Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления

- выдача  электронных заданий и контроль  их исполнения;

- взаимодействие  между сотрудниками в ходе  бизнес-процессов;

- поддержка  свободных и жестких маршрутов;

- богатые  расширяемые библиотеки блоков  для формирования маршрутов (workflow).

Канцелярия

- регистрация  бумажных документов в соответствии  с требованиями Государственной  системы документационного обеспечения  управления (ГСДОУ);

- ведение  номенклатуры дел с гибкими  правилами нумерации;

- рассылка  и контроль местонахождения бумажных  документов;

- организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

Сервер веб-доступа

- работа с электронными документами, задачами и заданиями через  веб-браузер.

2. Название:БОСС-Референт

Производители и распространители в России: ЗАО «Аплана Софтвер»

Предназначение:Автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства

Возможности:

Документационное обеспечение принятия решений

- автоматизация  утвержденных регламентов и управление  их изменениями;

- поддержание  работы конечных пользователей  согласно регламентам;

- подстрока  регламентов в ходе их использования  «на лету»;

- контроль  прохождения документов согласно  регламенту: даты, визы, версии и  редакции документов;

- поддержка  сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами  по условиям;

- работа  с версиями и редакциями документов.

Обработка входящих и исходящих документов

- регистрация  корреспонденции, поступающей в  различных видах;

- связывание  документов «по вопросу»;

- наложение  резолюций;

- пересылка  документов внутри организации  по настраиваемым маршрутам;

- поддержка  сложных регистрационных номеров;

- обеспечение  работы нескольких канцелярий.

Контроль исполнительской дисциплины

- быстрый  доступ к документам, имеющим  отношение к новым и ранее  созданным поручениям;

- формирование  поручений, корректировка списка  исполнителей и сроков выполнения  поручений;

- контроль  сроков и работ по выполнению  поручений;

- мониторинг  и статистика выполнения поручений  и отработки документов.

Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций

- ведение  данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках  организаций;

- поддержка  механизмов доверенных лиц, делегирования  полномочий и совмещений;

- управление  правами сотрудников на создание, согласование, подписание, регистрацию  документов и т. д.

3. Название:Олимп – Делопроизводство

Производитель и распространители в России: ЗАО «Градиент - Новые Технологии»

Предназначение:Управление процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также организация и автоматизированное выполнение основных процедур современного делопроизводства.

Возможности:

Канцелярия

- регистрация  входящей и исходящей корреспонденции;

- регистрация  внутренних документов;

- формирование  и учет исполнения резолюции  входящих документов;

- отслеживание  и анализ переписки;

- анализ  корреспонденции по темам, корреспондентам, исполнению и прочим характеристикам;

- контроль  исполнения документов, ведение  номенклатуры дел;

- ведение  учета корреспонденции в нескольких  местах регистрации;

- отправка  исходящей корреспонденции по  электронной почте;

- прием  электронных писем и регистрация  их в журнале входящих документов;

- поддержка  электронной цифровой подписи.

Контроль исполнения

- регистрация  письменных и устных поручений (распоряжений, приказов) с указанием  исполнителя, контролера и срока  исполнения;

- контроль  исполнения поручений, учет переносов  срока исполнения;

- анализ  исполнительской дисциплины по  сотрудникам и подразделениям;

- отслеживание  исполнения документов.

Хранилище документов

- структурированное  хранение и оперативный доступ  к разнородным электронным документам;

- проектирование  любой удобной структуры хранилища  и архива документов;

- создание  резервной копии архива документов;

- Web-доступ  к документам;

- гибкая  система разграничения доступа  к документам;

- создание  перекрестных ссылок между документами  прямо в тексте для удобного  перехода к просмотру связанного  документа;

- выгрузка  заданных разделов в форматах html и chm для удобного просмотра  непосредственно из операционной  системы;

- настройка  уведомлений пользователям о  появлении в указанных разделах  новых документов.

Электронный документооборот

- безбумажная  технология коллективной работы  над документами;

- удобный  графический редактор проектирования  маршрутов бизнес-процессов с  возможностью программирования  уведомлений о событиях, связанных  с этими бизнес-процессами;

- перемещение  документа по спроектированному  маршруту любой сложности с  заданием абсолютных или относительных  сроков обработки;

- назначение  соисполнителей по документу, формирование  рецензий;

- мониторинг  хода исполнения процесса с  отслеживанием назначения соисполнителей;

- анализ  движения документа;

- анализ  текущей загруженности подразделений.

4. Название:DocsVision

Производитель и распространители в России:фирма «DigitalDesign»

Предназначение:Создание автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами

Стандартные приложения:

- «Делопроизводство» - законченное  приложение, предназначенное для  создания архивов документов, автоматизации  основных делопроизводственных  процедур и бизнес процессов  обработки документов в организации.

