Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления

Рисунок 1-Движение входящего документа

1. Поступивший в Управление входящий документ регистрируется в журнале входящих документов. Документ может быть получен как в бумажном виде (в этом случае большая часть документов сканируется), так и по электронной почте.
2. Документ отправляется к руководителю для наложения резолюции, после чего резолюция прикрепляется к карточке входящего документа. Резолюцию в программу вводит непосредственно руководитель.
3. Для учета исполнительской дисциплины сотрудников, указанных в резолюции, создаются контрольные карточки на исполнителей по документу.
4. Входящий документ запускается в документооборот и сотрудники, указанные в резолюции, получают возможность работать с документом. Любой из сотрудников может назначить соисполнителей и контролировать ход выполнения своих заданий.
5. После исполнения документ списывается в электронный архив.
6. Если пришедший документ требует ответа, то создается исходящий документ, который является ответом на входящий, и отправляется либо в бумажном виде, либо непосредственно из системы по электронной почте, что отражено на рисунке 2.

Рисунок 2 -Движение внутреннего документа

1. Сотрудник какого-либо отдела - автор документа (исполнитель) готовит проект документа и прикрепляет его к регистрационной карточке.
2. Исполнитель задает маршрут движения для согласования текста документа. Маршрут задается в графическом виде и может быть сколь угодно сложным (с разветвлениями, схождением в одну точку и т.п.). Маршрут может быть либо спроектирован заново, либо выбран из справочника типовых маршрутов.
3. Если у исполнителя нет права самостоятельно запускать документ в документооборот, то требуется утверждение руководителя на выполнение этого действия.
4. После запуска проекта документа в документооборот с ним могут приступать к работе участники маршрута движения. Их задача - изучить документ и наложить рецензию. Исполнитель, который запустил этот документ, в любой момент времени может видеть в какой стадии обработки этот документ находится (кто какие рецензии наложил, кого документ прошел, а кого - нет и т.д.).
5. После окончания согласования конечный вариант документа отправляется в канцелярию для регистрации в журнале внутренних (исходящих) документов.
6. Если документ распорядительный, то можно создать задания по каждому пункту этого документа и отправить их исполнителям в системе электронного документооборота. Если же документ носит ознакомительный характер, то он может быть отправлен всем заинтересованным сотрудникам для ознакомления.
7. После исполнения документ помещается в электронный архив, где становится доступным для просмотра остальным сотрудникам организации.

3.4 Экономическая  эффективность при внедрении  системы автоматизации

Оценка экономической эффективности включает в себя:

• выбор измеряемых параметров, характеризующих процессы в системе;
• сравнение затрат на выполнение типовых операций.

Для оценки эффективности внедрения системы автоматизации ДОУ необходимо иметь набор измеряемых параметров (метрик), которые характеризуют основные процессы, протекающие в информационной системе. В качестве таких параметров выбраны: объем документооборота в организации, время на выполнение операции с документами и стоимость выполнения типовых операций над документами.

Оценка объема документооборота в Управлении проводится по следующим показателям:

• объем входящих документов;
• объем исходящих документов;
• объем внутреннего документооборота;
• объем документооборота в разрезе структурных подразделений;
• объем документооборота в разрезе видов документов;
• доля контрольных документов;
• среднее число копий.

Оценка времени на выполнение операций с документами проводится по следующим показателям:

• время регистрации одного документа;
• время передачи документа на исполнение;
• время пересылки документа между отделами;
• время поиска документов по известным атрибутам;
• время поиска документа с неизвестными атрибутами;
• время подготовки и согласования типовых документов;
• время, затраченное на подготовку типовых отчетов.

Оценка стоимости выполнения типовых операций над документами проводится по следующим показателям:

• стоимость рабочего времени сотрудников;
• стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами (бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты, затраты, связанные с оплатой содержания архивных помещений и т.д.)

Сравнение затрат на выполнение типовых операций

Выполняемая операция	Среднее время выполнения до внедрения системы, мин	Среднее время выполнения после внедрения системы, мин	Число сотрудников, выполняющих операцию	Ежемесячное количество операций	Суммарные затраты времени до внедрения системы, чел/дни	Суммарные затраты времени после внедрения системы, чел/дни
Обработка входящего документа	6	2	1	120	0,068	0,023
Обработка исходящего документа	8	3	1	120	0,09	0,034
Обработка внутреннего документа	4	2	1	500	0,189	0,095
Снятие копии с документа	2	0	1	1000	0,189	0
Передача документа в отдел	4	0,5	1	2500	0,95	0,118
Подготовка типовых отчетов	8	2	1	2	0,002	0,0004
Контроль исполнения документов	7	3	1	30	0,02	0,009
Поиск документов по известным атрибутам	1	0,3	1	20	0,002	0,0006
Итого	30	12,3	1	332	1,51	0,28

Суммарные затраты времени = ( ежемесячное количество операций / 22 раб.дня), получаем количество операций в день * среднее время выполнения операции / 60(переводим в часы) / 8 (переводим в человекодни)

Разница между суммарными затратами времени до внедрения системы и после = 1,51-0,28 = 1,23 чел/дня.

Ежемесячная экономия после внедрения системы автоматизации = 1,23 * 204 * 22 = 5520,24 руб.

