по срокам исполнения; можно отдельно выделять карточки не исполненных в срок документов.5

Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.6

2.3. Порядок рассмотрения

Поступившие в адрес руководителя входящие документы должны представляться ему для ознакомления, как правило, в день поступления.

Однако, исходя из общепринятой практики, чаще всего документы к руководителю, например кадровой службы, поступают после их рассмотрения руководителем организации (с соответствующей резолюцией).

Секретарем производится подготовка полученной деловой корреспонденции на доклад руководителю, включающая:

• разметку, то есть выделение заголовков и некоторых других реквизитов входящего документа цветом, подчеркиванием и др.;
• укладку документов (в папки и т. п.) в определенном порядке.

Документы, требующие первоочередного рассмотрения, укладываются секретарем в отдельную папку, а при небольшом повседневном количестве докладываемых документов помещаются поверх всех остальных.

Документы особой важности, с пометкой "срочно" и т. п., докладываются руководителю в первую очередь.

Папки с подготовленной соответствующим образом входящей корреспонденцией передаются руководителю для последующего рассмотрения и оформления резолюций. Как правило, вся поступившая входящая корреспонденция должна быть рассмотрена им не позднее дня, следующего за днем представления на доклад.

Отдельные входящие документы могут быть оставлены руководителем предприятия у себя для принятия по ним решения после выяснения дополнительных сведений.

В связи с этим секретарь должен уточнить, какие из представленных входящих документов продолжают находиться у руководителя, а также то, какие вспомогательные материалы (например, из числа документов, ранее поступивших в адрес организации) для углубленного изучения первых могут ему потребоваться и когда их следует представить.

2.4. Вынесение резолюций

По результатам рассмотрения на подлежащих исполнению входящих документов руководителем делается соответствующее письменное указание (резолюция), на основании которого начинается непосредственная работа по исполнению документа.