- «Управление процессами» - полнофункциональнаяWorkFlow-система  описания и исполнения сложных  процессов обработки информации  и взаимодействия с информационными  системами.

Возможности:

Система DocsVision «Делопроизводство» включает:

- ведение  картотеки документов;

- создание  электронного архива документов  компании;

- ведение  справочников контрагентов и  сотрудников организации;

- организацию  циклов разработки согласования  документов;

- организацию  контроля исполнения документов  и заданий;

- маршрутизацию  документов в организации и  вне её;

- автоматизацию  разнообразных процессов обработки  документов;

- организацию процедур периодической  обработки документов и широковещательной  рассылки документов.

Проанализировав 4 систем (Directum, БОСС-Референт, Олимп – Делопроизводство, DocsVision), система «Directum» следует сразу исключить. Directum слишком большая и сложная система и требует продолжительного внедрения, для конкретных требований его функциональные возможности будет избыточны. «DocsVision» и «ОЛИМП - Делопроизводство», следовательно, системы в большей степени соответствуют функциональным и системно-техническим критериям, полностью автоматизируют операции работы с документами (как в традиционном бумажном виде, так и в электронном) с момента создания до момента уничтожения (списания в дело), включая контроль исполнения, обеспечение хранения документов, систему защиты данных, обладают большими возможностями, надежностью и средствами защиты. «БОСС - Референт». Она не в полной мере отвечает требованиям по автоматизации делопроизводственного процесса, следовательно, не подходят для внедрения в УДОиВ.

3.3 Возможности системы  автоматизации ДОУ

В ходе курсового проекта были проанализированы и отобраны четыре системы электронного документооборота «DocsVision», «Олимп – Делопроизводство»,«Directum», «БОСС-Референт». Далее в курсовом проекте будет выполнен сопоставительный анализ выбранных программных продуктов по стоимостным характеристикам, включая затраты на приобретение и внедрение. Затраты складываются из следующих требований:

- затраты на покупку программных  продуктов (лицензии и АС ДОУ);

- затраты на работы по внедрению (затраты на установку, настройку  программ на сервере и на  клиенте, затраты на бучение пользователей).

 

 

 

 

Расчет стоимости АС ДОУ (15 рабочих мест) в рублях

Критерии	АС ДОУ
	DocsVision	Олимп – Делопроизводство	Directum	БОСС-Референт
Стоимость ПО (10 лицензий)	185000	163000	25500	67000
Настройка системы	От 2500	От 4000	От 4300	От 7800
Обучение пользователей	От 10000	От 7200	От 6000	От 9300
Итого:	197500	174200	35800	84100

 

Таким образом, рассмотрев и суммировав все требования, предъявленные к АС ДОУ, а также рассчитав примерную стоимость затрат на приобретение, внедрение и сопровождение, можно сделать вывод, что наиболее оптимальной системой является система электронного документооборота «ОЛИМП - Делопроизводство». Так как Учреждение имеет подведомственные организации удаленные территориально и для учреждения важен анализ корреспонденции по темам, корреспондентам, исполнению и прочим характеристикам;отправка исходящей корреспонденции по электронной почте;прием электронных писем и регистрация их в журнале входящих документов;поддержка электронной цифровой подписи; Web-доступ к документам; гибкая система разграничения доступа к документам;удобный графический редактор проектирования маршрутов бизнес-процессов с возможностью программирования уведомлений о событиях, связанных с этими бизнес-процессами;мониторинг хода исполнения процесса с отслеживанием назначения соисполнителей.

Система электронного документооборота «Олимп – Делопроизводство» предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства. Кроме того, система обеспечивает автоматизацию процесса выдачи заданий и мониторинга их исполнения в рамках любого бизнес - процесса предприятия.

«Олимп – Делопроизводство» является современным интегрированным решением на базе программных продуктов фирмы Microsoft. Основная концепция автоматизации документооборота, примененная в представленном комплексе, состоит в том, что управлению и планированию подлежат, в первую очередь, производственные процессы (потоки работ) в ходе которых создаются и движутся документы. Это позволяет рассматривать автоматизацию документооборота не как абстрактную цель, а как эффективное средство выполнения предприятием или организацией своей основной функции - производственной и управленческой работы.

Система состоит из четырех модулей, которые охватывают работы на всех этапах цикла обработки документов:

• канцелярия;
• контроль исполнения;
• хранилище документов;
• электронный документооборот.

Рассмотрим процесс регистрации входящего и внутреннего (исходящего) документов в УДОиВ применительно к системе «ОЛИМП - Делопроизводство». Всистеме реализованы две схемы движения документов внутри организации: движение входящего документа и движение внутреннего (или исходящего) документа, что отражено на рисунке 1.