Вывод

В результате тщательного анализа Управления дошкольного образования и воспитания Администрации города Ижевска можно сделать вывод,что наиболее оптимальной системой является система электронного документооборота «ОЛИМП - Делопроизводство», которая уже успешно внедрена в Администрации города Ижевска и некоторых ее структурных подразделениях, что сможет послужить основой для организации межведомственного электронного документооборота.Инесмотря на большие затраты по внедрению системы, выгоды и пользы для учреждения значительно больше, к тому же система окупается в кратчайшие сроки.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе в качестве объекта исследования выступало структурное подразделение Администрации города Ижевска – Управление дошкольного образования и воспитания. Изучался процесс документационного обеспечения управления учреждения, в ходе которого была выявлена основная проблема – недостаточная автоматизация делопроизводственного процесса, в результате чего возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений.

В результате была определена основная цель исследования - выбор автоматизированной системы, которая автоматизирует процесс ДОУ.

В работе была дана характеристика структуры и системы управления учреждения, особенностей организации делопроизводства. Были выявлены основные недостатки: потеря документов, затрудненный поиск документов, несвоевременное исполнение документов, возникновение большого количества копий.

Был предложен вариант решения проблемы автоматизации ДОУ УДОиВ - выбор и внедрение уже разработанного приложения существующих на российском рынке автоматизированных систем ДОУ.

Далее был изучен российский рынок автоматизированныхсистемДОУ, к которым предъявлялись соответствующие функциональные и системно-технические требования. Из десятка систем были выбраны следующие: «Directum», «БОСС-Референт», «Олимп – Делопроизводство», «DocsVision», в которых модули и приложения по автоматизации делопроизводства наиболее соответствуют запросам и структуре учреждения.

Для того, чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ программных продуктов, в результате которого лидером оказалась система «Олимп – Делопроизводство».

Следовательно, в Управлении дошкольного образования и воспитания Администрации города Ижевска необходимо внедрить систему «Олимп – Делопроизводство».

Данная система уже успешно внедрена  в Администрации города Ижевска и некоторых ее структурных подразделениях, что сможет послужить основой для организации межведомственного электронного документооборота.

На заключительном этапе была рассчитана ежемесячная экономия от внедрения приложения для службы ДОУ, она составляет 5520,24рубля. Таким образом, затраты на внедрение готового разработанного приложения окупаются в кратчайшие сроки.

Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Российская федерация. Законы. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Информационная поисковая система «Консультант плюс». Обновление март 2013.
2. Российская федерация. Законы. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. Информационная поисковая система «Консультант плюс». Обновление март 2013.
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 г.
5. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления: утверждены постановлением Минтруда от 25 ноября 1994 № 72.
6. Баронов, В.В. Информационные технологии и управление предприятием / В.В. Баронов, Г.Н., Калянов, Ю.Н. Попов и др. – М.: Компания Айти, 2008. С. 328
7. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: учеб. / под ред. проф. В.А. Кудряева. - М.: ИНФА-М, 2005. С. 592
8. Макарова, Н.В. Информатика: учеб. / Н.В. Макарова, Л.А. Матвеева, В.Л. Пройдо. – М.: Финансы и статистика, 2006. С. 383
9. Семенов, М.И. Информатизированные информационные технологии в экономике: учеб. / М. И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.И. Лойко, Г.П. Барановская; под общ.ред. И.Т. Трубилина. – М.: Финансы и статистика, 2005. С. 416
10. Симонович, С.В. Информатика. Базовый курс / под ред. С.В. Симоновича. – 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005. С. 640
11. Хомоненко, А.Д. Основы современных компьютерных технологий: учеб. / под ред. проф. А.Д. Хомоненко. – СПб: КОРОНА принт, 2005. С. 672
12. Черкасова, Ю.М. Информационные технологии управления: учеб.пособие / под ред. Ю.М. Черкасова. – М.: ИНФА-М, 2005. С. 216
13. Баласанян, В. Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией // Электронные системы. 2007, № 11, С. 13-19
14. Баласанян, В. Автоматизация делопроизводства и документооборота в России: введение в проблему // Рынок ценных бумаг. 2005, № 16, С. 80-81
15. Бобылева, М. П. Теория и практика электронного документооборота // Делопроизводство.2005, №2, № 3, С. 15-18
16. Максимович, Г.Ю., Берестова, В.И Автоматизация информационного обеспечения управления // Секретарское дело. – 2005. - №11. С. 25-27
17. Максимович, Г.Ю., Берестова, В.И. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. - 2005. - №2, С. 23-27
18. Савельев А. П. Почему системы электронного документооборота мало распространены в России? // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005, №2. С. 10-24
19. Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. - М: Россархив, ВНИИДАД, 2005. С. 9
20. Официальный сайт разработчика. [Электронный ресурс]/Режим доступа: http: //www.directum.ru.html, свободный.
21. Официальный сайт разработчика. [Электронный ресурс]/ Режим доступа: [http: // www.boss-referent.ru.html.], свободный.
22. Официальный сайт разработчика. [Электронный ресурс]/Режим доступа: [http: // www.docsvision.com.html.], свободный.
23. Официальный сайт разработчика. [Электронный ресурс]/ Режим доступа: [http: // www.olimp.udm.ru.html.], свободный.
24. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Ижевска, утвержденная распоряжением Мэра г. Ижевска от 24.12.2002 г.  № 166.
25. Положение о секторе контроля и кадровой работы.
26. Должностная инструкция секретаря УДОиВ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение А

 

Организационная структура Управления дошкольного образования и воспитания Администрации г. Ижевска

 

 

 

Приложение Б

Блок-схема работы с входящими документами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение В

Блок-схема работы с исходящими документами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение Г

Блок-схема компьютерной сети